LOADING

Type to search

Rimborso spese dipendenti: tutto quello che devi sapere

Redazione Soldo 7 mesi ago
Share

Il rimborso spese ai dipendenti è una delle voci di costo più rilevanti e, spesso, di più complicata gestione amministrativa all’interno di un’azienda. I dipendenti che anticipano denaro per conto della propria azienda hanno diritto a un rimborso spese in busta paga per i pagamenti che sostengono, a patto ovviamente che questi siano finalizzati agli scopi dell’attività. In particolare, venditori e addetti commerciali hanno diritto a un rimborso spese di trasferta qualora effettuino pagamenti che concernono:

  • Spese di viaggio (carburante, pedaggi autostradali, ecc., sia con il proprio veicolo che con mezzi di terzi)
  • Spese di ristorazione (vitto)
  • Spese di pernottamento (alloggio)
  • Spese telefoniche

L’entità e la natura del rimborso variano sostanzialmente a seconda dell’inquadramento del lavoratore. Generalmente gli addetti alle vendite che hanno diritto a un rimborso per le proprie spese sono dipendenti dell’azienda oppure liberi professionisti, collaboratori occasionali o collaboratori a progetto.

Scopriamo qualcosa di più sulle modalità di rimborso spese per venditori e addetti commerciali assunti con contratto subordinato, in relazione alle diverse tipologie di trasferta.

Come funziona il rimborso spese in busta paga

Il rimborso spese ai dipendenti assunti mediante contratto subordinato varia soprattutto in base al fatto che le trasferte abbiano luogo nel comune dove si trova la sede di lavoro oppure al di fuori di esso.

Rimborso spese di trasferta nel comune della sede di lavoro

Nel caso di trasferte interne al comune dove ha luogo la sede di lavoro (ovvero quella in cui il dipendente svolge ordinariamente la sua attività), i rimborsi spese concorrono integralmente a formare il reddito, a eccezione dei rimborsi per le spese di viaggio documentate da biglietti, ricevute di abbonamenti dei mezzi, ricevute per spostamenti con taxi, ecc.

Tra le spese imponibili annoveriamo anche il rimborso chilometrico all’interno del comune e interamente deducibile per azienda, rimborso che viene calcolato grazie a un servizio offerto dall’ACI e che quantifica l’importo dei rimborsi spettanti a dipendenti o professionisti che utilizzano la propria auto per svolgere attività a favore del datore di lavoro. Attenzione però: la legge di bilancio 2017 impone l’obbligo di pagamento dei carburanti con strumenti tracciabili a partire da luglio 2018, norma che cambia le carte in tavola in merito alla richiesta di rimborso delle spese di carburante.

Per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio, i venditori assunti con contratto subordinato hanno la possibilità di richiedere un rimborso pari al 75%. Inoltre, qualora si richieda la fattura per le spese sopra elencate risulta possibile anche detrarre l’IVA. Senza la fattura, l’IVA non rientra nel costo deducibile al 75% da IRES.

Rimborso spese dipendenti per trasferte fuori dal comune della sede di lavoro

Nel caso di trasferte al di fuori del comune della sede di lavoro è possibile scegliere tra tre modalità di rimborso:

  • Rimborso spese forfettario
  • Rimborso a piè di lista (analitico)
  • Rimborso misto

Rimborso spese forfettario

Questa modalità di rimborso esclude dall’imponibile del dipendente fino a 46,48€ al giorno se la trasferta avviene in Italia e fino a 77,47€ se questa avviene all’estero, al netto di spese di trasporto rimborsate a piè di lista o sotto forma di indennità chilometrica.

Tutti gli altri rimborsi spese, anche quelli documentati, vengono tassati in capo al dipendente. Le indennità chilometriche non formano mai reddito per il dipendente e per l’azienda sono deducibili nei limiti di quanto stabilito per mezzo delle tabelle ACI.

Rimborso a piè di lista o analitico

Il rimborso a piè di lista delle spese sostenute per vitto, alloggio, trasporti e viaggi, a prescindere dal loro importo, non concorrono a formare il reddito del dipendente. I commerciali devono quindi attestare le spese sostenute mediante adeguata documentazione all’interno della nota spese dipendenti che riportino data e luogo del pagamento.

Eventuali altre spese (parcheggio, telefonate, ecc.), anche se documentate, non costituiscono reddito per 15,49€ per le trasferte in Italia o 25,82€ per le trasferte all’estero.

Rimborso misto

Qualora il rimborso riguardi solo il vitto o solo l’alloggio le indennità forfettarie sono ridotte di 1/3; queste vengono ridotte a 2/3 qualora il rimborso comprenda sia le spese di vitto che quelle di alloggio. Tutti gli altri rimborsi spese, anche se documentati con ricevute o scontrini fiscali, sono tassati in capo al dipendente.

 

Tags:

You Might also Like

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *