Guida completa alla gestione delle spese dei dipendenti

Tieni sotto controllo le spese della tua azienda e automatizzane il processo di gestione. A partire da oggi.


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Gestire le spese di un’azienda è sicuramente impegnativo, ma è fondamentale per tenere sotto controllo i flussi di cassa. Molte aziende si affidano a carte di credito aziendali, contanti o, addirittura, lasciano che siano i propri dipendenti ad anticipare le spese di tasca propria. La verità è che nessuna di queste soluzioni funziona davvero.

Vai alla sezione:

I vantaggi del software per la gestione delle speseCosa si intende con gestione delle spese dei dipendenti?Quali sono i problemi legati ai tradizionali processi di gestione delle spese?Implementare una policy efficace per la gestione delle spese dei dipendentiCome scegliere la migliore piattaforma di gestione spese per la tua aziendaCome semplificare la gestione delle spese con Soldo

Expense Management for Business Women

I vantaggi del software per la gestione delle spese

Il contante non è un mezzo di pagamento tracciabile, motivo per cui il suo utilizzo può mettere a rischio la sicurezza delle finanze aziendali. Inoltre, non è tra le soluzioni più efficienti perché costringe i dipendenti ad annotare per iscritto ogni singola transazione e riconciliare manualmente le spese. Non dimentichiamo, poi, che i contanti vengono dati ai dipendenti prima che la spesa venga effettivamente sostenuta, perciò si corre anche il rischio che vengano utilizzati in modo improprio.

Le carte di credito aziendali non garantiscono totale visibilità e hanno solitamente limiti di spesa piuttosto rigidi. In più, la riconciliazione delle spese viene fatta una volta al mese il che rende difficile stabilire quanto effettivamente speso o per quali categorie merceologiche.

Un altro aspetto negativo è l’addebito posticipato il 15 del mese successivo al pagamento effettivo. Questo richiede un ulteriore lavoro di riconciliazione perché i pagamenti effettuati con la carta e risultanti dagli estratti conto bancari vanno riconciliati con le spese riportate in nota. L’impossibilità di effettuare dei controlli in tempo reale fa sì che i dipendenti possano spendere più di quanto effettivamente consentito dalla policy aziendale.

Le spese anticipate dai dipendenti sono un esempio emblematico di inefficienza nella gestione delle spese. Prima di tutto i dipendenti devono impiegare il loro tempo a compilare una nota spese per ottenere il rimborso. In secondo luogo, la scarsa qualità dei dati a disposizione e la necessità di rincorrere le ricevute finiscono per rallentare le operazioni di chiusura della contabilità. E comunque, a prescindere da tutto questo, non è certamente la soluzione ideale quella di chiedere ai propri dipendenti di anticipare dei soldi per conto dell’azienda senza sapere se hanno effettivamente le risorse per farlo.

Soldo, invece, segna il passaggio dalla carta al digitale e dai contanti alle carte di pagamento.

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Expense Management for Business Women

Capitolo 1 – Cosa si intende con gestione delle spese dei dipendenti?

Il flusso di cassa è un aspetto fondamentale per l’efficiente gestione di un business. Molte aziende, soprattutto quelle di piccole dimensioni, rimangono sorprese dalla fatica che richiede monitorare un costante flusso di pagamenti. Ed è proprio per questo motivo che molte non sono in grado di gestirlo al meglio. I sistemi tradizionali di gestione delle spese richiedono uno sforzo significativo anche da parte dei dipendenti. La compilazione delle note spese richiede tempo e non è sicuramente un’attività che apporta valore aggiunto alle aziende. Ma grazie alla tecnologia, ci sono tante soluzioni per gestire tutti i pagamenti della tua azienda in modo più semplice ed efficiente.

Ecco perché usare un software per la gestione delle spese aziendali:

Le spese rappresentano un costo aziendale considerevole. Da un recente sondaggio è emerso che le aziende spendono tra il 6% e il 12% del loro budget annuale in spese di viaggio e rappresentanza. Il costo di elaborazione delle note spese o la capacità di ricavare dai dati un valore reale per il business può essere estremamente variabile.

Le aziende che non sono in grado di tenere sotto controllo le proprie uscite aziendali rischiano di perdere ingenti quantità di denaro. Specialmente per le piccole imprese, il controllo delle spese aziendali rappresenta, al giorno d’oggi, una delle maggiori sfide.

