Expérience Collaborateur

Préserver l’experience collaborateur dans un contexte de travail hybride

11 février 2022   |   13 minute de lecture

Le lieu de travail connaît une révolution depuis l’arrivée du télétravail. À la fin de l’année 2021, un travailleur sur deux travaillait au moins partiellement à domicile et beaucoup souhaiteraient continuer à le faire à l’avenir.
La pandémie a incité les employés du monde entier à privilégier l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et à trouver des emplois qui correspondent mieux à leur style de vie. Pour les employeurs, cela s’est traduit par une concurrence accrue pour acquérir et retenir les meilleurs talents.

Le travail hybride, modèle dans lequel les employés partagent leurs heures de travail entre un bureau et le travail à distance, est devenu si répandu que certains travailleurs décident de quitter leur emploi actuel pour des opportunités de travail hybride.
Voici quelques-uns des avantages de cette « nouvelle normalité », tant pour les employeurs que pour les employés :

  • Augmentation de la productivité
  • Réduction du stress et des arrêts maladies
  • Réduction des déplacements domicile-travail et avantages environnementaux qui en découlent
  • Liberté de travailler à partir de différents lieux géographiques

Cette situation représente le plus grand bouleversement dans nos méthodes de travail depuis des décennies. Et lorsque cette transformation est bien gérée, elle offre à chacun le meilleur des deux mondes. En revanche si elle n’est pas bien appréhendée, cela devient un vrai défi.

Voici quelques-uns des défis que le travail hybride peut engendrer :

  • Difficulté à gérer les employés, à les motiver, à encourager la culture d’équipe
  • Communication et collaboration plus délicates, car absence de réunions en face à face
  • Sentiments accrus de solitude et d’isolement
  • Risque accru d’épuisement professionnel si les heures de travail se prolongent le soir et pendant le week-end

S’affranchir de ces problèmes devrait être une priorité pour les entreprises aujourd’hui.

Les entreprises ont la possibilité de réformer les modèles actuels pour mieux tenir compte des rôles et préférences de chacun, en élargissant leur vivier d’employés d’un point de vue géographique, tout en économisant sur les frais de bureau.

Mais d’abord, elles doivent savoir comment attirer et retenir les meilleurs talents.

Attirer les meilleurs talents à l’ère du COVID

La pandémie de COVID-19 a entraîné de nombreux changements au cours de ces deux dernières années, notamment le passage à un marché dirigé par les candidats. Plus que jamais, c’est désormais aux meilleurs talents de choisir l’entreprise qu’ils vont rejoindre en fonction des avantages qui leur sont proposés.
En 2021, le terme de « Grande Démission » s’est répandu comme une traînée de poudre dans les médias.

Nous avons ainsi appris que de plus en plus d’employés envisageaient de changer d’emploi dans les trois à six mois et qu’ils recherchaient bien plus qu’un bon salaire.
Les demandeurs d’emploi et les employés en poste actuellement attendent désormais plus de soutien de la part de leur entreprise, que ce soit en termes de bien-être, d’opportunités d’évolution professionnelle, de meilleurs outils de travail ou d’un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie familiale.

Mais offrir ces avantages s’avérera compliqué pour les entreprises qui doivent déjà gérer :

  • plusieurs équipes et budgets dans différentes fonctions et divisions
  • des devises différentes pour différents bureaux européens
  • des besoins et des autorisations de dépenses différents pour les employés d’une part et les projets d’autre part

Alors, quelles options se présentent aux entreprises pour leur permettre de relever ces défis, d’investir pour offrir une meilleure expérience à leurs employés, de rivaliser pour attirer les meilleurs talents et les retenir ?

