Spese di rappresentanza e deducibilità: la guida aggiornata

La deducibilità delle spese di rappresentanza aziendali può sembrare materia complessa. In questa guida Soldo spiega come gestirla in modo smart e a norma.

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Semplifica la deducibilità delle spese di rappresentanza con le carte Soldo

Rientrano nella categoria delle spese di rappresentanza tutti i costi relativi ad attività svolte da professionisti e aziende a titolo gratuito, finalizzate ad accrescere il prestigio della propria attività e incrementarne la produttività.

Ad esempio, costituiscono spese di rappresentanza le spese in occasione di mostre, per ricorrenze aziendali con la finalità non strettamente formativa, ma più che altro di creazione di nuovi contatti che possono costituire potenziali clienti per il soggetto interessato.

In questa breve guida parleremo di come funziona la deducibilità delle spese di rappresentanza, iniziando da quali sono i soggetti interessati, trattando i requisiti e la detraibilità più nel dettaglio.

Alla fine, vedremo come Soldo può semplificare la vita alla tua azienda o alla tua attività di libero professionista, rendendo smart la gestione delle spese aziendali con un sistema di carte integrato a una web console che controlla i pagamenti in tempo reale.

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Ricerca di vecchie ricevute

La web console di Soldo consente di cercare un documento di spesa vecchio, ad esempio una spesa di rappresentanza.

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Riconciliazione automatica

Dì addio alle ore perse per riconciliare le spese documentate con i movimenti sulla carta aziendale.

Spese di rappresentanza: i soggetti interessati

Per accedere alle agevolazioni fiscali previste per le spese di rappresentanza (quali deduzione delle spese e detraibilità dell’IVA) è necessario appartenere alla categoria di titolari di reddito di impresa, oppure alla categoria dei lavoratori autonomi.

Per quanto riguarda invece i piccoli imprenditori e i professionisti, o meglio i “contribuenti minimi”, si applicano le misure forfettarie.

Spese di rappresentanza: esempi

Le spese di rappresentanza sono definite come le spese sostenute e registrate da un’azienda per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità di pubblicità o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore.

Spese di pubblicità

Alcuni esempi di spese di pubblicità che un’azienda può trovarsi a sostenere possono essere: un omaggio autoprodotto, le spese sostenute per eventi e feste di inaugurazione di nuove sedi o uffici, le spese per la partecipazione dell’azienda a fiere o incontri di formazione.

Anche le sponsorizzate fanno parte di questo tipo di spese deducibili, in quanto contribuiscono a promuovere e diffondere i prodotti dell’azienda, aumentandone così il profitto.

Spese di ospitalità

Possiamo annoverare tra le spese di rappresentanza anche le spese per viaggi dei dipendenti, comprese quelle di vitto e alloggio, a patto che gli spostamenti siano motivati dallo svolgimento di attività promozionali a beneficio della propria azienda.

Rientrano nella tipologia di spesa di rappresentanza deducibile anche una serie di spese effettuate a beneficio del dipendente, tra cui le spese effettuate con finalità ricreative, ad esempio le cene di un eventuale circolo aziendale, un cesto natalizio regalato ai dipendenti, oppure le spese per webinar, corsi di formazione, istruzione, assistenza sociale sanitaria o di culto.

La caratteristica che le accomuna tutte è l’obiettivo: aumentare il prestigio dell’azienda e portare il brand a diffondersi in maniera migliore e più proficua tramite nuovi canali, anche tra i dipendenti della stessa azienda.

Deducibilità spese di rappresentanza: requisiti

Le spese di rappresentanza, per essere considerate tali, devono prevedere un beneficio economico per l’azienda, anche potenziale e indiretto.

Come abbiamo visto, il beneficio in questione può essere un tornaconto d’immagine.

A questo elemento se ne aggiungono altri, fondamentali perché queste spese possano essere considerate deducibili:

  • Gratuità: le spese di rappresentanza non possono essere indirizzate ad un profitto diretto o al pagamento di una prestazione;
  • Inerenza: come stabilito dall’art. 109 c. 5 TUIR, le spese di rappresentanza devono essere inerenti alle attività svolte dall’azienda o dal soggetto che le sostiene. I criteri di inerenza riguardano le pratiche del settore dell’azienda o del soggetto coinvolto;
  • Congruità: le spese di rappresentanza devono essere commisurate all’ammontare dei ricavi e proventi della gestione dell’impresa, come ricostruibili dalla dichiarazione dei redditi relativa allo stesso periodo d’imposta.