A tutto questo si aggiunge il lavoro ibrido che, inevitabilmente, porta con sé nuove sfide. Pensiamo ai dipendenti che devono effettuare acquisti: il fatto di non essere fisicamente in ufficio espone maggiormente al rischio di frode poiché i dipendenti si trovano a dover condividere le carte di credito aziendali. Senza parlare delle email di phishing da parte di truffatori che, fingendosi CFO e CEO, chiedono di effettuare delle transazioni fraudolente.

Gestione spese “vecchia scuola”

Di solito le aziende gestiscono le spese con uno di questi tre strumenti:

1. Contanti

Specialmente nelle piccole aziende, è facile trovare un piccolo fondo cassa dedicato agli acquisti di poco valore. Tutte le spese devono essere annotate in un apposito quaderno o libro mastro affinché ne resti traccia. Questo sistema continua ad essere piuttosto diffuso, nonostante ponga alcune criticità, come il rischio di appropriazione indebita del denaro aziendale.

Ci sono poi aziende che utilizzano sistemi di contabilità in cloud: in questo caso il libro mastro deve essere pubblicato nell’apposito software, trascrivendo ogni singola uscita. Anche questo procedimento, però, risulta estremamente inefficiente proprio perché ogni singola transazione deve essere inserita manualmente.

2. Rimborsi spese

Chiedere ai dipendenti di anticipare le spese per conto dell’azienda è una prassi comune nelle PMI. Questo, però, non solo incide negativamente sulle loro finanze, ma rischia anche di compromettere i rapporti con l’azienda laddove i soldi non vengano rimborsarti tempestivamente.

I dipendenti presentano le loro richieste di rimborso attraverso la compilazione di una nota spese. Si tratta essenzialmente di un foglio di calcolo da compilare manualmente ed è proprio questa sua caratteristica a renderlo soggetto a potenziali errori.

3. Carte di credito aziendali

Le carte di credito sono uno strumento di pagamento molto più sicuro rispetto ai contanti. In più, evitano ai dipendenti di dover pagare di tasca propria e attendere il successivo rimborso. Tuttavia, l’utilizzo delle tradizionali carte di credito espone maggiormente al rischio di frode e pone anche maggiori difficoltà nel tracciamento delle spese. Infatti, possono passare settimane prima che una spesa non autorizzata venga effettivamente

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Capitolo 2 – Quali sono i problemi legati ai tradizionali processi di rendicontazione e gestione delle spese?

Expense management frustrations. Young woman is sitting at a table with bills, laptop and her phone, working on numbers.
Expense management frustrations. Young woman is sitting at a table with bills, laptop and her phone, working on numbers.

Gestire le spese dei dipendenti può essere frustrante per tutti i soggetti coinvolti. La tradizionale gestione delle spese aziendali prevede che i dipendenti conservino una montagna di ricevute e perdere anche soltanto una di queste significa automaticamente perdere denaro. Nel frattempo, i responsabili amministrativi devono controllare manualmente ogni singola ricevuta e verificare che l’importo corrisponda a quello inserito in nota spese. Inoltre, devono assicurarsi che le spese siano conformi alla policy aziendale, controllare gli estratti conto delle carte di pagamento e così via. E se qualcuno rileva anche il minimo errore, l’intero processo ricomincia da capo.

La gestione delle spese aziendali può essere inefficiente e frustrante per i reparti amministrativi

La presentazione e la gestione delle note spese sono attività impegnative sia per i responsabili amministrativi che per i dipendenti. I dettagli vengono inseriti in un foglio di calcolo per poi essere riconciliati, rivisti e approvati. Ogni singola spesa deve essere verificata manualmente. È un processo lungo, ripetitivo e soggetto a errori. Spesso le ricevute spariscono, vengono commessi errori e alla fine i conti non tornano.

Oltre un terzo dei direttori finanziari afferma di dedicare, ogni mese, tempo prezioso a questa attività il cui scopo è, essenzialmente, quello di determinare chi ha speso cosa e quando. Il punto è che questa attività non solo sottrae tempo prezioso, ma non assicura nemmeno pieno controllo e visibilità sulle spese aziendali. E come se questo non bastasse, i reparti amministrativi si ritrovano a gestire dati obsoleti e non aggiornati.

Possibili tentativi di frode

Una documentazione per lo più cartacea spiana la strada ai tentativi di frode.

