Guida al calcolo del rimborso chilometrico e alle tabelle ACI
A un certo punto della propria vita aziendale capita sempre di entrare in contatto con il calcolo rimborso chilometrico: tra ricevute, tassi e nuovi aggiornamenti tabellari, non sempre il conteggio è facile.
In questa breve guida troverai informazioni pratiche, utili ai dipendenti ma anche agli amministratori, che consentono di calcolare correttamente e in modo sempre aggiornato il rimborso. Alla fine illustreremo la soluzione integrata di Soldo per gestire in modo smart ogni tipo di rendicontazione e riconciliazione automatica delle spese aziendali.
Se non hai mai gestito un rimborso prima d’ora, forse potrebbe interessarti il nostro articolo che si concentra più nello specifico su come richiedere un rimborso chilometrico.
Cosa è compreso nel rimborso chilometrico
La prima delle clausole per poter richiedere il rimborso chilometrico è la proprietà del mezzo. Se il mezzo è aziendale i costi sono già coperti dall’azienda. Di conseguenza non si può accedere alla richiesta di rimborso chilometrico, ma eventualmente a quella di rimborso carburante, come vedremo più avanti. Al contrario, se il mezzo usato durante il viaggio aziendale a cui si riferisce la richiesta è di proprietà del lavoratore dipendente, oppure se è preso a noleggio, il lavoratore ha diritto al rimborso chilometrico.
Le spese considerate nel rimborso chilometrico solitamente sono divise in due categorie: spese proporzionali e spese non proporzionali
Le spese proporzionali, come è facile intuire, sono quelle che aumentano all’aumentare del tempo di utilizzo del mezzo (generalmente la benzina), viceversa le spese non proporzionali sono spese una tantum, come i costi del parcheggio, del pedaggio e simili.
Altri elementi che possono essere compresi nel calcolo del rimborso chilometrico, previo accordo tra azienda e lavoratore, sono – ad esempio – il valore del mezzo usato al momento dell’acquisto, il costo di assicurazione e bollo, l’usura degli pneumatici, delle parti meccaniche, dei fluidi e di altri fattori legati all’uso del mezzo.
Per facilitare il conteggio, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione le tabelle ACI, delle tabelle aggiornate sui costi che permettono di calcolare con la massima facilità quanto spetta al lavoratore dipendente al termine del viaggio.
Tabelle ACI aggiornate: dove trovarle e come usarle
Le tabelle ACI semplificano il compito delle amministrazioni aziendali e dei trasfertisti. Su questa pagina del sito della Gazzetta Ufficiale si trovano le tabelle Aci aggiornate ogni anno (nel link riportiamo le tabelle ACI 2022, pubblicate il 21/12/2021). È possibile fare il calcolo in autonomia consultando queste tabelle alla sezione “rimborso chilometrico”, ricordando che queste cifre valgono solo per veicoli con potenza inferiore ai 17 cavalli fiscali a benzina e 20 cavalli fiscali a diesel.
Ricordiamo che le stesse tabelle ACI consentono di calcolare i fringe benefit, necessari quando si parla di veicoli ad uso promiscuo, ovvero usati per motivi sia aziendali sia privati.
Il calcolo del rimborso chilometrico per un amministratore
Se in quanto amministratore disponi già di un’utenza ACI e vuoi effettuare un alto numero di calcoli, potrai usufruire gratuitamente del software messo a disposizione dall’Agenzia dell’entrate per le tabelle ACI, che calcola in modo automatico l’importo dovuto. Sarà tua cura inserire i dati corretti relativi alle spese di viaggio negli appositi campi come indicato.
Il programma richiede anche l’upload della documentazione per ogni spesa di viaggio, ed è quindi fondamentale farsi inoltrare ricevute e scontrini dai dipendenti a cui spetta il rimborso.
Questo è sicuramente il modo più facile per calcolare in modo standardizzato le spese che hai sostenuto. Se invece fra azienda e lavoratore sussistono degli accordi particolari che prevedono delle variazioni sul rimborso rispetto al computo standard, conviene eseguire il calcolo manualmente.
Dove viene accreditato il rimborso chilometrico
La prima opzione è il rimborso per i propri dipendenti in busta paga, mentre per il rimborso delle spese di professionisti è necessario passare dalla fattura. Ai rispettivi link è possibile trovare maggiori dettagli per l’una o l’altra modalità.
Rimborso chilometrico e tassazione
Abbiamo accennato che è fondamentale conservare tutta la documentazione utile per attestare le spese di viaggio. In caso di controlli, tale documentazione consente di verificare la corrispondenza tra le tasse pagate o non pagate e il viaggio effettuato. Infatti, a seconda di dove si trova la destinazione (nello stesso comune in cui si trova la sede lavorativa o in un comune diverso) e del luogo di partenza (il luogo di lavoro solito oppure un altro luogo più comodo per il lavoratore che intraprende il viaggio, come ad esempio la sua abitazione) del viaggio aziendale, la tassazione può variare.
Tre sono i casi principali:
- il viaggio di lavoro ha per destinazione una meta che si trova fuori dai confini del comune in cui ha sede l’azienda o luogo lavorativo, come stabilito dal contratto. In questo caso, il rimborso chilometrico è esente da tassazione;
- al contrario, la destinazione del viaggio si trova nello stesso comune in cui si lavora solitamente. In questo caso, i rimborsi si considerano come concorrenti a formare il reddito e prevedono quindi che sia applicata la tassazione prevista;
- un terzo caso, trasversale a questi due, si ha quando il lavoratore intraprende il viaggio partendo dalla sua abitazione. In questa evenienza si valuta se la distanza tra destinazione e abitazione del lavoratore sia maggiore o minore della distanza tra destinazione e sede lavorativa abituale. Se la distanza è maggiore, come stabilito dall’articolo 51, comma 1, del TUIR, la differenza risultante nel rimborso deve essere tassata come reddito imponibile.
Inoltre, per poter accedere alla deducibilità sul rimborso chilometrico nei viaggi al di fuori del comune, il lavoratore dovrà assicurarsi che il mezzo usato non superi alcuni limiti di potenza del motore, ovvero 17 cavalli fiscali per i mezzi a benzina e 20 per quelli a diesel.
Come funziona il rimborso carburante?
Come abbiamo visto, per le auto aziendali il rimborso chilometrico non si applica; in questo caso è però possibile ottenere il rimborso delle spese del carburante, un diverso tipo di indennità.
Comunque, sia che si tratti di un’auto privata/a noleggio con rimborso chilometrico, sia di un’auto aziendale, è importante conoscere il corretto processo di rifornimento: dopo l’abolizione della scheda carburante, oggi sussiste l’obbligo di pagamento elettronico del carburante (eseguibile ad esempio con una carta carburante) e la relativa emissione di fattura elettronica.
Per gestire al meglio il rimborso carburante può essere conveniente affidarsi a una carta di pagamento dedicata come la carta carburante Soldo.
Rimborso chilometrico: fai risparmiare tempo ai tuoi dipendenti e al tuo reparto amministrativo
Le carte prepagate aziendali Soldo sono pensate appositamente per migliorare il flusso di lavoro delle amministrazioni aziendali, ad esempio consentendo l’archiviazione a norma di ricevute e scontrini con una semplice fotografia.
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