Tout d’abord, nous vous recommandons cinq étapes cruciales :

  1. Veillez au bien-être de vos employés  : abordez le problème de l’épuisement professionnel par le biais d’un programme de santé bien construit : journées spéciales bien-être, thérapie en ligne, accès à une salle de sport. Effectuez des vérifications régulières et établissez des limites saines encourageant vos employés à séparer les heures de travail de celles qu’ils consacrent à leur vie personnelle.
  2. Réunissez vos employés : rassemblez vos équipes, en personne et à distance, pour célébrer les réussites et socialiser par le biais d’activités de groupe telles que des clubs de lecture ou du bénévolat.
  3. Fournissez-leur les bons outils :augmentez leur productivité grâce à des équipements et des espaces de travail de qualité, des plateformes de collaboration et des technologies qui vont les aider à se concentrer sur leur mission.
  4. Accompagnez-les dans leur développement de carrière : créez une culture d’apprentissage grâce à des opportunités de développement telles que le mentorat, la formation en ligne et les webinaires.
  5. Facilitez les déplacements professionnels : offrez des options flexibles et durables, telles que la possibilité d’hébergement AirBnB, la possibilité de modifier leurs réservations (pour prolonger leur voyage et en profiter en tant que touriste), proposez des systèmes de portefeuille virtuel et des méthodes de paiement simples.

Toutes ces mesures et ces ressources finiront par se rentabiliser d’elles-mêmes, car au final, elles réduiront le nombre de jours d’arrêt maladie, de blessures et de problèmes de santé mentale et elles amélioreront la performance et la rétention des employés.

Voyons maintenant comment nous abordons ces étapes chez Soldo, à l’aide de notre propre solution de gestion des dépenses.

Les solutions Soldo offrent plus d’autonomie aux employés

Notre entreprise a vécu une croissance rapide et nous avons donc dû trouver des moyens d’améliorer le bien-être et la satisfaction de nos employés au travail, afin de pouvoir continuer à croître et à retenir les meilleurs talents possibles.

Heureusement, nous n’avons pas eu à chercher bien loin : utiliser les outils Soldo a grandement facilité la vie de nos employés !

Nous avons réussi à mettre à profit les avantages multiples de nos produits et services, ceux-là même que nous proposons à d’autres entreprises. Ce fut une évidence pour nous qu’il fallait en faire profiter au maximum notre propre personnel.

Grâce à notre plateforme de gestion des dépenses et à nos cartes prépayées, les employés peuvent facilement acquérir, dans le cadre du modèle de travail hybride, les outils et équipements dont ils ont besoin être efficaces au travail.

Comment une solution de gestion des dépenses contribue-t-elle à la satisfaction au travail ?

Notre plateforme complète, ainsi que notre application mobile, permettent à nos équipes de transmettre des demandes de dépenses, d’effectuer des achats, de prendre en photo leurs reçus pour se faire rembourser et de suivre les budgets qu’ils leur sont alloués, tout cela sans tâches administratives fastidieuses.

Nous avons également accéléré le développement professionnel de nos employés grâce aux cartes virtuelles Soldo, par exemple. Elles sont en effet idéales pour les paiements en ligne ponctuels, pour s’enregistrer à des formations ou pour réserver des places pour assister à des conférences.

« Chez Soldo, nous encourageons nos employés à être proactifs et à saisir les opportunités de croissance et d’avancement. Nous avons fourni un budget pour chaque employé qui est facilement accessible et qui motive nos employés à poursuivre leur formation et leur développement. » Marie Degritot, HR Business Partner chez Soldo

En accélérant ce processus, nous donnons à nos employés les moyens de décider de leur développement professionnel. Avec des limites de dépenses définies à l’avance sur chaque carte, nos employés peuvent solliciter et effectuer des achats relatifs à leur développement professionnel en quelques minutes. Ils peuvent également transmettre les reçus de ces achats instantanément.

Utiliser la plateforme Soldo permet également de renforcer l’aspect financier.

En effet, quels que soient les budgets alloués, les employés, les équipes ou les services, notre équipe en charge des finances peut suivre chaque achat, où qu’il ait lieu.

Avec Soldo, les gestionnaires financiers disposent d’un système automatisé leur permettant de suivre, gérer et exporter les dépenses effectuées par les employés. Ils peuvent par exemple visualiser toutes les dépenses liées au développement professionnel en temps réel via la console web Soldo.