Supponiamo che un dipendente, che viaggia regolarmente per lavoro, acquisti un biglietto del treno per una conferenza al prezzo di 100 €. La conferenza viene annullata e il dipendente presenta reclamo per ottenere un rimborso da parte della compagnia ferroviaria. Tre settimane dopo il dipendente invia una nota spese al reparto amministrativo della propria azienda, allegando la ricevuta di acquisto di 100 € che viene rapidamente approvata da un manager molto indaffarato e senza il tempo di effettuare controlli approfonditi.

Un dato interessante? Le frodi sui rimborsi spese rappresentano dal 15% al ​​17% di tutte le frodi aziendali.

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Expense management processes with Businesspeople working together in the office

Capitolo 3 – Implementare una policy aziendale per la gestione delle spese dei dipendenti

Expense management processes with Businesspeople working together in the office

Solo con una policy chiara ed efficace è possibile mantenere il controllo delle spese e ottimizzare le risorse. I vantaggi sono molteplici. Prima di tutto, i dipendenti non avranno più dubbi o perplessità quando si tratta di spendere denaro per conto dell’azienda. In secondo luogo, si semplifica la vita anche ai responsabili amministrativi, i quali avranno un chiaro modello di riferimento quando si tratta di accettare o rifiutare una richiesta di rimborso.

Non solo è fondamentale adottare una chiara policy aziendale, ma è altrettanto importante adottare tutte le misure del caso affinché i dipendenti ne vengano a conoscenza, così da familiarizzare fin da subito con il regolamento aziendale in materia di spesa.

Un buon software di gestione spese consente ai manager di impostare regole e limiti di spesa validi per determinate persone, dipartimenti e categorie merceologiche. La piattaforma Soldo, con il suo sistema di carte di pagamento, ti consente di stabilire in anticipo quanto può spendere ciascun dipendente e per quali categorie di spesa.

Visibilità e controllo sui team aziendali

Digitalizzare la gestione delle spese significa avere il pieno controllo delle finanze aziendali.

Con le carte di pagamento Soldo è più facile ridurre il rischio di spendere troppo: basterà semplicemente abilitare o disabilitare i prelievi di contanti allo sportello e impostare dei limiti relativi all’ammontare, alle categorie merceologiche o all’area geografica in cui è possibile spendere.

Per esempio, un dipendente che partecipa ad una conferenza dovrà spendere una cifra ragionevole per vitto, alloggio e trasporto. A te, invece, basterà semplicemente abilitare queste categorie, disabilitare tutte quelle non rilevanti e impostare limiti di spesa giornalieri. In questo modo mantenere sotto controllo le spese aziendali sarà una passeggiata.

La piattaforma Soldo ha la caratteristica di integrarsi facilmente con qualsiasi software di contabilità, semplificando la rendicontazione e garantendo che le spese sostenute siano classificate correttamente ai fini fiscali.

Processo decisionale basato sui dati

I dipendenti pagano, online o in negozio, con carte di pagamento a cui si applicano le regole di spesa stabilite dall’azienda.

I rimborsi devono essere erogati pochi giorni dopo la presentazione di una nota spese compilata dai dipendenti: le app di gestione spese consentono ai dipendenti di acquisire le ricevute al momento dell’acquisto e di creare una nota spese in pochi clic.

Controlla le spese in tempo reale

I sistemi manuali di gestione delle spese hanno molti limiti, tra cui quello di fare affidamento su dati non sempre aggiornati che spesso risalgano a settimane prima. Con un sistema digitale di gestione spese, invece, puoi visualizzare in tempo reale ciò che sta spendendo il tuo personale, così è più facile individuare immediatamente eventuali spese non autorizzate.

Inoltre, puoi riconciliare le spese nel corso del mese, senza lasciare tutto il lavoro per la chiusura contabile all’ultimo minuto.

Usa i dati per prendere decisioni informate

Le soluzioni digitali di gestione delle spese consentono di raccogliere e analizzare dati utili su chi spende cosa, quando e dove.

