Simplifier la vie des équipes financières dans les agences marketing

Les marques dépensent désormais 26 % de leur budget publicitaire dans le média, incontournable pour rester en tête. Le revers de la médaille, c’est que cela crée quelques difficultés de gestion. Surtout si vous êtes en charge des comptes de votre agence.

Dans cet article, nous allons examiner les types de défis liés aux dépenses publicitaires, auxquels font fassent les équipes financières. Nous vous montrerons ensuite comment les relever à l’aide de la technologie.

Attendez avant de prendre votre aspirine et lisez la suite.

Défi n°1 : Que dépensons-nous, et pour quoi ?

La plupart des agences paient les publicités avec une carte de crédit de l’entreprise ou par ordre d’insertion. Et c’est là que réside le problème.

Les transactions par carte de crédit comportent des descriptions génériques – « Facebook » ou « LinkedIn », par exemple – et une séquence de chiffres. Ainsi, avant de pouvoir facturer les clients, vous devez vous connecter à votre plateforme d’espace achat et déterminer quelles dépenses pour quelle campagne correspondent à chaque ligne de votre relevé.

Si vous gérez plusieurs campagnes pour plusieurs clients en même temps, cela peut être une tâche colossale. Une agence à laquelle nous avons parlé au cours de notre étude de marché a déclaré qu’au cours d’un mois normal, il faut deux jours pour que le service financier rapproche toutes les transactions de publicités payantes. Comme si cela ne suffisait pas, la carte de crédit n’est probablement pas utilisée uniquement pour l’achat de médias, mais aussi pour d’autres dépenses. Cela signifie que vous devrez flitrer les transactions non pertinentes avant de commencer à travailler sur le rapprochement.

Les ordres d’insertion présentent des problèmes similaires. Il est rarement évident de savoir à quelle campagne chaque transaction fait référence. Pour compliquer encore plus les choses, certains montants peuvent correspondre à des publicités qui n’ont pas encore été diffusées.

Se débarrasser de la difficulté des rapprochements de transactions

Le rapprochement des dépenses publicitaires est compliqué car on manque de visibilité. Il est difficile de savoir à quelle campagne se rapporte chaque transaction, et votre équipe doit donc faire le tri manuellement. Et comme les banques classiques ne publient des relevés qu’une fois par mois (et que les plateformes sur lesquelles vous diffusez les publicités n’affichent les dépenses réelles qu’après 48 heures), vous ne pouvez le faire qu’après coup.

Les cartes prépayées reliées à une plateforme de gestion des dépenses et des frais peuvent résoudre le problème en éliminant la nécessité de faire correspondre les transactions. Soldo, par exemple, vous permet de créer des cartes d’entreprise – des cartes distinctes – pour chaque client, campagne ou type de média. Vous serez instantanément en mesure de savoir à quoi correspond chaque transaction, sans avoir à trimer comme un mineur de Germinal.

Défi n°2 : connaître ses limites

En supposant que votre agence réponde aux critères d’éligibilité du fournisseur, SmallBusinessPrices.co.uk estime que vous pourriez obtenir une limite de dépenses comprise entre 10 000 et 50 000 euros. Ainsi, un seul client peut vous faire risquer de dépasser le plafond de votre carte.

Vous pouvez vous retrouver coincé dans un cycle sans fin de demandes de limites plus élevées ou de nouvelles cartes de crédit – un processus qui peut prendre plusieurs jours au mieux. Même dans ce cas, le personnel chargé des achats médias peut ne pas savoir quelle carte de crédit est proche de la limite. Ils risquent donc d’accumuler involontairement des frais et de nuire à la note de crédit de votre agence.

Supprimez les limites et gardez le contrôle

Contrairement aux cartes de crédit, les cartes prépayées virtuelles et physiques vous laissent le soin de fixer les limites. Cela signifie que vous pouvez les baser sur les budgets de vos clients, au lieu d’être lié aux critères d’éligibilité d’un fournisseur tiers.

Le fait de pouvoir fixer vos propres limites vous permet également de vous assurer que tout le monde respecte les règles. Et comme vous pouvez les ajuster en fonction de vos besoins, votre équipe d’achat d’espace ne risque pas de voir ses dépenses réduites au milieu d’une campagne.

Défi n°3 : Quand les tâches chronophages se mettent en travers de votre chemin

Bien que le rapprochement incombe généralement à votre équipe, vous ne pouvez pas y arriver tout seul. Si vos collaborateurs ne tiennent pas des registres méticuleux des dépenses publicitairs, il est difficile de savoir où est passé l’argent et ce qu’il faut facturer aux clients.

Une agence à laquelle nous avons parlé nous a dit que son service achats de médias perdait autant de temps que le service financier – deux jours par mois – pour ces tâches administratives. C’est du temps qu’ils auraient pu consacrer à la planification et à l’optimisation des campagnes et à l’apport d’une plus grande valeur ajoutée aux clients. La quantité de travail est également démoralisante. Certaines personnes ont quitté leur emploi parce qu’ils ne pouvaient pas faire face. Et ce n’est guère étonnant, car ils ont choisi une carrière créative mais doivent passer une grande partie de leur temps à faire des calculs.

L’automatisation des finances tue l’administration

L’avantage de l’automatisation est qu’elle se charge de toutes les tâches ennuyeuses et répétitives à votre place. Par exemple, les cartes d’entreprise permettent d’organiser les dépenses et de savoir d’un coup d’œil à quel client, à quelle campagne ou à quelle plateforme se rapporte une transaction.

Vous pouvez facturer les clients plus rapidement, sans avoir à passer des jours à éplucher les relevés ou à relancer vos collaborateurs. Et vous avez plus de temps pour vous consacrer à d’autres tâches.

Ne laissez pas l’administratif freiner votre performance

Le marché de la publicité en ligne devrait atteindre 27,2 milliards de dollars en valeur d’ici 2024. Mais si les médias payants sont appelés à rester la pierre angulaire des stratégies de marketing de vos clients dans un avenir prévisible, vous ne devez pas vous résigner – ni votre équipe – à des maux de tête chroniques.

L’automatisation des finances vous permet de réduire les tâches administratives et  aider l’équipe média à se concentrer sur des tâches à plus value. Vous produisez un meilleur travail, votre journée de travail est plus agréable et plus satisfaisante.