Comment simplifier les processus de dépenses de votre entreprise ?

Impossible de travailler dans la finance sans développer un amour, ou tout au moins une tolérance, pour les feuilles de calcul. Mais lorsqu’il s’agit de rembourser les notes de frais des employés, il y a fort à parier que votre patience est mise à rude épreuve, probablement au quotidien.

La Global Business Travel Association (l’association internationale du voyage d’affaires) estime que traiter chaque note de frais prend environ 20 minutes. Et encore, cela dans les cas simples, où aucune erreur n’est à signaler. Les erreurs rallongent en moyenne le temps de traitement de 18 minutes. Le traitement des notes de frais peut rapidement accaparer une grande partie de votre journée. Ce processus est également frustrant pour les employés, qui doivent d’abord créer des notes de frais, puis souvent attendre plusieurs semaines avant d’être remboursés.

Mais s’il existait un moyen de réduire considérablement le temps de traitement, de satisfaire vos employés et de vous libérer de ce travail afin que vous puissiez vous concentrer sur d’autres tâches essentielles à votre entreprise?

Le problème du traitement des notes de frais

Au cours des dix  dernières années, la technologie a remodelé l’espace de travail. Mais alors que des tâches comme la tenue du grand livre de compte de votre entreprise et la préparation d’un bilan des bénéfices et des pertes sont certainement plus rapides et faciles à exécuter maintenant, pour ce qui est du traitement des notes de frais, on est resté bloqué dans les années 1990.

Comme le souligne sans détour Paul Murphy, directeur financier de Soldo: “‘est fastidieux, laborieux, chronophage et bureaucratique à l’excès.”

Vous trouverez ci-dessous un aperçu du processus classique de traitement des dépenses dans une entreprise et des problèmes qui peuvent se poser à chaque étape.

Étape 1 : l’employé effectue un achat et récupère le reçu

Dépenser de l’argent, c’est facile. Cela ne signifie pas pour autant que vos employés ne commettront pas d’erreurs critiques. Ils peuvent notamment:

• Oublier de prendre le reçu ou l’égarer
• Régler ensemble des frais professionnels et des achats personnels
• Mal stocker les reçus, si bien que l’encre sur le papier s’estompe

Chacun de ces problèmes entraîne des difficultés de tenue des documents comptables et potentiellement des désaccords avec les employés qui s’attendent à être remboursés, en dépit des problèmes présentés par leurs notes de frais.

Étape 2 : l’employé crée une note de frais

Même l’astronaute Buzz Aldrin a dû préparer une note de frais après être allé sur la lune. Bien qu’elles soient indispensables, leur processus n’en est pas moins fastidieux. Selon une enquête, 43 % des employés préféreraient faire une heure de route de plus par jour pour aller travailler plutôt que de rédiger une note de frais. Et 53 % d’entre eux préféreraient remplir leur déclaration de revenus aux impôts.

Tout cela pour dire qu’une note de frais peut mettre un certain temps à arriver sur votre bureau, ce qui vous complique encore plus la tâche. Selon Gail Bainbridge, ex-comptable devenue conseillère financière :

Ma plus grande frustration quand j’étais comptable, c’était les gens qui envoyaient leurs notes de frais à la dernière minute.

Quand vous recevez des notes de frais en retard, vous devez effectuer des rapprochements et rééquilibrer les comptes plusieurs mois après la dépense. Les procédures manuelles sont également sujettes aux erreurs humaines. Et certaines erreurs ne sont découvertes qu’une fois leur paiement effectué.

Étape 3 : procédure d’approbation par le responsable

Avant que vous receviez une note de frais, le responsable de l’employé doit la vérifier et l’approuver. Cela représente un travail supplémentaire fastidieux.

S’ils sont occupés, les responsables peuvent également passer à côté de détails importants. Et parfois, ils ne sont pas au courant des subtilités de la politique de dépenses de l’entreprise. Ils peuvent par conséquent passer à côté d’erreurs ou approuver à tort des dépenses non autorisées par l’entreprise.

