Comment simplifier la gestion des abonnements (deuxième partie)

Comme nous l’avons vu dans la première partie de cette série d’articles, l’utilisation de services d’abonnement logiciels (notamment SaaS) par les entreprises a gagné en popularité. Il est facile de comprendre la raison de ce succès : ces outils permettent aux entreprises d’accroître leurs opérations en toute sécurité en représentant une véritable ressource pour toutes les fonctions.

Cependant, ces abonnements n’offrent pas que des avantages. L’un des problèmes le plus frappant est le manque de contrôle et de visibilité sur les dépenses.

Dans cet article, nous mettrons en avant la façon dont les équipes finance peuvent utiliser Soldo (ou un outil similaire) afin de créer un seul et unique portefeuille de gestion d’abonnements, ou encore octroyer des fonds dédiés aux abonnements dans les budgets des départements. En effet, ces fonds dédiés fournissent une visibilité granulaire convenant probablement mieux aux organisations plus complexes ou de plus grandes tailles.

La mise en place de l’une de ces deux approches permet aux collaborateurs d’effectuer facilement les achats d’abonnements nécessaires, tout en offrant plus de visibilité aux directeurs dans l’optimisation des dépenses.

Créer un portefeuille d’abonnements

L’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses est un moyen simple de créer un portefeuille dédié à la gestion des abonnements.

La démarche pour se lancer est la suivante :

• Créer dans votre logiciel de gestion des dépenses un espace dédié aux abonnements afin d’y déplacer les dépenses associées.
• Déposer des fonds dans cet espace. Cette opération peut être effectuée manuellement ou par transferts automatiques. Par exemple, il est possible d’automatiser le versement d’un montant préétabli lorsque le fond réservé aux abonnements tombe en dessous d’un certain seuil, ou le réapprovisionner chaque mois à une date spécifique. Cette approche permet d’effectuer les transactions nécessaires tout en minimisant le risque de dépassement non budgété.
• Créer et attribuer des cartes virtuelles et physiques. Les cartes virtuelles sont parfaites pour le travail à distance et réduisent le risque de perte ou de détournement de cartes. Il est également possible de créer des cartes non attribuées, émises avec un mot, un numéro ou un code plutôt que le nom d’une personne spécifique. Ces cartes sans nom sont faciles à réaffecter en cas de mutation, réduisant le risque d’abonnements orphelins.
• Connecter ces cartes virtuelles et physiques au centre de dépenses dédié aux abonnements sur la console Soldo.
• Attribuer des objectifs spécifiques et des abonnements logiciels aux cartes sans nom, pour plus de contrôle et de visibilité. Par exemple, des cartes peuvent être créées exclusivement pour des logiciels tels que Salesforce ou Oracle. Les équipes finance peuvent ainsi avoir plus de visibilité sur les dépenses attribuées aux fournisseurs, prévoir des recharges automatiques et des limites de dépenses en fonction de l’activité prévue.

Déterminer des fonds dédiés aux abonnement et des budgets par département

Le cloisonnement des fonds convient aux grandes entreprises ayant une approche plus complexe de la budgétisation. En particulier pour gérer les budgets des différents départements. Par exemple, les budgets peuvent être établis en fonction d’une répartition par catégories de dépenses plutôt qu’à l’aide d’un budget global concernant toutes les transactions.

Pour répartir les fonds d’abonnements :

• Créer un centre de dépenses afin de gérer le budget global de chaque département.
• Déposer des fonds manuellement ou automatiquement dans le centre de dépenses de chaque service.
• Créez des cartes virtuelles sans nom pour chaque département et les rattacher au portefeuille principal.
• Définir des règles pour ces cartes d’abonnement par département, afin qu’elles soient rechargées lorsqu’elles arrivent en dessous d’un certain seuil, ou à des moments précis.

Pour encore plus de contrôle et de visibilité, il est possible d’attribuer des cartes virtuelles sans nom afin de gérer les abonnements pour des fournisseurs spécifiques, et les affecter à des centres de dépenses.

Prendre le contrôle de la gestion des abonnements

Les abonnements logiciels vont continuer à gagner en popularité, et les entreprises doivent en mettre en place une stratégie de gestion des abonnements afin de contrôler les dépenses et permettre aux équipes finance d’accéder à des données en temps réel.

La flexibilité de Soldo permet aux nouvelles organisations comme celles en pleine croissance de mettre en place des solutions de gestion d’abonnements sur mesure, adaptées à leurs besoins. Cela leur permet également de gagner du temps en éliminant les tâches administratives et les frictions entre les équipes finance et les autres départements.