Wat is een onkostenvergoeding en hoe werkt dat precies?

Het gaat om een reisvergoeding, een dagvergoeding of een andere vergoeding van onkosten. Onderaan de streep gaat het om kosten die medewerkers maken, en die ze kunnen declareren. Hoe dat precies werkt en wat er wel of niet belast is leggen we je in dit artikel uit. Daarnaast wijzen we je graag op de makkelijkste manier om een onkostenvergoeding beschikbaar te maken én die efficiënt in de administratie te verwerken. 

Wat is een onkostenvergoeding?

Een onkostenvergoeding gebruik je om medewerkers te compenseren voor zakelijke uitgaven die zij doen om hun werk uit te voeren. Je kunt bijvoorbeeld denken aan kosten zoals:

  • Reiskosten van huis naar werk die ze betalen met een tankpas
  • Kosten voor functie-gerelateerde cursussen of studies
  • Kosten voor gebruik van een telefoon of laptop van de zaak

De onkostenvergoeding betekenis is wat dat betreft heel eenvoudig. Bedrijven kunnen hun medewerkers een vaste vergoeding betalen of ervoor kiezen de vergoeding maximaal uit te betalen als de kosten worden gemaakt. Het gaat vaak om een vergoeding voor reiskosten, al bestaan er meer belaste en belastingvrije vergoedingen.

De vaste onkostenvergoeding is gebruikelijk bij bedrijven waar medewerkers veel kosten maken die voor vergoeding in aanmerking komen. De onbelaste vergoeding en/of belaste vergoeding laat zich dan het makkelijkst verwerken. Een vast bedrag uitbetalen werkt eenvoudiger dan wanneer medewerkers zelf kosten declareren.

Steeds meer bedrijven denken na over de vitaliteit van hun medewerkers. Ze betalen bijvoorbeeld voor sportsessies, specifieke kleding of andere onkosten die medewerkers maken om vitaal, productief en tevreden te blijven.

Over belaste en onbelaste kosten

We kunnen onderscheid maken tussen een onbelaste onkostenvergoeding en belaste kosten. In dat tweede geval draagt de werkgever loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen af. Gelukkig merkt de Belastingdienst een aantal onkosten aan als noodzakelijke kosten, dus gelden die niet als loon (en hoeven werkgevers geen loonbelasting en premies af te dragen). Werkgevers mogen een vast bedrag vergoeden of de werkelijke kosten vergoeden.

De belastingvrije vergoedingen gelden voor zakelijk gebruik, op basis van de werkkostenregeling (WKR). Bedrijven kunnen een vaste onkostenvergoeding betalen of de gemaakte kosten vergoeden. In beide gevallen schrijft de werkkostenregeling voor wat een werkgever onbelast mag vergoeden. Dat zijn kosten voor:

  • De reiskostenvergoeding (boven de €0,19 per kilometer)
  • Een fiets van de zaak
  • Relatiegeschenken voor personeel
  • Kosten voor personeelsfeesten
  • Kosten voor bedrijfsfitness

Houd er rekening mee dat er een maximale vaste kostenvergoeding geldt. Dat geldt niet op basis van het aantal dagen dat er wordt gewerkt of het aantal werknemers, maar op basis van de omzet. Bedrijven die de grens voor de werkkostenregeling overschrijden moeten over dat deel alsnog loonbelasting afdragen.

Tip: bereken op de website van de Belastingdienst de beschikbare ruimte voor de WKR.

Wat valt er niet onder de werkkostenregeling?

Het is belangrijk om rekening te houden met de specifieke regels van de werkkostenregeling voor de onkostenvergoeding. Vergoedingen buiten de regeling zijn automatisch belast, in plaats van onbelast.

Houd er bijvoorbeeld rekening mee dat een bloemetje voor een medewerker of onder collega’s niet binnen de regeling valt, ook niet als er iemand ziek is. Dat geldt ook voor kosten die medewerkers maken als ze ergens gaan dineren (ook met zakenrelaties) en bijvoorbeeld kleding die je als werkgever beschikbaar stelt om in te werken.

Daarnaast is er sprake van een aantal gerichte vrijstellingen, die daarmee niet onder de werkkostenregeling vallen. Het gaat bijvoorbeeld om:

  • Kosten woon- en werkverkeer
  • Zakelijke overnachtingen
  • Maaltijden vanwege overwerk, koopavonden en dergelijke
  • Kosten voor congressen, seminars, symposia, etc.
  • Outplacement
  • Bijscholing

De gerichte vrijstellingen mag je als werkgever op basis van andere regelingen en uitzonderingen onbelast vergoeden. Uitgaven die niet onder de werkkostenregeling vallen en die geen gerichte vrijstelling vormen zijn doorgaans belast, dus niet onbelast. Je mag als werkgever onkosten vergoeden, maar houd er dan rekening mee dat dit geldt als loon. Het is vervolgens belangrijk om loonheffing en premies af te dragen, om te voldoen aan de richtlijnen zoals de Belastingdienst die stelt.

