Soldo ti guida al calcolo del rimborso chilometrico e alle tabelle ACI

Cosa è compreso nel rimborso chilometrico

La prima delle clausole per poter richiedere il rimborso chilometrico è la proprietà del mezzo. Se il mezzo è aziendale i costi sono già coperti dall’azienda. Di conseguenza non si può accedere alla richiesta di rimborso chilometrico, ma eventualmente a quella di rimborso carburante, come vedremo più avanti. Al contrario, se il mezzo usato durante il viaggio aziendale a cui si riferisce la richiesta è di proprietà del lavoratore dipendente, oppure se è preso a noleggio, il lavoratore ha diritto al rimborso chilometrico.

Le spese considerate nel rimborso chilometrico solitamente sono divise in due categorie: spese proporzionali e spese non proporzionali

Le spese proporzionali, come è facile intuire, sono quelle che aumentano all’aumentare del tempo di utilizzo del mezzo (generalmente la benzina), viceversa le spese non proporzionali sono spese una tantum, come i costi del parcheggio, del pedaggio e simili.

Altri elementi che possono essere compresi nel calcolo del rimborso chilometrico, previo accordo tra azienda e lavoratore, sono – ad esempio – il valore del mezzo usato al momento dell’acquisto, il costo di assicurazione e bollo, l’usura degli pneumatici, delle parti meccaniche, dei fluidi e di altri fattori legati all’uso del mezzo.

Per facilitare il conteggio, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione le tabelle ACI, delle tabelle aggiornate sui costi che permettono di calcolare con la massima facilità quanto spetta al lavoratore dipendente al termine del viaggio.

Rimborso chilometrico e tassazione

Abbiamo accennato che è fondamentale conservare tutta la documentazione utile per attestare le spese di viaggio. In caso di controlli, tale documentazione consente di verificare la corrispondenza tra le tasse pagate o non pagate e il viaggio effettuato. Infatti, a seconda di dove si trova la destinazione (nello stesso comune in cui si trova la sede lavorativa o in un comune diverso) e del luogo di partenza (il luogo di lavoro solito oppure un altro luogo più comodo per il lavoratore che intraprende il viaggio, come ad esempio la sua abitazione) del viaggio aziendale, la tassazione può variare.

Tre sono i casi principali:

1. il viaggio di lavoro ha per destinazione una meta che si trova fuori dai confini del comune in cui ha sede l’azienda o luogo lavorativo, come stabilito dal contratto. In questo caso, il rimborso chilometrico è esente da tassazione;
2. al contrario, la destinazione del viaggio si trova nello stesso comune in cui si lavora solitamente. In questo caso, i rimborsi si considerano come concorrenti a formare il reddito e prevedono quindi che sia applicata la tassazione prevista;
3. un terzo caso, trasversale a questi due, si ha quando il lavoratore intraprende il viaggio partendo dalla sua abitazione. In questa evenienza si valuta se la distanza tra destinazione e abitazione del lavoratore sia maggiore o minore della distanza tra destinazione e sede lavorativa abituale. Se la distanza è maggiore, come stabilito dall’articolo 51, comma 1, del TUIR, la differenza risultante nel rimborso deve essere tassata come reddito imponibile.

Inoltre, per poter accedere alla deducibilità sul rimborso chilometrico nei viaggi al di fuori del comune, il lavoratore dovrà assicurarsi che il mezzo usato non superi alcuni limiti di potenza del motore, ovvero 17 cavalli fiscali per i mezzi a benzina e 20 per quelli a diesel.