Rimborso delle trasferte di lavoro: calcolo e tassazione

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Sempre più aziende si trovano a gestire quotidianamente il rimborso delle trasferte di lavoro. È un lavoro spesso lungo e con alto rischio d’errore, che però oggi è possibile svolgere in modo più smart e digitale, muovendosi comunque in totale sicurezza. In questo articolo analizziamo le regole e le diverse modalità previste per i rimborsi dei dipendenti in seguito a trasferta di lavoro. Vedremo come, a seconda di alcune caratteristiche per la gestione spese della trasferta, il lavoratore dipendente e il datore di lavoro possono accordarsi definendo la modalità di pagamento del rimborso spese, e valuteremo come è possibile semplificare l’intero processo grazie al sistema carte di pagamento+web console Soldo.

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Cosa si intende con trasferta di lavoro?

Con il termine trasferta di lavoro si intende un temporaneo cambiamento relativo al luogo in cui il lavoratore performa le sue mansioni. Il cambiamento può durare da un giorno fino a svariate settimane, ciò che conta è che la natura della trasferta sia temporanea e occasionale.

Caratteristiche fondamentali per il rimborso delle trasferte di lavoro: temporaneità e occasionalità

Come vedremo di seguito, la temporaneità è una caratteristica fondamentale e se la trasferta non è temporanea non è più definibile come tale. La trasferta lavorativa solitamente riguarda l’esigenza temporanea di dislocare il lavoratore rispetto alla sede di lavoro stabilita nel contratto per differenti motivi.

Quando la trasferta di lavoro non ha un carattere temporaneo, ossia il lavoratore dipendente è trasferito definitivamente dalla sede lavorativa indicata sul contratto di lavoro ad una nuova sede, non si tratta più di trasferta di lavoro ma di trasferimento.

Allo stesso modo non si parla di trasferta lavorativa nemmeno nel caso dei trasfertisti, cioè coloro che sono tenuti per contratto a svolgere il proprio lavoro in luoghi differenti; infatti, nel loro contratto non è indicata alcuna sede lavorativa.

Nel caso dei lavoratori trasfertisti manca un carattere essenziale della trasferta: la sua eccezionalità. Essendo in un certo senso sempre in trasferta, a loro non si applicano le regole stabilite per legge per calcolare il rimborso della trasferta lavorativa. Nel caso del trasfertista inoltre non si parla di rimborso spese ma di semplice corresponsione del compenso dovuto, che non è legata al luogo e alle modalità della trasferta.

Rimborso spese di viaggio e soggiorno

Succede spesso che un’azienda o un libero professionista si ritrovino a dover fare un viaggio di lavoro, fuori o dentro le mura del Comune in cui ha sede l’attività lavorativa. In generale, l’opzione più comune per gestire i pagamenti delle spese di viaggio e soggiorno è dotare il dipendente di una carta di credito aziendale, o di qualsiasi altra carta di pagamento che possa rendere versatili anche le sue spese di piccolo importo.

Qualora invece il dipendente non avesse una carta business propria, è possibile fargli anticipare le spese e successivamente gestire un rimborso, anche se questa costituisce senz’altro l’opzione meno vantaggiosa e più lenta per chi gestisce la contabilità.

In ogni caso, va ricordato che per ottenere un rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno sono necessari alcuni elementi, ovvero:

  • Un contratto collettivo nazionale di riferimento;
  • La trasferta non deve essere un trasferimento, o meglio deve presentare il carattere di temporaneità;
  • Il dipendente o libero professionista in trasferta deve tornare alla propria sede lavorativa abituale al termine della trasferta;
  • La trasferta deve essere stata effettuata quando il dipendente o il libero professionista compiuta si trovava nello svolgimento delle proprie attività.

Non è difficile capire quando si può attivare un rimborso per spese di viaggio e di soggiorno: può trattarsi della partecipazione a un evento di un’azienda partner, oppure una visita a un altro branch della propria azienda, o infine un viaggio per fare expediting sul cliente o per intrecciare nuovi legami commerciali, solo per citare alcune casistiche comuni.

È importante che un’azienda fin dal suo inizio comprenda quale opzione attivare per la gestione di queste spese di viaggio.

Se si desidera semplificare la contabilità e aumentare la trasparenza della trasferta, è possibile scegliere un provider di carte prepagate aziendali da consegnare ai trasfertisti, come le sicure e affidabili carte Soldo. Le carte Soldo, oltre al sistema di pagamento che ricade sotto il noto circuito Mastercard®, consentono di essere collegate a una web console per visualizzare i pagamenti in tempo reale.

Se invece si decide di non dotare i dipendenti e i consulenti partita IVA di una carta di pagamento nominale, allora serve gestire il rimborso secondo alcune diverse modalità che elenchiamo nel paragrafo successivo.

