Fin du ticket de caisse : quels impacts sur les notes de frais ?

Dans le cadre de la loi anti-gaspillage pour une économie circulaire (Loi AGEC) votée en 2020, les tickets de caisse (ainsi que les justificatifs de carte bancaire et les bons d’achat) ne seront plus automatiquement imprimés dès le 1er août 2023.

En effet, près de 25 millions d’arbres sont abattus chaque année afin de produire plus de 30 milliards de tickets de caisse. Plus que de répondre aux nouvelles attentes des consommateurs qui ne souhaitent plus voir les tickets de caisse imprimés, la dématérialisation permettra de retrouver les preuves d’achat plus facilement, par email ou au travers d’un compte client.

Pour les entreprises, la mise en place de cette nouvelle réglementation pourra impacter le système de remboursement des notes de frais des collaborateurs, mais est aussi synonyme de nouvelles opportunités.

Tout savoir sur la fin des tickets de caisse

La fin de l’impression des tickets de caisse approche, même si elle a récemment été reportée au 1er août 2023 au vu de la situation économique actuelle. Les commerçants comme les entreprises ont eu le temps de s’y préparer, la pandémie ayant accéléré la digitalisation partout.

Une règlementation mise en place progressivement

Une étude OpinionWay-Perifem a révélé que 73 % des français sont favorables à la suppression du ticket de caisse, et 69 % aux tickets de carte bancaire. Si le ticket de caisse reste prévalant dans les achats professionnels, mettant en exergue des éléments essentiels aux remboursements des dépenses (TVA, date, heure, détails des achats…), la digitalisation des processus d’achat et de la finance a favorisé l’émergence de nouvelles habitudes au sein des entreprises.

D’après notre dernière étude “Crise du coût des affaires”, 55 % des employés sont favorables à la mise en place de cartes d’entreprise pour éviter les avances de frais professionnels avec leurs fonds propres ; et 37 % souhaiteraient un outil leur permettant de capturer automatiquement les justificatifs de paiement.

Plus que d’être un rempart contre les dépenses professionnelles réalisées avec les fonds propres des collaborateurs, la mise en place d’un système de gestion des finances digitalisé simplifie la conformité aux nouvelles règlementations tout prenant en compte des objectifs de durabilité.

Aujourd’hui, d’après une étude menée par PwC, 93 % des Directions Financières envisagent d’investir dans la digitalisation de la fonction finance, et 73 % d’entre elles souhaitent modifier leur modèle de pilotage pour mieux intégrer leurs objectifs RSE.
De plus, cette règlementation intervient à un moment clé ou les entreprises comme les collaborateurs souhaitent non seulement faciliter les dépenses mais aussi réduire l’impact environnemental de leurs activités.

Comment se faire rembourser ses achats après la fin du ticket de caisse ?

Le remboursement des notes de frais des collaborateurs après la mise en place de la loi anti-gaspillage dépendra principalement de la politique de dépenses de l’entreprise.

Certaines entreprises continueront à gérer les notes de frais en version papier : les collaborateurs devront alors demander le ticket et le reçu à chaque passage en caisse pour le transmettre à l’entreprise.

D’autres organisations ont déjà mis à profit les avancées de la digitalisation, ou pourront sauter le pas en tirant parti des solutions de gestion des dépenses qui permettent de faciliter les différents processus (achats, remboursements…). Ainsi, les collaborateurs n’auront plus besoin de demander la version papier des reçus, et pourront se contenter de demander une version digitale qu’ils pourront charger sur la plateforme.

Les opportunités de la fin des tickets de caisse : digitaliser les processus

La fin du ticket de caisse pose plusieurs défis au vu des changements que cela implique pour le remboursement des frais professionnels. Mais il représente également des opportunités, via l’utilisation de solutions digitalisées allant au-delà de la facilitation des remboursements des dépenses professionnelles.

Assurer un meilleur suivi des dépenses des collaborateurs

De plus en plus d’entreprises se tournent vers des plateformes de suivi des dépenses afin de gérer les notes de frais de leurs collaborateurs, facilitant grandement la tâche.

Les avantages sont nombreux, aussi bien pour les collaborateurs que pour l’entreprise :

• Les entreprises n’ont plus besoin de collecter des justificatifs (factures, tickets de caisse) et de traiter manuellement les notes de frais.
• Les directeurs financiers obtiennent une vision en temps réel des dépenses et peuvent s’assurer de la bonne santé financière de l’entreprise.
• Les collaborateurs n’avancent plus leurs propres fonds dans le cadre de dépenses professionnelles et gagnent en autonomie.
• Les managers gagnent du temps pour valider les notes de frais qui sont accompagnées des justificatifs nécessaires.
• Grâce aux plateformes de gestion des dépenses, les entreprises facilitent les dépenses professionnelles à une ère où le télétravail et le travail hybride sont répandus, et où les collaborateurs sont d’autant plus responsables de la gestion de leurs budgets. Les équipes finance peuvent mieux suivre les dépenses des collaborateurs, et adapter les budgets en fonction des besoins, à une période ou l’inflation et l’augmentation des coûts de l’énergie poussent vers plus de frugalité et un suivi précis des dépenses.

Un rempart contre la fraude aux notes de frais

Les cartes d’entreprise et les plateformes de gestion des dépenses digitalisées sont un moyen efficace pour lutter contre les fraudes aux notes de frais, dont le montant peut s’élever à près de 14 000 euros par an par entreprise.

Soldo propose des cartes prépayées totalement paramétrables (localisation, catégories de dépenses, plafonds, retrait d’espèces…), couplée à une plateforme permettant d’approuver des dépenses en amont des achats et de surveiller le flux de trésorerie. Equipes finance et collaborateurs ont ainsi la possibilité de suivre leurs dépenses avec plus de précision et de transparence, évitant les mauvaises surprises en fin de mois.

Dans la mesure où nous tendons vers une dématérialisation des achats et une digitalisation de la finance, opter dès aujourd’hui pour une plateforme de gestion des dépenses apparaît comme une solution simple et sécurisée pour faire face aux nouvelles régulations.