Trasferta in Italia e trasferta all’estero: tutto quel che c’è da sapere

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Tutte le regole per contabilizzare le trasferte in Italia e all’estero

È arrivato il momento in cui la tua azienda ha bisogno di gestire i rimborsi per le trasferte in Italia o all’estero?

In questa guida affronteremo tutti gli argomenti utili per chi si occupa di contabilizzare le spese di trasferta, raccogliere i documenti necessari e gestire i rimborsi per le trasferte di lavoro a dipendenti e collaboratori dell’azienda.

Infine, vedremo come un’app e una web console dedicata risolvano gran parte dei problemi di gestione delle spese di trasferta, soprattutto se unite a un sistema di carte di pagamento prepagate da assegnare a ogni dipendente.

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Indennità, rimborso, diaria: facciamo chiarezza

Per iniziare a capire come vanno rimborsate le trasferte in Italia o all’estero, è opportuno fare un po’ di chiarezza terminologica. Innanzi tutto, spesso si parla di rimborso, diaria giornaliera e indennità di trasferta come se fossero termini intercambiabili, ma non è così.

Bisogna infatti partire dal rimborso spese e considerarlo come suddiviso in due tipi:

  • Rimborso analitico o a piè di lista: si tratta di un rimborso che restituisce al dipendente o al collaboratore esattamente le somme che ha anticipato (di tasca propria) per sostenere un determinato viaggio di lavoro;
  • Rimborso forfettario o a forfait: si tratta di un rimborso spese precedentemente concordato tra datore di lavoro e dipendente o collaboratore, e consiste in una cifra fissa, spesso stabilita da un contratto nazionale di riferimento.

A questa distinzione si aggiunge quella tra diaria e indennità di trasferta, dove la prima serve a ripagare il dipendente del disagio arrecato dal viaggio, mentre la seconda è considerata una vera e propria retribuzione corrisposta durante la trasferta, e che viene tassata come tale.

Indennità di trasferta in Italia vs estero

Si inizia a parlare di differenze sostanziali tra una trasferta in Italia e una trasferta all’estero per un motivo principale: per l’indennità di trasferta e la diaria sono previste diverse soglie di rimborso, ma sono anche previsti anche dei tetti massimi entro i quali i rimborsi sono esentasse.

Ovviamente, bisogna anche considerare le diverse modalità di rimborso a seconda del fatto che si stia parlando di collaboratori o dipendenti dell’azienda.

Come si calcola l’indennità di trasferta in Italia/all’estero

Per stabilire una retribuzione per il dipendente o libero professionista in viaggio, è necessario fare riferimento al proprio contratto collettivo. Qui, l’indennità di trasferta è stabilita o su base fissa, oppure come percentuale calcolata sulla retribuzione giornaliera.

Va ricordato che per le trasferte in Italia, ma anche per le trasferte all’estero, l’indennità di trasferta spetta al dipendente durante tutte le giornate di lavoro, comprese festività, domeniche e assenza per malattia, mentre non è prevista per i permessi non retribuiti.

Attenzione: diversa è la questione del rimborso chilometrico, da applicarsi quando il dipendente usa la propria auto per gli spostamenti di lavoro, che si interseca con la gestione delle auto ad uso promiscuo. I rimborsi connessi a questi due tipi di spese non fanno parte propriamente delle spese di trasferta, quindi meritano un discorso a parte.

Tassazione per la trasferta dipendenti

Se la trasferta si configura come tale, e quindi ha carattere di temporaneità e si svolge in una sede diversa dall’abituale sede di lavoro, allora la cifra corrisposta al dipendente come indennità non è sottoposta a imposizione fiscale e contributiva.

La differenza tra trasferta in Italia e all’estero sono i limiti dell’esenzione, che per l’Italia sono fino a 46,48 euro e all’estero fino a 77,47 euro. Superate queste cifre, vengono calcolati sull’eccedenza le imposte e i contributi.

Oltre a questa indennità può venir riconosciuto anche il rimborso di vitto e alloggio, e in tal caso il tetto della cifra esentasse scende a 30,99 euro per le trasferte in Italia e a 51,65 euro per l’estero.

Un terzo caso è quello in cui, oltre ai rimborsi sovra-citati, viene riconosciuto al dipendente o al collaboratore anche il rimborso analitico di tutte le spese sostenute: qui, siamo a 15,49 euro per le trasferte in Italia e 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Ricordiamo che i rimborsi di vitto e alloggio sono del tutto esentasse, mentre quelli delle altre spese costituiscono reddito imponibile e vengono tassati di conseguenza.

Attenzione: le spese di parcheggio non rientrano nel computo delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, come ha affermato l’Agenzia delle Entrate. Quindi, il rimborso delle spese di parcheggio verrà tassato solo se si sta applicando un rimborso forfettario o ibrido.

