TVA déductible : simplifier sa récupération grâce à la technologie 

La gestion de la TVA est généralement perçue comme une tâche fastidieuse. Pourtant, une gestion adéquate de cette dernière peut permettre à l’entreprise de réaliser des économies importantes.

La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est une charge payée par les consommateurs (entreprises et ménages) lors de l’achat de biens ou de services. Pour suppléer la TVA collectée pour le compte de l’État, les entreprises ont la possibilité de la récupérer si celle-ci a été payée dans le cadre de dépenses professionnelles. C’est ce qu’on appelle TVA déductible.

La TVA déductible, telle que les fournitures de bureau, les matières premières, ou encore l’essence, est récupérable sous certaines conditions. Pour récupérer cet impôt, l’entreprise doit suivre une procédure précise.
Quelles sont donc les conditions que doivent remplir les entreprises pour déduire la TVA de leurs achats, et comment simplifier le processus ?

Quels sont les enjeux de la récupération de la TVA pour les entreprises ?

Une entreprise peut se faire rembourser son crédit TVA en intégralité ou en partie de manière annuelle, trimestrielle ou mensuelle. En fonction de l’option choisie, ces remboursements sont exigibles dans le mois qui suit la fin de l’année ou 1 à 3 mois suite à la période échue.

Lorsqu’une entreprise déclare sa TVA annuellement, la somme à rembourser doit être supérieure à 150 euros pour être accordée. Dans le cas où elle est faite trimestriellement ou mensuellement la somme doit être supérieure à 760 euros.

D’après une étude réalisée par Soldo, chaque année, 8 % de TVA ne serait pas remboursée aux entreprises, soit près de 40 milliards d’euros de perdus, notamment à cause d’erreurs dans le traitement des justificatifs. Il va sans dire que la récupération de la TVA déductible représente une somme importante pour les entreprises, en particulier dans un climat économique de crise et hausse des défaillances d’entreprises (42 640 faillites ont été recensées entre janvier 2022 et janvier 2023, soit 51,6 % de hausse d’une année sur l’autre, selon les derniers chiffres publiés par la Banque de France) où il convient d’être particulièrement attentif à la santé de sa trésorerie.

Si une entreprise opère des paiements en retard ou sollicite un remboursement trop important pour cause de mauvais calcul, elle peut encourir un redressement de l’URSSAF.

Les entreprises doivent donc être particulièrement attentives à plusieurs éléments :

• L’élaboration de factures en bonne et due forme,
• La réception des notes de frais des collaborateurs en temps voulu,
• La mise à disposition pour les équipes finance et les collaborateurs d’outils permettant une gestion simplifiée des dépenses professionnelles.

TVA déductible : quelles conditions et quels achats sont concernés ?

La majorité des achats professionnels réalisés par l’entreprise sont éligibles à une déduction de TVA.
Pour bénéficier de la déduction de la TVA, l’entreprise doit réunir les trois conditions suivantes :

• Avoir à disposition un justificatif légal avec le montant de la TVA à déduire, au nom de l’entreprise,
• Les biens ou les services doivent être payés dans le cadre de l’activité professionnelle,
• La TVA déduite doit être exigible chez le fournisseur.
• L’achat de biens ou de services par l’entreprise doit obligatoirement être nécessaire à son fonctionnement et au bon déroulé de l’activité professionnelle. Les collaborateurs doivent présenter des notes de frais justifiant de ces dépenses professionnelles, et mentionnant le montant de l’achat et de la TVA.

A noter que toutes les dépenses réalisées par les collaborateurs et reconnues comme notes de frais ne sont pas soumises à la récupération de la TVA. Elles ne concernent que certaines catégories de dépenses, dont :

1. Les frais de carburant (en fonction de son type)
2. Les frais d’autoroute
3. Les frais de véhicule utilitaire
4. Les frais de restaurant (le nom des participants doit être indiqué sur la facture tout comme l’objectif de la dépense)
5. Les frais de logement ou d’hébergement seulement engagés au profit de tiers
6. Les billets de métro, bus, avion et autres transports en commun tout comme les frais accessoires (parking, etc…)

Comment procéder à la déduction de la TVA ?

Récupérer la TVA en entreprise n’est pas automatique. Elle doit suivre une démarche claire. Lorsqu’une société déclare sa TVA annuellement, elle doit réclamer la récupération sous quatre mois maximum auprès du service des impôts des entreprises (SIE). Si elle la déclare mensuellement ou trimestriellement, la demande doit être envoyée au SIE sous un mois suivant la période concernée.
Pour obtenir une déduction de la TVA, l’entreprise doit se munir de de documents justificatifs, qui regroupent les factures au nom de l’entreprise sur lesquelles figure la TVA à déduire et les notes de frais des collaborateurs.

Si le montant de la TVA déductible est supérieur à celui de la TVA collectée, cela donne lieu à un « crédit de TVA ».

Pour récupérer la TVA, l’entreprise peut alors :

• Imputer le crédit TVA sur la TVA de sa prochaine déclaration.
• Demander le paiement du crédit de la TVA au Service des Impôts.

Limiter les erreurs, fluidifier les processus et gagner du temps grâce à l’automatisation

L’automatisation des processus financiers offre de nombreux avantages aux entreprises comme aux équipes financières.

Mettre à profit une plateforme intelligente de gestion des dépenses ne se limite pas à calculer la TVA, mais offre un environnement de gestion des finances complet. L’automatisation supprime les erreurs de saisie, rend les équipes plus productives en les libérant des tâches répétitives et chronophages, et permet d’obtenir une vue d’ensemble sur les dépenses réalisées par les collaborateurs et l’entreprise.

Ainsi, la technologie est devenue l’allié des entreprises, et la mettre à profit devient incontournable pour réaliser des économies de temps et d’argent en facilitant les processus pour mieux gérer la trésorerie des entreprises.

Simplifier la récupération de la TVA avec Soldo

Grâce à des cartes de paiement (physiques et virtuelles) combinées à une application, il est possible de directement capturer les reçus et de renseigner les détails des transactions nécessaires aux services comptable et finance.

Avec la capture du reçu à valeur probante, il n’est plus nécessaire de conserver les reçus puisqu’ils sont stockés sur la plateforme Soldo. Ainsi, le risque de perdre des tickets de caisse et factures et de ne pas récupérer la TVA associée à ces dépenses est minimisé.

Les tâches administratives chronophages sont automatisées : le renseignement du taux de TVA est associé à chaque catégorie de dépenses et des rappels sont envoyés aux employés pour qu’ils renseignent les informations sur les transactions effectuées.