Quali sono i soggetti interessati? Come si possono dedurre i costi e detrarre l’Iva di questa tipologia di spesa aziendale? Nell’articolo, forniamo una breve risposta a questa e altre domande.
Per accedere alle agevolazioni fiscali previste per le spese di rappresentanza – deduzione delle spese e detraibilità dell’Iva nei termini che vedremo in seguito – è necessario appartenere alla categoria di titolari di reddito di impresa, oppure alla categoria dei lavoratori autonomi.
Per quanto riguarda invece i piccoli imprenditori e i professionisti, i cosiddetti contribuenti minimi, si applicano le misure forfettarie, come da decreto del 19 novembre 2008.
Le spese di rappresentanza sono definite come le spese sostenute e registrate da un’azienda:
Per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore (comma 1 D.M. 19/10/2008).
Alcuni esempi di spese di rappresentanza che un’azienda può trovarsi a sostenere possono essere: gli omaggi aziendali, le spese sostenute per eventi e feste di inaugurazione di nuove sedi od uffici, spese per la partecipazione dell’azienda a fiere o incontri di formazione; e ancora, spese per i viaggi dei dipendenti, comprese quelle di vitto e alloggio – a patto che gli spostamenti siano motivati dallo svolgimento di attività promozionali a beneficio della propria azienda.
Rientrano nella categoria di spesa di rappresentanza anche una serie di spese effettuate a beneficio del dipendente, tra cui le spese effettuate con finalità ricreative, di istruzione, formazione, assistenza sociale sanitaria o di culto.
Le spese di rappresentanza, per essere considerate tali, devono prevedere un beneficio economico – anche semplicemente potenziale e indiretto – per l’azienda.
Inoltre, per essere considerate deducibili devono rispondere alle seguenti caratteristiche:
Se le spese di rappresentanza eccedono i limiti di congruità – riferibili al cosiddetto plafond di deducibilità, devono essere tassate nella dichiarazione dei redditi. Non è inoltre prevista la possibilità di posporre a periodi di imposta successivi eventuali eccedenze nel plafond di deducibilità e, viceversa, di usufruire di un avanzo nel plafond di deducibilità dell’attuale periodo di imposta in periodi di imposta successivi.
Per quanto riguarda la detraibilità dell’Iva relativa alle spese di rappresentanza, bisogna ricordare che per effetto dell’art. 30 D. Lgs. n. 175/2014, la soglia fino alla quale è possibile detrarre l’Iva al 100% stata aumentata da 25,82€ a 50€. Le spese che superano questa sono non godono della detraibilità dell’Iva.
Le spese di rappresentanza per costo unitario che non superano i 50€ sono detraibili dell’Iva se l’operazione di acquisto (non l’emissione della fattura) è stata effettuata a partire dal 13 dicembre 2014. Se l’acquisto è avvenuto prima si applica invece la detraibilità del valore precedente, ossia 25,82€.
La documentazione relativa alle spese di rappresentanza, per garantirne l’accesso alle condizioni di deducibilità, deve essere accuratamente conservata.
Ma come gestire tutti i casi in cui i giustificativi vengono smarriti o non sono archiviati correttamente, costringendo i reparti amministrativi a uno sforzo notevole per svolgere la riconciliazione? E come assicurarsi che le spese di rappresentanza rispondano effettivamente ai limiti di riferimento che ne garantiscono la deducibilità?
La risposta sta nella tecnologia: esistono sistemi di gestione delle spese innovativi e interconnessi, che garantiscono un accurato tracciamento dei pagamenti effettuati per conto dell’azienda, e ne assicurano il controllo in tempo reale.
Soldo è una piattaforma smart di gestione delle spese aziendali, basata su carte prepagate multiutente distribuite ai dipendenti; per ciascuna carta è possibile impostare limiti e regole di spesa definiti, in modo tale da assicurare la validità di un budget concordato preventivamente. App e web console tracciano le spese in tempo reale e permettono di dettagliarle con fotografie dei giustificativi, tag e note, per una rendicontazione automatizzata e veloce.
