Spese di rappresentanza e deducibilità: la guida aggiornata

Cosa si intende per spese di rappresentanza?

Rientrano nella categoria delle spese di rappresentanza tutti i pagamenti relativi ad attività svolte da professionisti e aziende a titolo gratuito, finalizzate ad accrescere il prestigio della propria attività, generare nuovi contatti e incrementare la produttività.

In questa breve guida parleremo di come funziona la deducibilità delle spese di rappresentanza, iniziando dallo stabilire i soggetti interessati e trattando i requisiti di detraibilità più nel dettaglio.
Alla fine, vedremo come Soldo può aiutare la tua azienda o la tua attività di libero professionista, semplificando la gestione delle spese aziendali con un sistema di carte integrato a una web console che traccia le transazioni effettuate in tempo reale.

Spese di rappresentanza: quali sono i soggetti interessati?

Le categorie di soggetti che hanno diritto di accedere alle agevolazioni fiscali previste per le spese di rappresentanza, ovvero la deduzione delle spese e la detraibilità dell’IVA, sono:

• titolari di reddito di impresa
• lavoratori autonomi

Per quanto riguarda invece i piccoli imprenditori e i professionisti, o meglio i “contribuenti minimi”, si applicano le misure forfettarie.

Spese di rappresentanza: definizione

Le spese di rappresentanza sono definite come le spese sostenute e registrate da un’azienda per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità di pubblicità o di pubbliche relazioni, e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa (ovvero sia coerente con le pratiche commerciali di settore).

Spese di pubblicità

Alcuni esempi di spese di rappresentanza deducibili sono le spese di pubblicità che un’azienda può trovarsi a sostenere per la propria promozione sul mercato: annunci sponsorizzati, omaggi autoprodotti, eventi e feste di inaugurazione di nuove sedi o uffici, la partecipazione a fiere o incontri di formazione.

Spese di ospitalità

Tra le spese di rappresentanza deducibili è possibile includere anche le spese per viaggi dei dipendenti, comprese di vitto e alloggio, a patto che gli spostamenti siano motivati dallo svolgimento di attività promozionali a beneficio della propria azienda.

Spese collaterali

Rientrano nella tipologia di spesa di rappresentanza deducibile anche una serie di spese effettuate a beneficio del dipendente. Ci riferiamo a quelle effettuate con finalità ricreative, ad esempio le cene di un eventuale circolo aziendale o un omaggio offerto ai dipendenti, e quelle con finalità formative, come le spese per webinar, corsi di formazione, istruzione, ma anche assistenza sociale, sanitaria o di culto.

La caratteristica che le accomuna tutte è l’obiettivo, ovvero aumentare il prestigio dell’azienda e portare il brand a diffondersi in maniera migliore e più proficua tramite nuovi canali, anche tra i dipendenti della stessa azienda.

Deducibilità spese di rappresentanza: requisiti

Per essere considerate tali, le spese di rappresentanza devono prevedere un beneficio economico per l’azienda, anche potenziale e indiretto.
Come abbiamo visto, il beneficio in questione può essere un tornaconto d’immagine.
A questo elemento se ne aggiungono altri, fondamentali perché queste spese possano essere considerate deducibili:

• Gratuità: le spese di rappresentanza non possono essere indirizzate ad un profitto diretto o al pagamento di una prestazione;
• Inerenza: come stabilito dall’art. 109 c. 5 TUIR, le spese di rappresentanza devono essere inerenti alle attività svolte dall’azienda o dal soggetto che le sostiene. I criteri di inerenza riguardano le pratiche del settore dell’azienda o del soggetto coinvolto;
• Congruità: le spese di rappresentanza devono essere commisurate all’ammontare dei ricavi e proventi della gestione dell’impresa, come ricostruibili dalla dichiarazione dei redditi relativa allo stesso periodo d’imposta. Se eccedono i limiti di congruità, riferibili al cosiddetto plafond di deducibilità, devono essere tassate nella dichiarazione dei redditi. Non è possibile posporre a periodi di imposta successivi eventuali eccedenze nel plafond di deducibilità e non è nemmeno possibile usufruire di un avanzo nel plafond di deducibilità dell’attuale periodo d’imposta in un periodo d’imposta successivo.

