La differenza tra spese documentate e non documentate
In qualsiasi casistica di viaggio o di trasferta, il gesto di conservare i documenti che attestano le spese avvenute sarà fondamentale per il trasfertista. Scontrini e ricevute, anche digitali: tutto sarà fondamentale per facilitare il lavoro all’ufficio che poi si occupa o di contabilizzare o di elaborare un rimborso.
Però chi si occupa di viaggi aziendali lo sa bene: spesso gli scontrini, per un motivo o per l’altro, vengono dimenticati. In alcuni casi è possibile, risalendo all’esercizio commerciale presso il quale si è effettuata la spesa, provare a richiedere una ristampa dello scontrino, ma per la maggior parte dei casi non serve piangere sul latte versato, e bisogna prendere atto che si è di fronte a delle spese non documentate.
La differenza tra spese documentate e spese non documentate è semplicemente questa: le prime sono corredate da scontrini e ricevute, e – se il dipendente ha usato delle carte di pagamento aziendali – anche da una relativa spesa nell’estratto conto della carta.
Le spese non documentate invece sono tutte le spese prive di documentazione allegata, vuoi per errore vuoi perché non era necessaria la documentazione (ad esempio nel caso in cui al trasfertista venga assegnato un rimborso forfettario).
A volte questo capita perché uno scontrino viene smarrito, a volte perché ai pagamenti “fisici” in cassa si affiancano i pagamenti digitali, e in contabilità ogni variazione può portare ulteriore confusione. Questo è un problema che affligge non solo i viaggi aziendali, ma anche altre voci delle spese aziendali, come le forniture acquistate tramite e-commerce o i pagamenti online che avvengono tramite addebito ricorrente.
La necessità della documentazione
In teoria la gestione delle ricevute non dovrebbe essere difficile: sarebbe sufficiente per il dipendente conservare tutto e segnare ogni spesa effettuata, ad esempio su un foglio Excel, in modo da facilitare la rendicontazione successiva.
Nella pratica però sappiamo bene quanto questi metodi manuali siano non solo lunghi, ma anche forieri di possibili errori di percorso.
Il risultato è che spesso l’ufficio amministrativo si ritrova a lavorare il doppio del necessario per inseguire i trasfertisti alla ricerca di documentazione.
Questo perché la gestione delle spese documentate è molto più semplice di quella delle spese non documentate. La documentazione spesso è necessaria per ottenere un rimborso analitico, dove il giustificativo è quasi sempre fondamentale perché l’azienda riconosca ed eroghi il rimborso. Però in alcuni casi, al di là della distrazione dei trasfertisti, le spese non possono semplicemente essere documentate (ad esempio, pensiamo al consumo di carburante o ad alcune spese accessorie – ogni tipo di azienda ha le proprie – per l’erogazione di determinati servizi).
Ci sono ovviamente delle modalità di rimborso e di contabilizzazione anche per le spese non documentate, ma in generale è meglio cercare di documentare quanto più possibile, a ulteriore trasparenza e tutela sia del dipendente sia dell’azienda.
Esempi di spese documentate in viaggio
Tra le spese documentate sostenute dal dipendente possono esserci categorie merceologiche molto diverse, e per importi molto diversi. In generale è buona norma discutere prima del viaggio con i proprio trasfertisti, dipendenti e liberi professionisti, o in generale prima di far loro affrontare qualsiasi altra spesa aziendale autonoma, stabilendo i limiti massimi di spesa, i tipi di merce che verranno rimborsati, e altri dettagli che vengano ritenuti utili per evitare fraintendimenti.
Un esempio molto comune di spese aziendali sono quelle per i trasporti, dal costo del taxi a quello dei mezzi pubblici, il costo del parcheggio, l’eventuale pausa pranzo o pausa caffè. Spesso dall’estratto conto di una carta di credito non è facile capire di quale categoria merceologica si tratta, anche perché da un indirizzo e da un circuito di pagamento a volte non è facile evincere ulteriori dettagli. Oggi esiste uno strumento di pagamento digitale (Soldo) che combatte questo problema, semplificando il reperimento di ulteriori informazioni relative alla spesa effettuata e allegando a fianco della spesa registrata in digitale la relativa documentazione.
