Mieux gérer les dépenses dans un environnement économique incertain

Après un rapide retour à la normale, les perspectives économiques futures se sont assombries depuis quelques mois.

Entre confinements multiples et l’éclatement d’une guerre en Ukraine, une hausse des prix de l’énergie et une inflation annoncée à 6,1% d’ici la fin de l’année, l’économie française est mise à mal, confrontée à une crise qui impactera l’économie du pays sur le long terme.

Côté entreprises, c’est également une période difficile pour les directeurs financiers, les coûts étant susceptibles d’augmenter et le marché de la collecte de fonds est devenu plus tendu et difficile.

Une approche différente est nécessaire. Les responsables financiers doivent aujourd’hui jouer un rôle de « DAF en temps de guerre » et réduire les coûts, en gérant les dépenses de manière stricte et en automatisant la fonction finance pour la rendre plus productive et plus agile.

Réduire les coûts

Il est parfois nécessaire de rappeler l’évidence : les responsables financiers doivent d’abord commencer par réduire les coûts.

Certaines entreprises ont probablement plusieurs abonnements à des logiciels qui ne sont plus utilisés. Dans certains cas, ces derniers ne répondent peut-être plus aux besoins actuels, le nombre de licences nécessaires reste inchangé malgré une revue à la baisse, ou les membres des équipes ont tout simplement oublié qu’ils avaient souscrit à ces abonnements.

Les dépenses marketing sont elles aussi soumises à une pression accrue avec un réel besoin de démontrer un retour sur investissement, les initiatives liées à la marque doivent ainsi être reconsidérées.

Si les entreprises doivent continuer à embaucher, il est conseillé de faire appel aux agences externes que si les postes n’ont pas été pourvus après des efforts de recrutement de plus de trois mois.

Ces actions ne rendront pas les directeurs financiers populaires. Ils devront donc faire comprendre aux parties prenantes que ces changements sont nécessaires pour le succès à long terme !

Gérer les dépenses avec rigueur avec l’automatisation

Face à cette incertitude économique, les directeurs financiers doivent gérer plus étroitement les dépenses de l’entreprise afin de minimiser le gaspillage et maximiser l’impact.

L’utilisation d’une plateforme de permettant de gérer des dépenses comme Soldo permet aux employés de se procurer les produits et services nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches, tout en mettant en place des contrôles afin de s’assurer que l’argent soit dépensé de manière responsable.

Ces solutions sont plus élaborées que les cartes d’entreprise, qui posent souvent des questions de sécurité lorsqu’elles sont partagées entre les membres d’une équipe, afin de leur permettre de ne pas avancer de frais. Dans cette situation, il est difficile de responsabiliser les équipes, car il est laborieux de catégoriser les dépenses en fonction de l’émetteur.

La Fédération Française de Handball est passée à l’utilisation des cartes Soldo pour faciliter la gestion des dépenses lors de déplacements sportifs, éviter les avances de frais et assurer un meilleur suivi. Aujourd’hui, les équipes ont 18 cartes actives pour plusieurs collaborateurs et directions.

« La carte Soldo permet une rapidité, et un confort pour chaque utilisateur. Lorsqu’ils ont tous les outils cela va beaucoup plus vite, pour tout le monde. Cela nous permet un suivi beaucoup plus simple, notamment avec les écritures comptables. » Ludovic, responsable comptable adjoint de la Fédération Français de Handball.

La tendance croissante des employés à travailler en mode hybride a créé des problèmes de sécurité supplémentaires autour du partage des cartes d’entreprise. Face à cela, les plateformes de gestion des dépenses permettent aux employés de faire facilement des transactions, en utilisant leurs propres cartes virtuelles pour payer en ligne ou en magasin, via Google Pay ou Apple Pay.

Ces solutions permettent aux responsables financiers de créer des règles liées aux domaines où l’argent peut être dépensé, ainsi que des plafonds.

Les directeurs financiers ont donc une visibilité en temps réel sur les dépenses de l’entreprise, avec des transactions catégorisées instantanément. La prise de décisions est donc plus rapide, et il en découle une meilleure gestion des dépenses.

Le plan comptable des outils de gestion des dépenses peut également être configuré pour refléter automatiquement le traitement de la TVA des différentes dépenses. Les entreprises ont ainsi plus de chance de maximiser les remboursements trimestriels de la TVA.

Améliorer l’automatisation

L’automatisation du secteur financier et de l’entreprise en général peut contribuer à réduire les coûts, en rendant les employés plus productifs et en minimisant les besoins de recrutements supplémentaires.

L’objectif est d’être le plus efficace possible en utilisant les bons outils, gagner en productivité et permettre aux employés de mieux travailler, en se concentrant sur les tâches à valeur ajoutée.

Les outils financiers comme la plateforme de Soldo, qui s’intègrent directement aux logiciels de comptabilité, réduisent également la duplication des données et les erreurs humaines, en se connectant directement aux logiciels de comptabilité sur le cloud et en important les transactions.

Prévoir les flux de trésorerie

Le manque de trésorerie est l’une des raisons de faillite les plus courantes pour les entreprises. En d’autres termes, elles ne parviennent pas à payer leurs factures à temps et ont du mal à régler leurs fournisseurs.

Dans le contexte d’incertitude économique actuel, les directeurs financiers doivent surveiller d’encore plus près leur trésorerie afin de respecter leurs engagements et de s’assurer qu’ils disposent d’une marge de manœuvre suffisante pour négocier favorablement les futurs cycles de financement. Si des investisseurs potentiels pensent que l’entreprise risque d’être à court de liquidités dans les six mois à venir, ils peuvent être dissuadés d’investir ou choisir de le faire en réduisant le budget.

Avec l’automatisation, il est aujourd’hui plus facile que jamais de générer les prévisions de trésorerie avec précision, grâce à des outils basés sur les cloud, plutôt que de réaliser un travail manuel sur des feuilles de calcul.

Grâce à ces technologies, il est possible de générer des prévisions plus précises en utilisant des outils qui mettent à profit l’intelligence artificielle et les données historiques de paiement, comme Fluidly, pour prédire quand les factures seront réglées. Par exemple, les clients qui paient leurs factures deux semaines après la date d’échéance sont susceptibles de continuer à payer en retard à l’avenir.

Sur le podcast CFO Playbook, Navepreet Randhawa, directeur financier de Minna, une société de gestion des abonnements, a expliqué comment il utilise des outils de prévision de trésorerie pour planifier des séries de scénarios différents :

« Vous devez analyser ce qui pourrait se passer si un contrat ne fonctionne pas. Que se passerait-il si un autre contact ne donnait pas suite ou s’il ne payait que 50 % du montant ? ».

La gestion des dépenses et l’automatisation de la fonction financière permettent une croissance durable

Modifier un comportement pour répondre à un bouleversement économique ne revient pas à freiner la croissance de l’entreprise, mais à affiner ses performances afin de maximiser l’impact et d’augmenter sa valeur. Et lorsque la situation reviendra à la normale, l’objectif est d’être en position de force afin d’accélérer sa trajectoire.