Il rimborso delle spese di cui un libero professionista o dipendente può fare richiesta riguarda una moltitudine di costi sostenuti per poter portare a termine l’incarico assegnato, dalle spese di viaggio a quelle di alloggio, dalle spese di vitto alle più generiche spese di rappresentanza. Ma quali sono le diverse casistiche, quali sono i profili fiscali di ciascuna di esse, qual è la possibilità di applicare eventuali agevolazioni fiscali e come gestire il tutto con Soldo?
Rimborso spese professionisti: definizione e tipologie
Il rimborso spese per i professionisti si configura come una restituzione da parte del cliente del denaro speso nel portare a termine il proprio lavoro. È bene fare una distinzione tra spese prepagate, di cui si fa carico il cliente, e spese sostenute dal professionista, che possono essere effettuate in nome e per conto del cliente oppure no.
Spese prepagate dal committente
Questa tipologia di spesa prevede che il committente o cliente paghi vitto, alloggio o altre spese al professionista che ha ingaggiato, in via anticipata; le spese prepagate non vengono considerate come compenso del professionista e quindi questi non deve riportarle in fattura.
Perché una spesa ricada sotto questa casistica è necessario che il documento che attesta la spesa sia intestato al cliente e non al professionista, anche se nello stesso è possibile fare riferimento al professionista che ha usufruito del servizio. Ad esempio, nel caso di costi di viaggio e trasferta, e più in particolare in caso di prestazioni alberghiere, la prenotazione di una camera deve essere fatta a nome del professionista che usufruisce della stessa, ma sulla fattura dell’albergo è necessario riportare il nome del cliente come intestatario della spesa.
Spese effettuate a nome e per conto del cliente
Il libero professionista è solito anticipare per il committente alcune spese, che vengono sostenute a nome o per conto del cliente e hanno un profilo fiscale diverso sia dalle spese sostenute direttamente dal committente per il professionista, come quelle viste sopra, che da quelle sostenute dal professionista nello svolgimento del suo incarico.
Un tipico esempio di queste spese anticipate sono le tasse e le imposte, che il professionista paga anticipatamente per conto del cliente. Questa tipologia di spesa è fiscalmente neutra, ovvero non contribuisce all’imponibile del professionista (come vedremo nel dettaglio più avanti). Infatti il rimborso per questo tipo di spesa non viene considerato come compenso e non prevede la ritenuta d’acconto.
Spese collaterali
Le spese sostenute dal professionista riguardano anche le spese ‘collaterali’ che il professionista deve affrontare nel portare a termine il servizio richiesto dal cliente, come ad esempio le spese di vitto o le spese di trasferta, nel caso in cui sia il professionista a sobbarcarsi la spesa in un primo momento. La differenza tra questo caso e il caso in cui è il cliente ad anticipare le spese consiste nel diverso intestatario della documentazione di spesa: nell’evenienza trattata in questo paragrafo l’intestatario è il professionista, mentre nel caso di spese anticipate, come abbiamo visto, l’intestatario è il cliente.
