Bien gérer la trésorerie d’entreprise est une tâche incontournable à sa réussite. Si cette dernière peut parfois s’avérer délicate et fastidieuse pour les équipes finance, en particulier en période d’inflation et d’augmentation des coûts de l’énergie, il existe quelques stratégies pour aider l’entreprise à gérer sa trésorerie plus facilement et avec plus de fluidité.

Que ce soit pour réaliser des économies, assurer un meilleur suivi, réaliser des prévisions plus précises ou mieux maîtriser les dépenses, il est essentiel de mettre en place des processus permettant aux équipes d’assurer la bonne santé financière de l’entreprise.

Maîtriser les coûts

Une première étape essentielle à une meilleure gestion de la trésorerie en période d’inflation est la maîtrise des coûts. Il est important pour l’entreprise d’avoir une vue sur les coûts engagés, de les réviser périodiquement et de les adapter en fonction des besoins.

1. Revoir les coûts fixes de l’entreprise

Les coûts fixes sont les frais que l’entreprise paye de manière régulière. Ils sont indirectement liés à son activité mais sont nécessaires à son bon fonctionnement. Cela peut inclure le loyer des bureaux et les charges associées (comme le wifi, l’électricité, etc.) ou les salaires des collaborateurs. Ces coûts fixes n’évoluent pas de manière constante, ce qui permet d’établir une liste de dépenses récurrentes. Ces dernières peuvent ensuite être intégrées dans les prévisions budgétaires, y apportant plus de précision.

Parmi ces coûts fixes, certains peuvent être optimisés, en particulier en période de crise ou l’entreprise doit suivre ses frais de plus près. L’entreprise bénéficie-t-elle des prix les plus intéressants pour ses abonnements et outils ? Tous les abonnements sont-ils utilisés, ou est-ce que certains peuvent être arrêtés ? Les entreprises manquent souvent de visibilité sur ces dépenses, qui peuvent rapidement s’accumuler.

En ce sens, l’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses professionnelles peut s’avérer particulièrement utile pour simplifier la gestion des abonnements et obtenir une visibilité totale sur leurs coûts. Ces outils permettent notamment de créer des budgets par équipe ou par département pour centraliser les dépenses, définir des règles de dépenses et reprendre contrôle sur chacune des dépenses liées aux abonnements.

2. Actualiser les prévisions budgétaires de l’entreprise

Une fois les coûts fixes revus et optimisés, les équipes finances peuvent s’atteler à revoir les prévisions budgétaires de l’organisation, de façon à s’assurer de la meilleure rentabilité possible et de la bonne santé financière de l’entreprise.

Mettre au point une projection de sa trésorerie, surtout en période d’incertitude économique, permet d’optimiser le pilotage de l’activité de l’entreprise. Un budget prévisionnel offre de nombreux avantages. Il permet notamment de :

• Anticiper la rentabilité de la stratégie de développement et vérifier sa fiabilité,
• Proposer une vision concrète des résultats prévisionnels et des objectifs,
• Gagner en fiabilité sur un horizon à court terme, à n’importe quel moment en se basant sur l’historique des dépenses,
• Réaliser des ajustements afin d’atteindre l’équilibre ou la marge souhaitée.

Le budget prévisionnel fait objet de ligne directrice pour l’année à venir, il doit être consulté régulièrement, notamment en période complexe.

3. Mettre en place une politique de dépenses

Entre les dépenses fixes, les dépenses courantes, et les dépenses occasionnelles, il est important pour une entreprise de mettre en place une politique de dépenses claire. Elle permet n d’optimiser la gestion de la trésorerie et d’éviter les dépenses non nécessaires.

Une politique de dépenses est un ensemble de règles établies par l’entreprise concernant les dépenses professionnelles. Elle informe les salariés sur les dépenses autorisées, les plafonds, les modalités à suivre en cas de déplacements, le processus de remboursement… Elle permet également de donner à l’entreprise plus de visibilité sur sa trésorerie.

Cette politique de dépenses peut être révisée chaque année pour s’adapter à un contexte économique particulier ou pour revoir les dépenses autorisées en fonction des besoins réels des collaborateurs. Instaurer ce cadre permet à l’entreprise d’avoir plus de contrôle sur les dépenses de ses collaborateurs et de simplifier les processus de remboursement afin qu’ils soient plus fluides et offrent une vision actualisée de la trésorerie.

Optimiser les processus

Certaines tâches faisant parti de la gestion de la trésorerie d’entreprise peuvent s’avérer chronophages et répétitives pour les équipes finance. Pourtant, il existe aujourd’hui des outils pour optimiser les processus de gestion des dépenses. Plus qu’un simple gain de temps, ils participent aussi à simplifier le quotidien des collaborateurs, et à les fidéliser dans un contexte de crise des talents où les entreprises ont souvent du mal à recruter.

1. Optimiser le travail des équipes finance grâce à la technologie

Les équipes finance jouent un rôle stratégique au sein de l’entreprise. En période de crise économique, il est d’autant plus important pour elles de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.

Dans un contexte économique inflationniste, les entreprises ont plus que jamais besoin d’établir des projections budgétaires en prévoyant les entrées et les sorties de fonds comme les revenus de l’entreprise. En mettant à profit les outils digitaux et en automatisant certaines opérations, les équipes finances peuvent gagner du temps, et ainsi se concentrer sur ce qui importe vraiment : la stratégie financière de l’entreprise.

Mettre la technologie à profit permet aux équipes finance d’avoir toutes les données financières de l’entreprise au même endroit et automatiser les tâches administratives. Elles sont alors en mesure de regrouper toutes les données pour obtenir des rapports détaillés sur les dépenses, les analyser, et réaliser des prévisions plus précises.

Par exemple, la plateforme Soldo permet de synchroniser plusieurs plateformes comptables afin de rapprocher les dépenses de l’entreprise, assurant plus de flexibilité dans la gestion des dépenses. Elle permet également de suivre et gérer les dépenses de l’entreprise et des employés en temps réel comme les budgets, répondant aux besoins d’instantanéité tout en s’appuyant sur un suivi intelligent de la trésorerie.

2. Suivre les dépenses de plus près grâce aux cartes de paiement

Pour aider les entreprises à mieux suivre les dépenses réalisées par leurs collaborateurs, il est aujourd’hui possible d’implémenter un système de cartes de paiement d’entreprise. Plus que de permettre aux organisations de suivre les dépenses avec précision, les équipes finance peuvent obtenir une vue d’ensemble sur la trésorerie de l’entreprise en temps réel, à une période ou assurer un suivi pointu de la trésorerie est nécessaire. S’appuyer sur la technologie permet également de mettre fin aux avances et aux notes de frais, fluidifiant tout le système de dépenses de l’entreprise et évitant aux collaborateurs d’avoir à engager des dépenses personnelles pour régler des frais professionnels.

Ces cartes, comme les cartes Soldo, sont paramétrables et répondent de manière précise aux besoins de l’entreprise. Elles peuvent être physiques ou virtuelles, attribuées à une personne ou à un pôle, configurées avec des limites de dépenses, des zones géographiques, des catégories de dépenses…

L’entreprise bénéficie ainsi d’un contrôle total sur les dépenses réalisées par ses collaborateurs, qui peuvent être approuvées en amont, et d’une vue d’ensemble sur sa trésorerie et ses transactions, ensuite répertoriées dans un rapport détaillé.

La crise économique actuelle a plus que jamais mis en avant le fait que les entreprises ont aujourd’hui besoin de digitaliser la fonction finance, en mettant à profit la technologie pour faciliter et optimiser le travail des équipes au service d’une meilleure gestion financière.