Gli obblighi per chi va in trasferta all’estero, dentro e fuori dall’UE

Agli occhi dell’INAIL, il lavoratore in trasferta in un Paese dell’Unione Europea è equiparato a un lavoratore distaccato dalla propria sede abituale, per quanto riguarda gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali: ciò vuol dire che è necessario indirizzare determinate comunicazioni all’INAIL in merito all’assicurazione e ai centri per l’impiego. Invece, se il lavoratore è in trasferta in Italia, o in trasferta all’estero in territorio extracomunitario, tali obblighi di comunicazione non sussistono.

Calcolo del rimborso trasferta per dipendenti o collaboratori

Un altro fattore da tenere in considerazione è quello della natura del contratto che lega il lavoratore all’azienda, il che vale per trasferte sia italiane sia estere.

Per il rimborso spese ai professionisti valgono infatti regole ben specifiche. Ad esempio, le spese prepagate dall’azienda e poi intestate al cliente, non essendo state materialmente anticipate dal professionista, non verranno rimborsate.

Invece quando il collaboratore attende un rimborso analitico, è necessario che raccolga tutta la documentazione necessaria a dimostrare la spesa e la correlazione con la mansione da svolgere per l’azienda.

Dal punto di vista dell’azienda, per le spese di viaggi e trasporti la deduzione delle spese è illimitata, mentre per le spese di vitto e alloggio siamo sui 180,76€ per l’Italia e di 258,23€ per l’estero, che sono deducibili fino al 75% dell’ammontare totale.

Rimborso per trasferta in Italia con busta paga: le cifre

Per i dipendenti invece il discorso è diverso, e ulteriori dettagli per il calcolo del rimborso spese dipendenti in busta pagasono disponibili nei contratti lavorativi nazionali di riferimento.

Ecco i valori di riferimento per i contratti più comuni:

  • CCNL Commercio – Confesercenti: l’indennità di trasferta dovrebbe corrispondere almeno al doppio della retribuzione netta giornaliera. Nel caso in cui non ci fosse pernottamento fuori sede, l’indennità verrà ridotta di un terzo. Se si supera il mese di trasferta, verrà corrisposta un’indennità ridotta del 10%;
  • Metalmeccanico – artigianato: il rimborso ammonta a 30,98 euro e comprende due pasti e un pernottamento;
  • Metalmeccanico – industria: sono previsti 40 euro per l’intera trasferta, 11,30 euro per pranzo o cena e 17,40 euro per il pernottamento;
  • Edili industria: si parla di lavoro fuori dal cantiere per il quale si è stati assunti. L’operaio ha diritto a un’indennità del 10% sulla retribuzione;
  • Chimici farmaceutici industria: l’indennità di trasferta equivale al 50% della retribuzione giornaliera, con periodo di trasferta compreso tra le 12 e le 24 ore. Quando tali trasferte sono frequenti, l’indennità viene ridotta al 20%;
  • Trasporto e spedizione merci – Confetra: per le trasferte in Italia sono previsti 20,60 euro (6-12 ore di durata), 31,82 euro (12-18 ore di durata) e 39,96 euro (18-24 ore di durata).
  • Studi professionali: in questo caso la diaria è di 15 euro giornalieri per più di 8 ore, e fino alle 24 ore e 30 euro giornalieri per ogni lavoro che duri più di 24 ore. Oltre il mese la diaria viene ridotta del 10%.

La soluzione per ogni trasferta in Italia o all’estero

Il rimborso spese di viaggio e soggiorno, soprattutto per le aziende che non l’hanno mai gestito, oppure per chi ha un ufficio amministrativo con un grande turnover, non è sempre semplice e lineare.

Per questo molti business di diverse dimensioni scelgono oggi di retribuire i dipendenti per la trasferta da un lato, e di dotarli di una carta di pagamento aziendale per le spese quotidiane o per il pagamento del carburante, dall’altro.

Ecco che però si pone il problema comune delle carte di credito aziendali: sono costose, l’emissione è lunga, e quindi si tende a non darne una a ogni dipendente.

Eppure, la comodità di questa soluzione, per la gestione delle trasferte, sarebbe proprio dare a ognuno il suo strumento di pagamento, così da monitorare gli spostamenti di denaro e avere visibilità in tempo reale su quello che viene speso in azienda.

Ecco che entra in gioco la soluzione Soldo.

