Buoni welfare in azienda: come gestirli senza stress

Scegli la carta prepagata aziendale perfetta per il tuo business. Scopri come semplificare e ottimizzare la gestione delle spese di welfare aziendale grazie alle carte prepagate Soldo.

Richiedi Soldo
Welfare aziendale | Gestione buoni welfare con Soldo
Welfare aziendale | Gestione buoni welfare con Soldo

Contabilizzazione smart del welfare aziendale con Soldo

Possiamo dire che i benefit costituiscano ormai una parte ineliminabile della cultura aziendale. Deducibili dalle tasse, questi benefici consentono a ogni business di dare ai propri dipendenti un valore aggiunto per la gestione spese aziendali. In questa breve guida vedremo cosa sono questi benefici e come funzionano, di buoni welfare al rimborso spese, menzionando anche il fringe benefit in busta paga. Vedremo anche a chi spetta il welfare aziendale e quali sono i suoi vantaggi dal punto di vista fiscale, sia per l’azienda sia per il dipendente; infine, analizzeremo le modalità più diffuse e vedremo alcuni consigli pratici per attuare un piano mirato e smart, con una comoda carta prepagata Soldo.

Soldo Icon - Contabilità Online

Gestisci la spesa sulle carte prepagate

Responsabilizza i dipendenti a spendere oculatamente; stabilisci i budget e monitora in tempo reale la spesa ovunque ti trovi.

Soldo Icon - Gestione Spese Aziendali

Automatizza la gestione delle spese

Invia transazioni, scontrini e altri dati direttamente al tuo software di contabilità grazie alle integrazioni smart.

Soldo Icon - web console e mobile app

Tenere i registri diventa un gioco da ragazzi

Monitora in tempo reale su desktop e mobile; inserisci automaticamente i dati sul gestionale.

Welfare aziendale: cos’è?

ll welfare aziendale comprende tutte le iniziative e offerte atte a incrementare la qualità della vita e del lavoro delle persone in azienda. Sotto il profilo fiscale, il welfare aziendale si traduce nella concessione ai dipendenti di alcuni benefici in denaro o in natura, e che sono inoltre esenti da tassazione.

Si tratta di alcuni benefit che riguardano la gestione della vita quotidiana e l’acquisto di servizi da parte del dipendente, ma che non si applicano unicamente alla sua persona, bensì anche il suo nucleo familiare.

Esempi di welfare aziendale

Ad esempio, una compagnia può scegliere di convenzionarsi con una mensa e ottenere dei buoni pasto a prezzi agevolati, che consegnerà poi ai propri dipendenti. Il vantaggio economico per l’azienda consiste solitamente nel fatto che per acquisti consistenti si tende a risparmiare rispetto al corrispettivo aumento in busta paga che l’azienda concederebbe al dipendente, se non ci fossero buoni welfare.

Ma i buoni pasto o i buoni benzina sono solo uno dei molti esempi.

Secondo una ricerca di Harris Interactive per Sodexo Benefits & Rewards Services Italia, i 10 benefit più richiesti nel 2022 da 4800 lavoratori, di cui 600 italiani, sono:

  • Premi immediati (36%)
  • Buoni pasto (30%)
  • Bonus a lungo termine (24%)
  • Assicurazione medica (23%)
  • Mensa aziendale (23%)
  • Benefit finanziari come fondo pensione oppure assicurazione sulla vita (22%)
  • Agevolazione per gli abbonamenti dei mezzi pubblici (20%)
  • Programmi di formazione per i lavoratori (20%)
  • Flessibilità lavorativa (17%)
  • Macchina aziendale (17%)

Un esempio pratico di “premi immediati” sono i buoni shopping, che consentono il dipendente di spendere in un determinato punto vendita a cui l’azienda si è convenzionata precedentemente.

Sulla voce “programmi di formazione per i lavoratori” va anche fatta un’ulteriore distinzione: mentre ad esempio i corsi di studio o tecnici inerenti alla mansione del dipendente oppure correlati al core business aziendale sono considerabili come formazione, se il dipendente sceglie di seguire un corso di studio indipendente questo rientra a pieno titolo nel diritto allo studio ed è normato dallo Statuto dei Lavoratori (art 10 n 300/1970).

Secondo altri punti di vista, anche lo smart working, o meglio la possibilità di lavorare da remoto (sopra indicato come “flessibilità lavorativa”), è considerabile a pieno titolo un benefit aziendale.

