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Non sempre i benefit aziendali vengono erogati in forma di voucher; in alcuni casi, possono essere pagati con contante o carta. Scopri come rendere smart la contabilizzazione del welfare aziendale con le carte prepagate Soldo.
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ll welfare aziendale comprende tutte le iniziative e offerte atte a incrementare la qualità della vita e del lavoro delle persone in azienda. Sotto il profilo fiscale, il welfare aziendale si traduce nella concessione ai dipendenti di benefit che hanno la caratteristica di essere esenti da tassazione. In questo articolo, esaminiamo i benefit più comuni e richiesti, la normativa fiscale che li regola, i vantaggi economici e il modo in cui concorrono al miglioramento della cultura aziendale. Forniamo inoltre alcuni consigli pratici per attuare un piano di welfare aziendale mirato e smart, anche con il supporto di strumenti avanzati come Soldo.
In prima istanza, occorre ricordare che i benefit non riguardano solo la persona del dipendente, ma possono estendersi anche al suo nucleo familiare.
Tra i benefit più comuni rientrano istruzione, assistenza ai familiari, mutui, trasporti e mobilità, previdenza, cassa sanitaria, polizze, fringe benefits, cultura e tempo libero.
L’emergenza COVID-19 ha trasformato la comune concezione del welfare e i benefit richiesti, spostando l’attenzione verso il piano del benessere e della salute della persona. Un esempio? Lo smartworking, una volta opzione accessoria a supporto dell’offerta di welfare, sta diventando sempre più diffuso e richiesto all’interno delle aziende.
Un benefit comune consiste nel pagamento delle tasse universitarie e dei libri di testo dei figli del dipendente; un’altra opzione è l’iscrizione a seminari e corsi di formazione – durante il lockdown, si è registrato un forte incremento delle attività di e-learning.
Alcune aziende offrono tra i benefit la possibilità di stipulare accordi con un CAF o con un commercialista, per permettere ai dipendenti di compilare la propria dichiarazione dei redditi gratuitamente, in modo guidato e veloce.
Il cuore del successo di una buona politica di welfare? La sua capacità di offrire servizi di valore alle persone. Infatti il welfare, oltre a comportare vantaggi economici in termini fiscali per l’azienda e per il dipendente, supporta e promuove la cultura aziendale incrementando la soddisfazione e produttività dei dipendenti.
In questo modo, il beneficio è reciproco e il welfare è occasione di dialogo produttivo tra datore di lavoro e collaboratori.
Una ricerca Ipsos 2018 ha rilevato come non sempre i benefit più desiderati siano quelli che vengono poi effettivamente proposti in azienda. Infatti, mentre i benefit più comuni sono buoni pasto (70%), strumenti tecnologici (38%) e polizze assicurative (36%), quelli più richiesti sono tendenzialmente i servizi di sostegno alla famiglia (59%) come il pagamento delle rette universitarie, dei testi scolastici e dell’asilo, quelli dedicati alla salute e al benessere personale (54%) e i voucher shopping (52%).
Caratteristica strutturale del welfare aziendale è la sua applicazione alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee di collaboratori.
Ciò significa che i benefit non possono essere creati ad personam (se così fosse, sarebbero passibili di diventare strumento di discriminazione).
Inoltre, se fino al 2016 la decisione di distribuire benefit ai dipendenti era presa su base volontaria, ossia, non era oggetto di negoziazione sindacale tra i dipendenti e i dirigenti, a partire da questa data la normativa si è allentata. I benefit sono frequentemente oggetto di conversazione nelle riunioni aziendali. Ad esempio, è possibile decidere di negoziare per convertire i premi di produzione in forme di welfare, che sono esenti da tassazione. Per questa ragione, i premi di produttività assumono sempre più spesso la forma di benefit aziendali.
Pur includendo il welfare aziendale un’ampia gamma di possibilità, non tutto può è essere trasformato in benefit. Vi sono infatti dei limiti che si applicano a ciò che può essere considerato benefit e ai criteri di somministrazione ai dipendenti:
In generale, la tendenza da parte della politica è quella di incentivare l’uso dello strumento dei benefit. Infatti, l’affermarsi della pratica del welfare aziendale porta con sé un risparmio in termini di welfare pubblico – questo spiega perché i benefit che coincidono con servizi offerti attraverso i piani del contratto collettivo nazionale godono di una deducibilità integrale.
Come anticipato, il welfare aziendale ha vantaggi oggettivi per aziende e dipendenti. Ora vediamo brevemente come essi si traducono in vantaggi fiscali per entrambe le parti, prima di soffermarci sul punto di forza dei benefit aziendali, ovvero il consolidamento della cultura lavorativa.
Sul piano fiscale, applicando un piano di welfare sia il dipendente che l’azienda hanno benefici. Da un lato, l’azienda gode delle agevolazioni fiscali in termini di deduzioni a cui non potrebbe accedere se i benefici avessero la forma di retribuzione monetaria. Per quanto riguarda il dipendente, se l’azienda risparmia, parte di quanto risparmiato può contribuire ad arricchire i benefit. In sostanza, azienda e dipendente possono concordare una retribuzione inferiore o uno scambio in forma di benefit di maggiore entità.
Inoltre, l’azienda beneficia anche di ritorni indiretti legati all’incremento della produttività e al miglioramento della qualità della vita dei dipendenti.
Non sempre i benefit aziendali vengono erogati in forma di voucher; in alcuni casi, possono essere pagati con contante o carta.
Una soluzione (sconsigliabile) può essere quella di chiedere al dipendente di anticipare la spesa e poi documentarla, ma ciò comporta gli stessi problemi legati ai pagamenti dei viaggi aziendali: tempo perso per gestire i rimborsi e obbligo per il dipendente di tenere traccia di tutte le transazioni.
Le carte prepagate aziendali Soldo sono la soluzione ideale per semplificare e tracciare i pagamenti per i benefit aziendali. I dipendenti possono usarle per effettuare le spese relative ai benefit; l’azienda ottiene subito in formato elettronico il documento di spesa e i dettagli di pagamento, che sono caricati via app. La contabilità è agevolata e digitalizzata.
Soldo si rivela una scelta particolarmente conveniente per supportare il modello del flexible benefit in azienda: è sufficiente caricare le carte con il budget stabilito per ciascun dipendente e lasciare a quest’ultimo la libertà di effettuare la spesa per il proprio benefit, all’interno di una lista di categorie definita.
Le carte sono monitorate in tempo reale da una web console centralizzata; possono essere limitate nei generi di spesa, bloccate o impostate su regole e limiti di spesa specifici, per un controllo ancora più capillare e personalizzato.
“Quando ci hanno presentato Soldo abbiamo capito che era la soluzione che chiudeva il cerchio perché ci consentiva di dare ai nostri colleghi uno strumento per rendicontare la spesa nel momento in cui veniva sostenuta assicurando all’azienda il massimo controllo.”
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