5 redenen om te stoppen met tijdrovende onkostendeclaraties

Onkosten declareren kost ontzettend veel tijd. Dat is zonde, vooral omdat dit veel slimmer kan. Bovendien ontdekken steeds meer organisaties dat er minimaal 5 andere redenen zijn om hiermee te stoppen. Ze stappen over op een alternatief voor tijdrovende onkostendeclaraties, omdat het een stuk makkelijker kan. Met meer controle, meer inzicht en op een manier die het ook medewerkers een veel eenvoudiger maakt.

Met name medewerkers klagen namelijk veelal dat ze veel tijd kwijt zijn aan het indienen van declaraties. Daar kunnen organisaties niet altijd wat aan doen, omdat er heel specifieke regels gelden. Ook werkgevers weten vaak niet hoe het precies werkt, dus zitten met veel vragen. Die situatie op zich zou al aanleiding moeten zijn om kritischer te kijken naar tijdrovende onkostendeclaraties. En er meteen mee te stoppen, omdat er een uitstekend alternatief beschikbaar is.

70% gebruikt nog geen slimme oplossing

Maar liefst 70% van het MKB in Nederland gebruik geen software of platform om onkostendeclaraties in te dienen. In plaats daarvan:

• vragen ze medewerkers die handmatig in te dienen (28%);
• gebruiken ze zakelijke creditcards (26%) of
• werken ze daarvoor met Excel-sheets (23%)

In de praktijk zijn het drie oplossingen die veel tijd kosten, tot fouten leiden en frustratie oproepen bij medewerkers. Dat is jammer, omdat er een platform beschikbaar is dat dit met software veel makkelijker maakt.

5 redenen om te stoppen met onkostendeclaraties

We hebben het gehad over de ingewikkelde regelgeving, waarvoor de Belastingdienst verantwoordelijk is. En over de frustraties bij medewerkers, omdat zij een groot deel van het declaratie-werk moeten doen.

Daarnaast zijn er minimaal 5 andere redenen voor werkgevers, om te stoppen met tijdrovende onkostendeclaraties. Wij zetten ze voor je op een rij.

1. Tast niet langer in het duister over wie wat uitgeeft

Onkostendeclaraties moeten duidelijk maken wie wat uitgeeft, op kosten van de zaak. Dat gaat in de meeste gevallen goed, maar je moet vaak minimaal een maand wachten op duidelijkheid. Veel bedrijven verplichten hun medewerkers om maandelijks de declaraties door te geven. Dat betekent dat het in de tussentijd volstrekt onduidelijk is wat er wordt uitgegeven.

Je hebt geen realtime zicht op de kosten die medewerkers maken. En wachten medewerkers langer dan een maand met het indienen van declaraties? Dan blijft dat nog veel langer onduidelijk. Door te stoppen met onkostendeclaraties kies je voor een platform waarmee je in realtime inzicht hebt in de kosten die medewerkers zakelijk maken.

2. Beperk veelvuldig gebruik van cash

In veel gevallen rekenen medewerkers de kosten die ze zakelijk maken contant af. Ze schieten het met cash voor, om vervolgens een declaratie in te dienen. Dat brengt twee nadelen met zich mee:

• Medewerkers moeten cash bij zich hebben
  Cash brengt onnodige risico’s met zich mee, bijvoorbeeld op diefstal. Bij grotere bedragen is het voor medewerkers veel prettiger als ze geen cash meer bij zich hoeven te dragen.
• Je hebt geen controle over wat er werkelijk wordt uitgegeven
  Natuurlijk ga je uit van het goede van medewerkers. Toch neemt dat niet weg dat je bij cash betalingen geen controle hebt over wat er werkelijk wordt uitgegeven.

3. Vergeet creditcards voor iedere medewerker

Misschien verstrek je creditcards aan medewerkers, waarmee ze zakelijke kosten kunnen maken. Vervolgens mogen ze die kosten declareren. De kaarten voorkomen het gebruik van cash en geven enige controle over wat er aan het eind van de maand is uitgegeven.

Tegelijkertijd lenen medewerkers de creditcards aan elkaar uit. Of geldt er één kaart voor een complete afdeling. Het is dan helaas niet duidelijk wie wat uitgeeft. Dat maakt het vervolgens onmogelijk om hierop te sturen, omdat de inzichten ontbreken in waar en door wie de kosten gemaakt worden.

4. Bespaar onnodige administratie-uren

Iedere declaratie die een medewerker invoert moet worden gecontroleerd door de administratie-afdeling. Dus klagen medewerkers over de hoeveelheid declaraties die zij moeten indienen en de tijd die ze eraan kwijt zijn? Dan is de kans groot dat de administratie-afdeling minstens dezelfde frustraties ervaart. Ze zijn bezig met controlewerk, dat weinig inspirerend en motiverend is.

Met een platform voor declaraties en slimme software wordt dat een stuk makkelijker. Dat betekent dat de administratie-afdeling zich weer kan richten op meer uitdagende taken. En dat je onnodige administratie-uren bespaart, waarmee je slechts declaraties door medewerkers zou controleren.

5. Voorkom fraude onder medewerkers

Ten slotte voorkom je fraude onder medewerkers als je stopt met tijdrovende onkostendeclaraties. Zelfs binnen de organisaties met de beste bedrijfscultuur komt interne fraude voor. Vooral declaraties werken deze vorm van fraude in de hand, dus leiden onderaan de streep tot onnodige kosten. Dat is zonde, omdat het met slimme software en een platform voor onkosten en bedrijfsuitgaven een stuk makkelijker, veiliger en sneller kan.

Maak het makkelijker met Soldo

Soldo is de oplossing voor bedrijven die willen stoppen met tijdrovende onkostendeclaraties. Het platform centraliseert alle uitgaven, om het onkostenbeheer een stuk makkelijker te maken. Dat scheelt frustratie bij medewerkers, voorkomt onnodige controle-uren door de administratie-afdeling en zorgt voor meer inzicht en controle op hoger niveau.

Organisaties die Soldo gebruiken zetten slimme betaalkaarten in, gekoppeld aan declaratiemanagement dat zowel intuïtief, snel als eenvoudig werkt. Dat maakt het makkelijker om alle uitgaven op één plek te beheren, te volgen en vervolgens te rapporteren. Ondertussen staat het platform onder toezicht van de Centrale Bank van Ierland, is het te gebruiken met iedere zakelijke bankrekening en beoordelen gebruikers de oplossing als ‘Uitstekend’ op TrustPilot.

Niet voor niets vertrouwen al duizenden bedrijven op Soldo. De combinatie van prepaid betaalkaarten, een mobiele app, het managementplatform en slimme integratie creëert een ideale oplossing voor het MKB en iedere organisatie met medewerkers die (on)kosten declareren.