Buoni welfare in azienda: come gestirli senza stress

Welfare aziendale: cos’è?

ll welfare aziendale comprende tutte le iniziative e offerte atte a incrementare la qualità della vita e del lavoro delle persone in azienda. Sotto il profilo fiscale, il welfare aziendale si traduce nella concessione ai dipendenti di alcuni benefici in denaro o in natura, e che sono inoltre esenti da tassazione.

Si tratta di alcuni benefit che riguardano la gestione della vita quotidiana e l’acquisto di servizi da parte del dipendente, ma che non si applicano unicamente alla sua persona, bensì anche il suo nucleo familiare.

Esempi di welfare aziendale

Ad esempio, una compagnia può scegliere di convenzionarsi con una mensa e ottenere dei buoni pasto a prezzi agevolati, che consegnerà poi ai propri dipendenti. Il vantaggio economico per l’azienda consiste solitamente nel fatto che per acquisti consistenti si tende a risparmiare rispetto al corrispettivo aumento in busta paga che l’azienda concederebbe al dipendente, se non ci fossero buoni welfare.

Ma i buoni pasto o i buoni benzina sono solo uno dei molti esempi.

Secondo una ricerca di Harris Interactive per Sodexo Benefits & Rewards Services Italia, i 10 benefit più richiesti nel 2022 da 4800 lavoratori, di cui 600 italiani, sono:

• Premi immediati (36%)
• Buoni pasto (30%)
• Bonus a lungo termine (24%)
• Assicurazione medica (23%)
• Mensa aziendale (23%)
• Benefit finanziari come fondo pensione oppure assicurazione sulla vita (22%)
• Agevolazione per gli abbonamenti dei mezzi pubblici (20%)
• Programmi di formazione per i lavoratori (20%)
• Flessibilità lavorativa (17%)
• Macchina aziendale (17%)

Un esempio pratico di “premi immediati” sono i buoni shopping, che consentono il dipendente di spendere in un determinato punto vendita a cui l’azienda si è convenzionata precedentemente.

Sulla voce “programmi di formazione per i lavoratori” va anche fatta un’ulteriore distinzione: mentre ad esempio i corsi di studio o tecnici inerenti alla mansione del dipendente oppure correlati al core business aziendale sono considerabili come formazione, se il dipendente sceglie di seguire un corso di studio indipendente questo rientra a pieno titolo nel diritto allo studio ed è normato dallo Statuto dei Lavoratori (art 10 n 300/1970).

Secondo altri punti di vista, anche lo smart working, o meglio la possibilità di lavorare da remoto (sopra indicato come “flessibilità lavorativa”), è considerabile a pieno titolo un benefit aziendale.

In quanto servizi correlati al benessere della persona, le politiche di welfare si modificano a seconda delle necessità storiche e geografiche, ed è evidente che la pandemia da Covid-19 abbia giocato un ruolo fondamentale in questo contesto. Ad esempio l’intenso sviluppo delle attività di e-learning durante il primo lockdown ha senz’altro modificato la concezione e la diffusione della formazione da parte del lavoratore.

Infine, alcune aziende offrono tra i benefit la possibilità di stipulare accordi con un CAF o con un commercialista, per permettere ai dipendenti di compilare la propria dichiarazione dei redditi gratuitamente in modo guidato e veloce.

Come funzionano i buoni welfare e i benefit in generale

Caratteristica strutturale del welfare aziendale è l’essere normalmente esentasse, il che lo rende spesso più conveniente rispetto al premio di produzione. Un altro elemento importante è l’impossibilità di creare benefit ad personam: i buoni welfare devono essere erogati in modo uniforme alle stesse categorie di dipendenti, altrimenti potrebbero costituire discriminazione.

Inoltre, se fino al 2016 la decisione di distribuire benefit ai dipendenti era presa su base volontaria, ossia non era oggetto di negoziazione sindacale tra i dipendenti e i dirigenti, a partire da questa data la normativa si è allentata. I benefit sono frequentemente oggetto di conversazione nelle riunioni aziendali: ad esempio, spesso si negozia la conversione dei premi di produzione in forme di welfare, come detto sopra.

Pur includendo nel welfare aziendale un’ampia gamma di casistiche, non tutto può essere trasformato in benefit. Vi sono infatti dei limiti che si applicano a ciò che può essere considerato benefit e ai criteri di somministrazione ai dipendenti.

Chi ha diritto ai buoni welfare

Il beneficiario del benefit non deve avere un reddito annuo maggiore o uguale a 80.000€.

I benefit concessi in base ad accordi collettivi godono di una deducibilità fiscale pari al 100%, mentre il welfare aziendale volontario gode di una deducibilità del 5 per mille sul costo complessivo del lavoro.

Affinché l’azienda possa accedere ai vantaggi fiscali nell’adottare un piano di welfare, i benefit devono essere offerti a intere categorie di dipendenti, oppure essere universali, fatta comunque eccezione per chi ha un reddito annuo superiore a 80.000€.

In generale, per conoscere più dettagli su quali benefit siano nel diritto del lavoratore, conviene fare riferimento al contratto collettivo nazionale. La modalità con cui poi l’azienda decide di declinarli, che sia una welfare card, un welfare voucher o altro, dipende dalle scelte amministrative dell’azienda stessa.

Vantaggi fiscali dei benefit aziendali

Come anticipato, il welfare aziendale ha dei vantaggi oggettivi per aziende e dipendenti. Sul piano fiscale, applicando un piano di welfare sia il dipendente che l’azienda possono ricavarne dei benefici concreti.

