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Come semplificare il lavoro a distanza e motivare i tuoi collaboratori in smart working

10 Febbraio 2022   |   13 min
remote working woman
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Il mondo del lavoro sta attraversando una vera e propria rivoluzione. Sono sempre di più le persone che si sono ritrovate a svolgere il proprio lavoro da casa e molte di queste vorrebbero continuare a farlo anche in futuro.

La pandemia ha inevitabilmente ribaltato le priorità di ognuno di noi, portando i lavoratori di tutto il mondo a cercare un nuovo equilibrio tra vita privata e professionale che meglio si concili con le loro aspettative. Per i datori di lavoro questo si traduce nella necessità di saper attrarre e trattenere i migliori talenti.

Il lavoro ibrido sta assumendo una dimensione così importante da indurre sempre più persone a lasciare il proprio lavoro per nuove opportunità più confacenti al proprio stile di vita. Questa “nuova normalità” comporta dei vantaggi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti:

  • Maggiore produttività
  • Riduzione dei livelli di stress e maggiore benessere
  • Riduzione del pendolarismo e conseguenti benefici ambientali
  • Libertà di lavorare da qualsiasi località

Si tratta del più grande cambiamento che il nostro modo di lavorare abbia mai conosciuto negli ultimi decenni. E se ben implementato, non potrà che essere un vantaggio per tutti. Al contrario, invece, può trasformarsi in una sfida complicata. Sì, perché il lavoro ibrido può porre davanti alcuni ostacoli:

  • Difficoltà a gestire i dipendenti, aumentare il morale, promuovere la cultura del team e le relazioni
  • Difficoltà nella comunicazione e nella collaborazione a causa della mancanza di contatto fisico
  • Aumento del senso di solitudine ed isolamento
  • Orari di lavoro prolungati con maggiore rischio di burnout

Al giorno d’oggi, la priorità per le aziende sarebbe proprio quella di evitare problemi di questo tipo.

Le aziende hanno l’opportunità di riformare gli attuali modelli per adattarli meglio ai ruoli e alle preferenze dei singoli, espandendo geograficamente la propria squadra di lavoro e risparmiando sui normali costi d’ufficio.

Per farlo, però, devono imparare ad attrarre e trattenere i migliori candidati sulla piazza.

Lo smart working in Italia

*Dati dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano

L’89% delle aziende continuerà ad usare lo smart working anche in futuro

Oltre un terzo degli smart worker riscontra un maggiore equilibrio fra lavoro e vita privata

Il futuro del lavoro è ibrido, con in media tre giorni a settimana di lavoro da casa per le grandi imprese

Come attrarre i migliori talenti nell’era Covid

Anche il mercato del lavoro ha subito profondi cambiamenti a causa della pandemia da Covid-19. A dettare le regole sono sempre di più professionisti iper-qualificati che, grazie all’esperienza maturata, possono scegliere dove andare. Infatti, nel 2021, i media di tutto il mondo hanno cominciato a parlare di “great resignation” con riferimento al boom di dimissioni.

Chi è in cerca di lavoro, ma anche chi ha già un impiego, ha maturato nuove aspettative: più attenzione al benessere, maggiori opportunità di crescita individuale e professionale, migliori strumenti e più equilibrio con la vita privata.

Ma assicurare questi vantaggi potrebbe essere complicato per le aziende che si trovano a gestire:

  • Diversi team e budget
  • Diverse valute per i vari uffici in Europa
  • Diverse esigenze di spesa per persone e progetti

Con queste premesse, come possono le aziende affrontare le sfide di oggi, investire nei propri dipendenti e trattenere i migliori talenti? Ecco alcuni consigli:

  1. Coltiva la cultura del benessere: scongiura il potenziale burnout dei dipendenti con uno “speciale pacchetto salute” fatto di giornate dedicate al benessere, terapia online o attività sportive. Assicurati regolarmente che stiano bene e mantieni dei sani confini tra vita privata e lavorativa.
  2. Crea delle occasioni di incontro: colma la distanza fisica organizzando degli incontri, sia di persona che virtuali. Celebra i successi dei team o organizza attività di gruppo per tenere alto il morale e mantenere la connessione tra chi lavora in smart working.
  3. Offri ai tuoi dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno: aumenta la produttività con attrezzature e spazi di lavoro dedicati, piattaforme di collaborazione e speciali tecnologie che aiutano le persone a focalizzarsi sul proprio lavoro.
  4. Supporta la loro crescita: crea una cultura dell’apprendimento attraverso opportunità di sviluppo come mentoring, formazione online e webinar.
  5. Promuovi un modo più facile di viaggiare: offri opzioni flessibili e sostenibili, la possibilità di modificare le prenotazioni (per prolungare i viaggi e godere del luogo da turista), sistemi di portafoglio virtuale e metodi di pagamento semplici.

