Hoe voorkom je interne fraude door medewerkers?
Interne fraude is de meest voorkomende vorm van fraude bij bedrijven in Nederland. En sterker nog, het aantal fraudemeldingen neemt toe. Van alle bedrijfsfraudes wordt 57% gepleegd door eigen medewerkers. Bovendien gaat het in 30% van de gevallen om medewerkers die al enige tijd bij het bedrijf werken. Welke vormen van fraude zijn er, hoe doe je daar onderzoek naar en wat kun je doen om dit te voorkomen?
Medewerkers stelen producten, ‘lenen’ geld uit de kassa of geven korting aan vrienden en familie. In andere gevallen dienen zij onjuiste declaraties in, voor kosten of uren die ze niet hebben gemaakt. Het probleem bij Nederlandse bedrijven neemt toe, ondanks dat er in de media vooral aandacht is voor cybercrime.
Wat is interne fraude?
Interne fraude bestaat in een aantal verschillende soorten en vormen. Het gaat bijvoorbeeld om:
- Declaratiefraude
Medewerkers declareren kosten die ze maken. Of ze declareren meer kosten die ze maken, of zelfs kosten die ze helemaal niet maken. Er is sprake van fraude als medewerkers sjoemelen met voorschotten of bijvoorbeeld zakelijke kosten declareren die ze eigenlijk privé maken. Onder andere gemaakte reiskosten laten zich soms lastig controleren. - Fraude met uren
Medewerkers die hun uren declareren registreren uren die ze niet hebben gewerkt of beginnen bijvoorbeeld structureel een uurtje later. Kleinschalige fraude kan op de langere termijn (een jaar) leiden tot een grote extra kostenpost. - Onterecht ziekteverzuim
Een medewerker die zich ziek meldt maar niet ziek is pleegt fraude. In sommige gevallen kunnen collega’s aangeven dat iemand niet ziek is, of blijkt dat uit updates op social media. Opnieuw een grote kostenpost op jaarbasis, vooral bij veel medewerkers. - Doorverkoop
Het doorverkopen van producten is voor sommige medewerkers een manier om makkelijk wat extra te verdienen. Het is een vorm van fraude, omdat het uiteindelijk de werkgever is die voor de kosten opdraait. - Gegevens lekken
Steeds vaker worden medewerkers benaderd om gegevens te lekken. Ze delen gegevens die binnen de organisatie horen te blijven. Als dit grotere vormen aanneemt kan er zelfs sprake zijn van bedrijfsspionage. - Acquisitie-fraude
Medewerkers die de mogelijkheid hebben om leveranciers of partners te kiezen kunnen daar misbruik van maken. Dat kan de organisatie veel geld kosten, als er geen tegenprestatie wordt geleverd of als leveranciers beperkt leveren. - Schending van concurrentiebeding
Medewerkers die vertrekken bij de organisatie mogen vanwege een concurrentiebeding soms niet meteen hetzelfde werk voor een concurrent uitvoeren. Er is sprake van fraude als ze dit toch doen, zonder het te melden. - Oplichting
In het ergste geval is er zelfs sprake van oplichting door medewerkers. Zij spreken niet de waarheid of gaan doelbewust te werk, om de werkgever te benadelen. Het is een kostbare en hardnekkige vorm van fraude, omdat dit met voorbedachte raden wordt gedaan.
Fraude onder medewerkers: doe gedegen onderzoek
Is er een verdenking van payroll-fraude of een andere vorm van fraude onder het personeel? Dan is het belangrijk om daar goed onderzoek naar te doen. Daarbij houd je je aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maar probeer je te achterhalen wat er precies speelt. Zorg voor een goede en concrete reden om het onderzoek te starten, maar voorkom dat je de privacy van de medewerker (te veel) schendt.
Vervolgens kun je een medewerker een waarschuwing geven, kun je de persoon in kwestie schorsen en eventueel ontslaan als inderdaad blijkt dat er sprake is van fraude. Win daarbij juridisch advies in, omdat te snel ontslaan kan leiden tot een fikse schadevergoeding. Indien er in het arbeidscontract een boeteclausule voor fraude staat kun je eventueel strafrechtelijke maatregelen treffen.
7 tips om interne fraude te voorkomen
1. Screen het personeel
Het is als werkgever belangrijk om goed onderzoek te doen, bijvoorbeeld bij een verdenking van fraude. Of beter nog, door al bij het aannemen van medewerkers na te laten kijken of er geen sprake is van een verhoogd risico.
Neem betrouwbaar personeel in dienst en voer een screening uit. Vraag bijvoorbeeld om diploma’s, ga referenties na en vraag om een Verklaring omtrent gedrag. Het is bovendien een goed idee om een gesprek te voeren over de betrouwbaarheid van een kandidaat.
2. Stel gedragsregels op
Stel een huishoudelijk reglement voor medewerkers op. Leg daarin bijvoorbeeld uit hoe je omgaat met:
- Kasverschillen
- Retouren
- Personeelsaankopen
- Sleutelbeheer
Beschrijf het gewenste gedrag en geef andersom aan wat er gebeurt als medewerkers zich daar niet aan houden.
3. Maak het bespreekbaar
Maak fraude onder personeel bespreekbaar, bijvoorbeeld door het terug te laten komen tijdens een werkoverleg. Je kunt er ook een functioneringsgesprek voor gebruiken, maar pas op dat je het daarmee niet te veel op de man af speelt.
4. Voorkom verleiding
Laat geen spullen onbeheerd liggen, bijvoorbeeld in een magazijn. En controleer facturen, en maak dat ook duidelijk bij de medewerkers. Voorkom op die manier onnodige verleiding, waardoor personeel een gelegenheid ervaart om fraude te plegen.
5. Houd medewerkers betrokken
Zorg voor betrokken medewerkers, die loyaal zijn aan jouw bedrijf. Vraag medewerkers naar hun ideeën en input, om het gevoel van ‘samen’ te versterken. Medewerkers die veel voelen voor het bedrijf waarvoor ze werken zullen minder snel fraude plegen.
6. Bescherm bedrijfsgegevens
Beperk het aantal medewerkers dat toegang heeft tot (gevoelige) bedrijfsinformatie. Analyseer wat medewerkers werkelijk nodig hebben, en beperk de toegang tot andere informatie of gegevens. Dan kan er ook niets uitlekken.
7. Wees alert op interne fraude
Zorg er ten slotte voor dat je alert bent op eventuele interne fraude. Trek aan de bel als medewerkers steeds smoezen verzinnen, eerder vertrekken, zich niet houden aan regels of als de levensstijl niet overeen lijkt te komen met het inkomen van diegene.