Dans le cadre de la loi anti-gaspillage pour une économie circulaire (Loi AGEC) votée en 2020, les tickets de caisse (ainsi que les justificatifs de carte bancaire et les bons d’achat) ne seront plus automatiquement imprimés dès le 1er août 2023.

En effet, près de 25 millions d’arbres sont abattus chaque année afin de produire plus de 30 milliards de tickets de caisse. Plus que de répondre aux nouvelles attentes des consommateurs qui ne souhaitent plus voir les tickets de caisse imprimés, la dématérialisation permettra de retrouver les preuves d’achat plus facilement, par email ou au travers d’un compte client.

Pour les entreprises, la mise en place de cette nouvelle réglementation pourra impacter le système de remboursement des notes de frais des collaborateurs, mais est aussi synonyme de nouvelles opportunités.

Tout savoir sur la fin des tickets de caisse

La fin de l’impression des tickets de caisse approche, même si elle a récemment été reportée au 1er août 2023 au vu de la situation économique actuelle. Les commerçants comme les entreprises ont eu le temps de s’y préparer, la pandémie ayant accéléré la digitalisation partout.

Une règlementation mise en place progressivement

Une étude OpinionWay-Perifem a révélé que 73 % des français sont favorables à la suppression du ticket de caisse, et 69 % aux tickets de carte bancaire. Si le ticket de caisse reste prévalant dans les achats professionnels, mettant en exergue des éléments essentiels aux remboursements des dépenses (TVA, date, heure, détails des achats…), la digitalisation des processus d’achat et de la finance a favorisé l’émergence de nouvelles habitudes au sein des entreprises.

D’après notre dernière étude “Crise du coût des affaires”, 55 % des employés sont favorables à la mise en place de cartes d’entreprise pour éviter les avances de frais professionnels avec leurs fonds propres ; et 37 % souhaiteraient un outil leur permettant de capturer automatiquement les justificatifs de paiement.

Plus que d’être un rempart contre les dépenses professionnelles réalisées avec les fonds propres des collaborateurs, la mise en place d’un système de gestion des finances digitalisé simplifie la conformité aux nouvelles règlementations tout prenant en compte des objectifs de durabilité.

Aujourd’hui, d’après une étude menée par PwC, 93 % des Directions Financières envisagent d’investir dans la digitalisation de la fonction finance, et 73 % d’entre elles souhaitent modifier leur modèle de pilotage pour mieux intégrer leurs objectifs RSE.
De plus, cette règlementation intervient à un moment clé ou les entreprises comme les collaborateurs souhaitent non seulement faciliter les dépenses mais aussi réduire l’impact environnemental de leurs activités.

Comment se faire rembourser ses achats après la fin du ticket de caisse ?

Le remboursement des notes de frais des collaborateurs après la mise en place de la loi anti-gaspillage dépendra principalement de la politique de dépenses de l’entreprise.

Certaines entreprises continueront à gérer les notes de frais en version papier : les collaborateurs devront alors demander le ticket et le reçu à chaque passage en caisse pour le transmettre à l’entreprise.

D’autres organisations ont déjà mis à profit les avancées de la digitalisation, ou pourront sauter le pas en tirant parti des solutions de gestion des dépenses qui permettent de faciliter les différents processus (achats, remboursements…). Ainsi, les collaborateurs n’auront plus besoin de demander la version papier des reçus, et pourront se contenter de demander une version digitale qu’ils pourront charger sur la plateforme.

Les opportunités de la fin des tickets de caisse : digitaliser les processus

La fin du ticket de caisse pose plusieurs défis au vu des changements que cela implique pour le remboursement des frais professionnels. Mais il représente également des opportunités, via l’utilisation de solutions digitalisées allant au-delà de la facilitation des remboursements des dépenses professionnelles.

Assurer un meilleur suivi des dépenses des collaborateurs

De plus en plus d’entreprises se tournent vers des plateformes de suivi des dépenses afin de gérer les notes de frais de leurs collaborateurs, facilitant grandement la tâche.

Les avantages sont nombreux, aussi bien pour les collaborateurs que pour l’entreprise :

• Les entreprises n’ont plus besoin de collecter des justificatifs (factures, tickets de caisse) et de traiter manuellement les notes de frais.
• Les directeurs financiers obtiennent une vision en temps réel des dépenses et peuvent s’assurer de la bonne santé financière de l’entreprise.
• Les collaborateurs n’avancent plus leurs propres fonds dans le cadre de dépenses professionnelles et gagnent en autonomie.
• Les managers gagnent du temps pour valider les notes de frais qui sont accompagnées des justificatifs nécessaires.
• Grâce aux plateformes de gestion des dépenses, les entreprises facilitent les dépenses professionnelles à une ère où le télétravail et le travail hybride sont répandus, et où les collaborateurs sont d’autant plus responsables de la gestion de leurs budgets. Les équipes finance peuvent mieux suivre les dépenses des collaborateurs, et adapter les budgets en fonction des besoins, à une période ou l’inflation et l’augmentation des coûts de l’énergie poussent vers plus de frugalité et un suivi précis des dépenses.

Un rempart contre la fraude aux notes de frais

Les cartes d’entreprise et les plateformes de gestion des dépenses digitalisées sont un moyen efficace pour lutter contre les fraudes aux notes de frais, dont le montant peut s’élever à près de 14 000 euros par an par entreprise.

Soldo propose des cartes prépayées totalement paramétrables (localisation, catégories de dépenses, plafonds, retrait d’espèces…), couplée à une plateforme permettant d’approuver des dépenses en amont des achats et de surveiller le flux de trésorerie. Equipes finance et collaborateurs ont ainsi la possibilité de suivre leurs dépenses avec plus de précision et de transparence, évitant les mauvaises surprises en fin de mois.

Dans la mesure où nous tendons vers une dématérialisation des achats et une digitalisation de la finance, opter dès aujourd’hui pour une plateforme de gestion des dépenses apparaît comme une solution simple et sécurisée pour faire face aux nouvelles régulations.

Cela fait plusieurs mois maintenant que le poids de l’inflation se fait ressentir auprès des entreprises comme des particuliers. En mars 2023, l’Insee a annoncé que les prix à la consommation ont augmenté de 5,6 % sur un an. Le secteur de l’énergie n’est pas en reste : si les prix de l’énergie n’ont cessé d’augmenter depuis le début de la guerre en Ukraine, l’inflation sur les prix est passée à 14,1% en février, contre 16,3% en janvier.

Les entreprises doivent donc réaliser des économies là où elles le peuvent, à la recherche de solutions pour réduire les coûts en période d’inflation, sans pour autant impacter les collaborateurs.

Voici 5 conseils pour permettre aux entreprises de réduire les coûts :

Réaliser des prévisions budgétaires

Les prévisions budgétaires des entreprises tiennent compte des coûts fixes, qui ne sont pas amenés à évoluer (abonnement internet, assurances, loyer…), et des coûts variables, qui vont eux varier en fonction de l’activité de l’entreprise (matières premières, transport et livraison de marchandises…).

Avoir une idée précise des charges fixes et variables de l’entreprise et de leur évolution permet aux équipes finance de s’assurer de la bonne santé de l’organisation, et de calculer avec précision sa rentabilité. Le développement de prévisions budgétaires précises permet aux équipes finance d’avoir une idée du chiffre d’affaires à réaliser pour ne pas perdre d’argent.

En période de crise économique, les coûts sont régulièrement amenés à augmenter. Qu’il s’agisse des prix des matières premières ou des coûts de l’énergie, ils fluctuent en permanence, affectant par la même occasion les budgets réalisés par les équipes finance. S’il est de mise de prévoir une marge d’erreur, il est également primordial de revoir ces prévisions budgétaires régulièrement et efficacement.

