Come funzionano le spese di rappresentanza
Per poter correttamente detrarre e dedurre le spese di rappresentanza è opportuno innanzitutto conservare tutta la documentazione prodotta che attesti la spesa, quindi scontrini e ricevute. L’ammontare delle spese documentate può essere stato sostenuto dal dipendente dell’azienda o dal professionista in due modi: o con uno strumento di pagamento proprio (caso più raro) oppure con una carta di pagamento aziendale. In entrambi i casi va considerata parallelamente alla deducibilità e alla detraibilità la questione del rimborso spese, spesso lunga e onerosa per l’ufficio di contabilità.
Infatti per ognuna di queste operazioni contabili è necessario che vengano consegnati scontrini e ricevute di ogni tipologia di spesa, che si tratti di spese per feste o omaggi per le festività nazionali, o altro, onde essere in grado di giustificare il costo unitario speso e quindi l’inerenza delle spese.
È evidente che spesso la documentazione non viene conservata correttamente, perché il dipendente, il commerciale o il titolare che sia potrebbe essere impegnato nel lavoro di rappresentanza e non necessariamente attento alla corretta gestione dei documenti di viaggio.
In più, come sa chi si trova spesso a gestire le spese di trasferta, gli scontrini fiscali devono essere conservati a norma dall’azienda per un tempo prestabilito, quindi è importante che arrivino integri e “conservabili” tra le mani del reparto amministrativo.
La detraibilità dell’IVA delle spese di rappresentanza
Per quanto riguarda la detraibilità dell’IVA sulle spese di rappresentanza, sappiamo che per effetto dell’art. 30 D. Lgs. n. 175/2014, la soglia fino alla quale è possibile detrarre l’IVA al 100% è di 50€. Le spese che superano questa sono non godono della detraibilità totale dell’IVA.
Per queste spese eccedenti occorre verificare la detraibilità consultando il limite quantitativo dell’importo annuo massimo di ricavi e proventi.
Deducibilità delle spese di rappresentanza dal reddito
Una buona notizia per le aziende è che le spese di viaggio che appartengono alla categoria delle spese di rappresentanza possono essere regolarmente dedotte dal reddito imponibile. È importante però tenere a mente che le spese di rappresentanza possono essere dedotte unicamente dal periodo d’imposta nel quale sono state sostenute dall’azienda o dal libero professionista.
Qui sotto troviamo le percentuali aggiornate di deducibilità:
- 1,5% dei ricavi e proventi per una cifra compresa tra 0 e 10 milioni di euro;
- 0,6% dei ricavi e proventi per una cifra compresa tra 10 milioni e 50 milioni;
- 0,4% dei ricavi e proventi oltre i 50 milioni.
È evidente che per capire cosa può scaricare un’azienda è opportuno verificare queste cifre in anticipo, ricordandosi sempre che le spese devono essere effettuate e dedotte nel corso dello stesso fiscale.
Deducibilità delle spese di rappresentanza al 75%
Il diritto alla deduzione al 75% vale per spese di vitto, alloggio, somministrazione di alimenti e bevande a clienti dell’azienda, spese per feste, con l’esclusione delle spese di vitto e alloggio sostenute da dipendenti e collaboratori in occasioni di trasferte che si trovano all’esterno del Comune in cui si trova la propria sede di lavoro.
Per queste spese bisogna innanzi tutto applicare la riduzione del 75%, quindi inserire il risultato nell’ammontare delle spese di rappresentanza (secondo l’art. 109 co. 5 del TUIR).
Nota per la compilazione del bilancio aziendale: una spesa di rappresentanza può essere aggiunta al bilancio aziendale sotto la voce “Oneri diversi di gestione” all’interno del Conto Economico – a patto che ci sia inerenza delle spese.
