Soldo ti guida al calcolo del rimborso chilometrico e alle tabelle ACI

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Spese divise per categoria

Aiutati nel rimborso chilometrico: gli acquisti dei dipendenti, conservati tutti insieme, sono divisi per categoria di spesa.

Guida al calcolo del rimborso chilometrico e alle tabelle ACI

A un certo punto della propria vita aziendale capita sempre di entrare in contatto con il calcolo rimborso chilometrico: tra ricevute, tassi e nuovi aggiornamenti tabellari, non sempre il conteggio è facile.

In questa breve guida troverai informazioni pratiche, utili ai dipendenti ma anche agli amministratori, che consentono di calcolare correttamente e in modo sempre aggiornato il rimborso. Alla fine illustreremo la soluzione integrata di Soldo per gestire in modo smart ogni tipo di rendicontazione e riconciliazione automatica delle spese aziendali.

Se non hai mai gestito un rimborso prima d’ora, forse potrebbe interessarti il nostro articolo che si concentra più nello specifico su come richiedere un rimborso chilometrico.

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Carta Carburante Universale di Soldo
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Cosa è compreso nel rimborso chilometrico

La prima delle clausole per poter richiedere il rimborso chilometrico è la proprietà del mezzo. Se il mezzo è aziendale i costi sono già coperti dall’azienda. Di conseguenza non si può accedere alla richiesta di rimborso chilometrico, ma eventualmente a quella di rimborso carburante, come vedremo più avanti. Al contrario, se il mezzo usato durante il viaggio aziendale a cui si riferisce la richiesta è di proprietà del lavoratore dipendente, oppure se è preso a noleggio, il lavoratore ha diritto al rimborso chilometrico.

Le spese considerate nel rimborso chilometrico solitamente sono divise in due categorie: spese proporzionali e spese non proporzionali

Le spese proporzionali, come è facile intuire, sono quelle che aumentano all’aumentare del tempo di utilizzo del mezzo (generalmente la benzina), viceversa le spese non proporzionali sono spese una tantum, come i costi del parcheggio, del pedaggio e simili.

Altri elementi che possono essere compresi nel calcolo del rimborso chilometrico, previo accordo tra azienda e lavoratore, sono – ad esempio – il valore del mezzo usato al momento dell’acquisto, il costo di assicurazione e bollo, l’usura degli pneumatici, delle parti meccaniche, dei fluidi e di altri fattori legati all’uso del mezzo.

Per facilitare il conteggio, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione le tabelle ACI, delle tabelle aggiornate sui costi che permettono di calcolare con la massima facilità quanto spetta al lavoratore dipendente al termine del viaggio.

Tabelle ACI aggiornate: dove trovarle e come usarle

Le tabelle ACI semplificano il compito delle amministrazioni aziendali e dei trasfertisti. Su questa pagina del sito della Gazzetta Ufficiale si trovano le tabelle Aci aggiornate ogni anno (nel link riportiamo le tabelle ACI 2022, pubblicate il 21/12/2021). È possibile fare il calcolo in autonomia consultando queste tabelle alla sezione “rimborso chilometrico”, ricordando che queste cifre valgono solo per veicoli con potenza inferiore ai 17 cavalli fiscali a benzina e 20 cavalli fiscali a diesel.

Ricordiamo che le stesse tabelle ACI consentono di calcolare i fringe benefit, necessari quando si parla di veicoli ad uso promiscuo, ovvero usati per motivi sia aziendali sia privati.

Il calcolo del rimborso chilometrico per un amministratore

Se in quanto amministratore disponi già di un’utenza ACI e vuoi effettuare un alto numero di calcoli, potrai usufruire gratuitamente del software messo a disposizione dall’Agenzia dell’entrate per le tabelle ACIi, che calcola in modo automatico l’importo dovuto. Sarà tua cura inserire i dati corretti relativi alle spese di viaggio negli appositi campi come indicato.

Il programma richiede anche l’upload della documentazione per ogni spesa di viaggio, ed è quindi fondamentale farsi inoltrare ricevute e scontrini dai dipendenti a cui spetta il rimborso.

Questo è sicuramente il modo più facile per calcolare in modo standardizzato le spese che hai sostenuto. Se invece fra azienda e lavoratore sussistono degli accordi particolari che prevedono delle variazioni sul rimborso rispetto al computo standard, conviene eseguire il calcolo manualmente.

Dove viene accreditato il rimborso chilometrico

La prima opzione è il rimborso per i propri dipendenti in busta paga, mentre per il rimborso delle spese di professionisti è necessario passare dalla fattura. Ai rispettivi link è possibile trovare maggiori dettagli per l’una o l’altra modalità.

