Spese di progetto, team e dipartimenti

Gestisci facilmente le spese condivise di progetti e team

La maggior parte delle spese vengono effettuate da una singola persona, ma il caso è diverso quando gruppi, team o reparti devono effettuare acquisti condivisi, anche in diverse località e valute. Pensiamo ad esempio agli abbonamenti software, alle spese per il marketing, le attrezzature o per progetti specifici.
Questi acquisti condivisi possono essere difficili da gestire, classificare e riconciliare senza che vi si associ un nome.

Le caratteristiche uniche di Soldo rendono, invece, facile e veloce la gestione delle spese di gruppo, in cui più dipendenti utilizzano la medesima fonte per i fondi.

remote working man

I processi manuali alimentano il caos

Molte aziende utilizzano ancora processi manuali per gestire le spese aziendali condivise. Ma chiedere ai dipendenti di pagare di tasca propria, utilizzando carte di credito o attingendo da un fondo cassa, crea una serie di problemi.

Quando ai dipendenti viene chiesto di utilizzare i propri soldi e richiedere poi il rimborso tramite la nota spese, il rischio è quello di bloccarli in un inutile iter amministrativo che crea malumori e perdite di tempo.
Allo stesso tempo utilizzare la carta affidata a un singolo dipendente spesso comporta l’interruzione dei servizi essenziali e delle campagne pubblicitarie, se quel dipendente cambia lavoro o la carta scade. E quando i team condividono i dettagli in un’unica carta di credito nel loro lavoro quotidiano, diventa difficile stabilire chi ha speso quanto e dove. E, dal canto suo, l’utilizzo del fondo cassa rende impossibile ottenere una visione completa della spesa.

Dovendo poi tenere in considerazione diversi tipi di spesa, svariati uffici, dipendenti che lavorano fuori sede e budget tutti diversi, ecco che la gestione delle spese condivise diventa ancora più complessa.

La spesa condivisa rappresenta una vera sfida: ci sono dipendenti che lavorano insieme in team sempre diversi e fanno acquisti che devono essere inseriti in determinate categorie.
E poi, ci sono i singoli dipendenti dei vari team o uffici che effettuano acquisti condivisi in un gruppo in una settimana, e in un altro in quella successiva.
Potrebbero fare acquisti condivisi come parte di un ufficio, di un progetto e di diversi team, tutti contemporaneamente.
E spesso hanno bisogno di denaro nell’immediato, magari lavorando da a casa o in una sede diversa da quella abituale.
Questo significa che tutte le aziende, oggigiorno, hanno bisogno di sistemi di spesa davvero flessibili, pena la generazione di un caos difficilmente controllabile.

Solo Soldo supporta la spesa condivisa

La gestione della spesa che non può essere effettuata utilizzando i fondi di una singola persona richiede flessibilità.

Gestisci le spese condivise in modo sicuro

Non è più necessario condividere i dati di un’unica carta.

  • Le carte aziendali Soldo possono essere assegnate a un intero team o ufficio, in modo che possano essere utilizzate in modo sicuro da più persone. È l’ideale quando hai più collaboratori o assistenti che acquistano articoli essenziali per conto dell’azienda.

Dai la possibilità ai dipendenti di acquistare istantaneamente, anche fuori sede, con le nostre carte virtuali:

  • Per singole transazioni o periodiche, come abbonamenti e annunci online.
  • Attraverso pagamenti diretti alle società fornitrici di servizi, così da evitare l’interruzione dei servizi, anche se il team dovesse cambiare.

Organizzi le spese

Tutte le tue spese attingono da un unico gruppo di fondi condiviso e le piattaforme di gestione del budget sono diverse.

Questo può:

  • Creare competizione tra i team per ottenere i fondi disponibili e di cui hanno bisogno.
  • Complicare la pianificazione di fondi per team o acquisti specifici.

Soldo è diverso. Perché puoi:

  • Organizzare i tuoi fondi in wallet diversi per varie sedi, reparti, team e progetti nella tua organizzazione.
  • Attribuire una carta a persone specifiche in modo che tutti abbiano sempre la disponibilità di cui hanno bisogno.
  • Agevolare la spesa per loro, facilitare la gestione del budget per te.

Gestisci ogni pagamento

I processi automatizzati di Soldo, come gli “autotag”, riducono le ore di contabilizzazione delle spese. Ad esempio, gli acquisti dal tuo ufficio in Francia possono essere contrassegnati con il Paese o i pagamenti da parte del team di vendita possono essere categorizzati come “spese di rappresentanza”.

Con la funzione “gruppi”, le transazioni vengono automaticamente collegate al gruppo che le ha create, in modo da facilitare drasticamente la reportistica, la riconciliazione e le previsioni.

Inoltre, il processo autorizzativo delle spese può essere completamente personalizzato, pertanto manager o amministratori possono venire delegati per la gestione di team o progetti specifici così da permettere di accelerare le approvazioni.

La nostra piattaforma è costruita pensando a un ecosistema più ampio, quindi si integra con le maggiori piattaforme di contabilità, sincronizzando tutti i dati, in differenti ambienti, in pochi secondi.

Hai il completo controllo

Con Soldo, decidi esattamente quanto spendere.