Revoir ses dépenses

En période de frugalité, les équipes finances peuvent également penser à analyser les dépenses fixes, comme les abonnements, et revoir ces derniers.

En effet, il n’est pas rare de trouver des doublons dans les abonnements : que ce soit des abonnements à des outils de création, à des plateformes de gestion des réseaux sociaux ou des plateformes de prospection… il peut être utile de faire un état des lieux, de supprimer les doublons, et de ne garder que les abonnements utilisés par les équipes.

Toujours dans l’idée de réaliser des économies, l’entreprise peut également faire le choix de réduire certains pôles de dépenses. Par exemple, si des événements sont généralement organisés, l’entreprise peut choisir de diminuer les dépenses qu’ils engendrent. Cela peut passer par le choix d’un autre traiteur, d’un lieu moins couteux…

Etablir une politique de dépenses

Une politique de dépenses est un essentiel pour toute entreprise, en particulier en période de crise économique. Elle permet d’établir des conditions et des règles de dépenses applicables à l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Cette politique permet de mettre en avant les budgets et plafonds dédiés aux frais de déplacement, aux voyages d’affaires, aux repas, à l’achat de fournitures… Sont également précisées les modalités de remboursement et ce qui doit figurer sur les notes de frais, afin de faciliter le remboursement des collaborateurs.

En somme, une politique de gestion des dépenses permet de mieux gérer la trésorerie de l’entreprise en évitant de mauvaises surprises, tout en permettant à l’ensemble des collaborateurs d’être alignés sur les dépenses autorisées et les modalités de remboursements des frais professionnels. Elle permet à l’entreprise de réaliser des économies et de réduire les coûts.

Equiper les collaborateurs de cartes d’entreprise

Afin de permettre aux équipes finance d’avoir un suivi précis, détaillé et en temps réel des dépenses des collaborateurs, il est possible pour les entreprises de mettre en place un système de cartes afin de gagner en contrôle et visibilité.

Aujourd’hui, les cartes d’entreprise sont totalement paramétrables. Il est possible de définir des règles de dépenses et des limites, définies par collaborateur, par équipe ou par projet. Des cartes temporaires peuvent également être créées par le biais de cartes virtuelles, auxquelles il est possible d’attribuer un montant maximal et un nombre de transactions.

Comme le montre notre dernière étude, 73 % des sondés qui règlent leurs dépenses professionnelles de leurs propres moyens subissent des répercussions négatives sur leurs finances personnelles et/ou sur leurs conditions de vie. Par ailleurs, au vu du contexte actuel, 57 % des participants ont remarqué une augmentation des dépenses professionnelles sur les douze derniers mois.

Plus que de permettre de gagner en visibilité et de mieux suivre sa trésorerie, équiper les collaborateurs de cartes professionnelles permet de faciliter les dépenses tout en leur évitant de devoir avancer des frais. Exit les processus d’approbation des dépenses et remboursements trop longs ! L’expérience collaborateur en est favorisée, offrant aux équipes plus de flexibilité et d’autonomie.

Mettre la technologie à profit

Le monde se digitalise, et il est grand temps pour la fonction finance de suivre le mouvement ! Toujours dans l’idée de mieux suivre les dépenses de l’entreprise et des collaborateurs, des logiciels de gestion des dépenses sont aujourd’hui disponibles.

Ces derniers, comme la plateforme Soldo, permettent de mettre fin aux tâches manuelles et répétitives, réduisant ainsi les marges d’erreurs tout en facilitant les processus. L’entreprise peut ainsi gérer ses dépenses en un seul et même endroit : notes de frais, dépenses sur les cartes des collaborateurs, abonnements… Les équipes finance gagnent en efficacité, et peuvent davantage se concentrer sur la partie stratégique de leur métier, comme la planification des dépenses et l’établissement des budgets.

Cette technologie épaule également le service finance dans cette tâche, en offrant un accès à des rapports détaillés, permettant d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les dépenses, de mieux les contrôler et de réduire les coûts ou c’est nécessaire.

Les avances de frais se justifient-elles encore dans le contexte économique actuel ? Pour répondre à cette question, Soldo s’est récemment associé à Ipsos dans le cadre d’une enquête menée auprès de 400 employés issus d’un large éventail de secteurs d’activité et d’entreprises de toutes tailles.

Avec la hausse du coût de la vie en France, notre rapport intitulé « Le coût de la crise économique » examine les conséquences des avances de frais sur le bien-être financier et le moral du personnel.

Dans cet article, nous passerons en revue quelques-unes de nos principales conclusions :

• Qu’entend-on par « avances de frais » ?
• En quoi ce processus est-il défaillant  ?
• Existe-t-il une alternative aux avances de frais  ?

Pour obtenir des détails et une analyse complète des bouleversements provoqués par la crise du pouvoir d’achat sur la gestion des frais professionnels, téléchargez votre exemplaire gratuit de notre rapport.

Qu’entend-on par « avances de frais » ?

Lorsqu’un salarié paie des dépenses liées à son travail avec son propre argent avec la promesse d’être remboursé par son employeur, ces achats portent le nom d’avances de frais professionnels.

Cela peut être des billets d’avion, des frais d’hébergement, des frais de carburant et d’autres dépenses de restauration déboursées par un employé lorsqu’il est en déplacement professionnel.

Notre rapport « Crise du coût des affaires » indique que 70 % des personnes interrogées déclarent payer des dépenses liées à leur travail sur leurs propres deniers au moins une fois par semaine.

Le fait de payer de sa poche en attendant d’être remboursé par l’employeur est donc une situation tout à fait courante. Or, le problème est que cette situation est loin d’être parfaite.

En quoi ce processus est-il défaillant ?

Ce n’est un secret pour personne, nous nous trouvons actuellement en pleine période de crise du pouvoir d’achat. Alors même que certains individus éprouvent déjà des difficultés à faire face à leurs propres dépenses, le fait d’avoir à avancer des achats pour le compte de son entreprise frise nettement l’exagération.

53 % des personnes interrogées dans le cadre de notre enquête déclarent ressentir de l’anxiété à l’idée de régler, au moins occasionnellement, des dépenses professionnelles avec leurs fonds propres. De plus, 73 % d’entre elles confient que cela a eu un impact négatif sur leurs finances personnelles.

Dans certains cas, les employeurs remboursent les dépenses courantes très rapidement. D’autres, en revanche, ne remboursent aux employés la totalité de leurs frais qu’à la fin de chaque mois. Et cela suppose, bien entendu, que les rouages de la machine ne soient pas grippés. En cas de reçu manquant, par exemple, ou de litige, la procédure peut s’éterniser.

Même en l’absence de délais, ce type de traitement des dépenses est souvent basé sur des procédures essentiellement manuelles et lourdes sur le plan administratif. Il y a de longs formulaires à remplir, des reçus ou autres documents à conserver et de nombreuses étapes à franchir avant qu’une autorisation ne soit sollicitée ou délivrée. Face à une telle lenteur, les gens se sentent fréquemment désemparés.

Ainsi, 50 % des sondés avouent renoncer au remboursement de toutes leurs dépenses, en grande partie à cause de délais d’approbation trop longs (40 %), ainsi que du temps et des efforts nécessaires (21 %).

De fait, non seulement beaucoup de gens sont à la fois inquiets par les avances de frais, mais ils ont perdu espoir dans la procédure des demandes de remboursement. L’injustice de cette situation, du reste, ne se limite pas aux seuls employés. Le cycle des avances et remboursements de frais est un problème majeur pour les entreprises :

• Les équipes financières se retrouvent à endosser le rôle du « méchant », en perdant des jours à courir derrière les justificatifs manquants, ou pire, en étant obligéees de maintenir des remboursements en suspens pour cette raison.
• Les heures consacrées à ce processus d’avance de frais inefficace laissent alors moins de temps aux équipes financières pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus gratifiantes.
• Pour l’entreprise, la vision des coûts est partielle et décalée dans le temps, car elle se compose d’un mélange de dépenses internes et d’avances sur frais professionnels qui ne leur est facile ni d’analyser ni de contrôler.
• Le cumul de temps perdu et d’inefficacité auquel sont confrontés les employés et les équipes financières entraîne une baisse de la satisfaction, à laquelle s’ajoute un ralentissement de la dynamique opérationnelle globale.