Se le spese di rappresentanza eccedono i limiti di congruità, riferibili al cosiddetto plafond di deducibilità, devono essere tassate nella dichiarazione dei redditi. Non è possibile posporre a periodi di imposta successivi eventuali eccedenze nel plafond di deducibilità e non è nemmeno possibile usufruire di un avanzo nel plafond di deducibilità dell’attuale periodo d’imposta in un periodo d’imposta successivo.

Come funzionano le spese di rappresentanza

Per poter correttamente detrarre e dedurre le spese di rappresentanza è opportuno innanzitutto conservare tutta la documentazione prodotta che attesti la spesa, quindi scontrini e ricevute. L’ammontare delle spese documentate può essere stato sostenuto dal dipendente dell’azienda o dal professionista in due modi: o con uno strumento di pagamento proprio (caso più raro) oppure con una carta di pagamento aziendale. In entrambi i casi va considerata parallelamente alla deducibilità e alla detraibilità la questione del rimborso spese, spesso lunga e onerosa per l’ufficio di contabilità.

Infatti per ognuna di queste operazioni contabili è necessario che vengano consegnati scontrini e ricevute di ogni tipologia di spesa, che si tratti di spese per feste o omaggi per le festività nazionali, o altro, onde essere in grado di giustificare il costo unitario speso e quindi l’inerenza delle spese.

È evidente che spesso la documentazione non viene conservata correttamente, perché il dipendente, il commerciale o il titolare che sia potrebbe essere impegnato nel lavoro di rappresentanza e non necessariamente attento alla corretta gestione dei documenti di viaggio.

In più, come sa chi si trova spesso a gestire le spese di trasferta, gli scontrini fiscali devono essere conservati a norma dall’azienda per un tempo prestabilito, quindi è importante che arrivino integri e “conservabili” tra le mani del reparto amministrativo.

La detraibilità dell’IVA delle spese di rappresentanza

Per quanto riguarda la detraibilità dell’IVA sulle spese di rappresentanza, sappiamo che per effetto dell’art. 30 D. Lgs. n. 175/2014, la soglia fino alla quale è possibile detrarre l’IVA al 100% è di 50€. Le spese che superano questa sono non godono della detraibilità totale dell’IVA.

Per queste spese eccedenti occorre verificare la detraibilità consultando il limite quantitativo dell’importo annuo massimo di ricavi e proventi.

Deducibilità delle spese di rappresentanza dal reddito

Una buona notizia per le aziende è che le spese di viaggio che appartengono alla categoria delle spese di rappresentanza possono essere regolarmente dedotte dal reddito imponibile. È importante però tenere a mente che le spese di rappresentanza possono essere dedotte unicamente dal periodo d’imposta nel quale sono state sostenute dall’azienda o dal libero professionista.

Qui sotto troviamo le percentuali aggiornate di deducibilità:

  • 1,5% dei ricavi e proventi per una cifra compresa tra 0 e 10 milioni di euro;
  • 0,6% dei ricavi e proventi per una cifra compresa tra 10 milioni e 50 milioni;
  • 0,4% dei ricavi e proventi oltre i 50 milioni.

È evidente che per capire cosa può scaricare un’azienda è opportuno verificare queste cifre in anticipo, ricordandosi sempre che le spese devono essere effettuate e dedotte nel corso dello stesso fiscale.

Deducibilità delle spese di rappresentanza al 75%

Il diritto alla deduzione al 75% vale per spese di vitto, alloggio, somministrazione di alimenti e bevande a clienti dell’azienda, spese per feste, con l’esclusione delle spese di vitto e alloggio sostenute da dipendenti e collaboratori in occasioni di trasferte che si trovano all’esterno del Comune in cui si trova la propria sede di lavoro.

Per queste spese bisogna innanzi tutto applicare la riduzione del 75%, quindi inserire il risultato nell’ammontare delle spese di rappresentanza (secondo l’art. 109 co. 5 del TUIR).

Nota per la compilazione del bilancio aziendale: una spesa di rappresentanza può essere aggiunta al bilancio aziendale sotto la voce “Oneri diversi di gestione” all’interno del Conto Economico – a patto che ci sia inerenza delle spese.

Gestire le spese di rappresentanza in modo smart

Viviamo un’epoca in cui la tecnologia consente di rendere il lavoro umano meno ripetitivo e meccanico: per questo gestire le spese di rappresentanza può diventare estremamente rapido e intuitivo, se si dota la propria attività degli strumenti finanziari giusti.

