Conservazione delle fatture elettroniche per carburante: regole e obblighi

Facciamo chiarezza sulla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche per le spese di carburante.


Le fatture elettroniche per i carburanti vanno conservate come le vecchie fatture cartacee?

Le fatture elettroniche per l’acquisto di carburante per i veicoli aziendali vanno conservate come le vecchie fatture cartacee, oppure non è necessario conservarle, dato che sono digitali e passano per il sistema di interscambio? Essendo digitali, basta conservare il file sul PC o è necessario adottare altre metodi di conservazione?

Queste e altre domande possono sorgere spontanee di fronte alle regole che riguardano le fatture elettroniche e la loro conservazione. Vediamo di fare chiarezza, analizzando nel dettaglio regole e obblighi che riguardano la conservazione delle fatture elettroniche.

Come abbiamo evidenziato anche in altri articoli, la fattura elettronica può risultare un vantaggio per aziende e liberi professionisti, una chance di facilitare il lavoro, risparmiare sui costi della carta e velocizzare i tempi. La conservazione è un ambito in cui il passaggio dal cartaceo al digitale si rivela molto utile: infatti ci si può dimenticare di faldoni polverosi e carta infinita, è tutto digitale, e si può accedere all’originale delle fatture in pochissimo tempo e senza più pensare ad archiviarle fisicamente.

Le regole per la conservazione delle fatture elettroniche

La legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) è chiara a riguardo: sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. A differenza di quanto si potrebbe pensare, quando si parla di conservazione elettronica non si tratta semplicemente di avere il file della fattura salvato sul PC come un qualsiasi altro file, ma si tratta di conservarle nel modo che viene chiarito ed esplicitato dalle direttive presenti nel CAD –  ossia nel Codice dell’Amministrazione Digitale.

Seguendo le norme stabilite nel CAD, si potrà stare certi che anche con il passare del tempo o cambiando il computer o altri mezzi digitali, i file contenenti le fatture non vadano persi. Inoltre avrai la garanzia di poterle consultare sempre e di ritrovare il formato originale ogni volta che vuoi.

Hai due opzioni per quanto riguarda il metodo effettivo di conservazione: puoi decidere di rivolgerti ad operatori privati certificati, oppure puoi ricorrere al servizio di conservazione a norma dell’Agenzia dell’Entrate, offerto gratuitamente a tutti gli operatori Iva.

Il servizio gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche sul sito dell’Agenzia delle Entrate

Per prima cosa, devi accedere come utente alla tua area riservata, in cui trovi informazioni personali e private che ti riguardano e di conseguenza per potervi accedere sono richieste delle credenziali che solo tu puoi ottenere (se già non le possiedi). All’interno della tua area riservata troverai la voce  “Fatture e Corrispettivi”, che è quella su cui cliccare per visualizzare le fatture ricevute o emesse, ma prima dovrai utilizzare uno dei seguenti metodi per autenticarti.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione tre diverse opzioni: puoi utilizzare le credenziali SPID (“Sistema Pubblico dell’Identità Digitale”), oppure puoi servirti della Carta Nazionale dei Servizi (CNS), un dispositivo (ovvero una Smart Card o una chiavetta USB) che contiene un “certificato digitale” di autenticazione personale. Una terza opzione è rappresentata infine dalle credenziali Fisconline/Entratel, rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.

È importante tenere a mente che facendo l’accesso alla propria area riservata, non troverai solo i servizi relativi alla conservazione che trovi alla voce “Fatture e Corrispettivi”, ma anche tutta una serie di altri servizi online offerti dall’Agenzia delle Entrate che possono risultare molto utili; tra questi, ad esempio, troverai la possibilità di consultare le tue dichiarazioni fiscali, i versamenti, gli atti del registro, le visure ipotecarie e catastali relative ai tuoi immobili.

Dopo aver fatto l’accesso all’apposito portale web – che trovi sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate – devi cliccare sulla voce “Fatture e Corrispettivi”. Una volta cliccato devi selezionare “Me stesso”,”Incaricato”, “Delega diretta” o “Tutore” a seconda del tuo rapporto con la partita Iva di cui ti interessa la fattura: propria, della propria azienda, del cliente titolare di partita Iva per cui svolgo da intermediario oppure come tutore del soggetto titolare di partita Iva.

