Libro de ingresos y gastos para empresas

Descubre las mejores prácticas sobre la creación del libro de ingresos y gastos en las empresas, y cómo mejorar la gestión de tu flujo contable.

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Libro de ingresos y gastos para empresas

Ser autónomo en España puede ser una odisea administrativa, fiscal y financiera. A la contabilización de las facturas recibidas y facturas emitidas, declaración trimestral de IRPF y declaraciones trimestrales de IVA, entre otras obligaciones, se le suman los libros de ingresos y gastos y otros libros contables que dependen de la naturaleza de su actividad, así como de su renta.

Cuando un autónomo se da de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de Hacienda, comienza su obligación de llevar las correspondientes libros de gastos e ingresos de la actividad empresarial. Además de su obligatoriedad legal, llevar los libros de forma eficiente puede ahorrar al autónomo uno o dos quebraderos de cabeza, especialmente teniendo en cuenta las herramientas disponibles en la era de la digitalización.

En este artículo, te contamos qué tipos de libros contables tiene que llevar un autónomo, los datos que estos deben incluir y qué instrumentos financieros existen para poder llevar tus gastos de empresa con una mayor facilidad.

¿Cuáles son los libros de contabilidad que debe llevar un autónomo?

Los libros de contabilidad que debe llevar un autónomo dependen del régimen de tributación al que estén sujetos en el IRPF.

IRPF en estimación directa normal

No es un régimen de estimación muy común debido al alto nivel de renta que tiene como requisito. Sin embargo, deberán llevar los siguientes libros en función de sus actividades empresariales:

En el caso de las actividades mercantiles, los autónomos deberán llevar los siguientes libros:

Si son actividades no mercantiles y actividades profesionales, el autónomo deberá llevar estos libros obligatorios:

  • Registro de compras y gastos
  • Libro de ventas e ingresos
  • Libro registro de bienes de inversión
  • Únicamente en el caso de actividades profesionales se llevará el registro de provisiones y suplidos
  • IRPF en estimación directa simplificada

Los autónomos en estimación directa simplificada son mucho más habituales que aquellos en estimación directa normal. Su actividad económica deberá registrarse en los siguientes libros:

  • Libro de facturas emitidas
  • Libro de facturas recibidas
  • Libro de bienes de inversión en caso de que el autónomo haya invertido en algún bien
  • Libro de registro intracomunitario para aquellos que estén inscritos en el Registro de evolución mensual del IVA-IGIC
  • Módulos o estimación objetiva del IRPF

Los módulos supusieron un cambio importante en la cotización de los autónomos españoles hace muchos años. Aunque Hacienda ha planteado transitar a estos autónomos hacia un nuevo régimen fiscal mediante la realización de reformas, aún queda esperar un largo tiempo. Los autónomos que sigan cotizando por módulos tendrán que presentar estos libros en los siguientes casos:

  • Libro de facturas recibidas para justificar deducciones aplicadas
  • Libro de facturas emitidas para los regímenes donde se apliquen retenciones al autónomo
  • Registro de bienes de inversión si hay amortización aplicable

Datos obligatorios en un libro de ingresos y gastos

La obligatoriedad de llevar libros de contabilidad por parte de un autónomo también va aparejada con la obligatoriedad de que aparezcan ciertos datos. Consulta los datos que deben en los siguientes libros de ingresos y gastos utilizados con mayor frecuencia por estos trabajadores independientes:

Libro de facturas emitidas

El autónomo deberá registrar cualquier factura expedida o emitida por orden cronológico y correlativo. La introducción de los siguientes datos es obligatoria:

  1. Fecha de emisión de factura
  2. Número de factura
  3. Datos del destinatario
  4. Base imponible
  5. Tipo de IVA aplicable
  6. Cuota de IVA repercutida
  7. Retención de IRPF
  8. Libro de facturas recibidas

Las facturas recibidas en relación con las actividades empresariales de un autónomo también deberán registrarse en su correspondiente libro. El libro de facturas recibidas debe incluir estos datos de forma obligatoria:

  1. Fecha de factura
  2. Número de emisión
  3. Nombre o razón social del emisor
  4. Base imponible del IVA
  5. Tipo de IVA aplicable
  6. Cuota de IVA soportada
  7. Libro registro de bienes de inversión

Los bienes de inversión son aquellos que se compran y que no van a consumirse en el plazo de un ejercicio, como pueden ser maquinaria, medios de explotación, tecnología de oficina y cualquier otra herramienta para el desempeño de la actividad empresarial. Un libro de bienes de inversión deberá contener los siguientes datos:

  1. Bienes debidamente individualizados
  2. Datos de identificación para ubicar facturas y documentos de cada bien
  3. Fecha de comienzo de utilización
  4. Prorrata definitiva
  5. Regularización anual
  6. Valor inicial del bien
  7. Método de amortización
  8. Cuotas de amortización
  9. Vendedor o proveedor del bien
  10. Valor residual del producto
  11. Libro de ventas e ingresos

Todas las ventas que un autónomo realice deberán ser anotadas por orden cronológico incluyendo los siguientes datos:

  1. Número de anotación
  2. Fecha
  3. Número de factura o documento equivalente (por ejemplo, un ticket)
  4. Cliente
  5. Concepto
  6. Base imponible
  7. Tipo de IVA aplicable
  8. Cuota de IVA
  9. Total de factura
  10. Libro de gastos

Aquí se incluyen todos aquellos gastos relacionados con la actividad realizada y que tienen derecho a deducción —afectos, según el lenguaje de la Agencia Tributaria—. Se harán constar los siguientes datos en el libro de gastos:

  1. Número de recibo
  2. Nombre o razón social del proveedor
  3. NIF o CIF del proveedor
  4. Importe del gasto
  5. Imputación a desgravar
  6. Tipo de gasto
  7. Concepto

 

 

Los libros de ingresos y gastos en la digitalización

Tradicionalmente, los libros de contabilidad de un autónomo se realizaban por medio de contratación de gestorías. