Pourquoi la numérisation des dépenses doit faire partie de votre stratégie financière en 2022 ?

De façon évidente, la pandémie a imposé la gestion des finances par voie numérique. Et cela implique de prendre en considération chacun des points que nous aborderons ci-dessous. Mais ce n’est pas la seule raison pour laquelle vous devez vous en soucier. En effet, chacune de nos recommandations a sa propre légitimité et continuera d’être pertinente bien au-delà de 2022.

La gestion de reçus numériques

Citons quelques-uns des problèmes causés par la gestion de reçus papier : on les perd facilement, l’encre s’efface, les archiver prend du temps et de la place. Et en plus, les récupérer auprès des employés s’avère fastidieux. Si vous y trouvez un seul avantage (nous n’en trouvons aucun), celui-ci sera vite compensé par l’amélioration de l’expérience et de l’efficacité qu’offre la gestion des reçus numériques.

Les employés doivent simplement prendre une photo du reçu quelques instants après l’achat et le tour est joué ; vous obtenez alors des reçus précis et lisibles en temps réel, où que vous soyez.

Des rapports simples et en temps réel

Pour prendre les bonnes décisions, les données sur les dépenses doivent être actualisées. La ponctualité est cruciale, car elle permet aux équipes de direction de bénéficier d’informations à jour. Mais les rapports manuels à l’aide de feuilles de calcul présentent de nombreux points faibles, tels que le risque de retards dans la production des rapports et des données cloisonnées. La numérisation des dépenses peut résoudre cela.

En réduisant la saisie manuelle des données, les outils numériques réduisent la latence. Les principaux outils de gestion des dépenses enregistrent les transactions, les reçus, etc. en temps réel, pour plus de visibilité. Et surtout, les meilleurs outils de dépenses numériques se connectent directement au logiciel de comptabilité, ce qui permet d’avoir une vue d’ensemble des dépenses de l’entreprise en un seul endroit. Tout cela aide votre équipe à prendre les bonnes décisions en matière de croissance.

Une gestion budgétaire simplifiée

Certains outils numériques de gestion des dépenses, comme Soldo, proposent des cartes d’entreprise prépayées pour les employés. Au-delà des politiques de dépenses de l’entreprise (qui les lit vraiment de toute façon ?), ces solutions de gestion des dépenses permettent de mieux contrôler les dépenses.

Les équipes financières peuvent définir des budgets quotidiens, hebdomadaires et mensuels pour suivre les dépenses. Vous pouvez également définir des règles pour déterminer où l’argent peut être dépensé et à quelles fins. Que vous souhaitiez limiter les paiements au pays où votre entreprise se situe ou empêcher les jeux d’argent, vous pouvez être sûr que les fonds seront dépensés là où ils sont nécessaires.

La préparation au télétravail

Il est désormais clair que certains employés n’ont pas besoin de travailler en permanence au bureau. Les employés bénéficient de flexibilité et les entreprises économisent de l’argent grâce à la réduction des coûts d’exploitation. Mais, comme de nombreuses entreprises l’ont découvert l’année dernière, le télétravail crée des complications. Les dépenses en font partie : les petites caisses et les cartes de crédit physiques voient leurs limites et les rapports papier deviennent presque impossibles.

Mais les plateformes numériques de gestion des dépenses sont là pour faciliter le travail à distance. Elles permettent de gérer sans effort les reçus, la TVA, la catégorisation et les données de transaction en un seul endroit, ce qui simplifie le rapprochement comptable. Les meilleures applications de gestion des dépenses vous aident également à gérer les dépenses à distance, de sorte que les employés peuvent effectuer des achats au nom de l’entreprise sans puiser dans leurs propres poches ni partager les détails des cartes de crédit de l’entreprise en ligne.

La diminution des erreurs de traitement

Toute saisie manuelle de données comporte un risque d’erreur de traitement. Lorsqu’il s’agit de l’argent de votre entreprise, ces erreurs peuvent se révéler coûteuses. Nous avons récemment découvert qu’à cause des problèmes de traitement, les entreprises ne réclament pas 8 % de leurs créances de TVA, perdant ainsi inutilement de l’argent. Encore une fois, les applications numériques de gestion des dépenses offrent une solution.

En supprimant les étapes manuelles de collecte et de déclaration des données relatives aux dépenses, le meilleur logiciel de gestion des dépenses réduit considérablement la probabilité d’erreurs de saisie et de traitement des données. Des données précises sont transférées automatiquement vers des plateformes sécurisées basées sur le cloud. Comme les reçus ne se perdent plus et que le travail laborieux sur Excel n’est plus nécessaire, cela n’impacte plus la rentabilité.

Une meilleure expérience collaborateur

Le dernier point, mais non le moindre, est la responsabilisation et la satisfaction des employés. Les remboursements tardifs et la lourdeur des processus sont des facteurs de stress invisibles qui touchent les employés. Cela semble normal que les collaborateurs n’aient pas à se demander quand ils reverront leur argent. Par ailleurs, il existe de bien meilleures façons de travailler et bien plus utiles et agréables que de fouiller dans des rapports manuels.

Les dépenses numériques rendent les processus plus transparents. L’anxiété engendrée par l’attente des remboursements est éliminée et les rapports deviennent plus faciles et rapides à créer. Les employés sont ainsi plus sereins et nous ne pouvons qu’approuver cela.