Hoe corrigeer je een medewerker die te veel zakelijke kosten declareert?

Je wilt een medewerker die te veel kosten declareert daar graag op aanspreken. Maar, hoe doe je dat zonder dat diegene zich zwaar aangevallen voelt en er een conflict ontstaat? Natuurlijk zoek je allereerst uit wat er precies aan de hand is. Vervolgens kun je een conflict voorkomen door rekening te houden met op hoe dat op de medewerker overkomt. We delen 5 praktische tips om medewerkers die te veel zakelijke kosten maken netjes te corrigeren.

Wat is er aan de hand?

Voordat je een medewerker corrigeert wil je precies weten wat er aan de hand is. Zelfs als je het netjes en tactvol brengt gaat het uiteindelijk om een beschuldiging, dus daarmee wil je geen fouten maken.

Onderzoek welke uitgaven de medewerker declareert, en hoe bijvoorbeeld collega’s dat doen. Zet op een rij welke richtlijnen er worden overtreden of waarom jij vindt dat het niet volgens de regels is. Tip: soms kun je niet precies achterhalen wat er allemaal is gebeurd. Zet dan voor jezelf op een rij wat je wel te weten bent gekomen, wat jij daarvan vindt en waarom je vindt dat het moet veranderen.

Als het gaat om fraude

Lijkt er sprake te zijn van fraude? Daar wil je hard tegen optreden. Maar, je wilt ook zeker weten dat hier inderdaad sprake van is. Zorg dat je het goed onderzoekt en dat je jouw beschuldiging met data onderbouwt. Bij fraude valt er misschien niets te corrigeren, in veel gevallen leidt het binnen de organisatie direct tot ontslag.

Tip: de Kamer van Koophandel deelt zeven handige tips om fraude onder personeel te voorkomen. Daarnaast lees je er over vijf stappen om bij een verdenking grondig onderzoek te doen.  

Voorkom een conflict

Als er geen sprake is van fraude wil je de medewerker vooral corrigeren, maar op een nette en tactvolle manier. Je wilt een conflict voorkomen. Misschien gaat het om een misverstand, omdat een medewerker de richtlijnen en regels verkeerd interpreteert. En zelfs als het gaat om te hoge kosten die bewust worden gedeclareerd hoeft dat geen reden te zijn om uit elkaar te gaan.

Gemiddeld ervaart zo’n 1 op de 5 medewerkers een conflict op de werkvloer met collega’s, en ongeveer 14 procent een conflict met een leidinggevende. Dat wil je voorkomen, omdat het de werksfeer en productiviteit totaal niet ten goede komt.

Begrijp waarom de ander zo reageert

Je kunt een conflict voorkomen door allereerst te begrijpen hoe de ander misschien kan reageren, en waarom diegene dat doet. Het blijkt bijvoorbeeld dat de stressvolle coronaperiode heeft geleid tot meer conflicten op het werk.

Misschien heeft een medewerker het financieel lastig. Of is er sprake van een schadelijke sociale norm onder collega’s. Er kunnen allerlei redenen zijn waarom medewerkers te hoge kosten declareren. Probeer goed te begrijpen wat er voor de medewerker speelt, door daar aandacht voor te hebben voordat je diegene corrigeert.

Houd er tijdens het gesprek dat je aangaat rekening mee dat een medewerker zich misschien graag gehoord wil voelen. Wijs daarom niet alleen op de te hoge declaraties, maar vraag ook wat daarvoor de aanleiding is (geweest). Zorg dat er een gesprek op gang komt, in plaats van een reprimande waarin het éénrichtingsverkeer is.

5 tips om medewerkers te corrigeren

Je kunt medewerkers die te hoge zakelijke uitgaven declareren corrigeren door rekening te houden met vijf praktische tips:

1. Herken vroegtijdig een red flag
   Hoe eerder jij aan de bel trekt, hoe beter. Misschien kun je al vroegtijdig vragen naar de reden van bepaalde declaraties, in plaats van dat er een stapel beschuldigingen ligt om in één keer over te beginnen. Signaleer en benoem in een vroeg stadium, zodat de medewerker de kans heeft het gedrag aan te passen.
2. Leg helder uit waar het om gaat
   Leg helder uit waar het (jou) om gaat, zonder er allerlei randzaken bij te halen. Geef aan dat de declaraties te hoog zijn. Wijs op de declaraties die je bedoelt, en laat bijvoorbeeld zien hoe de bedragen hoger zijn dan bij collega’s. Gebruik de data die je hebt verzameld of de aantekeningen die je voor jezelf maakte.
3. Benadruk het hogere doel
   Licht toe hoe de hoge zakelijke uitgaven door de medewerker de organisatie schaden. Vertel bijvoorbeeld dat het (nieuwe) uitgavenbeleid is bedoeld om kosten te besparen. Of leg uit dat de afdeling door de declaraties minder goed presteert en hoe dat gevolgen heeft voor de volgende budgetten.
4. Werk samen aan een oplossing
   Geef aan welke grenzen er gelden, maar werk altijd samen toe naar een oplossing. Vraag de medewerker naar zijn of haar ideeën om dit in de toekomst te verbeteren. Als iemand zelf met een voorstel komt dat je kunt accepteren leidt dat altijd tot een sterkere intrinsieke motivatie dan wanneer je het van bovenaf oplegt.
5. Houd een vinger aan de pols
   Houd een vinger aan de pols door toekomstige declaraties te bekijken. Geef de medewerker aan dat je hierop zal letten, zonder als politieagent te willen optreden. Laat duidelijk merken dat je ook andere medewerkers op deze manier in de gaten houdt, om hierin geen verschil te maken.

Probeer tijdens het gesprek te peilen hoe de medewerker daarop reageert. Komt het over wat je vertelt en lijkt de ander zich daarin te kunnen vinden? Zodra een medewerker heel passief wordt (of juist in de tegenaanval gaat) kun je beter wat afstand nemen. Je stuurt (onbedoeld) aan op een conflict. Laat het even rusten en neem de tips nog eens door om het opnieuw te proberen.

Maak het makkelijker met Soldo

En wil je zorgen voor een structurele oplossing, bijvoorbeeld als je merkt dat veel medewerkers te veel kosten declareren of dat er daardoor conflicten ontstaan? Bij Soldo maken we het je graag makkelijk. Wij zorgen voor slimme betaalkaarten, waarmee je realtime inzicht hebt in uitgaven en je medewerkers kunt beperken in wat ze zakelijk uitgeven, waar ze dat doen en waaraan ze dat doen. Ontdek het zelf op onze website of vraag een vrijblijvende demo aan.