La méthode prédominante de prise en charge et de remboursement des frais professionnels est une source de difficultés tant pour le personnel que pour l’employeur. Pourtant, il existe une autre solution facile à mettre en œuvre.

Existe-t-il une alternative aux avances de frais ?

Nous avons interrogé 400 personnes sur ce qu’elles feraient si elles avaient la possibilité de transformer complètement le processus de paiement des frais professionnels au sein de leur entreprise.

55 % d’entre elles répondent qu’elles procureraient à chaque employé une carte de paiement d’entreprise et mettraient résolument fin à la nécessité de rembourser les frais.

Avec Soldo, il est très facile de mettre ce changement en place.

Nous envisageons la problématique sous toutes ses facettes : du point de vue des employés qui ressentent la pression financière, des équipes financières qui croulent sous les tâches administratives et des entreprises qui ont besoin de contrôler et suivre leurs dépenses en temps réel. Notre plateforme de gestion des frais professionnels est donc fournie avec des cartes d’entreprise Mastercard® intégrées, afin de rendre la gestion des frais facile et équitable pour tout le monde.

Voici une brève description du fonctionnement de Soldo :

• Une carte d’entreprise Soldo permet aux employés d’accéder instantanément à la trésorerie de leur employeur, afin de ne jamais avoir à payer de leur poche.
• Chaque carte est reliée à notre plateforme de gestion des dépenses, ce qui permet aux services comptabilité d’économiser du temps et des efforts, depuis les approbations jusqu’au reporting financier.
• L’entreprise exerce un contrôle total sur chaque budget, plafond de règlement et catégorie de dépenses, en disposant d’une visibilité en temps réel sur chaque transaction (dépenses internes et avances des employés).
• Une application mobile permet aux employés de télécharger leurs reçus en amont.
• Des intégrations avec des logiciels de comptabilité permettent aux équipes finances d’effectuer les rapprochements en un clic.

« Nous estimons que ce n’est pas à nos employés d’avoir à prêter de l’argent à l’entreprise, c’est pourquoi ils disposent tous de cartes Soldo. Cela nous facilite la tâche, car nous n’avons plus à remplir de formulaires de frais ni à courir après les reçus. Je ne peux pas imaginer travailler sans Soldo ».

Gus Ferguson, cofondateur de Salience et client de Soldo

Nous sommes ravis d’annoncer que les clients de notre plan Enterprise peuvent désormais intégrer les données de transaction Soldo dans SAP Concur. Cette intégration permet d’offrir à vos employés un accès contrôlé aux fonds de l’entreprise et de synchroniser toutes vos données de dépenses dans votre compte SAP Concur.

Les fins de mois compliquées ne sont pas une fatalité. Cette intégration automatise le transfert des données, ce qui évite à votre équipe finance de passer du temps à retranscrire manuellement les infos d’un système à l’autre au risque de se tromper. Vos données sont plus fiables et la qualité de votre reporting s’en ressent.

Qu’est-ce que cette intégration va changer pour vous ?

Cette intégration rassemble le meilleur de Soldo et de SAP Concur pour offrir une expérience unifiée. D’un côté, les fonctionnalités des cartes d’entreprise Soldo pour le contrôle des dépenses, et de l’autre, les capacités de gestion financière – telles que la gestion des factures – de SAP Concur.

Responsabilisez vos employés avec une carte d’entreprise Soldo

Les employés ne devraient pas avoir à avancer les frais pour leur entreprise. Avec cette intégration, les entreprises qui utilisent SAP Concur peuvent donner des moyens de paiement à leurs salariés tout en gardant le contrôle et en suivant les dépenses de près.

Évitez les erreurs et gagnez en précision

Vous avez désormais accès dans SAP Concur à des données de transaction fiables et synchronisées automatiquement à partir de Soldo. C’est mieux que d’avoir à les saisir vous-mêmes avec la perte de temps et le risque d’erreur inhérents aux processus manuels.

Une vue unique et consolidée sur les données de dépenses

Difficile de ne pas perdre le fil des dépenses quand il faut passer d’un système et d’un ensemble de données à un autre. Avec cette intégration, vos données de dépenses sont rassemblées dans une Single Source of Truth (source d’information unique) pour vous permettre de retrouver toutes vos dépenses au même endroit.

Accélérez votre reporting

Synchronisez vos données de transaction Soldo avec votre compte SAP Concur existant et toutes les données financières dont vous avez besoin pour la réconciliation de fin de mois seront entre vos mains. La qualité de votre reporting et de l’analyse des dépenses va mécaniquement augmenter et vous pourrez identifier des tendances clés et des opportunités de réduction des coûts.

Comment ça marche ?

C’est très simple. Soldo et SAP Concur vont se connecter via un Bank Feed :

1. Contactez votre conseiller chez SAP Concur
2. SAP Concur devra partager les informations nécessaires avec Soldo
3. Soldo va établir la connexion entre les deux systèmes
4. Vous serez alertés par Soldo dès que l’intégration sera réussie

Nous serons à vos côtés tout au long du processus. En cas de besoin, n’hésitez pas à nous contacter.

Pour info, c’est l’identifiant d’employé dans Soldo qui va permettre d’attribuer les transactions exportées à la bonne personne.

Commencez dès aujourd’hui

Vous savez désormais ce que cette intégration peut faire pour vous et comment la mettre en place. Pourquoi ne pas commencer maintenant à l’utiliser? Pour en savoir plus, consultez la FAQ et parlez-en à votre conseiller.

Le remboursement des notes de frais peut s’avérer long et chronophage, à la fois pour les équipes finance et les collaborateurs. Il existe aujourd’hui des astuces pour simplifier le processus, en s’appuyant notamment sur les technologies.  

Si 50 % des employés renoncent à demander un remboursement complet de leurs notes de frais (d’après la dernière étude menée par Soldo), il est possible de faciliter le remboursement des notes de frais, d’améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs, et de permettre aux équipes finance de se concentrer sur la stratégie, délaissant les tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

Découvrez dans cet article 5 conseils pour rendre le processus de remboursement des notes de frais plus efficace.

S’appuyer sur une politique de dépenses

Pour optimiser la gestion des notes de frais, les entreprises peuvent commencer par adopter une politique de dépenses claire. Celle-ci permet notamment de donner plus d’indications aux employés sur les frais professionnels autorisés et remboursés par l’entreprise, et aux équipes finance de mieux gérer la trésorerie. Elle instaure un cadre au travers d’un ensemble de règles applicables à l’ensemble des collaborateurs, offrant plus de visibilité et de contrôle.

Dans ce document doivent être retrouvés :

1. Les types de dépenses autorisées et les limites
2. La procédure à suivre pour obtenir un remboursement
3. Les dépenses remboursables en cas de déplacement
4. Une politique de dépenses est aujourd’hui un indispensable, à la fois pour éviter les dérives, mieux contrôler les dépenses de l’entreprise, établir des limites et suivre sa trésorerie avec plus de précision

Les processus de remboursement des notes de frais sont également simplifiés. Chaque dépense rentre dans une catégorie autorisée par l’entreprise, et est parfois même préapprouvée en amont d’un déplacement ou d’un événement.