Come funzionano le spese di rappresentanza

Per poter correttamente detrarre e dedurre le spese di rappresentanza è opportuno innanzitutto conservare tutta la documentazione prodotta che attesti la spesa, quindi scontrini e ricevute.
L’ammontare delle spese documentate può essere stato sostenuto dal dipendente dell’azienda o dal professionista in due modi:

• con uno strumento di pagamento proprio
• con una carta di pagamento aziendale

Parallelamente alla deducibilità e alla detraibilità, in entrambi i casi va considerata la questione del rimborso spese, spesso lunga e onerosa per i reparti di contabilità aziendale.
Infatti per ognuna di queste operazioni contabili è necessario che vengano consegnati scontrini e ricevute di ogni tipologia di spesa, che si tratti di spese per feste o omaggi per le festività nazionali, o altro, onde essere in grado di giustificare il costo unitario speso e quindi l’inerenza delle spese.

Spesso la documentazione non viene conservata correttamente da chi ha effettuato la spesa, perché il dipendente, il commerciale o il titolare in questione potrebbe essere impegnato nel lavoro di rappresentanza e non necessariamente attento alla corretta gestione dei documenti di viaggio.

Questo comporta la difficoltà anche da parte dell’azienda di ottemperare i suoi doveri in materia di ricevute, perché per legge gli scontrini fiscali devono essere conservati a norma  per un tempo prestabilito, ed è importante che arrivino integri e leggibili nelle mani del reparto amministrativo.

La detraibilità dell’IVA delle spese di rappresentanza

Per quanto riguarda la detraibilità dell’IVA sulle spese di rappresentanza, la soglia fino alla quale è possibile detrarre l’IVA al 100% è di 50€.

Le spese eccedenti non godono della detraibilità totale dell’IVA, occorre perciò verificare la detraibilità consultando il limite quantitativo dell’importo annuo massimo di ricavi e proventi.

Deducibilità delle spese di rappresentanza dal reddito

Una buona notizia per le aziende è che le spese di viaggio che appartengono alla categoria delle spese di rappresentanza possono essere regolarmente dedotte dal reddito imponibile. È importante però tenere a mente che le spese di rappresentanza possono essere dedotte unicamente dal periodo d’imposta nel quale sono state sostenute dall’azienda o dal libero professionista.
Le percentuali aggiornate di deducibilità corrispondono a:

• 1,5% dei ricavi e proventi per una cifra compresa tra 0 e 10 milioni di euro;
• 0,6% dei ricavi e proventi per una cifra compresa tra 10 milioni e 50 milioni;
• 0,4% dei ricavi e proventi oltre i 50 milioni.

È evidente che per capire la deducibilità per un’azienda è opportuno verificare queste cifre in anticipo, ricordandosi sempre che le spese devono essere effettuate e dedotte nel corso dello stesso fiscale.

Deducibilità delle spese di rappresentanza al 75%

Il diritto alla deducibilità al 75% vale per le spese effettuate per l’intrattenimento, inclusive di vitto, alloggio, somministrazione di alimenti e bevande a clienti dell’azienda, con l’ovvia esclusione delle spese di vitto e alloggio sostenute da dipendenti e collaboratori in occasioni di trasferte che si trovano all’esterno del Comune in cui si trova la propria sede di lavoro.

Per queste spese bisogna innanzitutto applicare la riduzione del 75%, quindi inserire il risultato nell’ammontare delle spese di rappresentanza (secondo l’art. 109 co. 5 del TUIR).
Nota per la compilazione del bilancio aziendale: una spesa di rappresentanza può essere aggiunta al bilancio aziendale sotto la voce “Oneri diversi di gestione” all’interno del Conto Economico – a patto che ci sia inerenza delle spese.

Come gestire le spese di rappresentanza in modo automatizzato

Viviamo un’epoca in cui la tecnologia consente di rendere il lavoro umano meno ripetitivo e meccanico: per questo gestire le spese di rappresentanza può diventare estremamente rapido e intuitivo se si dota la propria attività degli strumenti finanziari giusti.

La piattaforma Soldo rende automatica la deducibilità delle spese di rappresentanza e facilita la gestione delle spese di viaggio perché integra in un unico posto:

• carte di pagamento che garantiscono più sicurezza rispetto alla classica carta di credito corporate, consentendo una migliore scalabilità;
• un sistema di monitoraggio in tempo reale che permette di controllare gli importi di denaro sulle carte e le spese effettuate;
• una console web da cui scaricare tutti i giustificativi necessari per la detraibilità e deducibilità delle spese;
• un sistema all’avanguardia che memorizza i dati testuali dello scontrino e consente anche di inviarlo all’Agenzia delle Entrate per l’archiviazione automatica.
• la funzione di archivio e categorizzazione, con tag associabili alle spese in modo da facilitare la verifica del limite di deducibilità.