Hoeveel kan jouw bedrijf besparen op uitgaven en declaraties?

60 minuten.

Dat is hoe lang het gemiddeld duurt om een declaratie in te dienen en uit te laten betalen. Een medewerker is 45 minuten bezig om de declaratie in te voeren, daarna heeft Finance nog 15 minuten nodig om die te verwerken.

Dat lijkt misschien niet bijzonder lang. Maar, wist je dat een bedrijf gemiddeld 135 declaraties per maand verwerkt? In totaal duurt dat 8.100 uur per jaar. Dat is net zo lang als bijna drie volledige voetbalseizoenen in de Eredivisie.

De tijd die je besteedt aan uitgaven en declaraties is eigenlijk ontzettend zonde. Al die tijd kunnen jouw medewerkers namelijk niet besteden aan bedrijfskritische processen of taken die extra omzet genereren.

Gelukkig hoef je geen grote ingrepen te doen om deze kostbare tijd te besparen. Je kunt al aanzienlijk sneller werken door te stoppen met spreadsheets en allerlei handmatige processen. Maak het jezelf makkelijker met Soldo voor jouw zakelijke uitgaven.

We leggen je in dit artikel precies uit hoe ons platform voor zakelijke uitgaven je helpt tijd te besparen. Zo zijn jouw medewerkers weer beschikbaar voor wat echt belangrijk is.

Declaraties zonder omkijken

Uit onderzoek blijkt dat 53% van de medewerkers liever z’n belastingaangifte invult dan een declaratie indient. Toch verplichten veel bedrijven hun medewerkers om precies dat ontzettend vaak te doen.

Ons eigen onderzoek uit 2018 wees uit dat 20% van de medewerkers maandelijks declareert, 20% wekelijks en 10% zelfs dagelijks. Die medewerkers moeten iedere keer door het volledige proces dat onnodig saai en bureaucratisch is. Ze moeten hun bonnetjes bewaren, uitgaven opsommen in een spreadsheet, goedkeuring krijgen van hun manager en de declaratie officieel indienen. Vervolgens moeten andere medewerkers de declaratie controleren, die verwerken en het bedrag uitbetalen.

Met Soldo voor jouw zakelijke uitgaven maak je dat veel makkelijker:

• Iedere medewerker heeft een prepaidkaart met een bestedingslimiet.
• Bij aankopen krijgen medewerkers een melding op hun smartphone. Ze maken een foto van de bon en kunnen die meteen uploaden.
• Dat is het. Er wordt automatisch een declaratierapport aangemaakt. Zonder spreadsheet en zonder extra administratie. De Finance-afdeling kan inloggen bij Soldo en op het dashboard zien welke medewerkers welke uitgaven doen.

Met Soldo maak je declaraties veel makkelijker. Belangrijker nog is hoeveel tijd je bespaart. Want, tijd is geld.

Stel je bijvoorbeeld voor dat er 100 medewerkers bij jouw bedrijf werken en dat je jaarlijks 1 miljoen euro omzet draait.

Een berekening in onze ROI Calculator laat je zien dat jouw medewerkers 15 uur per maand kunnen besparen, dus twee volledige dagen. Het gemiddelde uurloon in 2020 in Nederland was €24. Dat betekent dat je €360 per medewerker, per maand bespaart.

Die besparingen kun je gebruiken om jouw bedrijf te laten groeien.

En stel dat jouw bedrijf 200 medewerkers heeft en 3 miljoen omzet draait. Dan bespaar je 30 uur per maand, dus 4 werkdagen, oftewel €720 per medewerker, per maand.

En stel dat jouw bedrijf 300 medewerkers heeft en 50 miljoen omzet draait. Dan bespaar je 45 uur per maand, dus een volledige werkweek, oftewel €1.080 per medewerker, per maand.

En dat is pas het begin.

Inzicht in alle uitgaven

Je bespaart bovendien niet alleen tijd. Waar mensen werken worden fouten gemaakt, en dat werkt misbruik in de hand.

Maar liefst 38% van de medewerkers geeft toe bedragen te declareren waar ze geen recht op hebben. Dat varieert van een paar extra kilometers of meer taxikosten tot grovere schendingen, zoals declaraties voor sigaretten, dierenvoeding en zelfs gezinsvakanties.