« Chez Soldo, nous exploitons toutes les fonctionnalités que notre produit a à offrir. Qu’il s’agisse de gérer des fonds dans plusieurs devises, de fixer des plafonds de dépenses, d’effectuer des paiements ponctuels avec nos cartes virtuelles à usage unique ou encore de gérer des paiements récurrents pour des abonnements et des publicités en ligne.» Andrei Gavriluta, directeur financier chez Soldoo

Visibilité et contrôle complet, voilà les ingrédients parfaits pour une équipe plus épanouie.

Une meilleure collaboration grâce aux cartes d’équipe et aux cartes de projet

L’utilisation de notre solution de gestion des dépenses nous a permis d’accélérer les processus et donc de bannir certains procédés inefficaces, ce qui nous donne un grand avantage concurrentiel.

Quant à nos équipes, elles ont adopté ce mode de travail agile et productif émanant des processus d’approbation de paiement simples et rapides. Cette approche les motive à progresser dans leur mission.

Voici quelques problèmes courants auxquels nous avons pu échapper grâce à l’automatisation :

  • Ne pas pouvoir effectuer d’achats urgents, le plus rapidement possible
  • Devoir rechercher les reçus et suivre leur remboursement
  • Passer des heures à remplir des formulaires et des notes de frais
  • Frustrer nos employés à cause de tâches administratives fastidieuses et de paperasse
  • Entendre nos équipes nous reprocher un manque de contrôle et de visibilité sur leurs propres dépenses

Grâce aux outils que nous mettons à disposition de nos employés lorsqu’ils sont en déplacement, aucun d’eux ne perd de temps avec des tâches fastidieuses. De plus, le personnel de notre service financier peut simplement fixer des limites de dépenses sur les cartes et automatiser les recharges afin qu’il n’y ait aucun risque de dépenses excessives ou de fonds insuffisants.

Chez Soldo, chacun a sa propre carte, y compris parfois des cartes différentes pour les équipes et pour certains projets spéciaux. Nous reflétons notre propre structure organisationnelle au sein de la plateforme Soldo en déléguant la gestion du budget à différents chefs d’équipe.

Les équipes ont plus de responsabilité concernant les dépenses de l’entreprise, sans impact négatif possible pour l’entreprise elle-même, ce qui renforce la confiance et permet à chacun de dépenser de manière responsable.

Collaborer et gérer des budgets n’a jamais été aussi facile.

Offrir une meilleure expérience aux employés dès le départ

Alors que le monde entier adopte le travail hybride et que le nombre de recrutements augmente, créer une expérience d’intégration réussie est devenu une préoccupation encore plus pressante.

Les premiers pas que font les employés après leur arrivée donnent le ton de leur parcours au sein de l’entreprise. (Comme le dit le dicton : « Vous n’aurez jamais une deuxième occasion de faire une bonne première impression. »)

Chez Soldo, nous en avons fait l’expérience. Un parcours d’intégration réussi permet de :

  • comprendre la culture d’entreprise et comment s’en imprégner
  • comprendre la mission dans tous les détails ainsi que les objectifs de l’entreprise (et la manière dont les nouvelles recrues y contribueront)
  • comprendre les différents systèmes, processus et structures nécessaires au sein de l’entreprise
  • découvrir ce que l’entreprise met à disposition des nouvelles recrues (par exemple les outils, les opportunités de développement de carrière)

Il est important de commencer simplement. Lorsqu’on accueille un nouveau collaborateur, il faut avant tout s’assurer qu’il dispose du bon équipement pour exécuter son travail.

Un nouveau membre peut être déçu s’il y a des retards dans la configuration de son ordinateur et du système à son arrivée. Il ne doit pas avoir à attendre plusieurs jours pour avoir accès à un logiciel qui lui est utile, par exemple.

C’est pourquoi les employés de Soldo reçoivent une carte d’entreprise dès le premier jour de leur embauche. Lorsque nous attribuons une carte à un employé, non seulement il n’aura jamais à payer de sa poche, mais il ne devra pas non plus se soucier des remboursements.

