Indennità di trasferta vs diaria giornaliera: il calcolo corretto

Indennità di trasferta e diaria giornaliera non sono la stessa cosa. Spesso i due termini vengono confusi, ma è una generalizzazione inesatta. Scopri tutto sulle spese di trasferta, e come si semplificano con una carta Soldo.

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Indennità di trasferta e diaria giornaliera: evitare facili confusioni

Come spesso accade quando un termine viene usato quotidianamente, il suo significato cambia, anche minimamente, e tende a sovrapporsi con altri termini simili.

Ad esempio, per molti uffici di contabilità e amministrazione, i termini “indennità di trasferta” e “diaria giornaliera” sono intercambiabili, perché entrambi relativi alla vasta categoria della gestione delle spese di trasferta. In realtà si tratta di due concetti molto diversi; le differenze emergono in modo evidente quando si tratta di calcolare correttamente i rimborsi delle spese trasferta dei dipendenti, ma anche la tassazione relativa.

In questo articolo vedremo la differenza tra diaria giornaliera e indennità di trasferta, con un occhio al contratto collettivo nazionale del commercio (CCNL) e alle cifre corrette e aggiornate per l’anno in corso, ma soprattutto considerando come Soldo può rendere più immediata la contabilità, automatizzando il processo e mantenendo tutto a norma di legge.

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La definizione di diaria

Per capire la differenza tra indennità di trasferta e “diaria giornaliera” bisogna partire dal tipo di rimborso a cui ha diritto un dipendente in viaggio che usa la propria carta di pagamento per sostenere le varie spese. Il rimborso che questo dipendente riceverà si divide in tre categorie, secondo il CCNL commercio:

  • Rimborso delle spese di vitto e alloggio sostenute dal lavoratore per conto dell’azienda, a patto che siano analiticamente documentate, nei limiti della normalità e autorizzate;
  • Rimborso delle spese non documentate, a patto che siano analiticamente attestate dal dipendente. Per il rimborso delle spese non documentate, bisogna considerare se l’indennità di trasferta per i dipendenti si calcola in Italia o all’estero: nelle trasferte in Italia l’importo massimo giornaliero è di 15 euro; nelle trasferte all’estero invece l’importo massimo giornaliero è di 25 euro. Entrambi sono esenti da imposizione contributiva e fiscale;
  • Indennità di trasferta: questo rimborso serve a contrastare il disagio connesso al lavoro fuori sede e l’eventuale prolungamento d’orario per le ore di viaggio, nel limite massimo di 2 ore giornaliere. Superato questo limite orario, il lavoratore non riceverà più la paga oraria piena, ma il 70% di essa, mentre se guida il proprio mezzo di trasporto riceverà comunque la retribuzione oraria integralmente (sempre in riferimento al CCNL commercio).

Detto ciò, dove si parla di diaria giornaliera? Per introdurre il termine, parliamo prima del concetto di rimborso forfettario.

Tipi di rimborso delle spese di trasferta

Una seconda distinzione da fare è tra le due tipologie di rimborso spese di trasferta: il rimborso forfettario e il rimborso analitico (o “a pié di lista”).

Il rimborso forfettario infatti prevede che il dipendente riceva una cifra fissa. Durante la trasferta, il dipendente sostiene le spese di tasca propria, quindi a fine viaggio le dichiara in nota spese, specificando la tipologia di spesa, e infine la presenta all’amministrazione. Riceverà comunque la cifra già concordata come rimborso.

Invece, per il rimborso analitico, il dipendente viene rimborsato in base a quanto ha speso. In questo caso è ancora più importante per il dipendente conservare le ricevute e i documenti fiscali e presentarli senza errori o dimenticanze.

Attenzione: spesso anche i termini “indennità di trasferta” e “rimborso spese di trasferta” vengono erroneamente usati come intercambiabili. Bisogna quindi accertarsi sempre, quando si leggono delle informazioni in merito, di capire di cosa si sta parlando in termini fiscali.

Cos’è la diaria giornaliera

Con il termine “diaria” si intende – fiscalmente – il rimborso forfettario delle spese sostenute dal dipendente in trasferta. Talvolta però il termine è anche usato per indicare l’indennità di trasferta, e ciò provoca confusione.