Het gedoe van een onkostenvergoeding

Als medewerkers kosten voor persoonlijke verzorging, vergoeding voor inzet of andere kosten met een zakelijk karakter moeten declareren leidt dat altijd tot veel administratie. Medewerkers moeten bepaalde vergoedingen apart aanmelden, en als dat geen bekende vergoedingen zijn moet de administratie-afdeling daar goed naar kijken.

Vervolgens moet blijken of het gaat om een belastingvrije onkostenvergoeding. En of het past binnen bijvoorbeeld de maandelijkse onkostenvergoeding die er beschikbaar is. Dat kost veel tijd, vooral ten opzichte van een alternatief waarbij een bedrag automatisch beschikbaar wordt gemaakt. Bedrijven die dat bedrag belastingvrij beschikbaar willen stellen kunnen dat namelijk veel makkelijker doen. Als het gaat om aantoonbare kosten is het niet nodig om medewerkers handmatig kosten te laten declareren, dat handmatig te controleren en ondertussen onnodig veel tijd te verliezen.

Soldo: de digitale onkostenvergoeding

Voor wie een bedrag per dag, een bedrag voor voeding of een bedrag per vrijwilligersorganisatie beschikbaar wil maken. En voor organisaties die een praktische regeling voor onkosten willen opzetten hebben we bij Soldo iets moois ontwikkeld.

We digitaliseren de onkostenvergoeding. Dat maakt het makkelijker om de onkostenvergoeding beschikbaar te stellen. Medewerkers kunnen een zakelijke prepaid creditcard gebruiken, waarvan de werkgever bepaalt waarvoor die beschikbaar is. Dat levert organisaties een aantal praktische voordelen op:

  • Transacties inzien en controleren

Bedrijven kunnen de transacties van medewerkers inzien, en controleren welke onkosten er worden gemaakt.

  • Uitgaven bijhouden

Organisaties zien welke uitgaven er worden gedaan, en dus wie er binnen budget blijft of wie daar overheen dreigt te gaan.

  • Fouten (en fraude) voorkomen

Realtime inzicht voorkomt fouten, en brengt fraude vaak al aan het licht nog voordat de problemen groter groeien.

  • Fysieke bonnetjes afschaffen

Met Soldo kun je bonnetjes digitaliseren en voorkom je dat die kwijtraken of vervagen en niet meer geschikt zijn voor de administratie.

Samenvattend: de onkostenvergoeding

Soldo digitaliseert de onkostenvergoeding en maakt het daarmee zowel organisaties als medewerkers makkelijker. Dankzij realtime inzicht in de kosten en uitgaven is het veel eenvoudiger om ervoor te zorgen dat de onkosten vallen binnen de werkkostenregeling. Of dat ze er buiten vallen, zodat organisaties weten dat ze hierover loonheffing en premies moeten afdragen.

Wil je Soldo gebruiken voor jouw medewerkers en de onkosten die ze maken? Kies een abonnement dat past bij het uitgavenbeleid van jouw bedrijf.

Uitgavenbeheer: een complete handleiding voor het beheren van bedrijfsuitgaven

Uitgavenbeheer: een complete handleiding voor het beheren van bedrijfsuitgaven

Download het e-book
Wat is een onkostenvergoeding?

De onkostenvergoeding betekenis is in de basis eenvoudig: als organisatie vergoed je de onkosten die medewerkers maken om hun werk uit te voeren.

Wat valt er onder de onkostenvergoeding volgens de Belastingdienst?

De onkostenvergoeding volgens de Belastingdienst omvat alle onderdelen uit de werkkostenregeling (WKR). Binnen de beschikbare ruimte daarvoor mogen bedrijven deze onkosten belastingvrij vergoeden.

Hoe hoog mag een onkostenvergoeding zijn?

Een onkostenvergoeding kent geen maximum. De onbelaste onkostenvergoeding is gebonden aan de ruimte binnen de werkkostenregeling, zoals de Belastingdienst die heeft vastgesteld.

Hoe hoog mag een kilometervergoeding zijn?

Organisaties mogen hun medewerkers onbelast maximaal €0,19 per kilometer vergoeden (€0,21 vanaf 2023). Organisaties kunnen de werkkostenregeling gebruiken om meer onbelast te vergoeden. Of ze kunnen meer vergoeden, maar dragen daarover dan loonbelasting en premies af.

Hoe kun je onkosten declareren?

Medewerkers kunnen handmatig onkosten declareren. Dat kost veel tijd, zowel voor de medewerker als de administratie- of Finance-afdeling. Soldo digitaliseert onkostenvergoedingen en maakt het daarmee zowel organisaties als hun medewerkers graag makkelijker.

Ontsnap aan de administratieve chaos, pijnlijke processen en kortzichtige beslissingen