Hoge brandstofprijzen en reiskostenvergoeding: hoe ga je daar als werkgever mee om?

De brandstofprijzen lijken de grens van 2 euro definitief gepasseerd. Tijdens een piek in juni dit jaar kostte een liter benzine gemiddeld 31% meer dan precies een jaar eerder. Werknemers die de auto gebruiken voor woon-werkverkeer of met een eigen auto naar klanten rijden komen niet meer uit met de traditionele reiskostenvergoeding. Maar, hoe ga je daar als werkgever mee om?

Als werkgever bepaal je in principe zelf welke reiskostenvergoeding je werknemers aanbiedt. Soms is dit vastgelegd in een CAO, in andere gevallen maak je daarover afspraken in het arbeidscontract. Dat biedt mogelijkheden om meer te vergoeden dan bijvoorbeeld een jaar of langer geleden, toen de brandstofprijzen nog een stuk lager lagen. Tegelijkertijd gelden er fiscale voorwaarden en grenzen, zoals een onbelaste kilometervergoeding tot maximaal 19 cent per kilometer.

Onbelast vergoeden: maximaal 19 cent per kilometer

De maximale kilometervergoeding door werkgevers aan werknemers geldt voor de onbelaste vergoeding. Je mag als werkgever meer vergoeden. In dat geval moet de werknemer het bedrag bovenop de onbelaste vergoeding (19 cent per kilometer) optellen bij het inkomen, dus daar inkomstenbelasting over betalen (en moet je daar als werkgever ook belasting over afdragen).

Tip: het kabinet is van plan om de onbelaste kilometervergoeding per 1 januari 2023 te verhogen naar 21 cent per kilometer. Die verhoging van 10,5% stond al gepland, maar wordt hiermee een jaar eerder ingevoerd. Per 2025 zal de vergoeding stijgen naar 25 cent per kilometer.

Zo’n 4 op de 5 werkgevers maakt zich zorgen om de stijgende kosten voor woon-werkverkeer met de auto. Toch geeft ook 1 op de 3 aan de reiskostenvergoeding voorlopig niet te verhogen. Zij wijzen op de fiscale regels. Werkgevers die meer reiskosten vergoeden dan het maximum per kilometer krijgen in de praktijk namelijk te maken met zo’n twintig procent extra kosten (door de te betalen belasting).

Mogelijkheden voor werkgevers

Werkgevers die niet meer willen vergoeden dan de maximaal onbelaste kilometervergoeding van 19 cent hebben gelukkig een paar andere mogelijkheden. We zetten de opties op een rij, namelijk het stimuleren van reizen met het openbaar vervoer, gebruik van de werkkostenregeling en het aanbieden van de mogelijkheid tot thuiswerken.

Reizen met het openbaar vervoer

Werkgevers die een hogere reiskostenvergoeding willen betalen kunnen werknemers stimuleren om te reizen met het openbaar vervoer. In dat geval mag je als werkgever namelijk kiezen wat je vergoedt:

• Het aantal kilometers x maximaal 19 cent per kilometer (net als bij autokilometers)
• De werkelijk gemaakte reiskosten

Als de brandstofprijzen hoog blijven (of verder stijgen) kan het voor werknemers interessanter worden om met het openbaar vervoer te reizen. Dat scheelt mogelijk in de kosten, en biedt ruimte voor een ruimere vergoeding. Als werkgever kun je een mobiliteitsregeling aanbieden, die verder gaat dan vergoeding voor reiskosten met een auto alleen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om werknemers mogelijkheden te bieden met het openbaar vervoer, met een eigen auto én met een deelauto of deelscooter. Alle vergoedingen komen samen in één regeling, waarbij het openbaar vervoer de mogelijkheid biedt tot belastingvrije vergoeding op basis van de werkelijk gemaakte reiskosten.

Werkkostenregeling

Je mag als werkgever gebruik maken van de werkkostenregeling (WKR) om werknemers onbelaste vergoedingen aan te bieden. Traditioneel gaat het om gereedschap, tablets, sportabonnementen en bijvoorbeeld kerstpakketten. Je mag de regeling eventueel ook gebruiken om hogere reiskosten te vergoeden, bijvoorbeeld als de brandstofprijzen stijgen.

Houd er aan de andere kant wel rekening mee dat er een grens geldt voor de totale werkkostenregeling. Er geldt een ‘vrije ruimte’. In 2020 en 2021 gold vanwege de coronapandemie een verruimde vrije ruimte, tot 3% op basis van de eerste 400.000 euro aan loonsom. In 2022 geldt een vrije ruimte van maximaal 1,7%. Je mag als werkgever zelf bepalen hoe je de ruimte inzet, dus ook voor extra vergoedingen voor reiskosten die werknemers maken.

Mogelijkheid tot thuiswerken

Ten slotte kun je werknemers de mogelijkheid bieden om thuis te werken. Of sterker nog, steeds meer organisaties stimuleren hun werknemers om alleen nog naar kantoor te komen als dat nodig is. Woordvoerder van KPN Gerd de Smyter laat aan XpertHR (https://www.xperthr.nl/arbeidsvoorwaarden/werkgevers-nauwelijks-compensatie-hoge-brandstofprijzen/) bijvoorbeeld weten dat het beleid is gestoeld op hybride werken. Eerder ging het zelfs om 80 tot 90 procent thuiswerken, inmiddels is dat zo’n 60%. ABN AMRO laat via hoofd mediarelaties Jeroen van Maarschalkerweerd aan dezelfde website weten dat werknemers er alleen naar kantoor komen ‘als dat nodig is’. Gemiddeld werken zij twee dagen op kantoor en drie dagen thuis.

Iedere dag dat een werknemer thuis werkt scheelt dat aan reiskosten. Door werknemers de mogelijkheid te bieden, te stimuleren en bijvoorbeeld te ondersteunen met geschikte apparatuur om de werkplek ergonomisch in te richten toon je als werkgever goed werkgeverschap. Het draagt bij aan het verminderen van reiskosten, zonder dat je boven de belastingvrije vergoeding van 19 cent hoeft uit te stijgen.

Goed werkgeverschap: meedenken en meebetalen

Je bent als werkgever vrij in jouw rol om wel of niet te compenseren voor de hoge brandstofprijzen. Door de kilometervergoeding te verruimen heeft de werknemer daar heel direct voordeel van. Dat kent helaas fiscale haken en ogen, waardoor het niet altijd de beste oplossing is voor alle partijen.

Door mee te denken over alternatieven en werknemers te stimuleren om anders te reizen en te werken ontstaat er een samenwerking die een win-winsituatie kan opleveren. Veel werknemers kunnen prima thuiswerken en anderen staan ervoor open om met het openbaar vervoer te reizen. In weer andere gevallen biedt de werkkostenregeling ruimte, dus is het mogelijk om op die manier te compenseren voor de hogere kosten. Het lijkt de komende tijd zoeken naar manieren om de kosten eerlijk te verdelen. De komende jaren zal de overheid de belastingvrije vergoeding voor gereden (auto)kilometers in ieder geval verhogen, zodat er sowieso een beetje lucht komt voor werknemers die tegen hoge prijzen aan de pomp aankijken.