De beste opties om je uitgavenbeheer te digitaliseren

CFO’s en CEO’s worden in 2022 geconfronteerd met tegenstrijdige prioriteiten. Ze moeten de broekriem aanhalen om de gevolgen van de pandemie en andere onzekere factoren op te vangen, maar ook investeren in groei.

Het digitaliseren van je onkostenbeheer is de sleutel om deze dubbele doelstelling te halen. Tijdens de pandemie hebben bedrijven die digitaal onkostenbeheer omarmden een aantal belangrijke voordelen ervaren ten opzichte van concurrenten. Ze gaven aan dat ze minder geld kwijt waren door slechte controles en hadden meer vertrouwen in investeringen voor toekomstige groei.

Dit is hét moment om te bekijken hoe digitaal uitgavenbeheer je de komende tijd kan helpen.

Je vraagt je misschien af waar je moet beginnen. Er zijn allerlei tools, waarvan de makers allemaal claimen dat ze je het beste overzicht en de beste controle geven over je uitgaven.

In dit artikel bespreken we drie van de populairste opties voor digitaal onkostenbeheer, zodat je de tool kunt kiezen die de meeste impact heeft op jouw bedrijf.

1. Software voor onkostendeclaratie

Met software voor onkostendeclaratie kun je onkostendeclaraties van medewerkers verwerken, betalen, rapporteren en controleren via één cloudgebaseerde tool.

Hoe het werkt

Wanneer medewerkers geld uitgeven namens het bedrijf, maken ze met hun telefoon een foto van het bonnetje en uploaden ze die naar de mobiele app. Zodra ze het bonnetje hebben opgeslagen, kunnen ze het toevoegen aan een onkostendeclaratie.

Op het moment dat een medewerker een onkostendeclaratie indient, krijgt zijn manager een melding via een desktop-app of een mobiele app. De manager beoordeelt de declaratie en keurt die goed of stuurt hem terug naar de medewerker als er informatie ontbreekt. Als verschillende mensen verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring, stuurt het systeem automatisch een melding naar de volgende persoon die het moet goedkeuren.

Zodra iedereen de declaratie heeft gecontroleerd, ontvangt de medewerker een bevestiging dat zijn declaratie is geaccepteerd. Het systeem laat de medewerkers ook weten wanneer ze worden terugbetaald.

De meeste systemen werken samen met bekende boekhoudsoftware en synchroniseren de informatie zodra die is vastgelegd.

Financiële teams kunnen onkostendeclaraties uitvoeren per gebruiker, afdeling, uitgavencategorie of leverancier. Zo krijgen ze een duidelijker beeld van wat waar wordt uitgegeven. Sommige systemen analyseren zelfs uitgavenpatronen en stellen automatisch kostenbesparingen voor.

Geen papierwerk meer, geen bottlenecks meer

Bottlenecks als gevolg van inefficiënte processen en te veel papierwerk zijn de twee grootste problemen bij verouderde onkostenprocessen.

Software voor onkostenbeheer lost dit op door workflows voor goedkeuring te automatiseren waarbij geen papierwerk meer nodig is. Alle documenten worden digitaal op één plek opgeslagen, zodat je er overal bij kunt om ze goed te keuren. Het systeem waarschuwt managers wanneer ze aan de beurt zijn om een declaratie goed te keuren en stuurt ze automatisch door naar de volgende in de rij.

Het systeem slaat alle onkostengegevens op één plaats op, zodat je een beter overzicht hebt van waar geld wordt uitgegeven en door wie.

De tevredenheid van de werknemers neemt toe, dankzij de transparantie en betrouwbaarheid van geautomatiseerde processen.

Kortom, een win-winsituatie.

Extra voordelen

Specifieke mogelijkheden verschillen per leverancier. Het loont dan ook de moeite om je huiswerk te doen en een tool te kiezen die alles biedt wat je nodig hebt. Je kunt de volgende extra opties overwegen voordat je een leverancier kiest:

• Digitale ontvangstbevestiging: sommige mobiele apps scannen automatisch de bonnetjes en halen er informatie uit zoals uitgavencategorie en btw. Bij andere apps moet je dit handmatig invoeren.
• Mobiele functionaliteit: met sommige tools kun je rechtstreeks vanaf je telefoon een onkostendeclaratie indienen. Andere apps slaan je bonnetjes op die je pas aan een declaratie kunt toevoegen als je weer achter je bureau zit.
• Automatische goedkeuringen: stel parameters in zoals categorie, bedrag of leverancier om bepaalde transacties automatisch te laten goedkeuren, zodat je managementteam en je financiële teams tijd besparen.
• Synchronisatie van bedrijfskaarten: synchroniseer de gegevens van al je bedrijfskaarten, zodat je één overzicht krijgt van al je bedrijfsuitgaven.