Instaurer une procédure de remboursement

Les entreprises ont à leur disposition deux modes de fonctionnement pour rembourser les notes de frais de leurs collaborateurs :

1. S’appuyer sur le système des frais réels
2. Se référer à un système au forfait

Avec le système de remboursement des frais réels, l’employeur rembourse le salarié des montants avancés dans le cadre de ses fonctions. Généralement utilisé pour rembourser des frais de déplacements ponctuels ou peu fréquents, il implique à la fois l’avance de fonds personnels par le salarié et la réalisation de notes de frais, avec soumission de justificatifs. Le tout est ensuite traité administrativement par les équipes finance, pour s’assurer de la conformité des notes de frais et du respect de la politique de dépenses. Les remboursements peuvent donc prendre plus ou moins de temps.

Une entreprise qui choisit de rembourser ses collaborateurs au forfait met à disposition des salariés un montant fixe chaque mois afin de couvrir leurs dépenses professionnelles. Ce montant est fixé en fonction des barèmes de l’Administration fiscale, et permet notamment de couvrir les dépenses récurrentes des salariés (repas, déplacement, hébergement…), évitant ainsi la collecte de justificatifs de paiement et le temps passé à assurer le suivi interne des remboursements.

Le choix du mode de remboursement dépend donc de l’entreprise, de sa politique et des obligations de déplacement de ses salariés, qui peut parfois s’appuyer sur les deux modes de fonctionnement pour répondre à leurs besoins.

Fournir des moyens de paiements adaptés et mettre en place des plafonds de dépenses

Dans l’optique de réduire le délai de remboursement des collaborateurs, les entreprises peuvent mettre en place des moyens de paiement adaptés, en particulier pour ceux qui doivent faire face à des frais professionnels élevés tous les mois. Notre dernière étude sur l’impact de la crise économique sur les dépenses des collaborateurs révèle que 73 % des personnes interrogées estiment qu’utiliser leur propre argent pour régler des dépenses professionnelles a un impact négatif sur leurs finances personnelles.

Dans l’optique de repenser la gestion des dépenses professionnelles et d’éviter les écueils, les entreprises peuvent équiper leurs collaborateurs de cartes de paiement plafonnées, comme les cartes Soldo. L’entreprise est alors en mesure de mettre des budgets à disposition des collaborateurs, dans la devise de son choix, et de contrôler les dépenses en les préapprouvant ou en définissant des catégories de dépenses autorisées.

Ainsi, les collaborateurs n’ont plus besoin de régler leurs frais professionnels de leur poche. L’entreprise met ainsi fin aux avances de frais et à leurs remboursements, tout en gardant plus de contrôle sur sa trésorerie grâce à une vue d’ensemble des dépenses réalisées.

Dématérialiser et centraliser les justificatifs

Pour que les collaborateurs puissent obtenir un remboursement plus rapide et réduire les coûts de traitement, les entreprises peuvent s’appuyer sur la dématérialisation des notes de frais. Cette méthode contribue à simplifier les processus et prévenir les pertes d’informations tout en facilitant la gestion des archives. Elle offre également une sécurité accrue, grâce à la centralisation et la sauvegarde des reçus des dépenses réalisées par les collaborateurs.

La digitalisation des notes de frais répond à trois grands principes de l’archivage à valeur probante :

• L’authenticité, garantie grâce à l’horodatage, à l’historique des versions, et au scellement des documents,
• L’intégrité, les documents ne pouvant pas être modifiés, altérés ou dénaturés après leur dig italisation,
• L’intelligibilité qui préserve la lisibilité et l’interopérabilité des documents dans le temps.

Avec la dématérialisation et digitalisation des reçus, toutes les données sont sauvegardées sur le cloud, assurant l’intégrité des notes de frais et leur conservation. Ainsi, les documents demeurent conformes, lisibles et consultables à tout moment.

Par ailleurs, certaines solutions comme celle de Soldo permettent de capturer les notes de frais directement après avoir réalisé les dépenses, permettant un meilleur suivi des transactions.

Digitaliser et automatiser les processus

La digitalisation et l’automatisation des services financiers jouent un rôle plus central et stratégique au sein des entreprises. Les entreprises ont à disposition des outils leur permettant de faciliter les processus de notes de frais, souvent longs et chronophages.

Que ce soit pour gagner en efficacité, en précision, en flexibilité ou en contrôle, avoir les outils adéquats permet un suivi approfondi de sa trésorerie, grâce à la définition de règles et de budgets et à un tableau de bord mis à jour en temps réel permettant de repérer de potentielles anomalies.

Côté collaborateurs, ils bénéficient d’un cadre de travail plus agréable, leur évitant les tâches administratives répétitives à faible valeur ajoutée, tout en mettant à leur disposition des outils favorisant une certaine autonomie et rapidité d’exécution.

Les entreprises peuvent bénéficier de solutions digitales afin de mieux gérer les dépenses des collaborateurs, simplifier le remboursement des notes de frais ou même y mettre fin en mettant à disposition des cartes d’entreprise.

Dans le cadre de leurs missions, les collaborateurs peuvent être amenés à réaliser certaines dépenses (transport, hébergement, restauration…) préapprouvées ou non en amont pas un manager. Les frais peuvent rapidement s’accumuler, en particulier s’ils sont avancés par le collaborateur. Dans ce cas, le salarié doit ensuite envoyer des notes de frais au service finance et attendre leur remboursement, qui peut parfois prendre plusieurs semaines.

D’après notre dernière étude « Crise du coût des affaires », 70 % des personnes interrogées ont déclaré réaliser des dépenses professionnelles au moins une fois par semaine. 17 % des participants ont partagé être inquiets à l’idée d’utiliser leurs propres fonds pour réaliser ces dépenses : 54 % d’entre eux craignent de ne pas être remboursés en temps voulu, affectant par la suite leurs engagements personnels.

Il va sans dire que l’avance des frais professionnels a un réel impact sur les salariés, étant le plus souvent une source de stress, frustration et inquiétude. Comment y remédier ?

Dépenses professionnelles et avances de frais : état des lieux

Les dépenses en entreprise sont variées : matériel, logiciels, voyages d’affaires…

Catégorisation des dépenses professionnelles

D’après notre rapport sur la gestion des dépenses professionnelles, les dépenses lors de voyages d’affaires et les divertissements (dîners, cadeaux clients…) sont les principaux pôles de dépenses des salariés en entreprise.
Les trois principales catégories de dépenses recensées par notre étude sont :

1. Les billets d’avion, frais d’hébergement et autres dépenses liées au voyage : 54 %
2. Les frais de restauration lors de déplacements professionnels : 51 %
3. Le carburant : 34 %

Malgré l’augmentation des dépenses en partie dû à l’inflation, de nombreuses entreprises demandent encore aux salariés d’avancer eux-mêmes leurs dépenses. Cela résulte en des avances de frais parfois importantes pour les collaborateurs, et un travail administratif conséquent pour procéder au remboursement des notes de frais.

Pourtant, seulement 50 % des répondants affirment soumettre toutes leurs dépenses professionnelles pour remboursement. Les raisons principales pour lesquelles les collaborateurs ne demandent pas toujours le remboursement de leurs factures professionnelles seraient :

1. Le délai d’approbation pour 40 % des répondants
2. Le temps que cela prend pour les soumettre pour 21 % d’entre eux
3. La méconnaissance du processus de remboursement pour 18 % d’entre eux

Pour éviter ces désagréments, l’entreprise peut mettre en place des allocations forfaitaires, ou avances de frais.

Formes d’avances de frais

L’entreprise est tenue de rembourser les frais professionnels de ses collaborateurs. Pour éviter les remboursements de notes de frais longs et chronophages, il est possible de mettre en place des avances de frais. Elles permettent notamment aux collaborateurs de ne pas régler leurs frais professionnels de leur poche, et de bénéficier d’un budget pour mener à bien leurs missions.