Utilizzando i filtri a disposizione, puoi creare report che mostrano quali sono le tendenze, evidenziano eventuali eccezioni e identificano i problemi, aiutandoti così a prendere decisioni informate e a:

  • Gestire meglio il regolamento aziendale per identificare più facilmente eventuali attività sospette, ma anche per individuare le spese superflue o le aree in cui potrebbero esistere alternative più convenienti.
  • Monitorare le prestazioni aziendali, fissando degli obiettivi per ridurre le spese e controllando i progressi. Individua i dipartimenti o le persone che spendono troppo e stabilisci dei limiti. Allo stesso modo, cerca di capire se in alcune aree c’è stato un eccesso di zelo.
  • Identificare migliori opportunità di spesa: l’analisi dei dati potrebbe rivelare che alcuni aumenti di spesa sono giustificati da particolari attività, persone o eventi che determinano un maggiore ritorno sull’investimento. Tutti gli altri, invece, dovrebbero essere scartati.
  • Mettere il personale nella condizione di fare la differenza: l’automazione della gestione delle spese consente ai responsabili amministrativi di dedicare il proprio tempo ad attività che apportano un vero valore aggiunto, come contribuire alla strategia aziendale, occuparsi di raccolta fondi o della gestione del flusso di cassa. Più il lavoro è gratificante, più i dipendenti saranno soddisfatti. Il successo di un’azienda dipende anche dalla capacità di trattenere le risorse umane al proprio interno.

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Choosing the right expense management tools

Capitolo 4 – Come scegliere la migliore piattaforma di gestione spese per la tua azienda

Choosing the right expense management tools

Quali caratteristiche dovrebbe avere un software di gestione delle spese? Sicuramente deve essere adatto alle esigenze della tua azienda.

Per capire esattamente di cosa hai bisogno, prova a rispondere a queste domande:

  • Come funziona il rimborso spese per i dipendenti? Il fatto di anticipare soldi di tasca propria potrebbe causare frustrazione o risentimento. Ancor peggio se il personale è costretto ad allegare le ricevute cartacee alle note spese manuali.
  • Quali sono i problemi da risolvere? I responsabili amministrativi trascorrono fino a cento ore all’anno alla ricerca di note spese che il più delle volte non sono compilate a dovere. Allo stesso tempo, una visibilità completa sulle spese consente all’azienda di prendere decisioni più avvedute e identificare potenziali aree di risparmio.
  • Dove vengono archiviate e contabilizzate le ricevute? Per legge, i giustificativi cartacei devono essere conservati per almeno dieci anni. Pensi di conservarli in modo sicuro? Sono di facile accesso?
  • Lo strumento che usi attualmente per gestire le spese si integra con altre piattaforme? Puoi collegarlo al tuo software di contabilità?
  • Automatizzi le note spese? Gli strumenti di gestione delle spese dovrebbero mirare a ridurre al minimo le attività manuali, acquisendo i dati sulle ricevute e classificando le transazioni in maniera automatica.
  • Quanto tempo richiede un rimborso? L’utilizzo di uno strumento di gestione delle spese esclude la possibilità che i dipendenti anticipino le spese di tasca propria. Tuttavia, se il personale è tenuto a utilizzare i propri fondi, dovrebbe almeno essere rimborsato nell’arco di una settimana.

Regole e controlli:

  • Limiti di spesa: il software che utilizzi ti permette di impostare limiti per categoria merceologica, specifiche persone o singoli dipartimenti? Che ne pensi della possibilità di impostare limiti giornalieri o settimanali, o budget mensili?
  • Regole: puoi creare regole personalizzate, ad esempio impendendo che i soldi dell’azienda vengano spesi nei fine settimana o al di fuori di determinati paesi? Puoi vietare o autorizzare i prelievi di contanti o gli acquisti online?
  • Categorie: le categorie già presenti nel software soddisfano le tue esigenze? In caso contrario, puoi aggiungerne delle altre?
  • Chilometraggio: il tuo software prevede il monitoraggio del chilometraggio?
  • Approvazioni: è presente un flusso approvativo?
  • Pagamenti: il tuo software è integrato con carte di pagamento? Se non è questo il caso, potresti aggiungerle come metodo di pagamento?

Compilazione nota spese

  • Nota spese: come si presenta una richiesta di rimborso? È un procedimento semplice?
  • App mobile: l’app ha delle funzionalità particolari, oltre a quella di acquisizione delle ricevute?
  • Scansione delle ricevute: il tuo software è in grado di estrarre automaticamente i dettagli di una transazione?
  • Reportistica: puoi inviare le note spese attraverso l’app? Puoi aggiungere note e assegnare ricevute alle categorie?
  • Informazioni mancanti: ricevi una notifica quando mancano informazioni su una ricevuta o un report?
  • Multi-valuta: il software supporta i report multi-valuta?

