Come fare un rimborso spese non documentate

Contabilizzare le spese non documentate è una sfida per i reparti amministrativi aziendali che spesso comporta rallentamenti nel processo di rendicontazione e rimborso delle spese anticipate dal dipendente. Soldo consente di rimborsare le spese aziendali e le spese di trasferta senza bisogno di ulteriori documenti, garantendo una maggiore autonomia di spesa e visibilità delle transazioni effettuate in tempo reale.

Cosa si intende per spese non documentate?

Con spese non documentate si intendono tutte quelle spese per le quali il dipendente non è in grado di fornire un’idonea documentazione che attesti dove, quando e per quale cifra sia stato effettuato un acquisto.

Nella maggior parte dei casi, questo genere di situazione si verifica quando, durante una trasferta o un viaggio di rappresentanza, la documentazione di una spesa, quale uno scontrino o una ricevuta fiscale, venga smarrita e non sia possibile risalire alla cifra esatta anticipata dal dipendente, soprattutto nel caso in cui non sia stata utilizzata una carta di pagamento aziendale.

Un’altra tipologia di spesa non documentata riguarda i beni imponderabili, ovvero quei costi che non prevedono l’emissione di uno scontrino cartaceo specifico da inserire in archivio insieme alle restanti spese aziendali, quali la bolletta della luce di chi lavora in smart working, oppure un software aziendale o un pacchetto di servizi acquistati online.

Cosa fare quando manca lo scontrino?

Se i lavoratori dipendenti anticipano il proprio denaro per effettuare acquisti o usufruire di servizi per conto dell’azienda per cui lavorano, possono richiedere un rimborso spese che li risarcisca dei pagamenti sostenuti, come illustrato in questo articolo sulle diverse tipologie di rimborsi spesa per dipendenti.

In caso di perdita o mancanza dello scontrino fisico, il dipendente può ricorrere a diverse soluzioni per poter richiedere il rimborso spese:

1. Rimborso spese forfettario

Nel caso in cui si parli di rimborso forfettario, il dipendente non è tenuto a tracciare le spese sostenute. È sufficiente che venga compilata una nota spese in cui viene riportata la data di trasferta, la destinazione e la tipologia di spese sostenute (pranzo, cena, pernottamento e altre varie voci di spesa concordate anticipatamente col proprio reparto amministrativo). Ad ogni tipo di spesa corrisponde un importo forfettario che l’azienda riconosce.

Sommando le diverse voci di spesa si ottiene così l’importo da rimborsare. Alla dichiarazione del dipendente non deve essere allegato alcun documento o scontrino, né nulla che provi le spese effettuate, dato che non è sulla base di esse che si calcola il rimborso.

Vi è però un’eccezione: il rimborso spese forfettario non si applica in nessun caso alle spese relative al viaggio e trasporto (treno, aereo, mezzi pubblici). Queste spese devono sempre essere elencate e documentate, in genere con il biglietto del mezzo o altri documenti che provino la spesa, per essere rimborsate in esenzione da imposte attraverso la modalità di rimborso analitico.

2. Rimborso spese non documentate in busta paga

Se l’azienda dovesse decidere di rimborsare in ogni caso la spesa non documentata, anche in mancanza di un giustificativo di spesa, per l’Agenzia delle Entrate si tratta di retribuzione al dipendente a tutti gli effetti e, di conseguenza, la spesa deve essere inserita in busta paga, con tutti gli oneri fiscali che ne derivano.

3. Autocertificazione per il  rimborso spese non documentate

È possibile reperire online diversi fac simile di autocertificazione rimborso spese non documentate, ma è bene considerare che si tratta di un documento valido solo per gli enti sociali, che consiste nel rimborsare i volontari del terzo settore quando si fanno carico di spese di piccola entità (non più di 10€ al giorno e 150€ mensili).

È bene ricordare che, oltre al limite di prezzo, potrebbero essere in vigore ulteriori limiti previsti dall’ente e dal Codice del Terzo Settore.