Il existe deux types d’avances de frais :

• L’avance permanente, généralement mise en place pour les salariés souvent amenés à se déplacer, cette avance est perçue par les collaborateurs chaque mois.
• L’avance ponctuelle, pour les collaborateurs amenés à réaliser des dépenses occasionnelles.

Dans les deux cas, ces avances permettent à l’entreprise de mieux gérer les dépenses et de garder un certain contrôle sur les frais des collaborateurs puisqu’elles sont soumises à la présentation et validation des justificatifs de paiement. C’est aussi un avantage pour les salariés, qui n’ont pas à avancer les frais et à s’inquiéter de l’impact que peuvent représenter ces dépenses professionnelles sur leurs budgets personnels. Car comme le démontre notre dernière étude, 28 % des répondants toujours ou souvent anxieux à l’idée régler eux-mêmes des dépenses professionnelles n’ont généralement pas assez de fonds pour le faire.

Conséquences des avances de frais

Les conséquences des avances de frais sur les salariés sont multiples, et vont souvent bien au-delà de la sphère professionnelle. Beaucoup de collaborateurs expriment de l’anxiété à réaliser des dépenses professionnelles, et ce pour plusieurs raisons :

• Les délais de remboursement trop longs, au point ou cela impacterait leurs engagements personnels
• Les processus souvent compliqués de soumission des notes de frais
• Le manque de fonds personnels pour réaliser des dépenses d’ordre professionnelles
• Les difficultés qu’ils peuvent éprouver à suivre tous les frais engagés pour le compte de leur entreprise

Avec l’inflation, il va sans dire que les dépenses professionnelles ont-elles aussi été amenées à augmenter de façon conséquente. Il n’est donc pas étonnant que les salariés soient de plus en plus réticents à l’idée de régler des frais professionnels eux-mêmes, au vu de l’impact que cela peut représenter sur leur pouvoir d’achat : moins de fonds pour les dépenses essentielles ou pour les divertissements, impossibilité de mettre de l’argent de côté, besoin d’avoir recours à une carte de crédit…

Les avances de frais professionnels ont trop souvent des conséquences négatives sur les collaborateurs. Pourtant, il existe des solutions simples à mettre en place pour y remédier, épauler les équipes finance dans leur travail et faciliter le processus de dépense pour les salariés.

Mettre fin aux avances de frais professionnels

Les technologies aujourd’hui disponibles permettent aux entreprises qui les mettent à profit de bénéficier d’un certain nombre d’avantages : une vision intégrale sur la trésorerie de l’entreprise et les dépenses des collaborateurs, une meilleure utilisation du temps des équipes finance, une responsabilisation des collaborateurs et de meilleures conditions de travail…

Opter pour des cartes de paiement d’entreprise

Une première étape pour mettre fin aux avances de frais des collaborateurs est de mettre en place un système de cartes de paiement. Cela permet aux employés de ne plus avancer les frais de leur poche, de ne plus en ressentir les conséquences, et d’éviter les processus laborieux et chronophages de traitement des notes de frais côté équipe finance.

Ces cartes, comme les cartes Soldo, présentent de nombreux avantages en étant totalement paramétrables pour répondre de façon précise aux besoins de l’entreprise. Elles peuvent être physiques ou virtuelles, et être configurées avec des limites de dépenses, des zones géographiques, des catégories de dépenses…

L’entreprise bénéficie ainsi d’un contrôle total sur les frais réalisés par ses employés, qui peuvent être par exemple approuvés en amont de déplacements pour plus de simplicité. Les transactions se retrouvent ensuite répertoriées dans un rapport détaillé, permettant aux équipes finance d’obtenir une vision complète des dépenses et de réaliser des prévisions plus précises.

Assurer un suivi optimal avec un logiciel de gestion des dépenses

Les dépenses et les frais professionnels peuvent être regroupés au même endroit avec l’utilisation d’une plateforme de gestion des dépenses. Ces plateformes permettent de bénéficier d’une vision globale des dépenses et de la trésorerie de l’entreprise en temps réel, et de plus de flexibilité dans l’attribution des budgets des équipes en fonction des besoins. Les équipes finance disposent de plus de détails sur les types de dépenses : dépenses régulières, achats ponctuels, abonnements, frais de publicités en ligne, de carburant… et peuvent établir des prévisions pour gérer plus sereinement les budgets comme les frais réalisés par l’entreprise.

Avoir recours à des plateformes de gestion des dépenses et des cartes de paiements pour les collaborateurs présentent de nombreux bénéfices à côté desquels les entreprises ne peuvent plus passer. Plus que d’offrir un certain confort aux employés, ces solutions permettent aux organisations de réaliser des économies en ayant une idée plus précise de leurs dépenses, veiller au respect des budgets et permettre aux équipes finance de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Avec une récession semble-t-il inévitable, le premier point de notre guide des meilleures pratiques s’est intéressé à la façon de budgéter en période d’incertitude. Plus précisément, à quelle fréquence faut-il regrouper les budgets, quelles données inclure et combien de temps doit-on mettre pour préparer un budget.

Cette deuxième partie met en avant les approches les plus utilisées. Les besoins de budgétisation de votre société ont peut-être changé récemment. Cela peut s’expliquer par des développements relatifs à sa taille, sa structure, son/ses emplacement(s) géographique(s), son modèle commercial et ses performances économiques.

Bien que les phases de turbulences et de transformations apportent leur lot de difficultés, elles représentent aussi une opportunité. C’est le bon moment pour revoir vos processus budgétaires.

Chaque société est unique. Ainsi, les besoins diffèrent. L’approche adoptée doit aussi tenir compte de votre situation actuelle.

Par exemple, les entreprises nouvellement créées sont susceptibles d’adopter une approche fondée sur la base zéro en raison du peu de données historiques dont elles disposent. En revanche, les entreprises plus matures peuvent établir leur budget en mettant à jour les chiffres réels de l’année précédente avec un budget incrémental.

Commencez par le budget directeur

Quelle que soit l’approche retenue, vous devez toujours commencer par établir le budget directeur de l’année à venir. Il s’agit d’une projection des résultats de la société dans son ensemble. En général, elle couvre une période de 12 mois.

Les grandes entreprises diviseront probablement cette tâche par département afin que les responsables hiérarchiques soient en charge du budget pour leurs départements.

C’est le type de budget le plus complet. Et cela inclut les trois principaux états financiers : le compte de résultats, le bilan comptable et les flux de trésorerie.

Si vous regroupez votre budget sur des feuilles de calcul, placez ces états dans trois onglets différents. Cela facilitera les mises à jour, les modifications devant se répercuter sur chacun d’eux.

Vous devez faire particulièrement attention aux flux de trésorerie. Les soldes négatifs doivent être pris au sérieux et peuvent nécessiter un financement externe. Par ailleurs, veillez à bien respecter les accords de prêt qui exigent que les soldes soient maintenus au-dessus de certains seuils.

Les approches concernant votre budget directeur

Le budget base zéro

Un budget base zéro part du principe que toutes les données chiffrées sont créées ex nihilo.

Cette méthode convient aux nouvelles entreprises qui manquent de données historiques. Elle s’avère également utile quand les finances sont mises à rude épreuve et que les dépenses doivent être réduites au minimum. Si vous êtes une société financée par capital-risque avec un taux d’épuisement des fonds de moins de six mois, vous en aurez besoin pour étendre votre trésorerie jusqu’à la prochaine série de subventions.