Rimborso chilometrico e tassazione

Abbiamo accennato che è fondamentale conservare tutta la documentazione utile per attestare le spese di viaggio. In caso di controlli, tale documentazione consente di verificare la corrispondenza tra le tasse pagate o non pagate e il viaggio effettuato. Infatti, a seconda di dove si trova la destinazione (nello stesso comune in cui si trova la sede lavorativa o in un comune diverso) e del luogo di partenza (il luogo di lavoro solito oppure un altro luogo più comodo per il lavoratore che intraprende il viaggio, come ad esempio la sua abitazione) del viaggio aziendale, la tassazione può variare.

Tre sono i casi principali:

  1. il viaggio di lavoro ha per destinazione una meta che si trova fuori dai confini del comune in cui ha sede l’azienda o luogo lavorativo, come stabilito dal contratto. In questo caso, il rimborso chilometrico è esente da tassazione;
  2. al contrario, la destinazione del viaggio si trova nello stesso comune in cui si lavora solitamente. In questo caso, i rimborsi si considerano come concorrenti a formare il reddito e prevedono quindi che sia applicata la tassazione prevista;
  3. un terzo caso, trasversale a questi due, si ha quando il lavoratore intraprende il viaggio partendo dalla sua abitazione. In questa evenienza si valuta se la distanza tra destinazione e abitazione del lavoratore sia maggiore o minore della distanza tra destinazione e sede lavorativa abituale. Se la distanza è maggiore, come stabilito dall’articolo 51, comma 1, del TUIR, la differenza risultante nel rimborso deve essere tassata come reddito imponibile.

Inoltre, per poter accedere alla deducibilità sul rimborso chilometrico nei viaggi al di fuori del comune, il lavoratore dovrà assicurarsi che il mezzo usato non superi alcuni limiti di potenza del motore, ovvero 17 cavalli fiscali per i mezzi a benzina e 20 per quelli a diesel.

Come funziona il rimborso carburante?

Come abbiamo visto, per le auto aziendali il rimborso chilometrico non si applica; in questo caso è però possibile ottenere il rimborso delle spese del carburante, un diverso tipo di indennità.

Comunque, sia che si tratti di un’auto privata/a noleggio con rimborso chilometrico, sia di un’auto aziendale, è importante conoscere il corretto processo di rifornimento: dopo l’abolizione della scheda carburante, oggi sussiste l’obbligo di pagamento elettronico del carburante (eseguibile ad esempio con una carta carburante) e la relativa emissione di fattura elettronica.

Per gestire al meglio il rimborso carburante può essere conveniente affidarsi a una carta di pagamento dedicata come la carta carburante Soldo.

La soluzione Soldo per il rimborso chilometrico 

Utile per rendere più fluida l’intera procedura di calcolo del rimborso chilometrico, una carta prepagata Soldo agisce su diversi fronti:

Carta Soldo Mastercard®

La carta Soldo è una carta prepagata Mastercard®, quindi adatta per l’acquisto di carburante, ma anche per pagare tutte le altre spese relative alla propria auto, come parcheggi e/o pedaggi.

Controllo e report

La soluzione Soldo fornisce all’amministrazione un report dettagliato e in tempo reale delle spese affrontate da ogni dipendente, con relative ricevute utili per calcolare il rimborso chilometrico.

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Riconciliazione automatica

Il sistema Soldo offre la riconciliazione automatica di fatture e pagamenti, rendendoli consultabili da un’unica console.

Divisione delle spese per categorie

La piattaforma Soldo divide le spese per categoria di spesa: così sarà più facile individuare le spese che il dipendente ha sostenuto per l’auto.

FAQ sul calcolo del rimborso chilometrico e sulle tabelle ACI

Come si calcola il rimborso chilometrico – per un amministratore?

Per calcolare il rimborso chilometrico è opportuno consultare le tabelle ACI valide per l’anno in corso ed eseguire un calcolo manuale. In alternativa, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio online, una sorta di software per il conteggio automatico.

Cosa è compreso nelle tabelle ACI?

Nelle tabelle ACI sono compresi i costi per il carburante, ed eventualmente per il parcheggio, pedaggio, e tutti i costi il valore del mezzo al momento dell’acquisto, l’assicurazione e bollo, l’usura e altri fattori legati all’uso del mezzo.

Come calcolare il costo al km di un’auto?

Se ti serve fare questo calcolo per poi chiedere un rimborso chilometrico alla tua azienda, è possibile usare le tabelle ACI per l’anno in corso, che stabiliscono il costo al km di ogni auto in base a diversi fattori (modello, cilindrata e altri). In alternativa, c’è un comodo software ufficiale per il conteggio automatico.

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