Fleet Management: cos’è e come supporta il noleggio a lungo termine

Non solo auto di proprietà dell’azienda o in leasing: la tendenza è infatti quella di noleggiare le vetture per i dipendenti, stringendo accordi a lungo termine con diverse società di noleggio. Scegliendo questo servizio, l’azienda può usufruire di una nuova vettura da aggiungere alla propria flotta auto senza però farsi carico delle spese di gestione. Ma quali sono i vantaggi del noleggio a lungo termine nella gestione del parco auto aziendale?

Anonymous man filling his car with fuel
Anonymous man filling his car with fuel

Cosa si intende per fleet management

Il Fleet Management (detto anche Mobility Management) è l’insieme delle regole e delle attività economiche e amministrative che imprese private ed enti pubblici adottano per la gestione del parco auto aziendale e della mobilità dei propri dipendenti.

L’implementazione di un fleet management efficiente aiuta le aziende a coordinare la logistica dei mezzi, ottimizzare i costi in base alle reali esigenze dei lavoratori, nonché a gestire al meglio le soluzioni di mobilità aziendale disponibili sul mercato, dal noleggio a lungo termine, fino al leasing o all’acquisto.

Fleet management e noleggio auto a lungo termine

Il fleet manager addetto alla gestione dei rapporti con l’azienda di noleggio è responsabile di valutare le migliori offerte di noleggio, richiedere un’auto ibrida, elettrica o a benzina in base alle esigenze specifiche del beneficiario dell’auto, comunicare il periodo di utilizzo e gli eventuali servizi aggiuntivi da considerare nel canone di noleggio.

Le ragioni di tale scelta sono semplici, dal momento che nel canone fisso mensile di un’auto a noleggio figurano una serie di servizi inclusi, tra cui:

  • manutenzione ordinaria e straordinaria
  • assistenza e copertura assicurativa
  • cambio gomme
  • auto sostitutiva

È possibile inoltre usufruire delle auto a noleggio in due diverse modalità a seconda delle necessità dei dipendenti, attraverso una gestione del parco auto ad uso promiscuo o in pool:

  • ad uso promiscuo: l’auto possa essere utilizzata anche al di fuori dell’orario di lavoro, dunque anche per scopi personali;
  • in pool: l’auto viene lasciata in azienda, resta a disposizione di diversi dipendenti e viene affidata secondo necessità e senza alcuna forma di esclusività.

Di cosa si occupa un fleet manager?

Il fleet management è affidato al fleet manager (conosciuto anche come mobility manager), una figura esperta che aiuta a garantire la massima efficienza in termini di mobilità aziendale. Questa figura, da non confondersi con quella di un travel manager, a cui è affidata la logistica e l’organizzazione dei viaggi aziendali, si occupa principalmente di assicurare un corretto utilizzo dei veicoli all’interno del parco auto dell’azienda, nonché dell’adozione di soluzioni moderne per una mobilità aziendale più sostenibile.

Le funzioni principali del fleet manager includono:

  • Definizione del budget necessario all’amministrazione del parco auto
  • Gestione dei rapporti con le società di noleggio o leasing
  • Acquisto di auto aziendali
  • Gestione delle auto in car sharing o car pooling
  • Ottimizzazione dei costi aziendali
  • Garanzia delle perfette condizioni dei veicoli e degli automobilisti
  • Monitoraggio e analisi dei dati
  • Analisi e creazione di un piano spostamenti casa-lavoro (PSCL)

Inoltre, il fleet manager è talvolta affiancato da un’altra figura, quella del fleet administrator, per le mansioni di reporting e monitoraggio delle vetture aziendali.

Come si diventa fleet manager?

Nonostante in Italia ci siano moltissime aziende di piccole e grandi dimensioni che offrono veicoli aziendali come fringe benefit per i propri dipendenti, la presenza di fleet manager qualificati è ancora molto bassa.

Seguendo però le tendenze del mercato automobilistico aziendale e le recenti normative imposte dal Decreto Rilancio, università e scuole di formazione hanno organizzato dei percorsi di studio per diventare fleet manager o aggiornare le proprie competenze in questo campo.

Attualmente, i corsi più riconosciuti a livello nazionale sono:

Indipendentemente dalla tipologia di corso di formazione che si decide di intraprendere, l’obiettivo finale è quello di affinare le proprie conoscenze nella gestione di una flotta aziendale, non soltanto nell’ottica delle esigenze di mobilità aziendale, ma anche sul piano della sostenibilità ambientale, una delle tematiche più rilevanti emerse dalle recenti normative di legge.

Fleet management: cosa prevedono le nuove normative

Il Decreto Rilancio (DL 34/2020), convertito in Legge il 17 luglio 2020, indica gli obblighi a cui imprese di piccole, medie e grandi dimensioni devono attenersi quando si parla di mobilità aziendale.

Secondo le nuove normative, la figura del fleet manager dev’essere prevista per tutte le aziende e pubbliche amministrazioni sulla soglia dei 100 dipendenti con sede in:

  • un capoluogo di Regione
  • una Città metropolitana
  • un capoluogo di Provincia
  • un Comune con una popolazione di almeno 50.000 abitanti

Con questa normativa si modifica dunque quanto stabilito dal Decreto 179/1998 che invece prevedeva l’assunzione di una figura dedicata al fleet management per aziende ed enti pubblici con oltre 300 dipendenti.

Per quanto riguarda le normative volte alla riduzione dell’inquinamento atmosferico e all’implementazione di nuove norme a favore della sostenibilità ambientale, il Ministro della transizione ecologica il Ministro delle infrastrutture e della mobilita’ sostenibili hanno definito le linee guida del Piano degli Spostamenti Casa-Lavoro, il cui scopo è quello di favorire la riduzione dell’utilizzo dei mezzi di trasporto privati e individuali in favore della promozione di una mobilità più sostenibile: “Il PSCL,  finalizzato  alla  riduzione  del  traffico  veicolare privato, individua  le  misure  utili  a  orientare  gli  spostamenti casa-lavoro  del  personale  dipendente  verso  forme  di   mobilità sostenibile alternative all’uso individuale  del  veicolo  privato  a motore. […] Il PSCL definisce, altresì, i benefici conseguibili con l’attuazione delle misure in esso previste, valutando i vantaggi sia per i dipendenti coinvolti, in termini di tempi di spostamento, costi di trasporto e comfort di trasporto, sia per l’impresa o la pubblica amministrazione che lo adotta, in termini economici e di produttività, nonché per la collettività, in termini ambientali, sociali ed economici”.

Come Soldo può semplificare il fleet management della tua azienda

Gestire la flotta aziendale e calcolare tutte le spese di trasferta dei dipendenti non è sempre facile. L’implementazione di un fleet management efficiente unita a strumenti di gestione spese automatizzati come Soldo può aiutare i reparti amministrativi a svolgere le attività amministrative di rendicontazione in maniera più semplice e lineare.

Per ogni dipendente con accesso ad un’automobile aziendale, ti basterà assegnare una carta carburante Soldo, dedicata esclusivamente all’acquisto di carburante (anche GPL, Metano ed Elettrico), la soluzione ideale per assicurare la massima visibilità sulle spese legate al rifornimento delle auto della flotta aziendale.