Come ricevere la fattura elettronica carburante e automatizzare la riconciliazione

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Come ricevere la fattura elettronica per gli acquisti carburante e automatizzare la riconciliazione

L’obbligo di fatturazione elettronica del carburante è entrato ufficialmente in vigore il 1° gennaio 2019, proprio come previsto dalla Legge 27 dicembre 2017 n. 205 (meglio nota come Legge di Bilancio 2018).

La fattura elettronica è indispensabile per usufruire delle agevolazioni fiscali previste: deduzione delle spese carburante e detrazione dell’IVA. Imprese e professionisti sono quindi tenuti a richiedere la fattura elettronica ai gestori delle stazioni di rifornimento ogni qual volta acquistino carburante nell’esercizio della propria attività d’impresa o professionale.

Continua a leggere per scoprire come ottenerla facilmente.

Che cos’è la fatturazione elettronica per gli acquisti carburante?

Si tratta di un sistema interamente digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. La fattura elettronica è un documento in formato XML che viene inviata all’acquirente attraverso un sistema di interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate, denominato SdI. Il sistema di interscambio esegue una serie di controlli sulle informazioni riportate. Se tale controllo dà esito positivo, il file viene infine trasmesso all’indirizzo telematico indicato nella fattura.

Come richiedere la fattura elettronica al distributore?

Al momento dell’acquisto del carburante, è necessario comunicare al gestore della stazione di servizio alcuni dati. Più precisamente:

  • Partita Iva
  • Targa del veicolo
  • Codice destinatario (composto da sette cifre) o indirizzo PEC collegato alla partita IVA

Temi di non ricordare tutti questi dati? Nessun problema. L’Agenzia delle Entrate ne permette la condivisione anche tramite QR code, che viene letto dal benzinaio tramite un apposito strumento collegato al suo computer.

Una volta comunicati i dati necessari, allora è possibile emettere la fattura elettronica. Come accennato, quest’ultima viene trasmessa al SdI dell’Agenzia delle Entrate che svolge un ruolo da intermediario tra chi invia la fattura e chi la riceve. Se la fattura risulta compilata correttamente e i dati regolarmente validi, allora il sistema di interscambio procede ad inoltrare la fattura all’acquirente. Nel caso in cui il SdI dovesse rilevare degli errori, procederà ad inviare all’emittente una nota dove avvisa del mancato invio e indica l’errore presente.

Acquista il carburante con strumenti di pagamento tracciabili

Per usufruire della deduzione dei costi carburante e della detraibilità dell’IVA, è necessario che il pagamento venga effettuato con un mezzo di pagamento tracciabile, come una carta di credito, un bancomat o una carta prepagata emessa da un operatore finanziario.

Gli acquisti di carburante con fattura elettronica e mezzi di pagamento tracciabili rappresentano un ottimo banco di prova per l’organizzazione amministrativa dell’azienda digitale. Una gestione dei processi ben strutturata può portare evidenti vantaggi in termini di efficienza (minore tempo speso) e di efficacia (assenza di errori) nelle attività contabili e fiscali, con conseguenti risparmi in termini di costi diretti ed indiretti.

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Le carte carburante aziendali Soldo rientrano perfettamente nella categoria dei mezzi di pagamento tracciabili, richiesti per gli acquisti carburante. Si tratta, infatti, di carte di pagamento utilizzabili per qualunque esigenza di spesa, compreso il rifornimento dei veicoli.

Il grosso vantaggio di Soldo è la possibilità di fare rifornimento ovunque siano accettate carte Mastercard® e non solo presso i benzinai convenzionati: i tuoi dipendenti potranno recarsi dove il prezzo del carburante è più conveniente, permettendoti così di risparmiare.

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