L’ideale per la gestione delle spese di viaggio diventa quindi la soluzione Soldo, che permette di:

  • Avere un numero scalabile di carte prepagate, che possono essere assegnate a ogni dipendente;
  • Controllare gli importi di denaro sulle carte e le spese effettuate in tempo reale;
  • Scaricare direttamente da una web console tutti i giustificativi necessari per la detraibilità e deducibilità delle spese;
  • Avere la possibilità di inserire dei tag su ogni spesa, in modo da renderla facilmente ricercabile in futuro, cosa che consente anche di verificare a colpo d’occhio il limite di deducibilità.
Rimborso spese non documentate e rimborso spese documentate con Soldo

Soldo non è una carta di credito e non è un conto corrente, ma molto di più

Soldo non è una banca e non fornisce conti correnti bancari, quindi nemmeno carte di credito. Le sue carte prepagate aziendali infatti sono pensate appositamente per garantire un ambiente più sicuro della classica carta di credito corporate, ma soprattutto per consentire una migliore scalabilità: le carte Soldo, fisiche e virtuali, possono essere emesse in pochi clic e a un costo unitario nettamente inferiore rispetto alle carte di debito e di credito, il che le rende ideali per business di tutte le dimensioni, per attività in crescita ma anche di grande entità.

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Rimborso spese non documentate e rimborso spese documentate con Soldo

Spese di rappresentanza: deducibilità più facile con Soldo

Con le carte Soldo gestire le spese di rappresentanza diventa un gesto più rapido: il dipendente o il titolare effettua le sue spese pre-autorizzate, con l’importo caricato sulla sua carta, senza possibilità di sbagliare il rendiconto dei costi sostenuti. In seguito, basta che il dipendente/titolare faccia una foto allo scontrino che gli è stato consegnato.

Il sistema intelligente di Soldo memorizza i dati testuali dello scontrino e consente anche di inviarlo all’Agenzia delle Entrate per l’archiviazione automatica.

In più, sarà possibile analizzare le spese passate, sfogliandole tramite un comodo motore di ricerca; ciò significa che se si è inserito ad esempio il tag testuale “spese rappresentanza 2022” sarà incredibilmente più facile per chi si occupa di amministrazione reperire tutte le spese detraibili e deducibili con una sola ricerca.

Dalla web console è anche possibile verificare la categoria merceologica e vedere la data, l’importo e le caratteristiche della transazione: tutti dettagli utili per capire a colpo d’occhio le diverse percentuali di deducibilità delle spese!

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Modello nota spese Soldo
Modello nota spese Soldo

Soldo è la soluzione ideale perché rende la deducibilità delle spese di rappresentanza automatica

Basta fare una foto allo scontrino e poi archiviare digitalmente il documento di spesa con un tag testuale. Successivamente, in sede di dichiarazione dei redditi, sarà possibile cercare in blocco tutte le spese di rappresentanza, semplificando così la rendicontazione e migliorando la gestione delle spese aziendali.

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FAQ sulla deducibilità delle spese di rappresentanza

Quali sono le spese di rappresentanza deducibili al 75%?

Possono essere dedotte al 75% le spese per erogazioni di vitto, alloggio, alimenti e bevande somministrati ai clienti dell’azienda, con l’esclusione delle spese di vitto e alloggio sostenute da dipendenti e collaboratori in occasione di ricorrenze all’esterno del Comune in cui si trova la propria sede di lavoro. L’obiettivo di tali spese di vitto e alloggio deve essere quello comune alle spese di rappresentanza, ovvero la promozione del brand o del gruppo di lavoro dell’azienda all’esterno.

Per queste spese va prima calcolato il 75%, e poi inserita questa cifra nelle spese di rappresentanza.

Come funzionano le spese di rappresentanza?

Le spese di rappresentanza sono tutte quelle spese che l’azienda affronta per promuovere il proprio brand, come le spese di vitto in occasione di mostre o per la coesione del proprio team di lavoro. Possono essere effettuate dal dipendente/titolare o con una carta di pagamento propria, il che rende necessario un successivo rimborso, o con una carta aziendale. In sede fiscale, sono sottoposte a un requisito di inerenza e a un limite di deducibilità. Inoltre, devono essere corredate da scontrini e ricevute, possono essere dedotte dal reddito e l’IVA relativa può essere scaricata (consulta attentamente le percentuali e i limiti massimi previsti per legge!).

Dove vanno inserite in bilancio le spese di rappresentanza?

Una spesa di rappresentanza può essere aggiunta al bilancio aziendale sotto la voce “Oneri diversi di gestione” all’interno del Conto Economico. Per dedurre le spese dal reddito e per detrarre l’IVA occorre raccogliere tutte le spese di rappresentanza in corso nell’anno fiscale, raccogliendo anche il relativo documento di spesa – meglio se in digitale con un software che integra anche strumenti di pagamento avanzati, come Soldo. Trova il piano Soldo che fa per te!

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