Met deze 4 tips voorkom je ongecontroleerde uitgaven in je bedrijf

Ongecontroleerde uitgaven kunnen je bedrijf flink op kosten jagen en de relatie met vertrouwde leveranciers schaden. Hoe voorkom je dat je medewerkers in het wilde weg geld uitgeven en jij geen zicht meer op de uitgaven hebt?

Onder ongecontroleerde uitgaven verstaan we aankopen bij leveranciers zonder dat het vooraf vastgestelde inkoopbeleid van het bedrijf wordt gevolgd.

Stel, je hebt een geweldig contract met je leverancier van kantoorartikelen. Aangezien dit de voorkeursleverancier van jouw bedrijf is, krijg jij een aardige korting op jouw bestellingen. Uiteraard zijn die kortingen in dat contract gebaseerd op een bepaald volume dat de leverancier verwacht aan jou te verkopen. Wat je dan wilt voorkomen, is dat je medewerkers op eigen houtje printpapier en laptops bij een andere handel gaan bestellen voor een hogere prijs dan bij jouw leverancier. Dat is niet alleen vervelend omdat je bedrijf meer geld kwijt is, jouw leverancier merkt dat het volume niet wordt gehaald en stopt misschien met het geven van kortingen.

Oorzaken van ongecontroleerde uitgaven

Uit onderzoek blijkt dat organisaties gemiddeld 10 tot 20 procent van hun besparingen zien Verdampen door ongecontroleerde uitgaven.

Je mag dan een prima inkoopbeleid hebben, toch kan het gebeuren dat medewerkers hun eigen leverancier kiezen. Het type bedrijf, het inkoopbeleid en de manier waarop de inkoop wordt vastgelegd, hebben allemaal invloed. Er zijn verschillende oorzaken voor ongecontroleerde uitgaven.

• Niet alle afdelingen binnen een bedrijf werken zo nauw samen dat ze precies van elkaar weten wat ze waar aanschaffen.
• Bij fusies of overnames zie je vaak dat ieder ‘onderdeel’ van het bedrijf de inkoop op zijn eigen manier heeft geregeld. Het is een uitdaging om dat bij elkaar te brengen.
• Er is geen systeem om de aankopen bij te houden of het wordt niet goed gebruikt.
• Het kan ook zijn dat niet iedereen op de hoogte is van het inkoopbeleid of dat er gewoonweg geen vaste leverancier is om de centrale inkoop te regelen.
• In sommige situaties moeten medewerkers ad-hoc aankoopbeslissingen nemen. Bijvoorbeeld monteurs die snel extra onderdelen nodig hebben om een installatie te kunnen verrichten. Zij kiezen dan misschien voor de snelle optie, waarbij ze de voorkeursleverancier passeren.

De meeste medewerkers doen niet met opzet ongecontroleerde uitgaven. Het is goed om dat in gedachten te houden wanneer je probeert deze uitgaven een halt toe te roepen.

Tip 1: analyseer waar ongecontroleerde uitgaven vandaan komen

In de eerste plaats zul je een goed beeld moeten hebben van de uitgaven. Op welke afdelingen of in welke functies komen de meeste ongecontroleerde uitgaven voor? Hoeveel geld loop je hierdoor mis?

Een goede analyse van je uitgaven kan je helpen de puzzel op te lossen. Dat vergt zeker in de beginfase tijd en een flinke inspanning. Een goede analyse bestaat uit de volgende stappen:

• Verzamel de data van je uitgaven. Een geavanceerde oplossing zoals een datawarehouse is geweldig, maar als je dat niet hebt, kun je ook best met een Excel-bestand aan de slag gaan.
• Maak een lijst met de leveranciers van je voorkeur voor verschillende categorieën producten en diensten.
• Analyseer de uitgaven per categorie en kom er zo achter welke uitgaven wel en welke niet bij voorkeursleveranciers worden gedaan.

Tip 2: achterhaal de oorzaken van ongecontroleerde uitgaven

Je hebt vastgesteld welke uitgaven niet volgens het boekje zijn? Mooi, maar weet je ook waarom deze plaatsvinden? Als je mensen vraagt waarom ze bepaalde zaken ergens anders hebben besteld, kom je er misschien achter dat zij het inkoopbeleid te omslachtig vinden, dat ze soms snel moeten handelen en de eerste leverancier kiezen die ze kunnen vinden of dat ze helemaal niet op de hoogte zijn van het inkoopbeleid.

Tip 3: communiceer over het inkoopbeleid

Als medewerkers niet weten dat er überhaupt een inkoopbeleid is, gaan ze zelf op zoek naar een adres om kantoorspullen te kopen, simpelweg omdat onbekend is dat er afspraken zijn met leveranciers. Probeer dit probleem vóór te zijn door het inkoopbeleid uit te leggen. Wat zijn de afspraken en waarom zijn ze belangrijk? Dat kun je bijvoorbeeld doen via het intranet, interne nieuwsbrieven, in de documentatie die nieuwe medewerkers meekrijgen of met presentaties die je voor het hele bedrijf of per afdeling houdt.

Tip 4: schaf software voor orderbeheer aan

Software om het inkoopproces te vergemakkelijken, kan op enthousiasme van medewerkers rekenen. 75 procent van de eindgebruikers denkt dat dit soort tools helpen ongecontroleerde uitgaven te verminderen.

Een systeem voor orderbeheer kan je op verschillende manieren helpen je ongecontroleerde kosten onder controle te houden. Door het orderbeheer te automatiseren, ben je ervan verzekerd dat inkooporders het juiste goedkeuringsproces doorlopen en bespaar je flink wat tijd. Software voor orderbeheer maakt het voor medewerkers bovendien gemakkelijker om de juiste leveranciers te vinden bij de producten of diensten waar ze naar op zoek zijn. Doordat ze een en ander in een catalogus kunnen vinden, wordt de kans kleiner dat ze zelf op zoek gaan naar andere leveranciers.

Analyseren, aanscherpen en luisteren

Als je medewerkers het inkoopbeleid niet volgen, kan dat je organisatie veel geld kosten. Houd altijd in de gaten dat je medewerkers zelden met opzet uitgaven ‘buiten het boekje’ doen. Het is goed om je in hen te verplaatsen en er zo achter te komen waar de knelpunten Zitten. Heb je bovenstaande maatregelen genomen, dan kom je er misschien achter dat je het inkoopbeleid verder moet aanscherpen. Zolang je ook daarover communiceert en het je medewerkers zo makkelijk mogelijk maakt, kun je de ongecontroleerde uitgaven tot een minimum beperken.