Gestione Spese

Come scegliere una piattaforma di gestione delle spese

12 Gennaio 2022   |   13 min
piattaforma di gestione spese
piattaforma di gestione spese

Che si tratti di porre fine a note spese fuori controllo o di avere budget e previsioni più accurate, una piattaforma di gestione spese può darti maggiore visibilità e controllo sulle finanze della tua azienda e aiutarti a prendere decisioni più oculate.

Ma con così tante piattaforme di gestione spese sul mercato, e che promettono di aiutarti a portare le tue finanze a livelli mai immaginati prima, come si fa a scegliere quella giusta? Scopri tutto ciò che rende eccezionale una piattaforma di gestione spese e gli aspetti da considerare prima di sceglierne una.

Cos’è una piattaforma di gestione delle spese?

Una piattaforma di gestione delle spese tiene traccia delle transazioni effettuate all’interno della tua organizzazione, per aiutarti a gestire le tue finanze in modo più efficiente ed efficace.

Come la maggior parte delle aziende, probabilmente anche tu gestisci le spese utilizzando un mix di quanto segue:

Nota spese

Da compilare quando i dipendenti effettuano acquisti aziendali anticipando le spese di tasca propria.

È un processo dispendioso in termini di tempo: una singola nota spese in genere richiede un lavoro di circa 60 minuti.

Carte di credito aziendali

A seconda delle dimensioni della tua attività, potresti avere una carta di credito per singoli dipendenti o una assegnata e condivisa da un intero team.

Spesso però risulta difficile responsabilizzare il personale utilizzando carte di credito che hanno un plafond di default mensile. Inoltre, le carte di credito sono ad alto rischio di frode perché i codici della carta possono essere facilmente clonati.

Contante

Banconote e monete di cui il personale può servirsi per effettuare acquisti aziendali.

Limitare i pagamenti in contante e preferire un sistema di carte prepagate è la soluzione ideale per tenere sotto controllo le spese ed evitare acquisti non autorizzati.

Piattaforma di gestione delle spese

Una buona piattaforma di gestione delle spese deve sempre:

  • Registrare tutte le transazioni dell’azienda
  • Mostrarti quanti soldi vengono spesi, da chi e per cosa
  • Aiutarti a mantenere il controllo della spesa
  • Ridurre il tempo speso per l’immissione di dati, le riconciliazioni e altre mansioni amministrative

Carte di credito virtuali | Soldo

Ma come scegliere la migliore piattaforma di gestione delle spese aziendali?

Prima di scegliere la piattaforma che fa per te, ecco sei aspetti da considerare:

1.     Quali sono le credenziali della piattaforma di gestione spese?

I sistemi finanziari contengono dati estremamente sensibili. Quindi, prima di collegarli a una piattaforma di terze parti, assicurati che la piattaforma sia considerata attendibile.

Un buon modo per farlo è verificare se la piattaforma sia regolamentata, seguendo standard, processi e procedure rigorosi. La piattaforma Soldo è regolamentata dalla Banca Centrale D’Irlanda e conforme allo standard PCI.

La piattaforma Soldo non è un conto corrente bancario ma è complementare all’offerta bancaria per le aziende, in quanto fornisce servizi finanziari avanzati ed innovativi. Per fare questo, la piattaforma è regolata come istituto di moneta elettronica per poter custodire i fondi dei clienti e per effettuare servizi di pagamento in conformità con la regolamentazione vigente.​

2.     Quanto è facile da configurare?

Uno dei motivi principali per investire in una piattaforma di gestione spese è semplificarti la vita. Con Soldo puoi iniziare a creare carte virtuali, assegnarle ai tuoi dipendenti e impostare regole e limiti di spesa non appena avrai effettuato la tua registrazione. E se invece hai bisogno di carte fisiche, ti basterà attendere da 5 a 8 giorni lavorativi, a differenza di altre piattaforme di gestione spese che possono impiegare fino a due settimane per consegnare carte fisiche.