Definito il tuo status e inserite le credenziali, alla voce “fatturazione elettronica” apparirà il link Registrazione della modalità di ricezione della fattura elettronica, dove puoi associare alla partita Iva un indirizzo telematico dove ricevere le fatture elettroniche, e la voce fatturazione elettronica, dove puoi predisporre e trasmettere le fatture elettroniche e per sottoscrivere la convenzione per usufruire del servizio gratuito di conservazione elettronica di tutte le fatture emesse e ricevute tramite il SdI.

A questo punto non ti resta che attivare la convenzione per il servizio, per avere salvate tutte le tue fatture elettroniche in modo gratuito e a norma di legge.

Soldo, una soluzione completa per le tue fatture elettroniche

Utilizzare Soldo significa semplificare la gestione delle spese aziendali e delle spese di trasferta per te ed il tuo team.  Soldo mette a disposizione un sistema di carte prepagate e app, mobile e web console, attraverso cui è possibile monitorare e tracciare le transazioni, registrare le targhe e i chilometraggi, archiviare foto di scontrini e ricevute. Uno strumento facile, immediato e davvero completo.

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Come funziona la fatturazione elettronica carburante con i distributori self-service?

I distributori self-service sono dotati di apposite colonnine in grado di leggere il tuo QR code contenente i dati aziendali e possono emettere le fatture elettroniche nello stesso modo nel quale vengono emesse quando il benzinaio è aperto.

In caso di assenza di lettore di codice QR, ad esempio per un guasto, tutti i rifornitori devono comunque consentire una modalità alternativa perché tu possa trasmettere i dati di intestazione della fattura.

Alcuni distributori, ad esempio, prevedono che la colonnina del self-service stampi una ricevuta con un codice che poi può essere usato sul loro sito per inserire i dettagli di invio della fattura corrispondente.

IVA sulla benzina: con Soldo sono in regola con la normativa sul carburante?

La normativa richiede che per poter dedurre le spese e detrarre l’IVA degli acquisti del carburante per imprese e liberi professionisti, i pagamenti devono essere effettuati con strumenti tracciabili e devono essere riconciliati con le fatture elettroniche che diventano obbligatorie anche per questo tipo di spese.

Soldo è un fornitore di servizi di pagamento che soddisfa il primo requisito per i pagamenti effettuati con le carte carburante o con le carte prepagate aziendali Soldo.

Inoltre, rende automatica la riconciliazione con le fatture elettroniche per carburante e genera il documento per la contabilizzazione in forma riepilogata ai sensi dell’articolo. 6, c. 6 del DPR 695/1996.

Ma non è più semplice fare inviare dal benzinaio le fatture carburante direttamente a Soldo?

Sì, questa è la situazione ideale, ed è possibile! Basta fornire al benzinaio i dati (o, meglio ancora, fargli leggere direttamente il QR code generato da Soldo) al momento del pagamento, e tutto arriverà a Soldo per la gestione automatica.

Poi, una volta al mese o al trimestre sarà possibile generare il documento riepilogativo e fare una singola registrazione in contabilità del totale delle spese.

Nel caso si scegliesse di configurare l’indirizzo telematico predefinito sul portale dell’Agenzia delle Entrate questo provocherà l’invio di tutte le fatture a quell’indirizzo, comprese quelle dei benzinai; si renderà necessario, quindi, inoltrare a Soldo le fatture per acquisti di carburante per l’elaborazione.

Leggi qui se vuoi saperne di più su come ricevere la fattura elettronica carburante e automatizzare la riconciliazione.

Esistono limiti a quante fatture carburante possono essere inserite nel documento riepilogativo?

No, non esiste un limite sul numero di fatture consolidate nel documento riepilogativo, né sull’ammontare totale di questo.

L’importante è che ogni singolo acquisto di carburante non ecceda i 300€ di valore.

Cosa succede con le fatture carburante superiori o pari a 300 euro?

Le fatture carburante di importo unitario superiore o pari a 300 euro non possono essere incluse nel documento riepilogativo ma devono essere contabilizzate singolarmente.

Per queste fatture, Soldo fornisce la riconciliazione con il pagamento e la certificazione che quest’ultimo soddisfa i requisiti di legge di tracciabilità necessari per la deducibilità delle spese.

Cosa succede con gli acquisti carburante all’estero?

Gli acquisti di carburante effettuati all’estero e pagati con le carte carburante o le carte prepagate aziendali Soldo dovranno essere contabilizzati diversamente da quelli fatti in Italia e la loro IVA non potrà essere detratta.

Soldo ti fornisce un report dedicato contenente il dettaglio di queste spese e della loro riconciliazione con i relativi pagamenti per una agevole contabilizzazione.

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