Carte de crédit renouvelable ou simple carte d’affaires?
La carte d’affaires classique utilisée en entreprise permet aux employés d’effectuer des dépenses lors de leurs déplacements, repas d’affaires ou selon leurs besoins. L’avantage bien sûr est de conférer une certaine autonomie à chacun mais la carte affaires présente également certains défis pour la comptabilité.
Il est parfois difficile de faire confiance à chaque employé avec une carte qui donne potentiellement accès à l’intégralité du compte bancaire de l’entreprise. De surcroît, si cette carte, comme c’est souvent le cas, est en circulation parmi plusieurs personnes, il est également très difficile de savoir quelles dépenses sont effectuées par qui. Le temps de gestion des notes et frais liés aux cartes de paiement classiques est élevé et présente un casse-tête pour les comptables ainsi que pour les salariés.
La carte de crédit renouvelable, en revanche, n’est liée à aucun compte spécifique et possède des caractéristiques uniques:
- c’est une carte bancaire affiliée à Mastercard® ou Visa
- elle est rechargeable par virement bancaire, dépôt d’espèces, chèque ou autre moyen de paiement
- elle permet de fixer des plafonds de paiement et donc d’assurer que les budgets soient respectés et justifiés
- octroyer un budget spécifique et donc éviter des frais de découvert, c’est une solution de plus en plus privilégiée par les entreprises.
Allons à la découverte de la carte de crédit renouvelable.
La carte de crédit renouvelable : une solution avantageuse
Une solution flexible adaptée à la taille de votre entreprise
Que vous soyez une équipe de cinq personnes ou cent à travers divers départements, la carte de crédit renouvelable peut simplifier votre gestion de notes de frais.
Avec de multiples cartes de crédit renouvelables, chaque département ou employé peut avoir sa propre carte, avec son propre budget et un montant prédéfini et fixe versé sur la carte. Les plafonds de retrait peuvent être augmentés ou diminués selon besoin. Le code secret de chaque carte peut même être choisi individuellement. Toutes les options de règlement dépendent du fournisseur de votre carte, mais globalement parlant les conditions générales seront les mêmes quelle que soit la carte de paiement choisie : vous accédez à votre espace client et choisissez les options qui vous conviennent le mieux.
La carte de crédit renouvelable est un mode de paiement qui permet les retraits d’espèces, les achats sur internet et en magasin, comme toute autre carte de crédit ou de débit.
Un outil de gestion qui vous permettra d’économiser temps et argent
Avec la carte de crédit renouvelable, votre comptabilité n’a plus à essayer de décoder quelles dépenses ont été faites par quel salarié avec une seule et unique carte d’affaires.
Les mauvaises surprises sont également évitées :
- avec un montant limité disponible sur chaque carte, impossible de dépenser plus que le budget fixé au préalable ne permet
- les frais supplémentaires ou les incidents de paiement son réduits puisque seul le montant disponible sur la carte peut être dépensé
Pour les dépenses imprévues, il suffit de garder une petite réserve d’argent sur la carte ou que le salarié contacte le service de comptabilité qui peut rapidement réapprovisionner la carte.
Notez qu’il n’existe aucune option crédit, vous ne pouvez pas introduire de demandes de financement ou procéder à des achats à crédit avec les cartes prépayées.
La plupart des fournisseurs de cartes de crédit renouvelables offrent des services associés destinés à faciliter la gestion de plusieurs cartes. Selon le fournisseur, une application spécialisée pour téléphone mobile accompagnée d’une interface web vous permettra d’accéder à votre espace personnel ou professionel sur lequel vous pourrez ajuster les plafonds, codes et autres règlements de vos cartes.
Automatisation de comptabilité
Ce qui est particulièrement intéressant pour les professionnels c’est la possibilité d’automatiser la gestion des comptes et notes de frais.
Puisque toutes les dépenses seront effectués par vos salariés avec leur propres cartes ou les cartes associées à leur département, les paiements faits par carte seront directement enregistrés dans votre logiciel comptabilité. Vous n’aurez plus à passer votre temps à faire des tâches administratives contraignantes et répétitives.
Attention par contre à choisir le bon fournisseur de cartes, avec une offre de services associés qui répondra à vos besoins et sera compatible avec votre logiciel de comptabilité. Les banques traditionnelles proposent rarement des offres personnalisées, mais il existe aujourd’hui de nombreuses alternatives parmi les néobanques et les leaders de la fintech.
La carte de crédit renouvelable vous apporte plus de sécurité
Vous pouvez vous servir de ce type de carte pour vos achats en ligne en toute sécurité.
La carte de crédit renouvelable fonctionne comme une carte de paiement normale, mais vous protège d’abus et de fraude. La carte n’est pas rattachée à votre compte bancaire, donc peu importe ce qui arrive, la carte de crédit renouvelable (appelée également carte de crédit prépayée pour entreprise) ne donnera jamais accès à votre compte en banque à qui que ce soit.
Comme vous avez accès à toutes les dépenses en temps réel depuis votre espace client, vous pouvez immédiatement identifier des activités irrégulières sur votre carte. De plus, sans possibilité de découvert sur la carte de crédit renouvelable et le montant disponible fixé par vous, les dégâts sont limités en cas de perte ou de vol de carte.
Certains fournisseurs offrent également l’option de faire opposition depuis votre espace client. Vous ne perdez donc pas de temps à appeler votre banque, tout est fait depuis l’application de votre fournisseur de cartes.
Des frais diminués
Sans frais de découvert, incidents de fonctionnement ou autres coûts cachés qui accompagnent une carte affaires classique, la carte de crédit renouvelable est souvent une option moins chère qu’une carte de paiement traditionnelle. La plupart des fournisseurs proposent des conditions contractuelles adaptées à votre entreprise et à vos besoins, en général avec des paiements mensuels qui commencent dès 6€ par carte et par mois.