Dans la conjoncture économique actuelle, il peut être judicieux d’avoir recours à cette stratégie pour obliger tous les employés à faire une analyse des dépenses. Par exemple, les équipes marketing ne devraient pas prendre leurs fonds de l’année précédente comme acquis. Elles devraient plutôt étudier les dépenses prévues au regard des nouvelles ventes associées.

Un inconvénient du budget base zéro est qu’il peut être très chronophage. Donc, c’est un outil quelque peu émoussé (mais qui reste efficace).

Le budget incrémental

Une approche couramment utilisée est le budget incrémental. Il est relativement facile à mettre en place et plutôt simple à comprendre.

Cette méthode s’appuie sur les chiffres de performance réels de l’année précédente. Puis, vous ajoutez ou vous soustrayez un certain pourcentage à la période de 12 mois suivante.

Un problème courant à surveiller avec les budgets incrémentaux réside dans les départements qui ont tendance à gonfler la taille de leurs budgets. Les chefs de départements peuvent être tentés de procéder de la sorte afin d’aider leurs équipes à respecter le budget.

Si vos facteurs de coût ont changé récemment, vous devriez être vigilant par rapport à l’approche incrémentale. Par exemple, si le coût des composants de base augmente lorsqu’il est associé au coût des ventes, cela compromettra l’exactitude des budgets.

Le budget glissant

Les budgets glissants sont maintenus en continu et mis à jour à chaque fin de période budgétaire récente. En fonction de la taille et de la nature de votre société, ils peuvent s’effectuer sur une base mensuelle ou trimestrielle.

Par exemple, si vous avez une période annuelle qui s’étend de janvier à décembre, préparez aussi votre budget initial de janvier à décembre. À la fin de la période allant de janvier à mars, actualisez le budget pour qu’il démarre d’avril et se termine au mois de mars suivant.

Les budgets glissants tendent à être plus précis que les budgets annuels. Dans un budget glissant, les périodes futures sont ajustées selon les dernières performances commerciales.

Cela étant, ils nécessitent plus de temps de mise en œuvre. Vous devez contrôler votre budget glissant à intervalles réguliers. Par conséquent, si vous songez à utiliser cette approche, veillez à ce que votre personnel ait suffisamment de bande passante pour actualiser les versions futures.

Les budgets statiques

Les budgets statiques intègrent les revenus et les dépenses prévus sur une période spécifique, et ne peuvent plus être ajustés après coup. Ils s’avéreront pertinents si vous avez des entrées et sorties prévisibles.

Si votre organisation relève du secteur éducatif ou non lucratif, les budgets statiques peuvent convenir à une activité limitée par des restrictions liées aux dons et subventions.

Néanmoins, sachez qu’une hausse de l’inflation risque de compliquer la création de budgets statiques précis en raison des coûts imprévisbles.

Les budgets flexibles

Les budgets flexibles prennent en compte les écarts entre les budgets statiques et les performances réelles de l’entreprise. Leur usage sera pertinent si vous êtes dans le secteur de la fabrication ou de la production.

Les budgets flexibles comptabilisent les niveaux d’activité récents (par ex. les sous-performances ou surperformances liées à la chaîne logistique) et les comparent aux budgets statiques.

Les écarts servent ensuite à actualiser les budgets pour voir l’effet que cela aura sur les rendements et/ou ventes à venir. Les budgets flexibles n’ont pas besoin que les coûts fixes des budgets statiques soient mis à jour, car ils doivent rester constants.

Maintenant que vous connaissez les différentes approches liées au budget, vous n’avez plus qu’à mettre vos plans en pratique. Vous aider de la technologie pour automatiser et simplifier tous vos processus, de la budgétisation à l’exploitation de vos données CRM est une option que beaucoup d’entreprises jugent essentielle de nos jours.

Les sombres perspectives économiques, marquées par la hausse de l’inflation et des prix de l’énergie, vous obligent à réévaluer vos budgets, ne serait-ce que pour vérifier si les budgets et les processus associés sont toujours adaptés.

Après tout, le manque de liquidités est peut-être la principale cause de faillite des entreprises. Le climat économique morose ne fait qu’aggraver ce risque. Réevaluer les coûts d’entreprise peut parfois être un véritable défi, mais il est nécessaire.

Dans cette série en deux parties, nous vous partageons toutes les informations essentielles à une budgétisation efficace, tout en expliquant comment l’utilisation de Soldo peut soutenir et simplifier vos processus.

À quelle fréquence dois-je établir un budget ?

A minima, une bonne pratique consiste à établir un budget une fois par an. Il s’agit généralement d’une période de 12 mois, correspondant à la fin de l’exercice financier des entreprises. Les budgets peuvent s’étendre sur plusieurs années. Toutefois, il devient plus difficile de prévoir les recettes et les coûts à plus long terme.

En raison de leur taille et de leur complexité, les grandes entreprises dotées d’une structure de groupe à plusieurs sociétés sont susceptibles d’établir un budget tous les trimestres.

Les projections doivent être réalistes et réalisables afin de motiver les employés à atteindre les objectifs de l’entreprise.

Une budgétisation mensuelle peut être nécessaire pour les entreprises qui risquent de manquer de liquidités. Vous pouvez choisir de le faire en interne ou vos investisseurs ou prêteurs peuvent vous le demander.

Recettes et coûts à inclure dans les budgets

Recettes

Les recettes sont l’un des éléments les plus importants à inclure dans les budgets, car elles témoignent de la croissance. Cependant, il s’agit également de la catégorie la plus difficile à prévoir.

Vous devez tenir compte de la saisonnalité. Un exemple courant est celui des entreprises de commerce en ligne et des magasins de jouets qui enregistrent un pic de la demande au cours du dernier trimestre de l’année, à l’approche de Noël.

Dans la mesure du possible, décomposez les recettes en différents postes afin d’analyser plus en détail les lignes de produits et les types de services. Les entreprises du secteur numérique doivent par exemple différencier leurs recettes entre les achats uniques et les abonnements.

Coûts des ventes

Les coûts des ventes sont les coûts directs de production des biens associés aux ventes générées. Ces coûts doivent augmenter ou diminuer en fonction des recettes afin que la marge bénéficiaire reste relativement constante.

Si vous vendez des biens physiques, vous devez inclure les coûts des stocks vendus, ainsi que toutes les dépenses encourues pour les acheminer jusqu’aux clients finaux. Il peut s’agir, par exemple, des frais d’expédition aux clients et de la main-d’œuvre liée à la modification des marchandises pour les rendre prêtes à l’emploi.

Les entreprises numériques qui peuvent relier directement les activités de marketing aux ventes (par le biais de liens d’affiliation, par exemple) les comptabiliseront également dans la catégorie des coûts des ventes.

Coûts d’exploitation

Les coûts d’exploitation comprennent toutes les autres dépenses de l’entreprise. Contrairement aux coûts des ventes, ils sont relativement similaires d’un mois à l’autre et ne varient pas en fonction du volume des ventes. Toutefois, ils peuvent changer en cas d’expansion ou de ralentissement de l’activité de l’entreprise, si vous avez besoin de plus/moins de personnel ou si vous emménagez dans des locaux plus grands/plus petits.

Les coûts d’exploitation standards applicables à toutes les entreprises comprennent le loyer, les salaires, les services publics et les licences de logiciels.

Combien de temps faut-il pour préparer un budget ?

Le temps nécessaire à la préparation d’un budget dépend de plusieurs facteurs. Il s’agit notamment de la taille de l’entreprise et de la disponibilité d’informations complémentaires.

Les entreprises qui comptent peu d’employés sont susceptibles d’élaborer des budgets relativement rapidement. Le directeur financier et le directeur général peuvent s’en charger. Pour les micro-entreprises, les budgets peuvent être établis en quelques heures seulement.

