Carta prepagata o carta di credito? La soluzione per il tuo business


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Carta prepagata o carta di credito? Quando si parla di spese aziendali, quale delle due tipologie di carte rappresenta la scelta migliore per un’impresa di piccole o medie dimensioni? Sono diversi i fattori che determinano la scelta della carta più indicata per la propria azienda, dalla natura e la frequenza delle spese sostenute dai dipendenti, alla flessibilità e autonomia nell’effettuare i pagamenti. Mettiamo allora a confronto le carte di credito aziendali prepagate e non, per scoprire qual è quella più adatta alle esigenze della tua azienda.

Carta di credito e carta prepagata: chi può utilizzarle?

Il primo punto che distingue la carta di credito aziendale dalla carta prepagata è il fatto che la prima è spesso ad uso esclusivo di pochi membri dell’azienda, come il CEO e il CFO. Questo perché il rischio percepito nell’affidare la carta di credito ai propri dipendenti è troppo alto, senza contare la poca visibilità e la difficoltà nel tracciare le spese. Di conseguenza, un dipendente privo di carta aziendale che necessita di effettuare dei pagamenti avrà le seguenti opzioni:

  • chiedere un anticipo di cassa, oppure anticipare il denaro di tasca propria e chiedere un rimborso a fine mese.
  • contattare l’amministrazione per ottenere il permesso di utilizzare la carta di credito aziendale o, in alternativa, affidare il compito del pagamento all’amministrazione stessa.

I problemi relativi a queste due opzioni sono però ben noti: scontrini che vanno persi, difficoltà per l’amministrazione di verificare la congruità di determinate spese, nonché processi di approvazione che richiedono tempo e risorse.

Utilizzando carte prepagate questi problemi vengono sostanzialmente azzerati. Da qualche tempo le aziende più innovative hanno infatti iniziato a dotare i propri dipendenti di carte prepagate in grado di accelerare sensibilmente pagamenti e gestione delle spese aziendali, da quelle ordinarie alle più impreviste, grazie ad un sistema più flessibile e facile da controllare. Le prepagate danno a dipendenti e collaboratori la possibilità di gestire i propri pagamenti in autonomia, evitando di anticipare il proprio denaro o di esaurire l’anticipo di cassa fornito dall’azienda; il tutto sotto il costante monitoraggio del reparto amministrativo, che può così tenere sotto controllo la natura e l’importo delle spese effettuate.

Quali carte aziendali consentono il miglior controllo delle spese?

La carta di credito aziendale consente il monitoraggio delle spese solo a seguito del rendiconto mensile da parte della banca, non permettendo dunque all’amministratore di verificare in tempo reale i pagamenti effettuati. Ecco perché la carta di credito viene solitamente assegnata a un numero ristretto di persone.

Al contrario, un sistema di carte prepagate può essere monitorato in tempo reale. Consultando i movimenti della carta assegnata al dipendente, l’amministrazione ha la possibilità di tenere sotto controllo le uscite e di contare su dati sempre aggiornati. Questo vale non solo per i pagamenti effettuati dai dipendenti in trasferta – le cui spese sono legate a benzina, trasporti, vitto o alloggio – ma anche per il pagamento di software, abbonamenti, servizi eCommerce, e pubblicità online.

 

I limiti (di spesa e non solo) delle carte di credito aziendali

Una problematica che molte aziende si trovano ad affrontare è legata ai limiti di spesa imposti dalle carte di credito. Il rischio che si corre è quello di avere un tetto di spesa mensile che non permetta di effettuare i pagamenti necessari per lo svolgimento del proprio lavoro, si tratti di una spesa di trasferta imprevista o di una campagna di pubblicità online (Google AdWords, Facebook Ads, ecc.).

Il plafond della carta di credito aziendale, ovvero il limite di credito stabilito, rappresenta uno dei fattori principali nella scelta della carta che più si adatta alle proprie esigenze. E nonostante sia possibile richiedere un aumento del plafond, il procedimento non è certo immediato: prima di concedere l’aumento del tetto di credito, la banca dovrà procedere con delle verifiche sulla situazione finanziaria dell’azienda, analizzandone giacenze e movimenti.

Da questo punto di vista le carte di credito aziendali prepagate si pongono come una soluzione molto più flessibile. Il sistema di carte ricaricabili permette infatti alle aziende di destinare ai propri dipendenti, per scopi specifici, somme maggiori di quanto le carte di credito normalmente consentano, dando dunque al reparto amministrativo la libertà di stabilire il credito necessario allo svolgimento di determinate attività.

Tempi e modalità di emissione delle carte aziendali

Un’impresa interessata ad ottenere carte di credito aziendali dovrà seguire un iter particolarmente lungo e laborioso, che non può prescindere dai seguenti passaggi:

  1. richiedere la carta alla propria banca con sottoscrizione rapporti di credito (prodotti e termini infatti variano a seconda della tipologia di servizio che si richiede);
  2. fornire alla banca informazioni che documentino lo stato finanziario dell’azienda;
  3. indicare la necessità di carte di credito supplementari per altri membri dell’azienda.

Le banche più tradizionali consentono la richiesta di carte di credito solo in filiale; in altri casi l’azienda interessata ha la possibilità di svolgere le pratiche direttamente online. I tempi di rilascio della carta di credito variano da banca a banca, ma generalmente dal momento della richiesta all’ottenimento della carta passano non meno di 7-10 giorni lavorativi.

Le carte prepagate invece sono facili da richiedere e da attivare direttamente online e in completa autonomia, evitando procedure lente e complesse. Potrai inoltre scegliere il piano aziendale che fa per la tua azienda, il numero di dipendenti o team assegnati per ciascuna carta e personalizzare i budget di spesa a seconda di ogni esigenza.

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