Come calcolare i rimborsi per le trasferte di lavoro: tre diverse opzioni

Prima di procedere a vedere nel dettaglio le diverse modalità di rimborso bisogna distinguere tra due diverse tipologie di trasferta:

1) La trasferta entro i confini del comune in cui è situata la sede di lavoro

2) La trasferta che porta il lavoratore oltre i confini del comune della propria sede lavorativa

A seconda del tipo di trasferta cambia anche la modalità dell’indennità di trasferta e/o del rimborso spese che gli è dovuto. Ma quali sono le diverse modalità di indennità di trasferta? Ci sono tre diverse formule con le quali datore di lavoro e dipendente possono decidere di stabilire il rimborso spese:

  • Rimborso forfettario
  • Rimborso misto
  • Rimborso analitico

In tutti e tre questi casi, il lavoratore è tenuto a riportare in modo dettagliato e analitico le spese sostenute durante la trasferta tramite scontrini e fatture. Naturalmente il rimborso è previsto anche per le giornate festive, nel caso in cui in questi giorni il lavoratore si trovi in trasferta.

Il rimborso forfettario

La peculiarità del rimborso forfettario è che esso prevede che sia stabilita un’indennità di trasferta fissa per ogni giorno di lavoro. A seconda del fatto che la trasferta sia in Italia e all’estero, varia il tetto massimo entro cui il rimborso è esente dalla base imponibile a fini previdenziali e fiscali. Questi tetti sono 77,46 euro al giorno per trasferte internazionali e 46,48 euro al giorno per trasferte sul suolo italiano.

La cifra del rimborso viene stabilita o dall’azienda, o di concerto tra dipendente e azienda, sulla base di valutazioni pratiche o riferendosi a vecchi viaggi aziendali, o a una quota fissa aziendale. È comunque importante che il dipendente raccolga tutta la documentazione necessaria per dimostrare le spese sostenute.

Il rimborso analitico

Il rimborso analitico, diversamente da quello forfettario, prevede che il rimborso sia stabilito sulla base della rendicontazione analitica di tutte le spese effettuate dal lavoratore nel periodo di trasferta. Sulla base della nota spese che il lavoratore fornisce all’azienda al ritorno dalla trasferta verrà stabilito ed effettuato il rimborso.

Il rimborso misto

Il rimborso misto, come indica il nome stesso, è una via di mezzo tra il rimborso forfettario e il rimborso analitico. Prevede che sia riconosciuto sia un rimborso spese a piè di lista (analitico) per vitto e alloggio sia un’indennità di trasferta, ovviamente ridotta. Le spese di viaggio e di trasporto vengono invece rimborsate a parte.

Nel caso del rimborso spese sia di alloggio che di vitto, l’indennità di trasferta è ridotta di due terzi, mentre nel caso del rimborso del solo vitto o del solo alloggio è ridotta di un terzo.

Come procedere dopo il calcolo del rimborso

A questo punto, a seconda del lavoratore in oggetto, si procederà al rimborso del dipendente in busta paga, oppure al rimborso spese dei professionisti e dei collaboratori partita IVA.

Tassazione e deducibilità rimborso spese di trasferta

Per quanto riguarda la tassazione e deducibilità del rimborso delle spese di trasferta, è opportuno distinguere tra il rimborso chilometrico, che si applica unicamente al viaggio in auto propria effettuato dal dipendente, e gli altri tipi di rimborsi. Ad esempio il rimborso per il vitto o per il parcheggio o per i mezzi pubblici.

Per il rimborso chilometrico valgono infatti delle regole specifiche che prevedono di calcolare le detrazioni fiscali sui rimborsi da chiedere, basandosi su delle tabelle ACI che vengono aggiornate ogni anno. Il cosiddetto fringe benefit in busta paga costituisce quindi la modalità corretta per questo tipo di gestione.

Diverso è il caso per i rimborsi per le spese di trasferta propriamente dette, che assumono un profilo fiscale specifico.

Un’altra distinzione che va fatta è quella tra diaria giornaliera e indennità di trasferta, spesso confuse in gergo aziendale ma molto diverse come tassazione.

Tassazione rimborso spese: dettaglio

Se la trasferta avviene in una sede che si trova al di fuori del Comune in cui c’è l’abituale sede di lavoro, e se stiamo parlando di un’indennità giornaliera a forfait concessa al lavoratore (una diaria), allora questa cifra è esente da imposizione fiscale e contributiva. Vigono però dei limiti di cifre, che sono di 46,48 euro in Italia e 77,47 euro all’estero.

Se l’indennità va oltre queste cifre, l’eccedenza viene regolarmente tassata e sottoposta al pagamento dei contributi.

Questo è il caso del rimborso forfettario, mentre nel caso di rimborso analitico o rimborso misto il discorso fiscale è differente.

Infatti, i rimborsi di vitto e alloggio sono esentasse, senza cifre limite. I rimborsi di “altre spese” che vanno ad aggiungersi all’indennità di trasferta, invece,  fanno parte a pieno titolo del reddito imponibile.

Altro caso è quello dell’indennità di trasferta che si accompagna a un rimborso di vitto e alloggio: in questo caso, la cifra massima oltre la quale scatta la tassazione delle spese di trasferta è di 30,99 euro per l’Italia e di 51,65 euro per l’estero. Ricordiamo che anche qui i rimborsi di vitto e alloggio sono esentasse.

