Archiviazione sostitutiva degli scontrini e delle ricevute fiscali: con Soldo è più facile


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Archiviazione sostitutiva degli scontrini e delle ricevute fiscali con Soldo

L’archiviazione degli scontrini e delle ricevute non è decisamente un tema accattivante per molti, eppure una corretta gestione con le carte Soldo permette e garantisce un risparmio di tempo e di denaro.

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Una corretta archiviazione sostitutiva degli scontrini in azienda permette e garantisce un risparmio in termini di tempo e denaro che può essere decisivo. In tempi in cui lo smart working e il lavoro da remoto si sono diffusi capillarmente, è il momento di conoscere meglio la modalità di archiviazione più smart e digitale, ma soprattutto a norma di legge.

Cosa prevede la normativa in merito alla conservazione degli scontrini e delle ricevute fiscali

La normativa italiana prevede che gli scontrini e le ricevute fiscali debbano essere conservati per 10 anni. In caso di controlli, infatti, l’azienda è tenuta ad esibire i giustificativi cartacei originali.

A seguito di un interpello, l’Agenzia delle Entrate ha emesso la risoluzione N. 96/E del 21/7/17 e, successivamente, la risposta N. 388 del 20/9/19. In questi documenti la normativa prevede che se un’azienda introduce un sistema certificato di archiviazione sostitutiva viene meno – ad esclusione delle eccezioni e dei casi descritti all’interno dei documenti di cui si invita in ogni caso a prendere visione – l’obbligo di conservare le copie cartacee di scontrini e ricevute.

Come funziona un servizio di archiviazione sostitutiva?

Conservare digitalmente significa “duplicare” i documenti cartacei con un equivalente documento in formato digitale. Il documento digitale è comunque conforme all’originale cartaceo e viene “bloccato” nella forma, nel contenuto e nel tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Quindi, occorre fare una precisazione: perché lo scontrino archiviato in via digitale sia considerato valido a fini fiscali serve una piattaforma di archiviazione sostitutivacome quella che ha integrato Soldo – che nasce con questo preciso scopo. Senza una piattaforma di archiviazione infatti non sarebbe sufficiente ai fini fiscali scattare una fotografia dello scontrino. Se ci si limita a caricare ad esempio la foto dello scontrino su un servizio di archivistica in cloud come Dropbox o Google Drive, non abbiamo infatti seguito le regole tecniche di archiviazione sostitutiva, necessarie perché la foto abbia valore a fini fiscali.

La Mission di Soldo

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La sua soluzione consente alle aziende di utilizzare un conto spese multiutente che controlla preventivamente il ciclo di gestione delle spese. Carte prepagate Mastercard® e un’app intuitiva consentono di digitalizzare i dati delle transazioni e le collegate informazioni nel momento in cui vengono effettuate. Si possono creare carte per dipendenti o centri spesa e ricaricarle online a costo zero, effettuare e controllare pagamenti, ricevere notifiche, allegare le foto delle ricevute, creare report e esportarli in contabilità.

Come funziona il servizio di archiviazione sostituiva di Soldo

 

Report transazioni carta prepagata SoldoIl servizio di archiviazione sostitutiva è integrato nella piattaforma Soldo e permette alle aziende di alleggerire la gestione spese, sottraendole dalla necessità di conservare, per almeno 10 anni, i giustificativi cartacei da esibire in caso di controlli.

Una volta effettuato un pagamento con la carta Soldo, il dipendente carica una foto dello scontrino sull’app, che successivamente in modo automatico viene trasferita in una piattaforma dedicata, che conferisce al documento tutti i requisiti affinché sia fiscalmente valida. In caso di controlli, l’azienda dovrà semplicemente accedere, tramite la stessa piattaforma, alla copia del giustificativo, associata alle informazioni di pagamento.

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