  • Imposta regole e limiti di spesa e crea wallet e carte multivaluta.
  • Regola l’attività delle carte su acquisti, progetti o viaggi specifici o crea limiti di spesa giornalieri, settimanali, mensili o personalizzati.
  • Con le carte di plastica o virtuali hai la flessibilità di effettuare pagamenti online e in negozi fisici.

Tutti gli strumenti utili per la gestione dei pagamenti

Le carte aziendali, l’app, la Web console e le integrazioni contabili di Soldo consentono una facile gestione delle spese per i team e i progetti, con il vantaggio per gli uffici contabili di avere maggior controllo, visibilità e analisi in tempo reale.

Non dovrai più fare affidamento su fondi cassa, rimborsi e carte di credito

Spese condivise per team, progetti e reparti senza lunghi iter burocratici

Abilita le spese condivise

Emetti carte aziendali che possono essere utilizzate per progetti, reparti o team. Rendi più facile per i gruppi fare acquisti senza i rischi legati alla condivisione della carta di pagamento. Stabilisci regole e limiti e mantieni il controllo della spesa.

Preparati a ogni eventualità di spesa

Crea istantaneamente carte virtuali temporanee per coprire eventuali acquisti occasionali. Oppure imposta pagamenti periodici, come abbonamenti o annunci online, con carte virtuali e assicurati l’attività dei tuoi servizi e delle tue campagne in essere.

Abilita le spese condivise

Emetti carte aziendali che possono essere utilizzate per progetti, reparti o team. Rendi più facile per i gruppi fare acquisti senza i rischi legati alla condivisione della carta di pagamento. Stabilisci regole e limiti e mantieni il controllo della spesa.

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Preparati a ogni eventualità di spesa

Crea istantaneamente carte virtuali temporanee per coprire eventuali acquisti occasionali. Oppure imposta pagamenti periodici, come abbonamenti o annunci online, con carte virtuali e assicurati l’attività dei tuoi servizi e delle tue campagne in essere.

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Tieni tutto sotto controllo

Panoramiche complete su ogni pagamento, con la tua Web console Soldo

Organizza le spese

Configura il tuo account Soldo affinché rispecchi la policy di spesa della tua organizzazione. Crea team, progetti e reparti con wallet che attingono da fondi condivisi o separati. Imposta limiti di spesa avanzati per ciascuno di essi.

Scopri di più

Personalizza il tuo processo di approvazione

Evita ritardi quando qualcuno richiede una carta virtuale temporanea. Delega le approvazioni a team manager o amministratori in modo che le richieste arrivino alle persone giuste al momento giusto.

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Risparmia tempo con l’automazione

Classifica le spese automaticamente e riduci le ore dedicate alla contabilità manuale. Associa alle transazioni i dati di spesa in tempo reale, come localizzazione o tipo di spesa, per semplificare la riconciliazione e la creazione di report.

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Compila la nota spese in un clic

Automatizza le note spese con una semplice app

Acquisisci i dati di spesa in pochi clic

Basta con le note spese cartacee, le ricevute perse e le riconciliazioni manuali. Gli utenti utilizzano semplicemente l’app per scattare foto delle loro ricevute e aggiungere i dati di spesa ai loro pagamenti.

Facilita agli utenti la gestione della loro spesa

Con l’app Soldo gli utenti possono accedere alle informazioni del conto e della carta, come ad esempio il PIN, e possono controllare il loro saldo, ovunque si trovino.

Rivedi e approva le spese

Porta le tue note spese in Soldo e convalida e approva facilmente gli acquisti effettuati dai tuoi dipendenti e team.

Riconcilia facilmente le spese

Le nostre integrazioni semplificano la contabilità

Usa Soldo con il tuo software di contabilità

Sincronizza Soldo con Xero, QuickBooks, NetSuite, in un paio di clic. E sulle altre piattaforme? Basta esportare i dati in formato CSV.

Scopri di più

Scegli il piano perfetto

Ottieni tutto ciò di cui hai bisogno per gestire le spese aziendali e semplificare la rendicontazione mensile.
Scegli il piano perfetto per la tua attività e registrati in pochi minuti, senza controllo del credito.

Start

0 € utente al mese Fino a 3 utenti e carte

Il piano base di Soldo per avere un assaggio della piattaforma.

Pro

6 € utente al mese    Minimo 3 utenti

Ottieni flessibilità per controllare i fondi e gestire le spese aziendali.

Enterprise

Contattaci Utenti illimitati e carte

Aziende di medie e grandi dimensioni che necessitano di personalizzazione, flessibilità e supporto dedicato.

I prezzi si intendono IVA esclusa. La piattaforma software Soldo è gestita da Soldo Software Ltd. Il conto emoney business e i servizi di pagamento sono forniti da Soldo Financial Services Ireland DAC e sono soggetti a commissioni aggiuntive come emissione di carte, prelievi di contanti e altre voci. Visualizza tutte le commissioni per i servizi finanziari qui e i limiti standard qui.

Cominciamo?

Una delle caratteristiche della nostra piattaforma è la flessibilità. Scopri subito la differenza che può fare per il tuo lavoro.