Comment établir une note de frais kilométriques ?

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Les frais kilométriques liés aux déplacements professionnels figurent parmi les frais professionnels les plus courants. Le remboursement des frais est obligatoire, mais soumis à certaines conditions. La gestion de ces frais et remboursements présente souvent un casse-tête pour les salariés comme pour le service comptable. Même s’il n’existe pas de modèle de note obligatoire, certaines conditions doivent être remplies dans le calcul des frais kilométriques ainsi que dans l’établissement de la note de frais. 

Allons voir cela de plus près.

Que sont les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques prennent en compte l’usure du véhicule.

Ils sont calculés à partir d’un barème kilométrique qui inclut donc :

  • les frais de carburant ;
  • les frais d’entretien ;
  • les frais de réparation ;
  • les primes d’assurance ;
  • l’achat des pneumatiques.

Pour les frais de péage et de stationnement, le remboursement doit se faire séparément.

À quoi sert le barème kilométrique ?

Si un salarié est amené à utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’entreprise est tenue de rembourser les coûts de ce déplacement.

Puisqu’il s’agit d’un calcul qui doit contenir plus qu’un simple remboursement des frais de carburant, on appelle cela une indemnité kilométrique.

L’indemnité kilométrique est calculée à partir d’un barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale. Les barèmes kilométriques s’appliquent aux voitures mais également aux motos et deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3.

Les indemnités kilométriques sont calculées en fonction de :

  • la puissance fiscale (en chevaux fiscaux) du véhicule ;
  • du nombre de kilomètres parcourus.

Pour les véhicules éléctriques, l’indemnité kilométrique est majorée de 20%.

Les indemnités kilométriques sont forfaitaires et exonérées des cotisations sociales. Néanmoins, l’entreprise doit pouvoir justifier que les distances parcourues correspondent bel et bien à des déplacements professionnels non-excédentaires.

Il est impératif que le véhicule soit bel et bien personnel, et non immatriculé au nom de l’entreprise. Il faut également que l’utilisation du véhicule personnel soit effectuée à titre professionnel.

Le salarié peut également se servir du barème kilométrique afin d’effectuer une déduction de frais kilométriques lors de sa déclaration de revenus, s’il ne choisit pas la déduction forfaitaire automatique de 10%. Dans ce cas, il peut également calculer les frais kilométriques liés à son trajet domicile-travail s’il habite à moins de 40 km de son lieu de travail. 

Qu’est-ce qui doit figurer sur une note de frais kilométriques ?

Le barème kilométrique de l’URSSAF comprend différents paliers pour les distances totales parcourues, et donc le service comptable doit prendre en compte l’intégralité des déplacements professionnels avec un même véhicule.

Pour établir la distance parcourue, il faut un accord entre le salarié et le service comptable. Vous pouvez relever les chiffres sur le compteur de la voiture, ou vous référer à Google maps. Il est important simplement de pouvoir faire correspondre la distance réelle à l’indemnité kilométrique payée en cas de contrôle fiscal.

Afin d’être considérées valides, les notes de frais kilométriques doivent inclure les champs suivants :

  • le nom du salarié ;
  • la date de déplacement ;
  • le motif du déplacement ;
  • la distance parcourue en kilomètres ;
  • la distance cumulée parcourue depuis le début de l’année avec le véhicule en question, à titre professionnel.

Seul le propriétaire ou l’utilisateur de la voiture peut soumettre une note de frais kilométriques au service comptable. S’il voyage avec des collègues, ils ne bénéficieront pas des indemnités kilométriques.

Exemple de note de frais kilométriques

Vous êtes libres d’utiliser divers modèles de notes de frais, mais veillez à ce que les notes comprennent les informations clés. Comme les frais kilométriques sont, sous certaines conditions, exclus des cotisations sociales pour l’entreprise, les notes de frais comptent comme justificatifs.

