5 valkuilen waardoor start-ups de kosten niet onder controle krijgen

Start-ups maken veel kosten, omdat ze hard willen groeien. Door meer kapitaal op te halen maken ze de weg vrij voor nieuwe plannen. Er is veel aandacht voor het binnenhalen van meer geld aan de voorkant, terwijl de achterdeur vaak wagenwijd openstaat. Wij doken in de typische valkuilen waardoor start-ups de kosten niet onder controle krijgen. Door de stop aan de achterkant goed dicht te draaien blijft er namelijk veel meer over van wat er aan de voorkant wordt verzameld.

Bijna iedere start-up huurt een dure developer in voor de website, laat vervolgens meteen een applicatie maken en steekt geld in het vastleggen van het eigen merk. Het zijn typische ‘spending mistakes’. Het gemiddelde PR- of marketingbureau is overbetaald en designers maken massaal uren om het er allemaal zo geweldig mogelijk uit te laten zien.

Hoe betalen start-ups hun kosten?

Nog interessanter, en belangrijker, is misschien wel hóe start-ups hun kosten maken. Het gaat er namelijk lang niet altijd om wát ze uitgeven, maar veel meer op welke manier ze dat doen. Dat de achterdeur wagenwijd openstaat terwijl er aan de voorkant wordt gevochten om een nieuwe kapitaalinjectie zegt wat dat betreft misschien genoeg.

Het zijn vooral de valkuilen in de manier van kosten maken en geld uitgeven die veel start-ups nekt. Ze krijgen de kosten niet onder controle, omdat de systemen daarvoor (nog) niet zijn ingericht. Daarom delen we in dit artikel de 5 valkuilen waardoor start-ups de kosten niet onder controle krijgen. En proberen we aan te geven hoe gevestigde organisaties dat doen, omdat zij door de jaren heen hebben bewezen daar beter mee om te gaan.

5 valkuilen voor start-ups

Het ontbreekt veel start-ups aan inzicht, overzicht en controle. Die drie elementen maken het lastig om de kosten in de hand te houden. Dat uit zich op verschillende manieren. Wij zetten de vijf belangrijkste valkuilen op een rij.

1. De entrepreneur koopt kantoorartikelen

Het is bij veel start-ups de entrepreneur zelf die de kantoorartikelen inkoopt. Dat gaat goed als de start-up alleen een laptop, een bureau en een enkel kantoor omvat. Zodra de eerste 5 tot 10 medewerkers aan boord zijn moet de focus veranderen.

Een entrepreneur zou moeten werken aan de schaalbaarheid van de start-up. Micromanagement zit de grote stappen voorwaarts in de weg. Bovendien blinken de beste entrepreneurs vaak niet uit in kostenmanagement, dus kopen ze alles wat ze nodig hebben en is er maar weinig zicht op de werkelijke kosten onderaan de streep.

2. Er is te weinig aandacht voor leveranciers

Minstens zo belangrijk is een goede relatie met leveranciers. Start-ups gebruiken software, kopen producten in of werken samen met andere professionals. Al die leveranciers verdienen een sterke relatie, op basis van vertrouwen.

Start-ups die te laat betalen, die niet bijhouden welke bedragen er open staan en die weinig aandacht hebben voor hun leveranciers krijgen het vroeg of laat moeilijk. Een goede relatie met een leverancier kenmerkt zich door een aantal belangrijke eigenschappen:

• Heldere en open communicatie
• Vertrouwen en een eerlijke samenwerking
• Op tijd betalen, voor al het geleverde
• Betalingen bijhouden, om nooit achter de feiten aan te lopen
• Tijdig aangeven welke nieuwe orders of bestellingen er zullen komen

En misschien triviaal, maar start-ups die de (voor)namen van leveranciers vergeten hoeven niet te rekenen op de beste samenwerking en maximale loyaliteit.

3. Overleg en afstemming onder collega’s ontbreekt

Met meer collega’s in een start-up is het belangrijk om onderling te overleggen en af te stemmen welke kosten er gemaakt moeten en mogen worden. Als het bedrijf groeit lopen de kosten op. Het is belangrijk om de achterdeur niet zomaar open te gooien, omdat collega’s onderling weten waar ze aan toe zijn en wat de ander besteedt.

Het is zowel tussen collega’s onderling als tussen afdeling belangrijk dat ze van elkaar weten wat er gebeurt. Er ontstaat een gezonde vorm van sociale controle en samenwerking, die bijdraagt aan onderling vertrouwen en een beter beeld van wat er wordt uitgegeven. Dat voorkomt ongemerkte grote uitgaven, waarna de volgende afdeling het geld opnieuw probeert uit te geven.

4. De analyse van gemaakte kosten blijft achterwege

Op grotere schaal is het voor een start-up belangrijk om te analyseren welke kosten er gemaakt zijn. Dat heeft een paar redenen:

• Inzicht in de totale gemaakte kosten
  De uiteindelijk gemaakte kosten mogen de opbrengsten en de inbreng van nieuw kapitaal niet (te ver) overschrijden. Het is belangrijk dat dit in balans is, om in het juiste tempo te groeien. Alleen een totaaloverzicht voorkomt dat dit vroeg of laat uit de hand loopt.
• Overzicht over kostencategorieën
  Het totaalplaatje van de kosten kan niet aangeven welke kosten er opgeteld zijn gemaakt. Alleen een categorisering geeft aan welke uitgaven afdelingen hebben gedaan om de groei van de start-up samen te realiseren.
• Berekening van de Return on Investment
  Een concreet beeld van de kosten maakt een berekening van de Return on Investment mogelijk. Uiteindelijk moet iedere start-up vroeg of laat verklaren waar geld aan is uitgegeven, en wat dat aan de andere kant heeft opgeleverd.

5. Er is nog geen aandacht voor slimme tools

Het ontbreekt veel start-ups aan aandacht voor slimme tools, gericht op het beheer van uitgaven en kosten. Dat is zonde, juist op het moment dat er veel kapitaal instroomt en het belangrijk is om de achterdeur goed dicht te houden.

Er wordt stevig geïnvesteerd in een website, een app en in HR-tools, terwijl het kostenplaatje onderbelicht blijft. Juist door de kosten beter in kaart te brengen, te controleren en te beperken creëren start-ups voor zichzelf meer mogelijkheden om gezonder te groeien.

Soldo helpt de kosten onder controle te krijgen

Bij Soldo realiseren we moeiteloos onkosten- en uitgavenbeheer. We centraliseren uitgaven en helpen medewerkers in vertrouwen mogelijkheden te bieden om kosten te maken. Start-ups profiteren van een veel beter beeld van de kosten, terwijl dit ondertussen werk scheelt en bouwt aan een stabiele basis om op te schalen.

Wil je meer weten over de mogelijkheden met Soldo of wil je dat graag zelf zien tijdens een demo? Neem contact op, onze specialisten vertellen je graag meer.