Cos’è e come viene tassato il rimborso spese professionisti?


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Rimborso spese professionisti: definizione, casistiche, profili fiscali e agevolazioni fiscali

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Il rimborso spese a cui i professionisti possono fare richiesta riguarda le spese di viaggio, vitto, alloggio e in generale relative alle spese sostenute dal professionista per poter portare a termine l’incarico assegnatogli. Nel seguito dell’articolo vediamo la definizione, le diverse casistiche, i profili fiscali delle stesse e la possibilità di applicare eventuali agevolazioni fiscali.

Rimborso spese professionisti: definizione e tipologie

Come abbiamo anticipato, il rimborso spese per i professionisti si configura come una restituzione da parte del cliente del denaro speso nel portare a termine il lavoro. A queste spese, a seconda della categoria professionale di riferimento, possono appartenere spese di viaggio, di vitto e alloggio e altre.

Tra le spese bisogna distinguere tra le cosiddette spese prepagate, di cui si fa carico il cliente, e le spese sostenute dal professionista. Queste ultime possono essere fatte in nome nome e per conto del cliente oppure no.

Per quanto riguarda il rimborso spese professionisti abbiamo quindi tre possibili casi:

  • Le cd. spese prepagate dal committente, di cui il professionista non deve farsi carico;
  • Le spese effettuate a nome e per conto del cliente;
  • Le spese sostenute dal professionista nello svolgimento del suo incarico che però non sono state effettuate in nome e per conto del cliente.

Vediamo ora caso per caso, quali sono le relative norme in materia fiscale.

Le spese prepagate dal committente

Questa tipologia di spesa, in cui il committente o cliente provvede a pagare vitto, alloggio o altre spese al professionista che ha ingaggiato, in via anticipata, non viene considerato  come compenso del professionista e quindi questi non deve riportarlo in fattura. Perché una spesa ricada sotto questa casistica è necessario che il documento che attesta la spesa sia intestato al cliente e non al professionista, anche se nello stesso, ovviamente può esserci il riferimento al professionista che ha usufruito del servizio. Ad esempio, la prenotazione di una camera di albergo deve essere fatta a nome del professionista che usufruisce della stessa, ma sulla fattura dell’albergo il documento deve riportare il nome del cliente come intestatario della spesa.

Nell’articolo 54, comma 5, Tuir, si legge che le spese sostenute direttamente dal cliente per conto del professionista incaricato del lavoro non costituiscono una forma di pagamento in natura dello stesso e quindi non sono da riportare in fattura.

In questo caso la spesa sostenuta dal cliente è deducibile secondo le norme fiscali che regolano il reddito di lavoro autonomo o d’impresa a seconda della natura fiscale del cliente.

Le spese effettuate dal professionista a nome e per conto del cliente

In alcune professioni, il professionista è solito anticipare per il committente alcune spese. Queste spese vengono sostenute a nome o per conto del cliente e hanno un profilo fiscale diverso sia dalle spese sostenute direttamente dal committente per il professionista, come quelle viste sopra, che da quelle sostenute dal professionista nello svolgimento del suo incarico che vedremo tra poco.

Un tipico esempio di queste spese sono le tasse e imposte, che il professionista paga anticipatamente per il cliente. Questa tipologia di spesa è fiscalmente neutra, ovvero non contribuisce all’imponibile del professionista. Infatti il rimborso per questo tipo di spesa non viene considerato come compenso e – ovviamente – non prevede la ritenuta d’acconto.

Le spese sostenute dal professionista nello svolgimento del suo incarico

Le spese sostenute dal professionista riguardano le spese ‘collaterali’ che il professionista deve affrontare nel portare a termine il servizio richiestogli dal cliente, come ad esempio le spese di vitto e alloggio o di viaggio, nel caso in cui sia il professionista a sobbarcarsi la spesa in un primo momento. La differenza tra questo caso e il caso in cui è il cliente ad anticipare le spese consiste nel diverso intestatario della documentazione di spesa: nell’evenienza trattata in questo paragrafo l’intestatario è il professionista, nell’altra situazione la documentazione di spesa, come abbiamo visto è intestata al cliente.

Il rimborso spese in questa categoria può essere di due tipi: rimborso forfettario o rimborso analitico. Il rimborso forfettario, che cliente e professionista stabiliscono da principio, viene considerato a tutti gli effetti come facente parte del compenso del professionista, è soggetto ad Iva e gode quindi della possibilità di deduzione parziale (al 75% se l’importo non supera il 2% dei compensi annui) delle spese. Il vantaggio del rimborso forfettario consiste nel fatto che il professionista non deve curarsi di raccogliere tutta la documentazione relativa alle spese effettuate.

Al contrario, nel caso di rimborso analitico è necessario che il professionista raccolga tutta la documentazione riguardante le spese che ha effettuato nell’esercizio della professione  e relative al servizio richiesto dal cliente. Come nel caso del rimborso forfettario, anche per il rimborso analitico le spese sono interamente imponibili. Inoltre, in questo caso, il professionista gode della deducibilità integrale sulle spese, come si legge nel già citato articolo 54.

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