Il metodo Soldo

Con Soldo le trasferte in Italia e all’estero vengono gestite in un modo più smart, perché:

  • Le carte prepagate sono caricate di un importo prestabilito, quindi anche in caso di clonazione o furto di credenziali, il danno è molto più contenuto rispetto alle tradizionali carte di credito;
  • Ogni volta che a un dipendente serve una nuova carta di pagamento, questa viene emessa virtualmente in pochi clic. È possibile anche ricaricarla con la stessa rapidità, il che rende più facile la gestione di qualsiasi emergenza in viaggio;
  • Scontrini e ricevute possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva a norma, a partire da una semplice foto del dipendente che si trova in viaggio;
  • Non servirà gestire tutta la trafila del rimborso in busta paga, calcolando gli adempimenti fiscali del caso e ricordandosi le distinzioni tra trasferta in Italia e all’estero: basta un pacchetto di carte, e la decisione dell’importo da assegnare al dipendente sulla prepagata.

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Carta prepagata e App di SoldoLa gestione delle trasferte in Italia è diversa da quella dei viaggi all’estero, in particolare per quanto riguarda gli importi limite per la tassazione, ma anche per gli adempimenti assicurativi.

In generale, per gestire i rimborsi spese serve conoscere nel dettaglio alcune differenze tra una modalità e l’altra (ad esempio, tra diaria e indennità di trasferta, e tra rimborso analitico, forfettario e misto).

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FAQ sulle trasferte in Italia e all’estero

Quando si può parlare di trasferte in Italia?

Le trasferte sono quel momento della vita aziendale nel quale il lavoratore viene mandato a lavorare per un periodo di tempo determinato all’infuori della sua sede di lavoro abituale. La trasferta può aver luogo all’estero, ma anche in Italia, a patto che venga rispettato il criterio della temporaneità dello spostamento del luogo di lavoro. In base al tempo trascorso dal lavoratore in trasferta e in base alle spese da sostenere, l’azienda sceglie diverse modalità per retribuire il dipendente (visto che gli spetta un’indennità di trasferta) e per rimborsare le spese di viaggio.

Come inserire la trasferta Italia in busta paga?

In busta paga sarà necessario inserire l’indennità di trasferta come indicato dal contratto nazionale di riferimento. Questa costituisce una retribuzione a tutti gli effetti, e verrà quindi tassata di conseguenza. Invece per quanto riguarda il rimborso delle spese di viaggio, è opportuno scegliere innanzi tutto se si opta per un rimborso analitico, forfettario o misto, e poi inserire di conseguenza il rimborso in busta paga.

Cosa spetta al lavoratore in trasferta all’estero?

Il lavoratore in trasferta all’estero, così come il lavoratore in trasferta in Italia, riceve come retribuzione un compenso percentuale rispetto al proprio reddito normale, come stabilito dal contratto collettivo nazionale di riferimento. D’altro canto, può ricevere anche un rimborso spese, che può essere di diversi tipi: analitico, quando le spese sostenute dal dipendente vengono rimborsate integralmente, previa presentazione di documentazione o nota spese. Forfettario, quando al dipendente viene riconosciuta una cifra concordata, indipendentemente dalle spese sostenute, e infine misto, quando la soluzione è ibrida.

Quali sono le modalità di rimborso delle spese di trasferta?

Le spese di trasferta possono venire rimborsate in busta paga, se si parla di un dipendente, o in fattura se si parla di un rimborso spese a un collaboratore a partita IVA. Le tipologie di rimborso sono tre: analitico, quando ogni singola voce di spesa viene allegata di un giustificativo spesa e messa in un unico documento, da cui poi l’amministrazione ricaverà la cifra da restituire al dipendente. Oppure, il rimborso forfettario consente all’azienda di consegnare al dipendente una cifra fissa a forfait, destinata a coprire le spese di trasferta. Infine, è possibile concedere al dipendente un rimborso ibrido o misto.

Quanto può durare una trasferta di lavoro?

La durata della trasferta non è prestabilita, e può durare da qualche giorno a diverse settimane, cosa che dipende anche dal luogo di trasferta, in Italia o all’estero. L’importante perché essa sia configurata come trasferta di lavoro è che abbia i requisiti di temporaneità e di occasionalità: la sede di lavoro abituale del lavoratore sarà comunque un’altra, e prima o poi vi ritornerà per lavorare quotidianamente.

Come viene tassata la trasferta in Italia? 

L’indennità di trasferta da versare al dipendente in busta paga ha delle soglie massime, entro le quali è esente da tassazione. Le trasferte Italia in busta paga hanno il limite dei 46,48 euro e all’estero di 77,47 euro.

Se in questa indennità non è compreso il rimborso di vitto e alloggio, e in tal caso il tetto della cifra esentasse scende a 30,99 euro per le trasferte in Italia e a 51,65 euro per l’estero.

Se invece al collaboratore viene riconosciuto anche il rimborso analitico di tutte le spese sostenute, oltre al rimborso delle spese di viaggio, la soglia è di 15,49 euro per le trasferte in Italia e 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Superate queste cifre, le imposte e contributi vengono calcolati sull’eccedenza.

Basta burocrazia inutile!

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