3.     La piattaforma di gestione spese è semplice da utilizzare da remoto?

Negli ultimi due anni, oltre 5 milioni di lavoratori hanno adottato lo smart working come risposta alle esigenze dettate dalla pandemia, un numero che non sembra calare sulle proiezioni dei prossimi anni. È per questa ragione che investire in una piattaforma di gestione spese che puoi utilizzare facilmente anche quando il personale non è fisicamente presente in ufficio è un grosso vantaggio.

Le funzionalità da remoto da tenere d’occhio includono:

  • Carte virtuali. Queste risiedono nel cloud, quindi puoi assegnarle a un membro del team e ricaricarle all’istante.
  • Dashboard intuitiva. Ciò ti consentirà di accedere e visualizzare i dati delle transazioni, impostare i budget e gestire la spesa a livello aziendale da qualsiasi dispositivo.
  • App. I membri del team ricevono una notifica non appena effettuano un acquisto, in modo che possano caricare la ricevuta. La app permette inoltre di controllare il saldo sulla loro carta, disabilitare la carta in caso di smarrimento e ordina una carta sostitutiva con un clic.

Web Console Carta Prepagata Soldo

4.     Quanto controllo hai?

Inutile dire che le migliori piattaforme di gestione spese renderanno il controllo dei costi il più semplice e agevole possibile.Soldo, ad esempio, ti permette di:

  • Impostare ricariche automatiche, in una data specifica o quando il saldo scende al di sotto di un limite prescelt
  • Impostare limiti di spesa mensili, settimanali o giornalieri
  • Limitare ciò che puoi o non puoi acquistare con una singola carta per categoria, area geografica o entrambe, inclusa l’autorizzazione di prelievi di contanti e transazioni online

Uno dei vantaggi più importanti è che ricevi aggiornamenti in tempo reale in modo da poter vedere esattamente cosa viene speso in quel preciso istante. E puoi organizzare i dati per categoria di spesa, per dipendente, per carta o per un’altra categoria a tua scelta.

5.     La piattaforma si integra con il tuo sistema di contabilità?

Una volta raccolti, dovrai importare i tuoi dati di spesa all’interno del tuo sistema di contabilità.
Una buona piattaforma di gestione spese dovrebbe consentirti di esportare i tuoi dati come .csv o in un altro formato. Soldo inoltre permette la sincronizzazione dei pagamenti con i seguenti con i seguenti software di gestione delle note spese: Quickbooks, Zucchetti, NetSuite. Presto in arrivo anche Sage e Datev.

È anche una buona idea verificare se queste piattaforme dispongono di un’API, l’interfaccia di programmazione dell’applicazione, anche se potresti non aver bisogno di integrazioni avanzate o personalizzate in questo momento.

6.     Quanto è facile far crescere la propria azienda?

Potresti non essere ancora pronto ad un’espansione su larga scala, ma più la tua attività cresce, più importante sarà tenere sotto controllo le tue spese. Quindi è bello sapere che il tuo software può crescere con te.

La piattaforma Soldo

Soldo ti consente di creare tutte le carte fisiche e virtuali di cui hai bisogno a costi per carta molto bassi, quindi non c’è limite al numero di dipendenti a cui puoi assegnare una carta.

La piattaforma di gestione delle spese di Soldo utilizza i wallet aziendali in cui puoi proteggere i soldi che hai stanziato per un dipartimento, un individuo, un progetto o una spesa specifici o qualcos’altro. Le possibilità sono infinite.

Più precisamente, siamo l’unica piattaforma a offrire carte non nominative e a differenza delle carte di debito o prepagate, non devono essere intestate a qualcuno. Quindi, una carta non nominativa può essere trasferita da un dipendente ad un altro, a seconda della propria esigenza di spesa, in un clic.

Vale anche la pena verificare se la piattaforma di gestione della spesa scelta possiede una propria infrastruttura, perché le piattaforme che non devono fare affidamento su terze parti sono più flessibili, più reattive e possono innovare più rapidamente perché non sono vincolate da limitazioni al di fuori del loro controllo.

Seguire i nostri consigli dovrebbe rendere le cose più semplici. Scegli una piattaforma affidabile e semplice che renda facile tenere traccia e controllare ciò che il personale sta acquistando e sarai sulla buona strada per spendere il successo nella gestione.

Related posts