L’ultimo caso prevede che insieme all’indennità di trasferta venga riconosciuto il rimborso completo a piè di lista di tutte le spese di trasferta. In questa casistica, la cifra massima esentasse è di 15,49 euro per l’Italia e 25,82 euro all’estero.

Quali sono i documenti che il lavoratore deve raccogliere nella nota spese?

  • Gli scontrini fiscali, che devono però riportate i dati fondamentali della transazione come la natura, la qualità e la quantità del bene o del servizio scambiato e l’indicazione del numero di codice fiscale dell’acquirente;
  • Le fatture (ora in forma di fatture elettroniche);
  • Le ricevute fiscali con i dati identificativi del cliente.
Rimborso trasferte di lavoro | Rimborso spese trasferta dipendenti con Soldo
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  • Archiviare a norma di legge gli scontrini e le ricevute, cosa che Soldo concede grazie al collegamento con il sito dell’Agenzia delle Entrate (per cui svolge un’archiviazione sostitutiva degli scontrini).
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FAQ sul rimborso delle spese di viaggio e soggiorno per lavoro

Quali sono le modalità di rimborso delle spese per le trasferte di lavoro?

Prima di capire a quale modalità di rimborso siamo di fronte occorre distinguere tra trasferta che si svolge nello stesso Comune in cui ha sede l’azienda e trasferta fuori-comune.

La seconda distinzione da fare ricade sulle diverse modalità di indennità di trasferta, che viene stabilita dal datore di lavoro, a volte in accordo con il dipendente o professionista che richiederà il rimborso. Le tre modalità sono rimborso forfettario, rimborso misto e rimborso analitico, e possono avvenire tramite busta paga, nel caso di rimborso di dipendenti, o in fattura per il rimborso dei professionisti.

Cos’è e come si calcola il rimborso spese forfettario?

Il rimborso forfettario consegna al dipendente o al libero professionista in trasferta un’indennità di trasferta fissa per ogni giorno di lavoro. Questo rimborso viene di norma calcolato dall’azienda sulla base delle necessità del dipendente, sullo storico dei propri rimborsi forfettari, oppure su regole concordate con il dipendente.

Ai fini fiscali il rimborso forfettario è esentasse fino a 77,46 euro al giorno per trasferte internazionali e fino a 46,48 euro al giorno per trasferte sul suolo italiano.

Cos’è e come funziona il rimborso spese analitico?

Il rimborso analitico prevede che il rimborso delle spese di viaggio o di trasferta affrontate da un dipendente o da un libero professionista sia stabilito sulla base della rendicontazione analitica di tutte le spese effettuate dal lavoratore nel periodo di trasferta. Per dimostrare le spese sostenute il lavoratore è tenuto a compilare la nota spese e a consegnarla all’azienda. Sulla base della nota spese verrà effettuato il rimborso.

Cosa si intende per “rimborso misto”?

Si chiama “rimborso misto” un rimborso a metà strada tra il forfettario e l’analitico. Con un rimborso misto viene riconosciuto al dipendente o al libero professionista in trasferta sia un rimborso spese a piè di lista sia un’indennità di trasferta, che è ridotta rispetto al rimborso forfettario. Invece le spese di viaggio e quelle di trasporto vengono rimborsate a parte.

Cosa spetta al lavoratore in trasferta in Italia?

Il lavoratore in trasferta in Italia può ricevere diversi tipi di rimborso a seconda della tipologia scelta dall’azienda, quindi rimborso analitico, rimborso forfettario o rimborso misto.

All’interno delle tre tipologie possono essere contenute spese di diverso tipo, da quelle di vitto e alloggio (anche se non sempre) alla spese per i trasporti pubblici, o per i parcheggi, o per le spese di rappresentanza.

È quindi opportuno capire se la propria trasferta costituisce un viaggio di rappresentanza, e quale rimborso metterà in campo l’azienda.

In seguito si possono verificare le soglie di rimborso stabilite dal proprio contratto collettivo nazionale, ma anche le soglie entro le quali il rimborso spese è esentasse, che variano a seconda che il viaggio avvenga in Italia o all’estero. Alla fine si ottiene la cifra di rimborso per la propria specifica situazione.

Cosa spetta al lavoratore in trasferta in Europa o all’estero?

Sono molti i tipi di rimborso a disposizione di un lavoratore che va in trasferta all’estero. Vi sono diversi fattori da considerare per avere una cifra di riferimento: innanzi tutto il tipo di rimborso scelto dall’azienda, e quindi forfettario, analitico o misto. Inoltre, bisogna distinguere se si parla di rimborso per il carburante, per spese di rappresentanza, o in generale per spese di viaggio.

Solo in seguito bisogna controllare le soglie di rimborso stabilite dal proprio contratto collettivo nazionale, che permettono anche di calcolare la deducibilità e detraibilità di tali spese.

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