Étape 4 : contrôle comptable et rapprochement

Une fois la note de frais sur votre bureau, vous devez la parcourir ligne par ligne et faire correspondre les transactions aux différents reçus. En plus de l’aspect improductif, puisque vous refaites une tâche que le responsable de l’employé a déjà effectuée, cela soulève également d’autres défis.

Pour commencer, comme ni les employés ni leurs responsables n’aiment rédiger et approuver des notes de frais, ils en enverront probablement plusieurs à la fois. Cela signifie que vous pouvez rapidement vous retrouver submergé. En clair, à moins que votre logiciel comptable puisse importer automatiquement des données de feuilles de calcul, quelqu’un devra passer de longues heures abrutissantes à tout saisir manuellement.

Étape manuelle 5 : paiement

Vous avez approuvé la note de frais. Mais comment allez-vous effectuer le paiement ? Vous pouvez:

• Faire un transfert instantané vers un compte professionnel ou effectuer un paiement en espèces
• Passer le remboursement des frais sur la fiche de paie
• Configurer votre employé comme fournisseur

Ces trois options nécessitent des tâches administratives supplémentaires, apportant chacune son lot de problèmes.

Par exemple, la paie n’est pas faite pour rembourser des frais, ce qui peut encore retarder le remboursement. De plus, comment allez-vous les faire apparaître sur le bulletin de salaire ? De même, vous ne pouvez effectuer des virements bancaires ou des paiements en espèces que manuellement. Et configurer un employé comme fournisseur pourrait fausser vos données.

Comment l’automatisation simplifie le traitement des dépenses

Les feuilles de calcul, le cycle d’approbations multiples et la saisie manuelle des données avaient peut-être du sens il y a 20 ans. Mais il est clair que ce processus n’est plus adapté aux pratiques actuelles. Il est long, fastidieux et frustrant pour toutes les personnes impliquées : vous, l’employé qui demande le remboursement et le responsable qui doit approuver la note.

Heureusement, il n’est plus nécessaire de s’en tenir à cette façon de faire. Une plateforme de gestion des dépenses automatisée comme Soldo permet de:

• Simplifier le processus
• Supprimer le cycle d’approbations multiples
• Réduire les tâches administratives
• Réduire le risque d’erreurs

Voici à quoi ressemblerait le processus.

Étape 1 : l’employé effectue un achat

Au lieu de débourser l’argent eux-mêmes, les employés peuvent utiliser des cartes prépayées pour les dépenses professionnelles avec un plafond de dépenses pré-approuvé.

Avec Soldo, vous pouvez créer des restrictions via votre tableau de bord, pour empêcher vos employés de faire des achats non couverts par votre politique de dépenses. Ainsi, les responsables n’ont plus besoin de passer en revue et d’approuver les notes de frais. Plus besoin non plus de vérifier les transactions ligne par ligne pour vous assurer qu’elles sont conformes.

Mieux encore, les employés auront dépensé l’argent de l’entreprise, donc aucun remboursement ne sera nécessaire.

Étape 2 : l’employé photographie le reçu

Oubliez les boîtes à chaussures remplies de reçus froissés et les heures passées à vous battre avec Excel. Quand l’employé effectue un achat, il lance l’application (après avoir reçu une notification), prend une photo du reçu, puis la lie à la transaction. Et c’est tout.

Étape 3 : le rapprochement

Vous pouvez vous connecter au tableau de bord et visualiser les dépenses de toute l’entreprise d’un coup d’œil. Par ailleurs, Soldo s’intègre facilement à Xero et à d’autres systèmes via une API, de sorte que les données sont importées automatiquement dans Xero sans passer par les importations manuelles de relevés.

Le traitement des dépenses devient simple et agréable

Dans le monde professionnel, impossible d’échapper aux employés réclamant des remboursements de frais. Ce processus ne doit pas pour autant être chronophage, frustrant et pénible. L’utilisation d’une plateforme automatisée de gestion financière des dépenses permet de passer de six étapes ou plus à seulement trois.

PwC estime que l’automatisation peut réduire jusqu’à 40 % le temps nécessaire aux équipes financières pour faire leur travail. Alors, pourquoi ne pas mettre le traitement des dépenses en pilotage automatique et utiliser votre liberté fraîchement acquise pour travailler sur des tâches plus satisfaisantes et, à terme, plus profitables?