2. Slimme betaalkaarten

Slimme betaalkaarten, zoals die van Soldo, zien er precies hetzelfde uit als traditionele zakelijke creditcards. Het verschil is dat ze zijn gekoppeld aan een krachtig cloudplatform voor onkostenbeheer.

Hoe het werkt

Je vraagt als bedrijf een multi-user-account aan, laadt die op vanaf je zakelijke hoofdrekening en van daaruit ben jij de baas. Je kunt kaarten uitgeven voor (al) je medewerkers zonder aanvullende aanvragen.

Je krijgt toegang tot het platform via een desktop-app of een mobiele app om posten naar wens te verdelen of budgetten en controles in te stellen. Met Soldo kun je bijvoorbeeld bepalen dat een individuele gebruiker zijn kaart mag gebruiken in restaurants, maar niet in cocktailbars, of dat hij de kaart mag gebruiken om te betalen voor reis- en verblijfkosten, maar niet om lekker te gaan shoppen.

Wanneer werknemers op hun slimme betaalkaarten  uitgaven doen, krijgen ze een melding via de app op hun telefoon waarin hen wordt gevraagd een foto van het bonnetje te maken en de btw en de uitgavencategorie toe te voegen. Deze informatie is onmiddellijk beschikbaar voor het financiële team.

De meeste systemen voor slimme betaalkaarten bieden integratie met veelgebruikte boekhoudsoftware. Soldo integreert bijvoorbeeld met Xero, NetSuite, QuickBooks Online en Sage. Transactiegegevens worden onmiddellijk zichtbaar in  je boekhoudsoftware. Dat maakt afstemming en maandeinderapportage een fluitje van een cent.

Realtime zichtbaarheid; volledige controle

Met slimme betaalkaarten is de tool voor uitgavenbeheer rechtstreeks gekoppeld aan de middelen om uit te geven. Dat betekent dat ze twee grote voordelen bieden die andere oplossingen niet hebben.

1. Realtime zichtbaarheid
   Je kunt altijd precies zien wie hoeveel en waar uitgeeft. Je hoeft niet te wachten tot het einde van de maand om creditcardafschriften te ontvangen. Medewerkers hoeven er niet aan te denken om onkostendeclaraties in te dienen van uitgaven die ze soms al maanden geleden hebben gedaan. Je weet altijd waar je geld naartoe gaat. Tijdens de pandemie hielp deze realtime zichtbaarheid bedrijven om hun product- of dienstenaanbod bij te sturen. 53% van de bedrijven die slimme betaalkaarten gebruikten gaf aan dat ze daarin slaagden. Van de bedrijven die geen slimme betaalkaarten gebruikten was dat maar 38%.
2. Controle
   Met slimme betaalkaarten kun je limieten verlagen of verhogen, mensen eenmalig toegang geven tot posten, nieuwe kaarten aanmaken, kaarten annuleren, bepaalde soorten transacties blokkeren en nog veel meer – in slechts een paar klikken. Alle uitgaven worden vooraf goedgekeurd, zodat je aan het eind van de maand niet voor verrassingen komt te staan. Als je het saldo op iemands kaart wilt verhogen of verlagen, hoef je niet drie kwartier aan de telefoon te hangen met de bank en te onthouden dat konijn Stampertje het eerste huisdier van Janneke van Marketing was. Dankzij deze controles hield het gemiddelde bedrijf dat slimme betaalkaarten gebruikt ruim 200.000 euro per jaar extra over vergeleken met concurrenten.

1. Op basis van conclusies uit ons onderzoeksrapport ‘A brighter future: better spend controls key to pandemic recovery’.

2. Gemiddeld bespaard bedrag in bedrijven van 1 tot 500 werknemers. Op basis van conclusies uit ons onderzoeksrapport ‘A brighter future: better spend controls key to pandemic recovery’.