Vous pouvez avoir des difficultés avec l’administration fiscale si celle-ci effectue un contrôle et juge que vos notes de frais ne sont pas complètes ou ne paraissent pas crédibles. 

exemple de note de frais kilometriques

exemple de note de frais kilometriques

N’oubliez pas de joindre les justificatifs pertinents à la note de frais. Ceux-ci peuvent inclure les reçus des stations-services, des preuves concernant le motif du déplacement, une photo du compteur de la voiture au départ et au retour, etc.

Comment utiliser le barème de frais kilométriques ?

Le barème kilométrique applicable aux voitures

Faites bien attention d’utiliser le barème kilométrique valide pour l’année en cours.

Barème kilométrique applicable aux voitures (en €) 2022

Puissance administrative (en CV)Distance (d) jusqu’à 5 000 kmDistance (d) de 5 001 km à 20 000 kmDistance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moinsd x 0,5o2(d x 0,3) + 1 007d x 0,35
4 CVd x 0,575(d x 0,323) + 1 262d x 0,387
5 CVd x 0,603(d x 0,339) + 1 320d x 0,405
6 CVd x 0,631(d x 0,355) + 1 382d x 0,425
7 CV et plusd x 0,661(d x 0,374) + 1 435d x 0,446

 

Un exemple de calcul d’indemnités kilométriques:

  • Pour 3 000 km parcourus avec un véhicule de 3 CV ou moins, vous pouvez demander le remboursement de frais kilométriques égaux à : 3 000 km x 0,502 = 1 506 €.
  • Pour 14 000 km parcourus avec un véhicule de 5 CV, vous pouvez demander le remboursement de frais kilométriques égaux à : (14 000 x 0,339) + 1 320 = 6 066 €.

Vous pouvez trouver ici le simulateur de l’administration fiscale qui pourra vous aider dans vos calculs.

Vous pouvez trouver les barèmes kilométriques applicables aux deux-roues et aux cyclomoteurs sur le site du Ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance.

Puisque le montant des indemnités change avec la distance totale parcourue le long de l’année, un ajustement peut s’opérer en fin d’année.

Oubliez les notes de frais kilométriques compliquées

Avec Soldo, chacun de vos employés peut bénéficier de sa propre carte de paiement, en toute sécurité.

De plus, grâce à l’application mobile, dès qu’une dépense est faite, l’utilisateur de la carte prend le reçu en photo et celui-ci est automatiquement téléchargé à la plateforme Soldo qui s’intègre à votre logiciel comptable.

Toutes les informations sont là, et il n’y a plus besoin de perdre du temps à chercher des justificatifs ou à établir des notes de frais compliquées.

En plus, c’est vous qui choisissez si le salarié peut effectuer des dépenses uniquement dans des stations-service, ou s’il peut se servir de sa carte pour payer des frais de péage, d’hébergement, de restauration ou encore d’autres. Et bien sûr, les limites, plafonds et budgets sont à la discrétion de votre service financier. 

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Foire Aux Questions

Qu’est-ce qu’un barème kilométrique ?

Un barème kilométrique est publié chaque année par l’État afin de faciliter le calcul des frais kilométriques. Il s’applique aux voitures, aux deux-roues et aux cyclomoteurs.

Il prend en compte la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue le long de l’année afin de permettre le calcul d’une indemnité qui prend en compte non seulement le coût de carburant mais également les frais d’entretien, de réparation, les primes d’assurance et l’achat des pneumatiques.

Existe-t-il un modèle de note de frais kilométriques obligatoire ?

Non, mais veillez à adopter un modèle de note de frais qui sera utilisé à travers toute votre entreprise de manière systématique, et qui comprendra les informations pertinentes. Il peut s’agit par exemple de:

  • la distance parcourue ;
  • le motif du déplacement ;
  • le nom du salarié ;
  • la date du trajet ;
  • la puissance fiscale du véhicule.

Dans quel cas est-ce que les frais kilométriques sont remboursables ?

Si le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, pour des distances non-excédentaires et dans l’intérêt de l’entreprise, celle-ci est tenue de rembourser les frais encourus. Le barème kilométrique existe afin de faciliter le calcul des frais et leur remboursement.

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