Gestisci il rimborso spese dipendenti in modo chiaro con le carte prepagate Soldo
Il rimborso spese riguarda la restituzione delle somme anticipate dal lavoratore, dipendente aziendale o professionista, nell’ambito svolgimento della propria attività professionale. Vediamo in cosa consiste e come può essere semplificato con le carte prepagate Soldo.
Gestisci la spesa sulle carte prepagate
Responsabilizza i dipendenti a spendere oculatamente; stabilisci i budget e monitora in tempo reale la spesa ovunque ti trovi.
Registra IVA e ricevute in cassa
I dipendenti possono fotografare scontrini e ricevute e aggiungere IVA, categorie e molto altro sulla app Soldo.
Automatizza la gestione delle spese
Invia transazioni, scontrini e altri dati direttamente al tuo software di contabilità grazie alle integrazioni smart.
Se i lavoratori dipendenti utilizzano il proprio denaro per conto della azienda per cui lavorano, hanno diritto a un rimborso spese dipendenti che li risarcisca dei pagamenti sostenuti, a patto che questi siano stati effettuati in accordo con le policy aziendali.
In particolare, i dipendenti aziendali hanno diritto ad un rimborso spese di trasferta per quanto riguarda:
Spese di viaggio (carburante, pedaggi autostradali, ecc., sia con il proprio veicolo che con mezzi di terzi)
Spese di ristorazione (vitto)
Spese di pernottamento (alloggio)
Spese telefoniche
L’entità e la natura del rimborso variano a seconda dell’inquadramento del lavoratore.
Tipologie di rimborso
Nel caso di trasferte all’interno del territorio comunale, eventuali rimborsi o indennità concorrono a formare il reddito del dipendente (ad eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto, quando opportunamente documentate); sono quindi sottoposti al regolare sistema di tassazione.
Tra le spese imponibili menzioniamo anche il rimborso chilometrico all’interno del comune in cui si trova la sede di lavoro. Si tratta di un costo interamente deducibile per l’azienda, che viene calcolato in base a un servizio offerto dall’ACI.
Per spostamenti al di fuori del territorio comunale – le trasferte, esistono tre principali tipologie di rimborso. Eccole spiegate:
1. Rimborso spese forfettario
Questa modalità di rimborso consiste nella restituzione al dipendente di una somma prestabilita, concordata tra lavoratore e datore di lavoro in anticipo e in via forfettaria.
Questa forma di rimborso non vincola il trasferta a giustificare le spese sostenute, e non richiede quindi la compilazione di una nota spese.
Il rimborso forfettario esclude dall’imponibile del dipendente fino a 46,48€ al giorno se la trasferta avviene in Italia, e fino a 77,47€ se avviene all’estero – escludendo le spese di trasporto che possono essere rimborsate a piè di lista, ossia fornendo all’amministrazione la documentazione relativa alla spesa.
2. Rimborso spese analitico o a piè di lista
Nell’ambito del rimborso a piè di lista o analitico, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, a prescindere dal loro importo, vengono anticipate dal dipendente e non concorrono a formare il suo reddito; il rimborso viene effettuato previa presentazione da parte del dipendente della dettagliata documentazione delle spese aziendali sostenute, per compilare la nota spese.
Nel caso di in cui dovessero essere rimborsate spese al di fuori delle categorie previste, anche non documentate (per esempio cancelleria, telefono…), queste ultime sono considerate esenti da tassazione solo se inferiori a 15,49€ e 25,82€ – per trasferte all’estero.
3. Rimborso spese misto
Il rimborso misto è una tipologia di compromesso tra i due sistemi sopra descritti, che associa il rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio al riconoscimento di un’indennità forfettaria al dipendente. In altre parole, il rimborso spese misto prevede la restituzione di una somma forfettaria concordata a priori su base giornaliera, e il rimborso analitico delle spese sostenute.
L’importo dell’indennità è definito dalla tipologia delle spese sostenute dal lavoratore in trasferta: se il rimborso analitico comprende solo il vitto o solo l’alloggio, le indennità forfettarie sono ridotte di 1/3; vengono ridotte di 2/3 qualora il rimborso analitico comprenda sia le spese di vitto che quelle di alloggio.
È quindi nuovamente necessario che il dipendente documenti le spese effettuate e compili la relativa nota spese.
Avere una visione chiara della propria attività consente di scegliere e concordare con i dipendenti il sistema di rimborso più adatto ad ogni tipologia di progetto o di spesa.
Rimborso spese professionisti
La casistica dei rimborsi che spettano ai professionisti è ampia e prevede diverse forme di tassazione.