Dat dit kan komt door de handmatige verwerking. Dat maakt de uitgaven grotendeels onzichtbaar.

Uit ons onderzoek blijkt dat slechts 17% van wie te veel declareert daarmee door de mand valt. En maar liefst 30% daarvan komt aan het licht via social media, niet eens via eigen onderzoek binnen organisaties. Vreemde bonnetjes en ongebruikelijk hoge claims zijn slechts verantwoordelijk voor 24% van de fraudegevallen.

Met een platform voor zakelijke uitgaven zoals Soldo zit je veel dichter op de bal. Je hebt het volledige overzicht, in real-time. Inloggen op het dashboard is voldoende om te zien welke medewerker wat koopt met zijn of haar kaart.

Bovendien kun je het Soldo-dashboard gebruiken om restricties in te stellen. Je kunt simpelweg instellen dat de kaart de betaling weigert als een medewerker iets koopt dat niet past binnen het declaratiebeleid dat je hanteert.

Je kunt in onze ROI Calculator zien dat de extra zichtbaarheid en controle jouw bedrijf met 100 medewerkers en 1 miljoen omzet jaarlijks tot €2.000 kunnen besparen.

En die besparingen nemen toe als jouw bedrijf groeit:

• Een bedrijf met 200 medewerkers en 3 miljoen omzet bespaart €6.000 per jaar
• Een bedrijf met 300 medewerkers en 50 miljoen omzet bespaart maar liefst €100.000 per jaar

En die besparingen komen bovenop de uren die je bespaart door het declaratieproces makkelijker te maken. En je bespaart extra tijd, omdat medewerkers niet achter de fraudegevallen aan hoeven.

Dat brengt ons bij het volgende punt.

Minder processen, voor meer productiviteit

We hoeven het jou misschien niet te vertellen, maar de druk ligt op de Finance-afdeling. Het is aan jouw team om:

• Alle declaraties regel voor regel door te nemen
• Te bevestigen dat de declaraties passen binnen het beleid
• Te werken volgens jouw boekhoudprogramma
  (Niet alle programma’s kunnen spreadsheets met declaraties importeren, dus veel medewerkers moeten de transacties handmatig verwerken)
• Uit te zoeken hoe je declaraties zal vergoeden – dat kan met een bankoverschrijving, in cash, via het loon en op andere manieren

Met een platform zoals Soldo maak je de uitbetaling veel makkelijker. Op de prepaidkaart van een medewerker staat geld van jouw bedrijf. Dat betekent dat medewerkers nooit zelf voorschieten, dus dat je ook niets hoeft terug te betalen.

En dat scheelt een hoop administratie.

Bovendien koppelt Soldo met Xero en hebben we een API om te integreren in het boekhoudprogramma dat je gebruikt. En de transacties importeer je gewoon automatisch, dus daar hoeven medewerkers niet mee aan de slag.

En het beste nieuws? Je hoeft medewerkers niet meer te vragen om hun declaraties in te dienen. Je kunt inloggen op ons dashboard en op ieder moment zien welke transacties medewerkers hebben gedaan.

Tijd is geld = geef het uit aan wat ertoe doet

Verwerk je declaraties nog grotendeels handmatig? Als je overstapt naar een platform voor zakelijke uitgaven bespaart dat frustraties, tijd en geld.

Onze ROI Calculator laat zien hoe je als bedrijf met 300 medewerkers en 50 miljoen omzet makkelijk 67 uur op de Finance-afdeling bespaart. En dat komt bovenop de 45 uur die medewerkers besparen, omdat ze geen declaraties in hoeven te dienen.

Alles bij elkaar opgeteld kun je zo’n €120.000 euro per jaar besparen, of meer als je bedrijf groter is.

Dus, waarom zou je niet investeren om jouw bedrijf te laten groeien? En om jouw medewerkers tevreden en gemotiveerd te houden, omdat je ze niet meer lastig hoeft te vallen met onnodig ingewikkelde administratie?

Voorkom dat declaraties de werkdag overnemen. Bereken eenvoudig zelf hoeveel tijd en geld je met Soldo kunt besparen. Probeer onze ROI Calculator vandaag nog.