Tutte queste azioni finiranno per avere un riscontro positivo, riducendo i giorni di lavoro persi per malattia e migliorando la performance e la fedeltà dei dipendenti.

Cosa fa Soldo per i suoi dipendenti

Essendo un’azienda in rapida crescita, abbiamo dovuto trovare delle soluzioni per aumentare il benessere e la soddisfazione dei nostri dipendenti, così da poter coltivare e trattenere i migliori talenti.

E la soluzione non poteva essere più semplice: Soldo ha semplificato la vita alle persone che lavorano da Soldo! Siamo noi i primi ad utilizzare il prodotto e i servizi che offriamo ad altre aziende. Ed è questo che fa la differenza.

La nostra piattaforma di gestione spese e il sistema integrato di carte prepagate aziendali consentono ai dipendenti di ottenere facilmente ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.

 

remote working man

Può un software di gestione spese aumentare la soddisfazione dei dipendenti?

La nostra piattaforma intuitiva e l’app mobile consentono ai dipendenti di inoltrare richieste di spesa, effettuare acquisti, acquisire ricevute e tenere traccia dei budget, senza tutti i problemi di ordinaria amministrazione.

Inoltre, attraverso un sistema di carte virtuali, supportiamo la crescita professionale delle persone che fanno parte della nostra organizzazione. Le nostre prepagate virtuali sono la soluzione ideale per i pagamenti occasionali, come corsi di formazione e biglietti per conferenze.

“Qui da Soldo incoraggiamo le persone ad essere proattive e a cogliere le migliori opportunità per crescere e sviluppare le proprie competenze. È per questo abbiamo stanziato dei fondi dedicati esclusivamente alla formazione dei lavoratori, così da offrire alle persone la possibilità di affinare le proprie competenze”.

Marie Degritot, HR Business Partner Soldo Italia

E per far sì che questo avvenga il più velocemente possibile, riconosciamo alle persone piena responsabilità quando si tratta del proprio sviluppo personale. Grazie alla possibilità di impostare dei limiti di spesa su ciascuna carta, i dipendenti possono richiedere ed effettuare acquisti dedicati alla loro formazione ed acquisire istantaneamente le relative ricevute.

Potenziare il reparto amministrativo

Non importa quanti siano i budget, i reparti o i team in azienda, il nostro reparto amministrativo è in grado di controllare ogni singolo acquisto, ovunque questo abbia luogo.

Soldo supporta il lavoro svolto dall’ufficio contabilità con un sistema automatizzato per tracciare e gestire le spese dei dipendenti. In questo modo, attraverso la web console, è possibile avere un quadro completo e in tempo reale di tutto ciò che viene speso per lo sviluppo professionale delle persone.

Migliorare la collaborazione con carte dedicate a team o progetti

La nostra piattaforma di gestione spese non solo accelera i processi, ma evita anche numerose inefficienze, offrendo così un grande vantaggio competitivo.

I flussi di approvazione delle richieste di spesa sono particolarmente semplici, intuitivi e veloci. Un’ottima soluzione per chi lavora in smart working.

L’automazione è la soluzione a molti problemi:

  • Fare acquisti urgenti, il più velocemente possibile
  • Raccogliere e tenere traccia di tutte le ricevute
  • Trascorrere ore a compilare moduli e report
  • Fare i conti con la frustrazione dei dipendenti alle prese con amministrazione e documenti cartacei
  • Controllo e visibilità insufficienti sulle spese sostenute

Grazie a Soldo, invece, non sarà più necessario perdere tempo in attività lunghe e ripetitive. I reparti amministrativi possono semplicemente impostare limiti di spesa sulle carte e automatizzare le ricariche; in questo modo si scongiura il rischio di andare fuori budget o finire i soldi a disposizione.

Qui da Soldo, ognuno ha la propria carta, comprese quelle dedicate a specifici team o progetti. Inoltre, è possibile ricreare all’interno della piattaforma la stessa struttura organizzativa dell’azienda, delegando la gestione del budget a diversi team leader.

Ogni team è responsabile delle spese, senza alcun rischio per l’azienda. Questo significa maggiore fiducia e la sicurezza di spendere in modo responsabile.

Inoltre, la collaborazione e la tenuta dei budget saranno più facili che mai.

Offrire ai dipendenti la migliore esperienza possibile, fin dal primo giorno

Con la diffusione del lavoro ibrido, diventa sempre più urgente l’esigenza di assicurare ai neoassunti un inserimento in azienda fluido e senza problemi.

