Ultimo aggiornamento: novembre 2026
Il rimborso spese ai dipendenti può essere a piè di lista (spese documentate), forfettario (diaria) o misto. Nel 2026 il rimborso non è tassato in busta paga se rispetta le soglie del TUIR e se vitto, alloggio, taxi e NCC in Italia sono pagati in modo tracciabile; altrimenti entra nel reddito del dipendente.
Rimborso spese per i dipendenti
Se i lavoratori dipendenti utilizzano il proprio denaro per conto dell’azienda per cui lavorano, hanno diritto a un rimborso spese dipendenti che li risarcisca dei pagamenti sostenuti, a patto che questi siano stati effettuati in accordo con le policy aziendali.
In particolare, i dipendenti aziendali hanno diritto ad un rimborso spese di trasferta per quanto riguarda:
- Spese di viaggio (carburante, pedaggi autostradali, ecc., sia con il proprio veicolo che con mezzi di terzi)
- Spese di ristorazione (vitto)
- Spese di pernottamento (alloggio)
- Spese telefoniche
L’entità e la natura del rimborso variano a seconda dell’inquadramento del lavoratore.
Tipologie di rimborso
Nel caso di trasferte all’interno del territorio comunale, eventuali rimborsi o indennità concorrono a formare il reddito del dipendente e sono quindi sottoposti al regolare sistema di tassazione. Fanno eccezione, dal 2025, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate; per taxi e NCC, la spesa deve essere pagata con strumenti tracciabili.
Tra queste eccezioni rientra il rimborso chilometrico: non è tassato se è calcolato con le tabelle ACI ed è documentato, anche per le trasferte all’interno del comune della sede di lavoro. Per l’azienda è deducibile fino al costo chilometrico ACI di un’auto di 17 cavalli fiscali, o 20 se diesel. Puoi calcolarlo con il nostro calcolatore del rimborso chilometrico.
Per spostamenti al di fuori del territorio comunale – le trasferte, esistono tre principali tipologie di rimborso. Eccole spiegate:
1. Rimborso spese forfettario
Questa modalità di rimborso consiste nella restituzione al dipendente di una somma prestabilita, concordata tra lavoratore e datore di lavoro in anticipo e in via forfettaria.
Questa forma di rimborso non obbliga il dipendente in trasferta a giustificare le spese sostenute, e non richiede quindi la compilazione di una nota spese.
Il rimborso forfettario esclude dall’imponibile del dipendente fino a 46,48€ al giorno se la trasferta avviene in Italia, e fino a 77,47€ se avviene all’estero – escludendo le spese di trasporto che possono essere rimborsate a piè di lista, ossia fornendo all’amministrazione la documentazione relativa alla spesa.
2. Rimborso spese analitico o a piè di lista
Nell’ambito del rimborso a piè di lista o analitico, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, a prescindere dal loro importo, vengono anticipate dal dipendente e non concorrono a formare il suo reddito; il rimborso viene effettuato previa presentazione da parte del dipendente della dettagliata documentazione delle spese aziendali sostenute, per compilare la nota spese.
Dal 2025, per le trasferte in Italia, i rimborsi di vitto e alloggio e quelli di taxi e NCC non concorrono al reddito solo se la spesa è pagata con strumenti tracciabili (carta, bonifico o altri sistemi di pagamento elettronici). Il rimborso chilometrico non rientra in questo obbligo.
Nel caso in cui dovessero essere rimborsate spese al di fuori delle categorie previste, anche non documentate (per esempio cancelleria, telefono…), queste ultime non sono tassate fino a 15,49 € al giorno (25,82 € per le trasferte all’estero), se attestate analiticamente dal dipendente.
3. Rimborso spese misto
Il rimborso misto è una tipologia di compromesso tra i due sistemi sopra descritti, che associa il rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio al riconoscimento di un’indennità forfettaria al dipendente. In altre parole, il rimborso spese misto prevede la restituzione di una somma forfettaria concordata a priori su base giornaliera, e il rimborso analitico delle spese sostenute.
L’importo dell’indennità è definito dalla tipologia delle spese sostenute dal lavoratore in trasferta: se il rimborso analitico comprende solo il vitto o solo l’alloggio, le indennità forfettarie sono ridotte di 1/3; vengono ridotte di 2/3 qualora il rimborso analitico comprenda sia le spese di vitto che quelle di alloggio.
È quindi nuovamente necessario che il dipendente documenti le spese effettuate e compili la relativa nota spese.
Avere una visione chiara della propria attività consente di scegliere e concordare con i dipendenti il sistema di rimborso più adatto ad ogni tipologia di progetto o di spesa.
Regole chiare servono anche ai dipendenti: nella ricerca Soldo «La zona grigia» il 58% dei responsabili finanziari italiani ritiene chiare le regole sui rimborsi, ma solo il 51% dei dipendenti sa con certezza cosa può farsi rimborsare.
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Deducibilità delle spese T&E
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