Wat hebben ESG-doelen te maken met uitgavenbeheer en hoe kun je deze implementeren in 2023?

Goed uitgavenbeheer gaat om meer dan zicht op de kosten alleen. Bedrijven worden zich steeds beter bewust van het effect dat hun aankopen en gemaakte onkosten hebben op de wereld om hen heen. Maatschappelijke veranderingen en striktere rapportage-regels vragen om verandering. Die verandering moet komen van medewerkers die andere uitgaven doen. Dat vraagt om meer inzicht en overzicht, om vanuit daar te sturen binnen het uitgavenbeheer.

Een belangrijke rol spelen de ESG-doelen. Het zijn doelen op het gebied van milieu, maatschappij en governance. Dat gaat een stap verder dan duurzaamheid alleen, omdat ook maatschappelijke financiële en sociale impact een rol spelen.

Vanaf 2024 geldt binnen de Europese Unie de nieuwe CSRD-richtlijn. Die verplicht meer bedrijven om op basis van de Green Deal beter inzichtelijk te maken wat zij doen op het gebied van duurzaamheid, ook als het gaat om onkosten en bedrijfsuitgaven. Er komt meer aandacht voor onder andere uitgavenbeheer, wat vraagt om meer inzicht en overzicht. Bij Soldo bieden we die oplossingen, terwijl onze klanten het hun eigen medewerkers meteen makkelijker maken.

ESG: milieu, maatschappij en bestuur

De ESG-doelen of -criteria gaan over:

• Milieu
  Bedrijfsactiviteiten moeten zo min mogelijk negatieve invloed hebben op het milieu.
  Het gaat bijvoorbeeld om lucht- en watervervuiling, afvalbeheer en klimaatverandering door de uitstoot van broeikasgassen.
• Maatschappij
  Bedrijven moeten rekening houden met hun maatschappelijke rol en de effecten van hun bedrijfsvoering op de maatschappij in het algemeen.
  Het gaat bijvoorbeeld om de relatie van een bedrijf met mensen, instellingen en gemeenschappen. Ook klanttevredenheid, gegevensbescherming en mensenrechten spelen een belangrijke rol.
• Bestuur
  Goed bestuur moet leiden tot verantwoorde bedrijfsvoering die zowel duurzaam, ethisch als sociaal en maatschappelijk acceptabel is.
  Het gaat bijvoorbeeld om het voorkomen van omkoping en corruptie, een eerlijke bestuursvergoeding en eerlijke aandeelhoudersrechten.

De criteria of doelen zijn belangrijk voor bedrijven die hun activiteiten organiseren, net als voor beleggers die willen investeren. Dat geeft ESG een financiële draai, waardoor dit meteen een relatie heeft met uitgavenbeheer.

Veel keuzes die bedrijven maken hebben te maken met de financiële beslissingen die ze nemen. Dat gaat over grote investeringen en strategische keuzes, net als om dagelijkse uitgaven door medewerkers. Het is belangrijk dat die operationele onkosten worden gemaakt op basis van een duidelijk beleid. Dat beleid beschrijft waar medewerkers wel of geen geld aan mogen uitgeven. Andersom wordt het voor veel bedrijven steeds belangrijker om die kosten te monitoren. Dankzij realtime inzicht en overzicht wordt duidelijk of medewerkers onkosten maken in lijn met het beleid dat daarvoor is ontwikkeld.

De nieuwe CSRD-richtlijn vanaf 2024

In 2024 gaat de nieuwe CSRD-richtlijn gelden. Het is de Corporate Sustainability Reporting Directive, zoals die in april 2021 werd aangenomen door de Europese Unie.

De richtlijn beschrijft hoe steeds meer bedrijven vanaf 2024 verplicht zijn om te rapporteren over de impact van hun activiteiten op mens en milieu. De CSRD-richtlijn is onderdeel van de Green Deal, om duurzaamheidsinformatie transparanter en van betere kwaliteit te maken.