In quanto servizi correlati al benessere della persona, le politiche di welfare si modificano a seconda delle necessità storiche e geografiche, ed è evidente che la pandemia da Covid-19 abbia giocato un ruolo fondamentale in questo contesto. Ad esempio l’intenso sviluppo delle attività di e-learning durante il primo lockdown ha senz’altro modificato la concezione e la diffusione della formazione da parte del lavoratore.

Infine, alcune aziende offrono tra i benefit la possibilità di stipulare accordi con un CAF o con un commercialista, per permettere ai dipendenti di compilare la propria dichiarazione dei redditi gratuitamente in modo guidato e veloce.

Come funzionano i buoni welfare e i benefit in generale

Caratteristica strutturale del welfare aziendale è l’essere normalmente esentasse, il che lo rende spesso più conveniente rispetto al premio di produzione. Un altro elemento importante è l’impossibilità di creare benefit ad personam: i buoni welfare devono essere erogati in modo uniforme alle stesse categorie di dipendenti, altrimenti potrebbero costituire discriminazione.

Inoltre, se fino al 2016 la decisione di distribuire benefit ai dipendenti era presa su base volontaria, ossia non era oggetto di negoziazione sindacale tra i dipendenti e i dirigenti, a partire da questa data la normativa si è allentata. I benefit sono frequentemente oggetto di conversazione nelle riunioni aziendali: ad esempio, spesso si negozia la conversione dei premi di produzione in forme di welfare, come detto sopra.

Pur includendo nel welfare aziendale un’ampia gamma di casistiche, non tutto può essere trasformato in benefit. Vi sono infatti dei limiti che si applicano a ciò che può essere considerato benefit e ai criteri di somministrazione ai dipendenti.

Chi ha diritto ai buoni welfare

Il beneficiario del benefit non deve avere un reddito annuo maggiore o uguale a 80.000€.

I benefit concessi in base ad accordi collettivi godono di una deducibilità fiscale pari al 100%, mentre il welfare aziendale volontario gode di una deducibilità del 5 per mille sul costo complessivo del lavoro.

Affinché l’azienda possa accedere ai vantaggi fiscali nell’adottare un piano di welfare, i benefit devono essere offerti a intere categorie di dipendenti, oppure essere universali, fatta comunque eccezione per chi ha un reddito annuo superiore a 80.000€.

In generale, per conoscere più dettagli su quali benefit siano nel diritto del lavoratore, conviene fare riferimento al contratto collettivo nazionale. La modalità con cui poi l’azienda decide di declinarli, che sia una welfare card, un welfare voucher o altro, dipende dalle scelte amministrative dell’azienda stessa.

Vantaggi fiscali dei benefit aziendali

Come anticipato, il welfare aziendale ha dei vantaggi oggettivi per aziende e dipendenti. Sul piano fiscale, applicando un piano di welfare sia il dipendente che l’azienda possono ricavarne dei benefici concreti.

Da un lato, l’azienda gode delle agevolazioni fiscali in termini di deduzioni a cui non potrebbe accedere se i benefici avessero la forma di retribuzione monetaria; ad esempio c’è la deducibilità al 100% per i buoni welfare o in generale i benefit indicati come tali nel contratto collettivo nazionale di riferimento, mentre il welfare aziendale volontario gode di una deducibilità del 5 per mille sul costo complessivo del lavoro.

Affinché l’azienda possa usufruire dei vantaggi fiscali del welfare, i benefit devono essere offerti a intere categorie di dipendenti, oppure essere universali, fatta comunque eccezione per chi ha un reddito annuo superiore a 80.000€.

D’altra parte, se l’azienda risparmia, parte di quanto risparmiato può contribuire a rendere i benefit più sostanziosi per il dipendente. In sostanza, azienda e dipendente possono concordare una retribuzione inferiore o uno scambio in forma di benefit di maggiore entità.

Infine, l’azienda e il dipendente beneficiano anche di ritorni indiretti legati all’incremento della produttività e al miglioramento della qualità della vita dei lavoratori.

Come vengono gestiti i benefit aziendali

Ora analizziamo nel dettaglio i vari tipi di benefit e vediamo come solitamente sono gestiti e come è possibile gestirli meglio.

1) Buoni welfare (welfare voucher)

I benefit aziendali possono essere erogati in forma di voucher, di card o strumenti simili – come buoni pasto o buoni shopping. Una welfare card consente all’azienda di distribuire il benefit con relativa facilità, ad esempio in concomitanza delle feste, come una sorta di regalo aziendale, oppure in periodi prestabiliti o all’inizio di ogni mese.