Curiosità: il termine latino “diaria” si traduce in italiano con “giornaliera”, e ha la stessa radice della parola “diario”. In sostanza, dire “diaria giornaliera” potrebbe essere considerato ridondante, anche se è proprio questo il termine utilizzato nel CCNL commercio. Nonostante tutto, l’importante è capirsi, e soprattutto comprendere di cosa sta parlando il nostro interlocutore.

Una buona soluzione è capire in modo pratico come funziona il rimborso spese di trasferta di un dipendente riferendosi al proprio contratto collettivo di riferimento. Tenendo sempre a mente che teoricamente con “indennità di trasferta” invece intendiamo solo le somme aggiuntive riconosciute al dipendente in trasferta per il disagio subito, in conseguenza del fatto che è chiamato a svolgere le sue mansioni fuori dalla sede di lavoro abituale.

Indennità di trasferta vs diaria giornaliera: tassazione

Anche a livello di tassazione, le indennità di trasferta e le diarie presentano differenze. Le indennità di trasferta sono sempre tassate in capo al dipendente, dato che vengono considerate come una parte aggiuntiva della retribuzione, e possono naturalmente coesistere con il rimborso spese a piè di lista (analitico); al contrario le diarie riguardano esclusivamente il rimborso a forfait e non vengono tassate (entro certi limiti) non essendo considerate come retribuzione.

Un discorso a parte va fatto per il calcolo del rimborso chilometrico. Se il lavoratore, in accordo con il datore, utilizza il proprio mezzo di trasporto, dovrà essere rimborsato in base alle Tabelle ACI secondo determinati criteri. In caso invece usi un’auto ad uso promiscuo, si può parlare di fringe benefit in busta paga.

Diaria e indennità di trasferta per il CCNL commercio

Nel contratto collettivo nazionale del commercio (CCNL) il termine utilizzato per definire l’indennità di trasferta è “diaria giornaliera”, il che provoca non poca confusione.

In ogni caso, il contratto collettivo nazionale offre un riferimento molto utile per chi vuole calcolare le diverse voci che devono essere rimborsate al lavoratore in trasferta come vitto e alloggio, spese non documentabili e altro.

Riguardo all’indennità di trasferta si dice anche:

“La Diaria giornaliera (leggasi indennità di trasferta, ndr) avente natura retributiva, che ristora il disagio connesso al lavoro fuori sede, così come l’eventuale prolungamento d’orario per i tempi di viaggio, nel limite massimo di 2 (due) ore giornaliere. Oltre tale limite il tempo di viaggio, salvo che il lavoratore non sia conduttore del mezzo di trasporto (nel qual caso gli spetterà l’intera retribuzione oraria), sarà retribuito con il 70% (settanta per cento) della R.O.N. L’eventuale lavoro straordinario effettuato fuori dalla sede abituale di lavoro, purché autorizzato e documentato, sarà retribuito con le normali maggiorazioni contrattuali”.

Come si legge da questo breve estratto dunque l’indennità di trasferta viene considerata come retribuzione e di conseguenza viene tassata come tale.

Per quanto riguarda invece il rimborso spese ai professionisti e collaboratori, è opportuno fare un discorso a parte, perché non sempre si ha un contratto collettivo di riferimento.

Come calcolare l’indennità giornaliera per dipendenti secondo il CCNL commercio

Per calcolare l’indennità da corrispondere ai dipendenti, il CCNL del commercio ci viene in aiuto con tre categorie:

  • Spese di viaggio: l’azienda paga al dipendente esattamente la cifra spesa per gli spostamenti effettuati nel corso della trasferta di lavoro;
  • Se il dipendente pernotta fuori casa: l’indennità di trasferta non deve essere inferiore al doppio della retribuzione giornaliera abituale;
  • Se non ha luogo un pernottamento: l’indennità è di un terzo rispetto al doppio della retribuzione giornaliera.

In caso di trasferta che duri più di un mese, l’indennità viene ridotta del 10%.

Questi sono in generale gli importi di riferimento previsti dal CCNL:

  • quadro: 45 euro
  • A: 39 euro
  • B1: 34 euro
  • B2: 31 euro
  • B3: 28 euro
  • C: 25 euro
  • D1: 23 euro
  • D2: 21 euro
  • E: 20 euro

Il metodo migliore per calcolare l’indennità di trasferta è Soldo

La vera questione è: che senso ha impiegare il tempo dell’ufficio contabilità con queste distinzioni, spesso non chiarissime, e con calcoli lunghi e spesso oggetto di contestazione da parte del dipendente?

