Semplifica il rimborso spese dipendenti con Soldo


Richiedi Soldo

Gestisci il rimborso spese dipendenti in modo chiaro con le carte prepagate Soldo

Il rimborso spese riguarda la restituzione delle somme anticipate dal lavoratore, dipendente aziendale o professionista, nell’ambito svolgimento della propria attività professionale. Vediamo in cosa consiste e come può essere semplificato con le carte prepagate Soldo.

Soldo Icon - Carta Prepagata Aziendale

Gestisci la spesa sulle carte prepagate

Responsabilizza i dipendenti a spendere oculatamente; stabilisci i budget e monitora in tempo reale la spesa ovunque ti trovi.

Soldo Icon - Gestione Spese Aziendali

Registra IVA e ricevute in cassa

I dipendenti possono fotografare scontrini e ricevute e aggiungere IVA, categorie e molto altro sulla app Soldo.

Soldo Icon - Download Dati Contabilità

Automatizza la gestione delle spese

Invia transazioni, scontrini e altri dati direttamente al tuo software di contabilità grazie alle integrazioni smart.

Rimborso spese dipendenti

Se i lavoratori dipendenti utilizzano il proprio denaro per conto della azienda per cui lavorano, hanno diritto a un rimborso spese dipendenti che li risarcisca dei pagamenti sostenuti, a patto che questi siano stati effettuati in accordo con le policy aziendali.

In particolare, i dipendenti aziendali hanno diritto ad un rimborso spese di trasferta per quanto riguarda:

  • Spese di viaggio (carburante, pedaggi autostradali, ecc., sia con il proprio veicolo che con mezzi di terzi)
  • Spese di ristorazione (vitto)
  • Spese di pernottamento (alloggio)
  • Spese telefoniche

L’entità e la natura del rimborso variano a seconda dell’inquadramento del lavoratore.

Tipologie di rimborso

Nel caso di trasferte all’interno del territorio comunale, eventuali rimborsi o indennità concorrono a formare il reddito del dipendente (ad eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto, quando opportunamente documentate); sono quindi sottoposti al regolare sistema di tassazione.

Tra le spese imponibili menzioniamo anche il rimborso chilometrico all’interno del comune in cui si trova la sede di lavoro. Si tratta di un costo interamente deducibile per l’azienda, che viene calcolato in base a un servizio offerto dall’ACI.

Per spostamenti al di fuori del territorio comunale – le trasferte, esistono tre principali tipologie di rimborso. Eccole spiegate:

1. Rimborso spese forfettario

Questa modalità di rimborso consiste nella restituzione al dipendente di una somma prestabilita, concordata tra lavoratore e datore di lavoro in anticipo e in via forfettaria.

Questa forma di rimborso non vincola il trasferta a giustificare le spese sostenute, e non richiede quindi la compilazione di una nota spese.

Il rimborso forfettario esclude dall’imponibile del dipendente fino a 46,48€ al giorno se la trasferta avviene in Italia, e fino a 77,47€ se avviene all’estero – escludendo le spese di trasporto che possono essere rimborsate a piè di lista, ossia fornendo all’amministrazione la documentazione relativa alla spesa.

2. Rimborso spese analitico o a piè di lista

Nell’ambito del rimborso a piè di lista o analitico, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, a prescindere dal loro importo, vengono anticipate dal dipendente e non concorrono a formare il suo reddito; il rimborso viene effettuato previa presentazione da parte del dipendente della dettagliata documentazione delle spese aziendali sostenute, per compilare la nota spese.

Nel caso di in cui dovessero essere rimborsate spese al di fuori delle categorie previste, anche non documentate (per esempio cancelleria, telefono…), queste ultime sono considerate esenti da tassazione solo se inferiori a 15,49€ e 25,82€ – per trasferte all’estero.

3. Rimborso spese misto

Il rimborso misto è una tipologia di compromesso tra i due sistemi sopra descritti, che associa il rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio al riconoscimento di un’indennità forfettaria al dipendente. In altre parole, il rimborso spese misto prevede la restituzione di una somma forfettaria concordata a priori su base giornaliera, e il rimborso analitico delle spese sostenute.

L’importo dell’indennità è definito dalla tipologia delle spese sostenute dal lavoratore in trasferta: se il rimborso analitico comprende solo il vitto o solo l’alloggio, le indennità forfettarie sono ridotte di 1/3; vengono ridotte di 2/3 qualora il rimborso analitico comprenda sia le spese di vitto che quelle di alloggio.

È quindi nuovamente necessario che il dipendente documenti le spese effettuate e compili la relativa nota spese.

Avere una visione chiara della propria attività consente di scegliere e concordare con i dipendenti il sistema di rimborso più adatto ad ogni tipologia di progetto o di spesa.

Rimborso spese professionisti

La casistica dei rimborsi che spettano ai professionisti è ampia e prevede diverse forme di tassazione.

Il rimborso spese per cui i liberi professionisti possono fare richiesta riguarda le spese di viaggio, vitto, alloggio e in generale le spese da questi sostenute per svolgere la propria attività per un cliente.

Scopri di più sulle possibili forme di rimborso spese per liberi professionisti.

Semplifica il rimborso spese dipendenti con Soldo

Esiste un modo semplice e smart di rimuovere le complessità legate ai rimborsi spese dipendenti. I pagamenti elettronici permettono di tracciare le transazioni in modo dettagliato e completo, garantendo visibilità ai responsabili amministrativi delle spese, e agevolando le operazioni di riconciliazione e rendicontazione.

Soldo è una piattaforma integrata di gestione delle spese aziendali, basata su tre punti focali:

Le carte: Sono a disposizione dei tuoi collaboratori per effettuare tutte le spese necessarie per conto dell’azienda (trasferte, trasporti, pernottamenti ecc.).

L’app: Il tuo team riceve aggiornamenti in tempo reale su quanto ha speso e sul saldo rimasto. Una volta effettuata una transazione, l’utente della carta deve semplicemente scattare una foto della ricevuta di spesa e caricarla in un tap, per inviare i dati relativi alla web console.

La web console: Imposta regole e limiti di spesa, trasferisci fondi, integra il tuo software di contabilità ed esporta report di spesa dettagliati in un paio di clic.

Soldo Carta Prepagata Aziendale
Soldo Carta Prepagata Aziendale

Inizia subito a razionalizzare il rimborso spese dipendenti

Iscriviti a Soldo: bastano cinque minuti per acquisire il controllo totale delle spese aziendali.

 
Soldo Start
0€

al mese per carta
max 5 carte
Scegli Start
Gratuito e scalabile. Passa al lato smart delle spese – e non tornare mai più indietro!
 
Soldo Pro
6€

al mese per carta
max 20 carte
Scegli Pro
Il nostro piano più richiesto, ideale per team in crescita. Tieni il passo del tuo business.
Ideale per i business in crescita
Soldo Premium
10€

al mese per carta
carte illimitate
Scegli Premium
Il piano Soldo più ricco e completo, pensato per garantirti massima flessibilità.
 
Soldo Custom
Piano su misura

 
Contattaci
Integrazioni avanzate e supporto dedicato per medie e grandi aziende.
I prezzi dei piani dei servizi software di Soldo Ltd sono esclusi IVA.
I canoni ed i limiti di riferimento di Soldo Financial Services Ireland DAC sono disponibili qui.

Altri articoli sulle carte prepagate e le spese aziendali

Scopri tutti i vantaggi delle carte prepagate aziendali Soldo per gestire le spese aziendali.