Reportistica ed esportazione dati

  • Strumenti di esportazione: è possibile esportare le informazioni in diversi formati, ad esempio pdf e csv?
  • Integrazioni contabili: il software si integra con NetSuite, Xero o QuickBooks? E Zucchetti?
  • Altre integrazioni: l’app si integra con il software utilizzato dal reparto Risorse Umane? Ha un’API aperta per ulteriori connessioni?
  • Reportistica: il tuo software consente di scaricare report di gestione dettagliati? È possibile filtrare per data, tipo di spesa e utente?

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Capitolo 5- Come semplificare la gestione delle spese con Soldo

1. Riconcilia le transazioni in pochi secondi

Non dovrai più esaminare dettagliatamente gli estratti conto o dimenticare delle importanti scadenze fiscali a causa di documenti incompleti.

Con Soldo puoi esportare le note spese nel tuo software di contabilità in pochi clic.

2. Gestisci le spese di viaggio senza alcuno sforzo

Imposta budget giornalieri appositamente dedicati alle spese per carburante o cibo e stanzia fondi per le spese di rappresentanza. Le nostre carte carburante sono la soluzione ideale. E al termine di un viaggio, puoi disattivare la carta in un semplice clic.

Inoltre, con l’app Soldo, i dipendenti possono tenere traccia delle proprie spese e allegare le ricevute senza alcun tipo di problema. Grazie alle notifiche istantanee sul tuo smartphone, non correrai mail il rischio di dimenticare di allegare il giustificativo.

3. Tieni sotto controllo le uscite aziendali

Soldo non ti aiuta soltanto a tenere sotto controllo tutte le spese aziendali. Grazie ai limiti, alle regole personalizzate e ai budget è possibile stabilire con precisione come potrà essere utilizzata ogni carta. Depositare i fondi è completamente gratuito e il denaro è immediatamente disponibile.

Puoi controllare ogni singola carta tramite la web console. Oltre a stabilire il limite giornaliero, settimanale o mensile, potrai impostare regole decidendo come e quando può essere speso il denaro. Puoi anche abilitare o disabilitare i pagamenti contactless.

Inoltre, puoi creare carte virtuali per i tuoi pagamenti online (abbonamenti o acquisti Amazon) ogni volta che ne hai bisogno.

4. Monitora le tue spese attraverso l’app

L’app Soldo è progettata per semplificare l’intero processo di gestione delle spese. Puoi monitorare saldo e pagamenti, caricare foto degli scontrini, gestire le spese con tag e note, e, se necessario, richiedere assistenza. L’app fa risparmiare tempo al personale, diminuisce il numero di scartoffie di cui occuparsi ed evita qualsiasi tipo di errore nella compilazione delle note spese.

5. Responsabilizza i tuoi collaboratori

Adottare un sistema completo per la gestione delle spese aziendali, è vantaggioso non soltanto per l’azienda ma per tutti quelli che ci lavorano.

Grazie alle carte di pagamento Soldo, i dipendenti non dovranno mai spendere i propri soldi, conservare centinaia di ricevute cartacee, compilare moduli e aspettare settimane per ottenere il rimborso.

6. Delega la revisione delle spese

L’approvazione delle spese può essere facilmente delegata ai manager che, a loro volta, possono richiedere documenti aggiuntivi o comunque tutte le informazioni di cui hanno bisogno. Inoltre, è possibile inviare dei promemoria laddove manchino degli allegati. In questo modo la nota spese sarà sempre perfetta e corredata di tutte le informazioni necessarie.

7. Alleggerisci il carico di lavoro a fine mese

Con Soldo la chiusura contabile diventerà un gioco da ragazzi. Gli approvatori possono infatti revisionare e approvare tutte le spese all’interno della piattaforma. La visibilità istantanea consente ai team amministrativi di vedere quali spese sono state approvate, semplificando e velocizzando la chiusura della contabilità a fine mese.

Soldo è una piattaforma flessibile che semplifica il lavoro di controllo, la rendicontazione e la gestione delle spese aziendali, integrandosi perfettamente con il tuo software di contabilità aziendale. Inoltre, assegnando carte prepagate ai dipendenti consenti loro di effettuare acquisti per conto dell’azienda in modo autonomo e istantaneo.

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Gestisci le spese aziendali con Soldo

Soldo ti aiuta a semplificare la gestione delle spese aziendali, rendendo i processi amministrativi più veloci e trasparenti.