La soluzione che elimina alla radice il problema del rimborso spese è consegnare a ogni dipendente una carta di pagamento aziendale, preferibilmente con un importo pre-determinato in grado di coprire correttamente tutte le spese di trasferta necessarie.

Ecco che la soluzione Soldo arriva in nostro aiuto.

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FAQ su diaria, diaria giornaliera e indennità di trasferta

Diaria, diaria giornaliera e indennità di trasferta: quali sono le differenze ?

I termini “diaria” e “diaria giornaliera” si equivalgono: si tratta – fiscalmente – di un rimborso forfettario (o a piè di lista) delle spese sostenute dal dipendente in trasferta. Talvolta però il termine è anche usato per indicare l’indennità di trasferta, e ciò provoca confusione.

Un’altra differenza è che la diaria giornaliera (anche se è meglio chiamarla solo “diaria”) è un rimborso spese dei dipendenti non considerabile come retribuzione, e quindi non è soggetta a tassazione. Non è sempre facile distinguere tra le due, ecco perché consegnare una carta di pagamento Soldo a ogni dipendente e automatizzare la contabilità è ancora la soluzione più efficiente ed economica per le aziende di ogni dimensione.

Quando è dovuta l’indennità di trasferta?

L’indennità di trasferta viene corrisposta al dipendente quando si trova a lavorare fuori sede ed eventualmente prolunga il proprio orario di lavoro abituale per viaggiare, indipendentemente dal fatto che ci sia o meno un pernottamento da parte del dipendente fuori dalla sua residenza.

Si tratta di una vera e propria retribuzione, e quindi è sottoposta a regolare tassazione.

Per capire le modalità e le cifre dell’indennità di trasferta è opportuno consultare il proprio contratto collettivo.

Come si calcola l’indennità di trasferta?

Secondo il CCNL del commercio l’indennità di trasferta si divide in:

  • Spese di viaggio, da rimborsare integralmente;
  • Se il dipendente pernotta fuori casa: l’indennità di trasferta non deve essere inferiore al doppio della retribuzione giornaliera abituale;
  • Se il dipendente non pernotta fuori casa: l’indennità è di un terzo rispetto al doppio della retribuzione giornaliera.

In caso di trasferta che duri più di un mese, l’indennità viene ridotta del 10%.

Questi sono in generale gli importi di riferimento previsti dal CCNL:

  • Quadro: 45 euro
  • A: 39 euro
  • B1: 34 euro
  • B2: 31 euro
  • B3: 28 euro
  • C: 25 euro
  • D1: 23 euro
  • D2: 21 euro
  • E: 20 euro

Indennità di trasferta o rimborso spese analitico?

Facciamo chiarezza: il rimborso per le spese di trasferta ai dipendenti comprende due tipologie principali, il rimborso analitico e il rimborso forfettario. Si parla di indennità di trasferta per tutte quelle spese tassate in capo al dipendente e considerate come una parte aggiuntiva della retribuzione, che possono essere accompagnate da un rimborso analitico. Invece, quando il rimborso è unicamente forfettario si parla di “diaria” o “diaria giornaliera” e si tratta di spese non vengono tassate (entro certi limiti).

Per capire quale rimborso bisogna corrispondere al dipendente o collaboratore, è meglio consultare il proprio contratto collettivo di riferimento.

L’indennità di trasferta è una retribuzione?

Sì. L’indennità di trasferta viene considerata a tutti gli effetti come una retribuzione e viene di conseguenza tassata come tale. Bisogna però prestare attenzione a distinguere tra diaria e indennità di trasferta, in quanto la prima è un rimborso forfettario che entro certi limiti non viene tassato.

In generale, la soluzione più efficiente per contabilizzare correttamente queste spese è rivolgersi a strumenti di pagamento avanzati e dotati di strumenti automatici per la riconciliazione, come Soldo.

Indennità di trasferta: come calcolare i rimborsi chilometrici?

Il rimborso chilometrico viene corrisposto al lavoratore quando questi utilizza la propria auto personale (o altro mezzo di trasporto). Il rimborso si calcola seguendo delle tabelle pubblicate alla fine di ogni anno dall’ACI, in base alla tipologia di auto e ad altri fattori. In caso invece si parli di auto ad uso promiscuo è opportuno riferirsi al fringe benefit in busta paga.

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