Da un lato, l’azienda gode delle agevolazioni fiscali in termini di deduzioni a cui non potrebbe accedere se i benefici avessero la forma di retribuzione monetaria; ad esempio c’è la deducibilità al 100% per i buoni welfare o in generale i benefit indicati come tali nel contratto collettivo nazionale di riferimento, mentre il welfare aziendale volontario gode di una deducibilità del 5 per mille sul costo complessivo del lavoro.

Affinché l’azienda possa usufruire dei vantaggi fiscali del welfare, i benefit devono essere offerti a intere categorie di dipendenti, oppure essere universali, fatta comunque eccezione per chi ha un reddito annuo superiore a 80.000€.

D’altra parte, se l’azienda risparmia, parte di quanto risparmiato può contribuire a rendere i benefit più sostanziosi per il dipendente. In sostanza, azienda e dipendente possono concordare una retribuzione inferiore o uno scambio in forma di benefit di maggiore entità.

Infine, l’azienda e il dipendente beneficiano anche di ritorni indiretti legati all’incremento della produttività e al miglioramento della qualità della vita dei lavoratori.

Come vengono gestiti i benefit aziendali

Ora analizziamo nel dettaglio i vari tipi di benefit e vediamo come solitamente sono gestiti e come è possibile gestirli meglio.

1) Buoni welfare (welfare voucher)

I benefit aziendali possono essere erogati in forma di voucher, di card o strumenti simili – come buoni pasto o buoni shopping. Una welfare card consente all’azienda di distribuire il benefit con relativa facilità, ad esempio in concomitanza delle feste, come una sorta di regalo aziendale, oppure in periodi prestabiliti o all’inizio di ogni mese.

Questa prima forma di gestione è considerabile pagamento in natura.

2) Rimborsi spese

Una seconda soluzione è gestire il welfare aziendale tramite rimborso spese, soluzione comune soprattutto nel caso di spese mediche o spese per il materiale scolastico dei figli. In questo caso, il dipendente anticipa la spesa e poi la documenta, ma ciò comporta gli stessi problemi legati ai pagamenti dei viaggi aziendali: tempo perso per gestire i rimborsi e obbligo per il dipendente di tenere traccia di tutte le transazioni.

3) Carta di pagamento aziendale

In alcuni casi molto specifici di welfare aziendale, ad esempio le spese di vitto durante lo smart-working, conviene che il dipendente abbia direttamente la propria carta di credito aziendale, e spenda quanto necessario compilando a seguito della spesa una nota spese.

È un metodo di per sé funzionale, ma che prevede la lunga e costosa emissione di una carta di credito nominale per ogni dipendente, il che lo rende impraticabile con le comuni carte di credito.

4) Fringe benefit in busta paga

Per chi utilizza un’auto aziendale ad uso promiscuo, è possibile gestire il cosiddetto fringe benefit in busta paga. Spetta in questo caso al datore di lavoro operare la ritenuta alla fonte in busta paga e calcolare i contributi INPS.

Il metodo smart per gestire i buoni welfare

Il cuore del successo di una buona politica di welfare è la sua capacità di offrire servizi di valore alle persone. Infatti il welfare, oltre a comportare vantaggi economici in termini fiscali per l’azienda e per il dipendente, supporta e promuove la cultura aziendale incrementando la soddisfazione e produttività dei dipendenti.

A fronte di questi innegabili vantaggi, il welfare aziendale non dovrebbe però costituire un onere troppo grande per il reparto amministrativo, e per questo le carte Soldo costituiscono una vera e propria rivoluzione.

Soldo non è un conto corrente aziendale e non è una carta di credito, ma grazie a una web console collegata a una rete di carte prepagate aziendali ad emissione immediata consente di gestire le spese in modo automatico e digitale.

Le carte aziendali Soldo

Le carte prepagate aziendali Soldo sono la soluzione ideale per semplificare e tracciare i pagamenti per i benefit aziendali: i dipendenti in lavoro da remoto o in smart working possono ricevere ogni giorno dall’amministrazione l’ammontare di denaro sufficiente e spenderlo senza rischio di truffa online o offline.

Il dipendente può inoltre caricare tramite l’app gestione spese aziendali di Soldo la ricevuta in digitale, in modo che l’azienda la veda direttamente e la possa contabilizzare in automatico.

Il modello da adottare sarebbe quindi quello del flexible benefit, ovvero il benefit per cui si lascia una certa libertà al dipendente all’interno di determinati prodotti – e Soldo consente anche di consentire la spesa solo per alcune categorie merceologiche.

Le carte sono monitorate in tempo reale da una web console centralizzata; possono essere bloccate o impostate su regole e limiti di spesa specifici, per un controllo ancora più capillare e personalizzato.

Basta perdere tempo! Ora c’è la gestione automatica dei buoni welfare

Soldo può aiutarti a semplificare tutto il processo delle spese aziendali, ma in particolar modo per la gestione del welfare aziendale. Dire addio ai buoni welfare e a complicati rimborsi spese è ora possibile, grazie al sistema di carte prepagate+web console offerto da Soldo per la gestione di qualsiasi tipologia di spesa aziendale.

Una soluzione – quella di Soldo – che coniuga la massima tracciabilità degli acquisti, e quindi una maggiore deducibilità, alla grande versatilità di una carta prepagata aziendale, sicura e adatta anche per i pagamenti digitali.

Bastano pochi clic per ordinare un pacchetto di carte, e pochi secondi per caricare o trasferire denaro, fissare un tetto massimo di spesa o infine bloccare la carta in caso di smarrimento.

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