4. Rimborso spese varie

Vi è un’ulteriore eccezione, ossia quella che riguarda il rimborso delle spese che rientrano nella voce ”varie”; tali spese non sono classificabili nella categoria viaggio, trasporto o vitto e alloggio, ma includono piccole somme di denaro per le spese telefoniche o per il parcheggio dell’auto. Le spese riferite dal dipendente che possono rientrare sotto la categoria di “varie” sono tutte esenti dall’onere di imposte e contributi.

L’esenzione dalle imposte vale anche se queste spese varie non sono state documentate, a condizione però che l’importo giornaliero non superi un massimo di 15,49 € per l’Italia e 25,82 € per i viaggi oltre i confini nazionali.

Cosa significa spese non documentate in fattura?

In alcuni casi, un libero professionista (ad esempio un tecnico oppure un consulente aziendale) si ritrova a dover sostenere delle spese per un cliente che assiste per conto della propria azienda.

A meno che l’azienda non rimborsi in modo forfettario il libero professionista, quindi corrispondendo un’indennità basata su una somma di denaro concordata, il professionista potrebbe essere d’accordo con l’azienda nel riaddebitare in fattura tali spese al cliente. In quest’ultimo caso, anche i giustificativi di spese vanno intestati al cliente, perché le spese vengono intese come un mandato ad agire per conto del cliente.

C’è però una regola fondamentale per la vendita di questi servizi: tali spese da addebitare in fattura al cliente devono essere sempre documentate, che si tratti di scontrino, ricevuta o fattura. È consigliabile quindi prestare sempre attenzione nel conservare qualsiasi tipo di documento comprovante la spesa aziendali.

Conservazione sostitutiva di Soldo, l’alternativa agli scontrini

Pensiamo a tutti i distinguo sopracitati per quanto riguarda la tipologia di rimborso, la tipologia di spesa, la categoria merceologica della spesa, la differenza tra liberi professionisti e dipendenti. Contro questa galassia di definizioni esiste una soluzione semplice: automatizzare le spese aziendali per incrementare la produttività e semplificare il pagamento e la rendicontazione, grazie alla possibilità di memorizzare in digitale tutti i dettagli necessari per la contabilità mensile.

Grazie all’adozione obbligatoria delle normative atte a regolare la conservazione sostitutiva dei documenti digitali a partire da gennaio 2022, Soldo è in grado di offrire un servizio di Conservazione Sostitutiva integrato all’interno della piattaforma, attraverso il quale il reparto amministrativo aziendale può finalmente eliminare il processo di archiviazione delle ricevute cartacee e semplificare la riconciliazione delle fatture in maniera istantanea.

Come funziona?

Nel momento in cui una transazione viene effettuata, i dipendenti dovranno semplicemente fotografare il giustificativo e caricarlo nella sezione dedicata alla Conservazione Sostitutiva della app mobile Soldo per archiviarla in pochi istanti. Il sistema creerà automaticamente una versione digitale della ricevuta, con gli stessi dati riportati nella versione fisica, garantendone dunque la piena validità legale, come stabilito nella deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004.

Ricevute, diarie, indennità: con Soldo tutto è visibile da un’unica dashboard

Soldo è la piattaforma di gestione delle spese aziendali che permette di tenere traccia e migliorare la riconciliazione delle transazioni effettuate dai collaboratori attraverso carte prepagate, app mobile e web console. Insieme, queste tre componenti permettono di popolare automaticamente la nota spese catturando dalla transazione tutti i dati, quali:

  • data;
  • importo;
  • valuta;
  • esercente;
  • categoria merceologica.

La piattaforma Soldo consente inoltre di associare a ogni transazione:

  • tag, in modo che le transazioni siano organizzate in categorie di spesa;
  • foto della fattura o dello scontrino per facilitare il successivo processo di conservazione sostitutiva.

In più, l’emissione di una carta di pagamento Soldo è molto più rapida ed economica dell’emissione di una carta di credito aziendale, il che rende Soldo la soluzione ottimale per chi vuole dotare tutti i dipendenti di una propria carta business, disponibile anche nell’opzione carta carburante.

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