De nieuwe richtlijn vereist van bedrijven dat ze rapporteren over bijvoorbeeld de CO2-uitstoot en het sociaal kapitaal, net als over de impact op biodiversiteit en bijvoorbeeld mensenrechtenschendingen. Het is een uitbreiding van de huidige Europese richtlijn, namelijk de Non-Financial Reporting Directive (NFRD). Vanaf 1 januari geldt de CSRD voor alle bedrijven die nu onder de huidige richtlijn vallen, en vanaf 2025 geldt deze ook voor grote bedrijven die daar nu nog niet onder vallen. Een bedrijf wordt als groot aangemerkt als het voldoet aan minimaal twee van de drie criteria:

• Meer dan 250 medewerkers
• Meer dan 40 miljoen euro omzet per jaar
• Meer dan 20 miljoen euro op de balans

Voor niet-beursgenoteerde mkb-bedrijven wordt nog gewerkt aan een lichtere CSRD-variant.

Waar gaat de CSRD-richtlijn over?

De CSRD-richtlijn richt zich op vier pijlers:

• Rapporteren
  Bedrijven moeten rapporteren over materiële duurzaamheidsontwikkelingen (zoals grondstoffenschaarste, extreem weer, etc.) en over de ecologische en sociale materiële impact van het bedrijf op mens en milieu (biodiversiteit en mensenrechtenschendingen in de keten).
• Langetermijndoelstellingen meten
  Het wordt belangrijker om langetermijndoelstellingen te meten.
• Aandacht voor sociaal kapitaal
  Bedrijven moeten ook niet-financiële informatie zoals over sociaal kapitaal beschikbaar maken.
• Verplichte limited assurance
  Dit is een externe accountantscontrole.

Meer aandacht voor uitgavenbeheer

Onderaan de streep komt er de komende jaren meer aandacht voor uitgavenbeheer. Het wordt voor (grote) bedrijven belangrijker om beter in kaart te brengen welke uitgaven zijn doen en welke onkosten er door medewerkers worden gemaakt.

Alleen een helder beleid op het gebied van bedrijfskosten en onkosten maakt duidelijk wat medewerkers wel en niet kunnen besteden of uitgeven. Vervolgens is het belangrijk om die kosten in kaart te brengen, het liefst in realtime. Alleen op die manier zullen bedrijven ook in de toekomst voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving, gericht op ESG-doelstellingen en -criteria.

Dat lijkt op het eerste gezicht een extra kostenpost. Toch is het tegelijkertijd vooral een kans voor grote bedrijven. Zij kunnen met slimme oplossingen voor uitgavenbeheer inzichtelijk maken dat ze voldoen aan de ESG-doelstellingen, terwijl ze het hun medewerkers tegelijkertijd een stuk makkelijker maken.

Real-time inzicht en overzicht met Soldo

Bij Soldo bieden we betaaloplossingen met real-time inzicht en een helder overzicht. Wij maken inzichtelijk welke kosten medewerkers maken, met een betaalkaart die ze precies kunnen gebruiken zoals de bedoeling is.

Dankzij eenvoudige beperkingen voor specifieke regio’s, bepaalde kostencategorieën of een bestedingslimiet hebben bedrijven de controle die voor hen belangrijk is. Medewerkers kunnen er makkelijk mee afrekenen, en hoeven zelf geen cash betalingen meer voor te schieten. Alle betalingen zijn real-time inzichtelijk en komen automatisch terecht in een overzicht. Of zelfs in administratie, ERP- en SAP-software, dankzij de mogelijkheid om alles te exporteren.

Op die manier voldoen onze klanten die Soldo gebruiken alvast aan veel van de nieuwe richtlijnen die er op stapel staan. En maken we het zowel hun medewerkers als bijvoorbeeld de financiële afdeling een stuk makkelijker.

Wil je meer weten over Soldo als betaaloplossing? En hoe dat nu al een goede keuze is om straks aan de ESG-doelen te voldoen als het gaat om uitgavenbeheer? Neem contact op met onze specialisten. Zij vertellen je graag meer.