La nostra esperienza ci dice che un onboarding ben strutturato aiuta a:

  • Comprendere ed abbracciare la cultura aziendale
  • Ottenere una conoscenza dettagliata della mission e degli obiettivi aziendali (e di come i nuovi assunti contribuiranno a raggiungerli)
  • Comprendere meglio la struttura aziendale, nonché i diversi sistemi e processi
  • Scoprire cosa può fare l’azienda per i nuovi assunti (come gli strumenti a loro disposizione o le opportunità di sviluppo professionale)

Comincia in modo semplice. Ad esempio, assicurati che i nuovi arrivati in azienda dispongano delle attrezzature giuste per svolgere il proprio lavoro.

I dipendenti Soldo ricevono una carta aziendale già il primo giorno. Questo significa che non avranno mai a che fare con procedure di rimborso e che l’azienda si fida di loro.

Valorizzare i propri dipendenti fin dal primo giorno di lavoro, è il più caloroso benvenuto che si possa ricevere.

Flussi di approvazione semplici e meno attività di amministrazione

Alcune mansioni comportano un significativo carico di lavoro. E risolvere questo problema non è sempre facile.

Questo è vero soprattutto per i processi di approvazione dei pagamenti. Specialmente per i neoassunti, può essere difficile capire a chi rivolgersi, quali moduli compilare e quanto tempo ci vorrà prima che una loro richiesta venga approvata.

Tradizionalmente, quando veniva inoltrata una richiesta di pagamento, non c’era modo di tenerne traccia, se non per telefono o via email.

Per rendere più semplice e fluido questo processo, Soldo ha introdotto la funzione Acquisti: il reparto amministrativo può così definire dei flussi di approvazione, autorizzare richieste di spesa occasionali ed emettere carte virtuali, appositamente create per uno specifico acquisto, e il tutto in pochi secondi.

Le richieste di acquisto dei dipendenti vengono inviate al responsabile dell’approvazione, nel rispetto di una serie di passaggi sequenziali che caratterizzano la procedura. Ed è possibile monitorare costantemente la spesa tramite l’app mobile.

Se, ad esempio, una persona trova un corso di formazione a cui vorrebbe partecipare, potrà inviare una richiesta in pochi clic, ottenere l’approvazione e ricevere una carta virtuale con l’importo necessario al pagamento.

Successivamente, si può inviare la ricevuta digitale contenente tutte le informazioni richieste su quella specifica spesa. E non avere più a che fare con opprimenti oneri amministrativi. Niente più rimborsi, ma un modo di spendere migliore per tutti:

  • Immagine in tempo reale di richieste di spesa, approvazioni e pagamenti per gli approvatori
  • Facile acquisizione e caricamento delle ricevute
  • Risparmio di tempo e fatica, con un aumento dell’efficienza
  • Pagamenti più sicuri con carte prepagate usa e getta monouso per acquisti e importi specifici
  • Visualizzazione della politica aziendale in materia di spesa prima di inoltrare una richiesta

“Grazie a questa funzione, il People Team è in grado di capire le necessità delle persone in termini di sviluppo. E questo ci consente di definire meglio i nostri piani a livello aziendale.”

Marie Degritot, HR Business Partner Soldo – Italia

I dipendenti possono pensare alla propria formazione professionale senza che questo richieda il coinvolgimento di troppe persone. Un’ottima strategia per tenere alto il morale.

Il primo passo da fare per un futuro migliore

Dal nostro report “Verso il Super Bloom” è emerso che il 74% delle aziende prevede un significativo aumento dei ricavi nel 2022. Questo significa grandi prospettive di crescita.

È il momento perfetto per abbracciare il lavoro ibrido in modo responsabile, tenendo conto del benessere dei dipendenti.

Molte aziende, tra cui Soldo, stanno sperimentando come determinate pratiche e i giusti strumenti giusti possano agevolare il lavoro delle persone, eliminando eventuali difficoltà e garantendo maggiore flessibilità. Fattori che, combinati tra loro, sono in grado di aumentare i livelli di produttività e garantire una vita più soddisfacente a tutti.

Questo recente cambiamento di priorità per così tanti potenziali candidati rappresenta una grande opportunità per le aziende.

E non dimentichiamo i benefici a livello sociale ed ambientale. La riduzione del pendolarismo è un vantaggio sia per l’ambiente che per la vita di ciascun dipendente. E si traduce anche in un risparmio dei costi per l’azienda, come quelli per l’affitto dei locali.

Un nuovo modo di lavorare è possibile. E con gli strumenti adeguati sarà davvero facile metterlo in pratica.

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