Cela signifie que notre nouveau collaborateur est un membre apprécié de l’équipe et que nous lui faisons confiance. Et que nous voulons qu’il obtienne tout ce dont il a besoin pour travailler, le plus rapidement possible.

Les avantages professionnels vont au-delà du fait de bénéficier d’une bonne assurance ou de partir en voyages d’affaires. Responsabiliser les employés, les rassurer, faire en sorte que les activités continuent de tourner, voilà une expérience chaleureuse qui les marque.

Encourager le développement de carrière grâce à des processus d’approbation faciles et moins d’administration

Tout employé conviendra que les pratiques de travail impliquant beaucoup de tâches administratives sont contre-productives. Pourtant, les entreprises ont souvent du mal à les contourner.

Cela est particulièrement vrai pour les processus d’approbation des paiements : il peut être difficile pour les nouvelles recrues de savoir qui contacter, quels formulaires remplir et le délai nécessaire pour que leurs demandes soient approuvées.

Auparavant, lorsqu’une demande de remboursement de note de frais était émise, il n’y avait aucun moyen suivre son statut autrement qu’en appelant le service financier ou en le contactant par e-mail.

Chez Soldo, nous utilisons la fonctionnalité Achats pour simplifier ce processus : notre équipe financière peut définir des flux d’approbation, autoriser des demandes de dépenses ponctuelles et émettre des cartes virtuelles uniques en quelques secondes.

Les demandes d’achat des employés sont alors envoyées à la personne adéquate en charge de l’approbation au sein du service financier, dans le bon ordre, au bon moment et automatiquement. Et les employés peuvent suivre leurs dépenses en consultant leur application mobile !

Ainsi, par exemple, si un employé trouve une formation à laquelle il souhaite participer, il peut envoyer une demande en quelques clics et obtenir une approbation ainsi qu’une une carte virtuelle rapidement. Cette carte virtuelle sera préchargée avec le montant correspondant au prix de la formation.

Ce même employé peut ensuite transmettre le reçu numérique avec toutes les informations de dépenses nécessaires, puis passer à autre chose. Adieu aux tâches administratives fastidieuses. Plus besoin de remplir de formulaires de remboursement. Et une meilleure expérience de dépenses pour tout le monde :

  • Une vue en temps réel des demandes, des approbations et des paiements pour les personnes en charge des approbations
  • Une transmission facile des reçus en les téléchargeant
  • Un gain de temps, moins d’efforts et une efficacité accrue
  • Des paiements plus sûrs grâce à des cartes virtuelles à usage unique pour des achats et des montants spécifiques
  • La politique de dépenses de l’entreprise est connue de l’employé avant qu’il n’envoie une demande

Les employés peuvent davantage prendre en charge le développement de leur carrière, sans devoir passer par plusieurs personnes. De quoi remonter le moral des équipes.

Construire un avenir plus éclairé

Le rapport « Semer les graines de la croissance » de Soldo révèle que 73 % des entreprises que nous avons interrogées prévoient de recruter en 2022.

C’est le moment idéal pour adopter le travail hybride de manière responsable, en tenant pleinement compte du bien-être des employés.

De nombreuses entreprises, dont Soldo, constatent que les bonnes pratiques et les bons outils peuvent contribuer à rendre les employés plus confiants au travail, à les soulager des contraintes inutiles et à leur offrir plus de flexibilité. Le tout combiné se traduit par une augmentation des niveaux de productivité et des employés plus sereins.

Ce récent passage au travail hybride, qui est devenu une priorité pour tant de candidats potentiels, est également une opportunité que les entreprises doivent saisir. Tout le monde peut y trouver son compte.

La réduction des déplacements domicile-travail est bénéfique pour l’environnement et pour la vie personnelle des employés. Et si la moitié de l’équipe est en télétravail la plupart du temps, il est possible de réduire l’espace de bureau et de minimiser les coûts de location pour l’entreprise.

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