Extra voordelen

Specifieke mogelijkheden verschillen per leverancier. Het loont dan ook de moeite om je huiswerk te doen en een tool te kiezen die alles biedt wat je nodig hebt. Je kunt de volgende extra opties overwegen voordat je een leverancier kiest:

• Virtuele kaarten: ideaal voor het beheer van online terugkerende uitgaven zoals reclame of abonnementen.
• Opties voor meerdere valuta: heb je teams in verschillende landen die vaak reizen of ben je van plan internationaal uit te breiden, zorg er dan voor dat je één systeem kunt gebruiken om al je uitgaven bij te houden.
• Automatisch aanvullen: vul de kaarten aan op bepaalde tijdstippen of zodra het saldo onder een bepaald niveau komt.
• Multi-user-kaarten: wijs kaarten toe aan teams of projecten in plaats van aan individuen om uitgaven moeiteloos te volgen.

Bekijk de demo om te zien hoe het werkt.

3. Software voor reisbeheer

Deze software helpt je bij het boeken van reizen en biedt een oplossing voor uitgavenbeheer. Moderne software voor reisbeheer helpt werknemers de goedkoopste vluchten, auto’s, treinreizen en accommodatie te boeken en hun reisschema te beheren. De software houdt alle uitgaven bij die via het platform plaatsvinden, waardoor financiële teams een geconsolideerd overzicht van reisuitgaven krijgen.

Hoe het werkt

Medewerkers boeken reizen en accommodatie via een speciale dienst die de beste beschikbare bedrijfstarieven toont. Veel aanbieders stellen de resultaten samen op basis van het specifieke beleid van een bedrijf, waarbij routes of leveranciers die niet door de verzekering worden gedekt, worden vermeden.

De meeste platformen hebben een mobiele app waarmee medewerkers kunnen boeken, hun eigen reisschema kunnen beheren en het reisschema van het team als geheel kunnen bekijken. Ze kunnen boekingen wijzigen en via de app contact opnemen met de klantenservice. Mocht een vlucht worden geannuleerd, dan stellen de meeste platformen automatisch een alternatief voor.

Uitgaven worden bijgehouden en zijn in realtime beschikbaar voor analyse door het financiële team, omdat alle boekingen via het platform plaatsvinden. Financiële teams krijgen inzicht in trends in reisboekingen voor afzonderlijke medewerkers, teams of hele bedrijven, waardoor ze hun reisprogramma kunnen aanpassen om meer te besparen.

Synchronisatie wordt makkelijker doordat alle details – inclusief ontvangstbewijzen en facturen – voor elke reis in hetzelfde systeem worden vastgelegd, zelfs wanneer boekingen met een persoonlijke kaart worden gedaan.

Betere deals, eenvoudigere controle

Als reiskosten je grootste uitgavenpost vormen, kan software voor reisbeheer je op de volgende manieren helpen kosten te besparen en tijd te besparen:

1. Betere aanbiedingen voor zakenreizen
   Bespaar geld door je medewerkers toegang te geven tot de beste tarieven voor zakenreizen. Gewapend met inzicht in de totale reisuitgaven kun je ook onderhandelen over betere tarieven met leveranciers.
2. Gemakkelijkere controle
   Zorg ervoor dat alle boekingen in overeenstemming zijn met het interne beleid en de externe regelgeving. Je kunt extra goedkeuringen instellen voor boekingen boven een bepaald bedrag of naar specifieke landen. Je kunt er ook voor zorgen dat medewerkers alleen reizen boeken bij bepaalde leveranciers.

Extra voordelen

• Loyaliteitsprogramma’s: bij sommige tools kunnen gebruikers loyaliteitsprogramma’s toevoegen waar ze al lid van zijn, waardoor je bedrijf mogelijk een extra korting krijgt en de tevredenheid van je werknemers toeneemt. Andere hebben hun eigen loyaliteitsprogramma’s, waardoor je toegang krijgt tot meer extraatjes naarmate je team meer reist.
• Live reiskaarten: als je kunt zien waar alle medewerkers zich op een bepaald moment bevinden, kun je sneller reageren als zich ergens een noodgeval voordoet.
• Data over CO2-uitstoot: sommige oplossingen houden je CO2-voetafdruk bij, zowel op bedrijfsniveau als op individueel niveau. Dit is erg handig als je je CO2-voetafdruk wilt compenseren of als je deelneemt aan klimaatinitiatieven.

Tijd om te digitaliseren

In dit artikel hebben we de drie populairste opties voor kostenbeheer beschreven. Daarbij willen we benadrukken dat aanbieders sterk verschillen wat betreft functionaliteit en kosten. Als je eenmaal hebt besloten welke oplossing het beste bij jouw bedrijf past, doe dan aanvullend leveranciersonderzoek om er zeker van te zijn dat je de optie kiest die jou bedrijf het best vooruithelpt.