Questa prima forma di gestione è considerabile pagamento in natura.

2) Rimborsi spese

Una seconda soluzione è gestire il welfare aziendale tramite rimborso spese, soluzione comune soprattutto nel caso di spese mediche o spese per il materiale scolastico dei figli. In questo caso, il dipendente anticipa la spesa e poi la documenta, ma ciò comporta gli stessi problemi legati ai pagamenti dei viaggi aziendali: tempo perso per gestire i rimborsi e obbligo per il dipendente di tenere traccia di tutte le transazioni.

3) Carta di pagamento aziendale

In alcuni casi molto specifici di welfare aziendale, ad esempio le spese di vitto durante lo smart-working, conviene che il dipendente abbia direttamente la propria carta di credito aziendale, e spenda quanto necessario compilando a seguito della spesa una nota spese.

È un metodo di per sé funzionale, ma che prevede la lunga e costosa emissione di una carta di credito nominale per ogni dipendente, il che lo rende impraticabile con le comuni carte di credito.

4) Fringe benefit in busta paga

Per chi utilizza un’auto aziendale ad uso promiscuo, è possibile gestire il cosiddetto fringe benefit in busta paga. Spetta in questo caso al datore di lavoro operare la ritenuta alla fonte in busta paga e calcolare i contributi INPS.

Gestisci omaggi e regali aziendali con Soldo

Il metodo smart per gestire i buoni welfare

Il cuore del successo di una buona politica di welfare è la sua capacità di offrire servizi di valore alle persone. Infatti il welfare, oltre a comportare vantaggi economici in termini fiscali per l’azienda e per il dipendente, supporta e promuove la cultura aziendale incrementando la soddisfazione e produttività dei dipendenti.

A fronte di questi innegabili vantaggi, il welfare aziendale non dovrebbe però costituire un onere troppo grande per il reparto amministrativo, e per questo le carte Soldo costituiscono una vera e propria rivoluzione.

Soldo non è un conto corrente aziendale e non è una carta di credito, ma grazie a una web console collegata a una rete di carte prepagate aziendali ad emissione immediata consente di gestire le spese in modo automatico e digitale.

Richiedi Soldo
Gestisci omaggi e regali aziendali con Soldo

Le carte aziendali Soldo

Le carte prepagate aziendali Soldo sono la soluzione ideale per semplificare e tracciare i pagamenti per i benefit aziendali: i dipendenti in lavoro da remoto o in smart working possono ricevere ogni giorno dall’amministrazione l’ammontare di denaro sufficiente e spenderlo senza rischio di truffa online o offline.

Il dipendente può inoltre caricare tramite l’app gestione spese aziendali di Soldo la ricevuta in digitale, in modo che l’azienda la veda direttamente e la possa contabilizzare in automatico.

Il modello da adottare sarebbe quindi quello del flexible benefit, ovvero il benefit per cui si lascia una certa libertà al dipendente all’interno di determinati prodotti – e Soldo consente anche di consentire la spesa solo per alcune categorie merceologiche.

Le carte sono monitorate in tempo reale da una web console centralizzata; possono essere bloccate o impostate su regole e limiti di spesa specifici, per un controllo ancora più capillare e personalizzato.

Richiedi Soldo
Regole su carta prepagata aziendale Soldo
Regole su carta prepagata aziendale Soldo
Carta prepagata aziendale Soldo | Carta di credito prepagata

Basta perdere tempo! Ora c’è la gestione automatica dei buoni welfare

Soldo può aiutarti a semplificare tutto il processo delle spese aziendali, ma in particolar modo per la gestione del welfare aziendale. Dire addio ai buoni welfare e a complicati rimborsi spese è ora possibile, grazie al sistema di carte prepagate+web console offerto da Soldo per la gestione di qualsiasi tipologia di spesa aziendale.

Una soluzione – quella di Soldo – che coniuga la massima tracciabilità degli acquisti, e quindi una maggiore deducibilità, alla grande versatilità di una carta prepagata aziendale, sicura e adatta anche per i pagamenti digitali.

Bastano pochi clic per ordinare un pacchetto di carte, e pochi secondi per caricare o trasferire denaro, fissare un tetto massimo di spesa o infine bloccare la carta in caso di smarrimento.

Chiedi Soldo oggi!

Carta prepagata aziendale Soldo | Carta di credito prepagata

Migliaia di aziende si affidano alla piattaforma leader in Europa per la gestione delle spese

Scegli un piano adatto al modo in cui spende la tua azienda. Apri un conto Soldo in pochi minuti,
inizia ad utilizzarlo in meno di un giorno e cancellalo in qualunque momento.