Les grandes entreprises dotées de plusieurs départements ont besoin de plus de temps, car elles dépendent de leurs supérieurs hiérarchiques pour obtenir des données et des informations. Dans ce cas, les budgets peuvent nécessiter quelques itérations avant d’être approuvés. Cela est généralement dû au fait que l’équipe financière remet en question les hypothèses et prévisions. Cela peut ralentir le processus et nécessiter quelques semaines pour le finaliser.

La mise en place de processus efficaces permet également de gagner beaucoup de temps. Par exemple, l’utilisation de plateformes de gestion des dépenses automatisées mobilisera moins de ressources internes que l’utilisation exclusive d’Excel.

Comment s’organiser

Pour les grandes entreprises, il est conseillé d’évaluer les données justificatives et les informations fournies par les membres du personnel concernés. Cela permettra d’améliorer la précision des budgets et de gagner du temps. La seule façon de gérer cela (à moins que vous ne souhaitiez passer vos journées à courir d’un département à l’autre) est de recourir à la technologie.

Nous aborderons ce sujet plus en détail dans le prochain article de cette série.

Après un arrêt des voyages d’affaires pendant plusieurs années, due à la pandémie, les déplacements professionnels reprennent leur cours. Pour soutenir cette reprise, il convient d’optimiser et d’encadrer les dépenses lors de voyages d’affaires, afin de permettre à l’entreprise de continuer sa croissance tout en évitant les mauvaises surprises.  

L’édition 2022 du Baromètre du voyage d’affaires réalisé sur un panel composé de décisionnaires du voyage d’affaires en France, révèle que pour les entreprises, ce dernier est considéré comme moyen fondamental à l’activité. En effet, 91 % du panel estime que le voyage d’affaires est une dépense nécessaire et une contribution au développement de l’entreprise.

En ce sens, quels éléments peuvent être mis en place dans les entreprises pour mieux gérer les dépenses lors de déplacements ?

Pourquoi structurer les dépenses liées aux voyages d’affaires ?

Lors de voyages d’affaires, les employés sont amenés à régler de nombreux frais : transports, restauration, hébergement…

Avoir une certaine structure pour guider les dépenses lors de voyages d’affaires en France comme à l’international est essentiel afin de garder le contrôle sur les dépenses des collaborateurs, mais aussi sur la trésorerie de l’entreprise.

En donnant des directives claires sur les frais acceptés, les collaborateurs peuvent voyager en toute tranquillité et avec plus d’autonomie. De son côté, l’entreprise peut mieux maîtriser les coûts souvent élevés des voyages d’affaires, en particulier dans le contexte économique inflationniste actuel où les prix augmentent. Et pour cause, les prix du transport sont ceux qui ont le plus augmenté entre 2017 et 2022 (+18 %), devant l’alimentation et le logement (+15 % chacun).

Afin d’avoir une idée plus précise des budgets associés aux déplacements, l’entreprise peut définir en collaboration avec les employés des KPIs pour mesurer l’atteinte d’objectifs après un voyage d’affaires afin d’en assurer la rentabilité. Si les objectifs sont atteints de manière opportune, alors le retour sur investissement est prouvé. Le cas échéant, l’entreprise sera en mesure de reconsidérer certains voyages d’affaires ou d’en diminuer la durée, etc.

Structurer les dépenses liées aux voyages d’affaire et optimiser les coûts est aujourd’hui indispensable, et tous les maillons de la chaîne doivent être impliqués pour atteindre ces objectifs.

4 conseils pour faciliter les voyages d’affaires et leur organisation

Mettre en place une politique de gestion des dépenses

Depuis la fin des restrictions liées à la Covid-19 les entreprises sont à nouveau en mesure de permettre à leurs collaborateurs de se déplacer dans le cadre de leurs activités. Les rencontres en personne recommencent, laissant de côté les nombreuses visioconférences. Si les entreprises se réadaptent, elles font aussi face à une augmentation des coûts liés aux déplacements induits.

Il devient donc prioritaire pour les entreprises de toutes tailles de réguler ces dépenses, une première étape étant l’établissement d’une politique de dépenses. Cette dernière sert principalement à cadrer les dépenses de l’entreprise, dont les voyages d’affaires, et favorise une meilleure gestion de la trésorerie par les équipes finance. Elle informe les collaborateurs des règles mises en place concernant leurs dépenses (dépenses autorisées, plafonds, modalités de remboursement…), et des frais qui peuvent être remboursés en cas de voyage d’affaires.

Une politique de gestion des dépenses permet ainsi de contrôler les coûts liés aux déplacements, de mettre en avant des règles pour tous, tout en laissant aux collaborateurs une certaine autonomie et liberté dans la gestion de leurs dépenses.

Approuver en amont les dépenses

A l’aide des technologies disponibles sur le marché, les entreprises ont la possibilité de garder une longueur d’avance lorsque leurs salariés doivent se déplacer dans le cadre de leurs activités.

En complément de l’établissement d’une politique de dépenses, les équipes finances peuvent mettre en place un système d’approbation des dépenses en amont du voyage : transports (avion, train, taxi), hôtel, restauration, divertissements… Elles ont ainsi la possibilité d’approuver les dépenses avant qu’elles n’aient eu lieu et de définir à l’avance les dépenses essentielles de celles qui ne le sont pas, afin de garder le contrôle sur les budgets.

Cette initiative permet également de réaliser des estimations des frais engendrés par les voyages d’affaires. Les entreprises peuvent alors mieux définir leurs budgets tout en suivant leur trésorerie de façon plus précise.

Proposer des moyens de paiement adaptés

Qu’ils soient prévus ou de dernière minute, les voyages d’affaires peuvent être source de stress pour les collaborateurs comme pour l’entreprise. Les frais professionnels en cas de déplacements peuvent rapidement s’accumuler : les collaborateurs sont parfois mis dans des situations délicates lorsqu’ils doivent avancer certains frais de leur poche, et l’entreprise se retrouve face à de nombreux reçus à traiter et remboursements à effectuer. Dans notre dernière étude avec Ipsos, pour 73 % des sondés régler des dépenses professionnelles avec leur propre argent a un impact négatif sur leurs finances personnelles.

Il existe aujourd’hui des solutions permettant de mettre à disposition des équipes des moyens de paiement adaptés pour palier à ces inconvénients. Par exemple, les cartes de paiement paramétrable peuvent représenter une solution intéressante pour les collaborateurs amenés à se déplacer. Elles facilitent les dépenses, sont utilisables à l’international dans n’importe quelle devise, et permettent de régler les dépenses en magasin comme en ligne au travers d’une carte physique ou virtuelle.

Totalement paramétrable, il est également possible pour l’entreprise d’ajouter des règles et des limites (catégories de dépenses, zones géographiques, etc.) afin de contrôler les dépenses en temps réel tout en offrant une certaine flexibilité aux collaborateurs.

Faire appel à des solutions de gestion des dépenses pour suivre les frais de déplacements

Aujourd’hui, l’utilisation d’outils de gestion des dépenses comme Soldo est un prérequis pour les entreprises souhaitant suivre et contrôler les budgets liés aux voyages. Que ce soit pour mieux anticiper les déplacements, renforcer les contrôles des notes de frais, suivre les dépenses de ses collaborateurs ou sa trésorerie avec précision, ces outils permettent de suivre les frais engagés en amont, pendant et après le voyage d’affaires avec précision.

Plus que d’offrir une certaine visibilité à l’équipe finance et aux collaborateurs, les solutions de gestion des dépenses permettent de centraliser toutes les informations au même endroit afin de mieux gérer sa trésorerie. Des économies de temps et d’argent sont réalisées, les collaborateurs sont mieux encadrés et rassurés, favorisant plus de confort au sein de l’entreprise, et une meilleure rentabilité.