Gestione Spese

Policy aziendale: cos’è, a cosa serve e come migliora la collaborazione in azienda

28 Marzo 2022   |   13 min
Policy aziendale
Policy aziendale

Quali sono le controversie più comuni in azienda?

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali definisce controversia o vertenza in materia di lavoro “il contrasto che nasce tra un lavoratore e un datore di lavoro in merito ad alcuni aspetti del loro rapporto, quando si presumono lesi diritti o aspettative previsti dalla legge e/o dalla contrattazione collettiva, e possono riguardare aspetti sia economici sia normativi”.

La controversia inoltre può essere definita individuale, nel caso in cui il contrasto nasca tra un datore di lavoro e il singolo lavoratore, oppure collettiva, quando il contrasto avviene tra un datore di lavoro e un gruppo di dipendenti o organizzazioni sindacali. In entrambi i casi, le situazioni più comuni da cui scaturiscono i contrasti in azienda sono:

  • Appropriazione indebita
  • Superamento dei limiti di spesa
  • Presentazione delle spese oltre tempo massimo
  • Acquisti di prodotti non autorizzati
  • Mancata corrispondenza tra la data inserita in nota spese e il giorno in cui è stata effettuata la spesa

Queste situazioni sono comuni in tutte le aziende, dalla più piccole fino a quelle più strutturate. Talvolta si tratta di irregolarità che vengono commesse in maniera totalmente involontaria, ma che possono essere facilmente evitate attraverso l’adozione di un chiaro regolamento aziendale e di soluzioni digitali.

L’importanza di una policy trasparente e di un efficace sistema di controllo

Avere una chiara policy di spesa è un buon punto di partenza. Senza contare che l’implementazione di metodi di controllo che rendano impossibili, o immediatamente evidenti, comportamenti che deviano dalle regole generalmente condivise è persino meglio.

Diversi studi condotti da Banca d’Italia e Olaf (Ufficio europeo per la lotta antifrode) evidenziano come nelle società dotate di sistemi di sorveglianza, i comportamenti fraudolenti siano di gran lunga inferiori rispetto alle società dove tali monitoraggi non sono previsti.

Si tratta di sistemi che evidenziano delle “red flag”, cioè delle situazioni di potenziali abusi e illeciti. Questi campanelli d’allarme consentono di individuare immediatamente eventuali transazioni insolite, permettono di confrontare i risultati di bilancio con quelli dell’anno precedente, fanno emergere le eventuali incongruenze tra una richiesta di rimborso e la spesa effettivamente contabilizzata.

Tutela dei lavoratori in smart working

Una modalità di lavoro nata dalle esigenze imposte dalla pandemia, lo smart working è ad oggi una pratica comune all’interno di moltissime aziende italiane, in base al Dpcm 11 Marzo 2020 che attesta che “sia attuato il massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”.

I vantaggi del lavoro ibrido sono molteplici, ma quali sono le possibili implicazioni riguardo la tutela dei lavoratori?

Diritto alla disconnessione

Quando la propria abitazione assume la funzione di ‘posto di lavoro’ è importante definire delle regole che tutelino il dipendente durante, ma anche al di fuori, dell’orario di lavoro. In un contesto lavorativo flessibile, l’azienda deve specificare all’interno delle sue policy aziendali l’orario di lavoro, all’infuori del quale il dipendente ha il diritto a disconnettersi per assicurare un corretto work-life balance.

Utilizzo degli strumenti informatici

Le policy aziendali dovrebbero presentare chiaramente quali sono le regole riguardo l’utilizzo di laptop, smartphone e altri strumenti di lavoro, non soltanto per garantirne l’utilizzo esclusivo ai dipendenti, ma soprattutto per scongiurare la possibilità di incorrere in malware o altri rischi di natura informatica.

I vantaggi di utilizzare la piattaforma Soldo

L’adozione di un software di gestione spese è in grado di ridurre drasticamente il possibile verificarsi di frodi. L’utilizzo di  Soldo è un eccezionale disincentivo anche contro le più piccole scorrettezze e introduce quei meccanismi di comunicazione e controllo menzionati prima.

Tutti i dipendenti e collaboratori che devono effettuare acquisti aziendali sono dotati di una carta Soldo del circuito Mastercard. L’amministratore può monitorare in tempo reale ogni spesa, riceve notifiche immediate ed è in grado di visualizzare chi ha speso quanto, quando e per cosa. Può rendersi immediatamente conto di un’eventuale spesa non prevista e può chiedere spiegazione di questa uscita subito dopo che è stata effettuata.
In più, può bloccare la carta in caso di transazioni dubbie e, a fine mese, può effettuare verifiche incrociate per rendersi conto di eventuali incongruenze rispetto ai mesi precedenti. Insomma, grazie a Soldo tutte le spese vengono effettuate alla luce del sole.

La chiave per un clima sereno in azienda è il dialogo

Al di là degli strumenti utili a scongiurare possibili frodi, è fondamentale il clima che si respira in azienda. Parlare con i propri dipendenti, renderli solidali e partecipi degli obiettivi aziendali farà sì che vivano il successo dell’azienda come proprio. Questo è un ottimo sistema per aumentare la loro fidelizzazione.

Fornire ai propri collaboratori il denaro necessario a svolgere efficacemente il proprio lavoro è il modo migliore per non dare spazio a recriminazioni, instaurare rapporti sani e costruttivi e far sentire ognuno parte di un team di successo.

La comunicazione interna delle proprie policy e la creazione di metodi di monitoraggio sono ottimi incentivi alla collaborazione e al raggiungimento del successo aziendale. Insomma, lavorare insieme per il bene comune: è questo il miglior atteggiamento se si vuole ottenere il massimo.

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