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Omaggi aziendali: come ottimizzare le spese con le carte prepagate Soldo

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Sempre più imprese scelgono di attuare strategie di marketing innovative di promozione propria mission, in modo da contribuire all’incremento della redditività aziendale. Alcuni tra i migliori piani strategici messi in atto prevedono l’acquisizione continua di nuovi clienti e la fidelizzazione di coloro che già lo sono. Nel primo caso, dopo un’approfondita strategia di definizione del target di riferimento, è possibile organizzare momenti di attività promozionali volte a pubblicizzare il brand; in questo contesto, piccoli omaggi personalizzati come gadget contribuiscono a promuovere beni e servizi offerti dalla società. Per quando riguarda il processo di fidelizzazione, è un aspetto altrettanto importante che ogni azienda dovrebbe gestire con il dovuto impegno e con la massima attenzione: trattenere un cliente implica mantenere elevato il suo grado di soddisfazione. Anche in questo caso, possono venire in aiuto piccoli gift elargiti a titolo di ringraziamento per aver scelto il proprio brand.

Omaggi aziendali: le caratteristiche

Quando si parla di omaggi è importante comprendere quali siano gli adempimenti fiscali a carico dell’azienda. Scegliere di acquistare beni e servizi, che non siano oggetto dell’attività dell’impresa, richiede un’attenta analisi dei costi in cui si incorre. I costi relativi agli acquisti di omaggi destinati ai clienti rientrano nelle cosiddette spese di rappresentanza, definite dall’Agenzia delle Entrate nel modo seguente: “Le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare benefici economici per l’impresa.” Quindi le spese di rappresentanza, per essere considerate tali, devono rispondere ad alcuni requisiti imprescindibili, senza i quali vengono meno anche i vantaggi relativi agli adempimenti fiscali.

  • Gratuità: una caratteristica fondamentale. Ogni bene o servizio inteso come omaggio aziendale non deve mai prevedere una controprestazione di alcuna natura da parte chi lo riceve. Lo scopo è, infatti, quello di consolidare le public relations promuovendo e pubblicizzando il marchio o le politiche commerciali della società, per da apportare vantaggi economici all’azienda.
  • Inerenza: i costi sostenuti per le spese di rappresentanza devono risultare conformi al tipo di attività dell’azienda e alle sue policy.
  • Congruità: Il valore dell’omaggio elargito deve risultare proporzionato rispetto al fatturato della società.

Omaggi aziendali: i requisiti fiscali

Le spese per omaggi aziendali devono sempre essere accompagnate dai relativi giustificativi – scontrini e fatture fiscali, che attestino il tipo di spesa effettuato e il relativo importo.

La deducibilità delle spese per omaggi ai clienti dipende anche dal loro importo: se l’omaggio ha un valore unitario uguale o inferiore ai 50 euro, la sua spesa può essere completamente dedotta dal reddito dell’azienda in riferimento all’anno in cui viene sostenuto e l’IVA è interamente detraibile.

Ciò significa che se, ad esempio, si sceglie di regalare un cesto natalizio, il suo costo unitario di 50 euro fa riferimento all’insieme dei prodotti presenti all’interno della confezione – non ai singoli beni.

Gestione degli omaggi e spese aziendali con Soldo

Se l’omaggio deve essere spedito, è bene che sia rilasciato un documento di trasporto (DDT): esso è necessario per procedere alla rendicontazione mensile dell’omaggio.

Se il valore dell’omaggio è superiore a 50 euro, l’IVA non può essere detratta e la deducibilità dal reddito varia in base al fatturato aziendale. Per un incasso fino a 10 milioni di euro, è possibile dedurre un’aliquota dell’1,5%; un ricavo che va dai 10.000.000,1 fino ai 50 milioni prevede lo 0,6%. Per un fatturato oltre i 50 milioni la deducibilità è dello 0,4%.

Semplificare gli omaggi con Soldo

Gestire le spese per omaggi aziendali richiede attenzione e impegno. Il reparto amministrativo contabile infatti deve acquisire, organizzare e archiviare tutta la documentazione relativa a questi costi di rappresentanza, così da procedere con la compilazione della nota spese e il conseguente processo di rendicontazione.

Per agevolare la pianificazione e il controllo delle spese aziendali, l’uso di carte aziendali come le prepagate Soldo può rivelarsi ideale. In che modo?

  • Le prepagate Soldo permettono di stabilire limiti di spesa e budget personalizzati per ciascuna carta. Questo agevola il controllo dei pagamenti effettuati per acquistare omaggi aziendali: è sufficiente impostare un budget prestabilito, oltre il quale la carta non erogherà più denaro. È inoltre possibile definire specifiche categorie di acquisto per le carte, per assicurarsi che i fondi vengano effettivamente utilizzati solo per l’acquisto degli omaggi aziendali concordati.
  • Le spese possono essere monitorate in tempo reale: grazie all’utilizzo di una pratica applicazione, ad ogni transazione si riceverà una notifica sul proprio smartphone con tutti i dati relativi all’acquisto appena effettuato. Per ogni spesa effettuata con la carta prepagata saranno acquisite informazioni relative al settore merceologico, all’esercente, all’importo, alla data e al cambio valuta.

Gestione degli scontrini e spese aziendali con Soldo

  • La riconciliazione è semplificata grazie alla possibilità di allegare la documentazione fiscale alla relativa transazione, sempre tramite app. Conservare gli scontrini relativi agli omaggi acquistati risulterà quindi più facile e immediato.

Si tratta di un sistema innovativo e coeso, che porta benefici sostanziali a tutto il ciclo di lavoro e quindi della produttività aziendale – anche grazie alla possibilità di integrarlo facilmente con i software di contabilità aziendale.

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