Rimborso chilometrico dipendenti: come richiederlo e come funziona

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C’è ancora molta confusione sul funzionamento e la procedura di richiesta del rimborso chilometrico. Le informazioni reperibili a riguardo sono solitamente parziali e poco chiare, e le procedure per richiederlo non sono sempre spiegate in modo comprensibile. In questo articolo troverai tutto ciò che devi sapere per poter calcolare il rimborso in base al numero di km percorsi grazie alle tabelle Aci e come Soldo può aiutarti nel rendere questa procedura più semplice.

I requisiti necessari per richiedere un rimborso chilometrico

Per poter fare richiesta del rimborso chilometrico per dipendenti è necessario essere un lavoratore dipendente che si trova a utilizzare la propria automobile o un’automobile presa a noleggio per effettuare trasferte lavorative.

Per definizione, le trasferte lavorative portano il lavoratore lontano dalla sede indicata nel contratto di assunzione. Il rimborso chilometrico può dunque coprire sia le spese proporzionali, ossia le spese relative al carburante utilizzato (da documentare opportunatamente) e a costi di usura relativi al chilometraggio percorso, ma può riguardare, a seconda degli accordi stabiliti in via preventiva tra azienda e lavoratore, anche quelle spese non proporzionali, come bollo, assicurazione e costi del parcheggio.

Una volta soddisfatti i requisiti minimi, ci sono tutta una serie di informazioni riguardo la trasferta stessa e la vettura utilizzata che possono servire a calcolare il rimborso chilometrico che ti spetta in quanto dipendente, tra cui:

  • Il valore dell’automobile;
  • l’usura delle componenti del mezzo;
  • l’assicurazione ed il bollo dell’auto.

Grazie alle tabelle ACI e al software relativo, il processo risulta molto più semplice di quanto ci si potrebbe aspettare e può essere calcolato in modo intuitivo ed immediato da chiunque.

Le tabelle Aci 2022 per calcolare il rimborso chilometrico delle spese carburante

Calcolare il rimborso chilometrico è molto facile con le tabelle Aci, da utilizzare come riferimento per calcolare le spese sostenute dal lavoratore. Vengono aggiornate due volte l’anno, e la prima dell’anno viene pubblicata alla fine dell’anno precedente.

In questo modo le tabelle Aci rimangono sempre aggiornate rispetto ai prezzi e ai consumi, consentendo di calcolare in modo preciso le spese sostenute e da rimborsare.

In alternativa, per calcolare il rimborso puoi utilizzare il software messo a disposizione da Aci che è semplice, comodo e gratuito. L’unico requisito necessario per l’utilizzo è la registrazione al sito Aci in via preventiva. Per richiedere al datore di lavoro il rimborso, che può anche essere inserito in busta paga, il lavoratore deve compilare il cosiddetto “modulo rimborso chilometrico”.

L’aspetto fiscale dei rimborsi chilometrici: tutto ciò che c’è da sapere

Per prima cosa è bene ricordare di nuovo che ai fini fiscali è importante che il lavoratore conservi i documenti sulla base dei quali ha compilato il modulo di rimborso, come gli scontrini e le fatture relative alle spese di viaggio.

Inoltre, è importante notare che ci sono due possibili casi (più un caso speciale) che determinano il regime fiscale del rimborso chilometrico: la trasferta all’interno dei confini del comune in cui si trova l’azienda, all’esterno del comune o in base al punto di partenza del lavoratore in trasferta. Di conseguenza:

  • I rimborsi sono soggetti a tassazione nel caso in cui la trasferta sia avvenuta all’interno dei confini del comune in cui si trova la sede lavorativa: in questo caso infatti i rimborsi concorrono a formare reddito e sono quindi tassati.
  • Nel caso in cui la trasferta sia avvenuta in un comune diverso da quello in cui si trova la sede lavorativa, al contrario, i rimborsi non sono soggetti a tassazione (solo se gli stessi sono calcolati in base alle tabelle Aci più aggiornate).
  • Un terzo caso particolare riguarda le trasferte che non partono dalla sede lavorativa, ma dalla residenza del lavoratore: in questo caso, se la distanza tra l’abitazione del lavoratore e quella del luogo da raggiungere in trasferta è maggiore di quello tra la sede lavorativa e il luogo da raggiungere, “la differenza nel rimborso è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del TUIR”.

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