Richiedi Soldo

“Attivare Soldo ed impratichirsi è stato semplice, ma il vantaggio maggiore è quello di poter ricaricare il conto velocemente.”

Davide Pezzenati

“Il nostro vecchio sistema di carte di credito aziendali era farraginoso e dovevamo aspettare parecchio per avere i dati sulla spesa. ​ Con Soldo è tutto più rapido. È sufficiente caricare ogni spesa effettuata sulla app usando i nostri codici prestabiliti. Lo staff se ne occupa in un attimo, e noi possiamo procedere.”

Audrey Barnett

FAQ sulla gestione del welfare e dei benefit aziendali

Cos’è e come funziona il welfare aziendale?

Si definisce “welfare aziendale” quell’insieme di servizi alla persona che l’azienda eroga oltre allo stipendio. Si tratta di servizi in natura o in denaro che concorrono al benessere socio-economico della persona, ad esempio i buoni pasto, oppure il rimborso delle spese scolastiche dei figli dei dipendenti, i buoni regalo, o infine il fringe benefit per un’auto aziendale a uso promiscuo.

A seconda del contratto collettivo nazionale di riferimento, il welfare aziendale prevede dei benefit di diverso tipo, quindi conviene consultare direttamente il CCNL per capire quando si ha la piena deducibilità del benefit.

Di norma i benefit vengono corrisposti tramite voucher, in busta paga, oppure tramite rimborso spese, anche se una modalità di carte prepagate aziendali a importo controllato come Soldo consente una gestione migliore e in piena trasparenza.

Cosa sono e come funzionano i benefit aziendali?

Esistono diversi tipi di benefit aziendali: dai buoni pasto ai buoni shopping, passando per il sostegno all’istruzione del dipendente o del suo nucleo famigliare, ma anche la flessibilità lavorativa (smart-working) o la mensa aziendale. L’azienda concede determinati benefit normalmente a tutti i lavoratori di uno stesso inquadramento o categoria, e questi servizi sono considerati esentasse.

Esistono anche diverse modalità di erogazione dei benefit: nel caso dei buoni pasto si tratta di un’erogazione in natura, mentre il fringe benefit dell’auto ricade sulla busta paga.

Infine, è possibile gestire i benefit tramite rimborso al dipendente di alcune spese, oppure dotando il dipendente di una carta prepagata aziendale con tetto massimo di spesa, come Soldo.

Chi ha diritto ai buoni welfare 2022?

Chi usufruisce dei buoni welfare non deve avere un reddito annuo maggiore o uguale a 80.000€, tenendo a mente che sotto questa cifra i benefit concessi sulla base di accordi collettivi godono di una deducibilità fiscale pari al 100%.

In generale, per conoscere più dettagli su quali benefit siano nel diritto del lavoratore, conviene fare riferimento al contratto collettivo nazionale e contrattare nelle sedi istituzionali direttamente con l’azienda.

Come si incassa un welfare voucher?

È difficile dare una risposta univoca, perché dipende dal tipo di voucher. Il primo passaggio è innanzi tutto verificare di che tipo di welfare si tratta (se di spese mediche detraibili, se di spese relative alla scuola dei figli dei dipendenti, se di buoni pasto…). Una volta accertatisi del tipo di voucher occorre agire di conseguenza. In alcuni casi il voucher viene erogato come libero, e quindi il dipendente potrebbe dover comunicare all’azienda i servizi scelti. Oppure, il voucher è collegato ad alcune categorie merceologiche e a determinati rivenditori o brand, e quindi semplicemente ci si reca al punto vendita (anche online) e si paga usando il codice voucher.

Come erogare buoni welfare con Soldo?

Soldo offre un sistema di carte prepagate ricaricabili, che possono anche essere settate unicamente su alcune categorie merceologiche. Questo le rende un ottimo alleato per la gestione dei buoni welfare, consentendo ai dipendenti non solo di spaziare tra diversi rivenditori e diverse marche (visto che non solo vincolati a un brand, come accade per alcuni buoni regalo), ma anche di semplificare la gestione da parte del reparto amministrativo, che con pochi clic trasferisce il denaro sulle carte. Quest’ultima modalità potrebbe essere molto comoda soprattutto con i lavoratori in trasferta o in lavoro da remoto.

Altri articoli sulla gestione delle spese aziendali con Soldo

Scopri tutti i vantaggi delle carte prepagate aziendali Soldo.