Il rimborso spese per cui i liberi professionisti possono fare richiesta riguarda le spese di viaggio, vitto, alloggio e in generale le spese da questi sostenute per svolgere la propria attività per un cliente.
Esiste un modo semplice e smart di rimuovere le complessità legate ai rimborsi spese dipendenti. I pagamenti elettronici permettono di tracciare le transazioni in modo dettagliato e completo, garantendo visibilità ai responsabili amministrativi delle spese, e agevolando le operazioni di riconciliazione e rendicontazione.
Le carte: Sono a disposizione dei tuoi collaboratori per effettuare tutte le spese necessarie per conto dell’azienda (trasferte, trasporti, pernottamenti ecc.).
L’app: Il tuo team riceve aggiornamenti in tempo reale su quanto ha speso e sul saldo rimasto. Una volta effettuata una transazione, l’utente della carta deve semplicemente scattare una foto della ricevuta di spesa e caricarla in un tap, per inviare i dati relativi alla web console.
La web console: Imposta regole e limiti di spesa, trasferisci fondi, integra il tuo software di contabilità ed esporta report di spesa dettagliati in un paio di clic.
Inizia subito a razionalizzare il rimborso spese dipendenti
Iscriviti a Soldo: bastano cinque minuti per acquisire il controllo totale delle spese aziendali.
Integrazioni avanzate e supporto dedicato per medie e grandi aziende.
I prezzi dei piani dei servizi software di Soldo Ltd sono esclusi IVA. I canoni ed i limiti di riferimento di Soldo Financial Services Ireland DAC sono disponibili qui.
Altri articoli sulle carte prepagate e le spese aziendali
Scopri tutti i vantaggi delle carte prepagate aziendali Soldo per gestire le spese aziendali.
Soldo® 2021Tutti i diritti riservati I servizi finanziari forniti ai clienti aventi sede legale in uno degli Stati dello SEE sono erogati da Soldo Financial Services Ireland DAC, una società registrata in Irlanda con numero di registrazione 610705, la cui sede legale è 33 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irlanda, autorizzata come Istituto di Moneta Elettronica dalla Central Bank of Ireland (numero di registrazione C179925). Mastercard è un marchio registrato, e il design a cerchi è un marchio registrato di Mastercard International Incorporated. La Carta è rilasciata da Soldo Financial Services Ireland DAC, secondo una licenza rilasciata da Mastercard International Inc. Soldo Financial Services Ireland DAC rispetta tutte le leggi applicabili in materia di protezione dei dati personali e privacy volta in volta in vigore in Irlanda, inclusi il Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati ((UE) 2016/679) e i Data Protection Acts 1988 -2018. Tutte le comunicazioni riguardanti i servizi finanziari erogati da Soldo Financial Services Ireland DAC, devono essere inviate a: Soldo Financial Services Ireland DAC, 33 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irlanda.
I servizi finanziari forniti ai clienti aventi sede legale in Regno Unito sono erogati da Soldo Financial Services Ltd., una società registrata in Regno Unito con numero di registrazione 09495650, la cui sede legale è 119 Marylebone Road, Londra, NW15PU Regno Unito, autorizzata come un Istituto di Moneta Elettronica dalla Financial Conduct Authority (numero di registrazione 900459) nel Regno Unito. Mastercard è un marchio registrato, e il design a cerchi è un marchio registrato di Mastercard International Incorporated. La Carta è rilasciata da Soldo Financial Services Ltd, secondo una licenza rilasciata da Mastercard International Inc. Soldo Financial Services Ltd. (numero di protezione dei dati personali ZA147304) rispetta tutte le leggi applicabili in materia di protezione dei dati personali e privacy volta a volta in vigore in Regno Unito e in UE, incluso il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati ((UE) 2016/679) e il Data Protection Act 2018. Tutte le comunicazioni riguardanti i servizi finanziari erogati da Soldo Financial Services Ltd. devono essere inviate a: Soldo Financial Services Ltd., 119 Marylebone Road, Londra, NW15PU, Regno Unito.
I servizi software e il website sono erogati da Soldo Ltd., una società registrata nel Regno Unito con numero di registrazione 09233754 e partita IVA GB204213566, la cui sede legale è 119 Marylebone Road, Londra, NW15PU, Regno Unito. Soldo Ltd. (numero di protezione dei dati personali ZA092035) rispetta tutte le leggi applicabili in materia di protezione dei dati personali e privacy volta a volta in vigore in Regno Unito e in UE, incluso il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati ((UE) 2016/679) e il Data Protection Act 2018. Tutte le comunicazioni riguardanti il sito internet, il software e i relativi servizi devono essere inviate a: Soldo Ltd., 119 Marylebone Road, Londra, NW15PU, Regno Unito.
