Come fare una fattura elettronica: creazione, invio e conservazione

È relativamente semplice fare una fattura elettronica ed inviarla ai propri clienti, a patto di conoscere la procedura corretta e le norme in vigore. Scopri qui tutto quello che devi sapere per emettere e conservare le tue fatture elettroniche.

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Come fare una fattura elettronica, inviarla e conservarla correttamente

È relativamente semplice fare una fattura elettronica ed inviarla ai propri clienti, a patto di conoscere la procedura corretta e le norme in vigore. Di seguito vedremo come si inizia a fatturare elettronicamente, quali dati sono necessari, quali sistemi sono disponibili sul mercato e quali di essi si adattano meglio alle aziende o ai liberi professionisti.

Diverse soluzioni consentono di creare con poca fatica una fattura in XML e inviarla ai clienti, anche gratuitamente. Ci sono anche diversi modi per semplificare l’emissione e conservazione delle fatture aziendali, che vedremo nel corso di questa breve guida.

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Come preparare una fattura elettronica

Per preparare una fattura elettronica servono un computer o un altro dispositivo con connessione a internet, e un software abilitato all’invio di fatture elettroniche.

A seconda del software o della metodologia prescelta per emettere la fattura, la procedura sarà diversa. In generale, tutti i software abilitati presentano un’interfaccia più o meno intuitiva, che ti consente di compilare la fattura con semplicità.

Sarà il software a “tradurre” la fattura nel formato leggibile dall’Agenzia delle Entrate, ovvero il formato XML. È possibile anche creare manualmente un file XML, ma è una procedura abbastanza lunga, soprattutto per chi – come un’azienda – deve gestire un grande numero di documenti.

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I dati da inserire

Per la compilazione, è fondamentale richiedere al proprio cliente alcuni dati: il suo Codice Destinatario a 7 cifre, oppure il suo indirizzo PEC. Se il cliente fornisce una PEC, in fattura andrà indicato nel campo “destinatario” un codice di 7 zeri (0000000).

Il ‘codice destinatario’ è reperibile sulla propria pagina personale nel sito dell’Agenzia delle Entrate.

Per il resto della compilazione, si procede come con una fattura ordinaria, indicando l’importo della fattura, la data di emissione e di invio, la descrizione del servizio, il numero progressivo, l’imponibile, l’IVA e altre imposte o esenzioni.

Procedura di invio delle fatture elettroniche

È importante capire che ogni fattura elettronica viene compilata manualmente, trasformata nel formato XML dal software di fatturazione e poi inviata (direttamente o tramite software di fatturazione) al Sistema di Interscambio (SdI). Il sistema di Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate riceve la fattura elettronica e controlla che tutti i dati fondamentali necessari sono stati inseriti.

Se i dati inseriti sono scorretti, SdI ve lo notifica e annulla la fattura, che dovrete rifare. Se sono corretti, li inoltra direttamente al destinatario della fattura.

Quindi, dell’invio della fattura elettronica se ne occupa direttamente l’Agenzia delle Entrate, anche se è buona norma inviare una copia personalmente al cliente, per maggiore visibilità.

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Carta carburante Soldo | Conservazione fatture elettroniche
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Strumenti gratuiti per la fatturazione elettronica

  • Attraverso la sezione “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia dell’Entrate. Questo sistema funziona sia per liberi professionisti sia per le imprese, anche se non è ottimale per chi ha un numero elevato di fatture da gestire;
  • Attraverso l’ app FatturAE. L’app è completamente gratuita e può essere scaricata in pochi secondi da tutti gli store. L’app Fatturae ti permette di predisporre la fattura elettronica e trasmetterla al Sistema di Interscambio. Il servizio è disponibile solo per liberi professionisti;
  • La terza opzione consiste in un software scaricabile sul computer che permette di preparare la fattura senza la necessità di essere connessi. Una volta compilata la fattura elettronica però questa deve essere inviata a SdI, e per fare ciò bisogna accedere al sito dell’Agenzia dell’Entrate, alla sezione già citata  “Fatture e Corrispettivi”, e cliccare su “Trasmissione”. Anche qui, il sistema va bene per liberi professionisti e imprese, ma non è efficientissimo per chi ha un alto numero di fatture;
  • Il sito delle Camere di Commercio offre un ulteriore software di fatturazione e invio, ideale per le PMI.
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Strumenti a pagamento per la fatturazione elettronica

Sono disponibili innumerevoli software a pagamento per la fatturazione elettronica. Da questi è possibile compilare le fatture su una interfaccia intuitiva, e inviarle con un click a SdI.

Arriva di norma una notifica una volta che la fattura elettronica è stata inviata al Sistema di Interscambio, e in alcuni software anche quando la fattura viene accettata e quando viene consegnata al cliente.

La soluzione dei software a pagamento è generalmente la migliore per le aziende medie e medio-grandi, perché consente di fatturare rapidamente, di riconciliare con maggiore facilità e spesso anche di organizzare dei report sulla produttività.

Attenzione: verifica se il tuo software di fatturazione si occupa anche dell’archiviazione della fattura. In alternativa, dovrai attivare il servizio di conservazione gratuito sul sito dell’Agenzia delle Entrate (spiegheremo come si fa tra qualche paragrafo) oppure rivolgerti a un servizio a pagamento.

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Cosa succede dopo l’invio della fattura elettronica?

La grande novità della digitalizzazione della fattura elettronica consiste nel Sistema di Interscambio (SdI), che consente di facilitare il processo di controllo delle fatture ed evitare un numero di errori dovuti a distrazione o ad altri motivi.

Il sistema infatti offre una funzione di mediazione, come una sorta di postino che riceve la fattura e la inoltra al destinatario. Nel mentre – in modo molto poco discreto per un postino – controlla che i dati siano giusti: ad esempio, verifica che nel file XML l’indirizzo Posta Elettronica Certificata o il codice destinatario inseriti siano esistenti e corretti.

Nel caso non fossero corretti o nel caso di un errore di altro genere, il sistema notifica a chi ha emesso la fattura l’errore attraverso un report, in cui viene specificato il campo in cui è presente lo sbaglio, che può essere così prontamente corretto.

Vuoi saperne di più sulla fatturazione elettronica? Leggi la guida completa di Soldo sulla Fatturazione Elettronica.

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FAQ

Come si fa la conservazione a norma delle fatture elettroniche?

Esistono due alternative per la conservazione a norma delle fatture elettroniche:

  1. Scegliere un software di archiviazione sostitutiva a norma. Questa soluzione è a pagamento;
  2. Scegliere l’opzione gratuita offerta dall’Agenzia delle Entrate. Bisogna attivarla prima dell’emissione delle fatture elettroniche, accedendo alla sezione “Fatture e corrispettivi” della propria area riservata sul sito ufficiale dell’AdE. Una volta attivata, il sito si occupa della conservazione a norma di ogni file della fattura che SdI ha accettato.

Serve la firma elettronica per la fattura elettronica?

La firma elettronica qualificata (o “firma digitale”) non serve per le fatture verso privati. È invece obbligatoria per le fatture verso la Pubblica Amministrazione.

A seconda del formato scelto si avrà una diversa estensione del file della fattura: sarà “.xml.p7m” se usi una firma CAdES-BES, mentre si manterrà semplicemente come “.xml” se usi una firma XAdES-BES.

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