Hausse du prix des carburants et des frais de déplacement : quelles alternatives pour les entreprises ?

Le prix du carburant a franchi la barre des 2 euros. Cette année, lors d’un pic en juin, le litre d’essence coûtait en moyenne 31 % de plus qu’un an plus tôt. Les employés qui utilisent leur voiture pour se rendre au travail ou chez les clients ne peuvent plus se contenter des indemnités traditionnelles de déplacement. Alors comment faire face à cette situation en tant qu’employeur ?

L’entreprise décide de l’indemnité de déplacement accordée à ses employés. Elle peut être prévue dans la convention collective, mais dans d’autres cas, les dispositions sont directement indiquées dans le contrat de travail. Il s’agit ici d’un moyen d’offrir aux collaborateurs une prise en charge plus importante qu’auparavant, lorsque les prix des carburants étaient beaucoup plus bas. Cependant, des conditions et des limites fiscales s’appliquent, le remboursement du kilométrage non taxé étant à hauteur de 66 centimes par kilomètre.

Frais kilométriques : un remboursement exonéré à hauteur de 66 centimes par kilomètre

L’indemnité kilométrique versée par l’entreprise permet de couvrir les frais engagés par un collaborateur lors de déplacements professionnels. Ces frais de déplacement peuvent être remboursés à l’aide de justificatifs, ou de manière forfaitaire en se basant sur le barème kilométrique calculé par l’administration fiscale, revu annuellement. Le montant maximal accordé par les employeurs aux employés (66 centimes par kilomètre) est exonéré de cotisations et de contributions sociales.

En tant qu’employeur, il est bien sûr possible de rembourser davantage. Dans ce cas, il tient au salarié d’ajouter le montant additionnel du remboursement non imposé à son salaire, et donc de payer un impôt sur le revenu. L’entreprise paye également un impôt sur ce montant.

Quatre employeurs sur cinq sont préoccupés par l’augmentation du coût des déplacements en voiture. Pourtant, 1 sur 3 déclare également qu’il n’augmentera pas l’indemnité de déplacement pour le moment, pointant du doigt les règles fiscales. De fait, les employeurs qui remboursent plus de frais de déplacement que le montant maximum prévu par kilomètre s’exposent à un surcoût de 20 % en raison de la taxe à payer.

Opportunités pour les employeurs

Les employeurs ne souhaitant pas rembourser plus que l’indemnité kilométrique maximale non imposée ont d’autres options. Ils peuvent encourager l’utilisation de moyens de transport plus respectueux de l’environnement, favoriser les déplacements en transports publics, mettre à profit les frais professionnels, ou favoriser le télétravail.

1. Privilégier la mobilité douce

Les moyens de transport respectueux de l’environnement, comme la mobilité douce, sont bons pour le portefeuille comme l’environnement, et peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’entreprise. Parmi ces moyens de transports, on pense notamment aux vélos, dont l’abonnement peut être pris en charge à hauteur de 50 % ou totalement.

Ces moyens de transport permettent de gagner en confort et en bien-être, en exerçant une activité physique tout en étant plus durables. Si les collaborateurs ne souhaitent pas acheter de vélo, des bornes sont disponibles dans de nombreuses villes en France comme à Paris, Lille, Lyon, Bordeaux, Toulouse, Marseille…

Côté entreprises, il est aujourd’hui possible de mettre en place des forfaits mobilité douce (moins onéreux que les forfaits de transports en commun), et d’encourager les trajets à vélo en mettant par exemple un garage à vélo à disposition des collaborateurs. A savoir que ces forfaits sont cumulables avec les forfaits de transports en commun, et ne font pas l’objet de cotisations et de charges sociales.

2. Se déplacer en transports en commun

Les employeurs qui souhaitent verser une indemnité de déplacement plus élevée peuvent encourager les employés à utiliser les transports en commun. Dans ce cas, en tant qu’employeur, il est possible de choisir ce que l’on souhaite rembourser :

1. Le nombre de kilomètres x un maximum de 66 centimes par kilomètre (comme pour les kilomètres parcourus en voiture).
2. Les frais de transport ou l’abonnement de l’employé.

Si les prix du carburant restent élevés, il peut devenir intéressant pour les employés de se déplacer en transports en commun. Cela permet de réduire les coûts et de recevoir une compensation plus généreuse.

En tant qu’employeur, il est possible de proposer un programme de mobilité qui va au-delà du simple remboursement des frais de déplacement en voiture, les transports en commun offrant la possibilité d’un remboursement exonéré d’impôt sur la base des frais de déplacement réels.

3. Rembourser les frais professionnels

En tant qu’employeur, il est possible d’utiliser le régime des coûts liés au travail pour offrir aux employés des allocations non imposées. Généralement, il s’agit d’outils, de tablettes, d’abonnements sportifs ou de cadeaux de Noël. L’entreprise peut également l’utiliser pour rembourser des frais de voyage plus élevés, par exemple en cas de hausse des prix du carburant.

Cependant, il existe une limite au régime des frais professionnels totaux. Cette année, suite à la pandémie Covid-19, une revalorisation du plafond d’exonération a été faite. Il a été augmenté à 4 % afin d’améliorer la rémunération et le pouvoir d’achat des salariés.

4. Favoriser le télétravail

Enfin, l’entreprise peut offrir aux employés la possibilité de travailler à domicile. En effet, de plus en plus d’organisations encouragent les employés à ne venir au bureau que lorsque cela est nécessaire.

Si le bureau reste un élément central de la vie en entreprise, un sondage réalisé par JLL révèle que 55 % des répondants travaillent aujourd’hui en mode hybride, et que 60 % espèrent adopter ce mode de travail, devenu clé pour le bien être des collaborateurs en entreprise. Il représente le parfait équilibre permettant de créer des interactions sociales entre les employés, tout en offrant une certaine flexibilité.

Côté entreprise, cela permet de réaliser des économies sur les frais de déplacement en réduisant les frais sans dépasser l’abattement fiscal. Par ailleurs, en aidant les employés à obtenir les équipements appropriés pour aménager le lieu de travail de manière ergonomique, l’entreprise fait preuve de bonnes pratiques.

Être un bon employeur : collaborer pour trouver des solutions pratiques et économiques

En tant qu’employeur, chacun est libre de compenser ou non les prix élevés du carburant. L’extension de l’indemnité kilométrique profite directement à l’employé. Cependant, elle comporte des inconvénients fiscaux et n’est donc pas toujours la plus adaptée. Réfléchir ensemble à des solutions alternatives et encourager les employés à voyager et à travailler différemment met l’accent sur une collaboration qui peut s’avérer gagnante pour tous.

De nombreux employés sont d’accord pour travailler à domicile et d’autres sont ouverts aux déplacements en transports en commun. Dans d’autres cas, le régime des frais professionnels offre une marge de manœuvre, de sorte qu’il devient possible de compenser les coûts plus élevés du carburant en cherchant et offrant des moyens alternatifs pour partager équitablement les coûts.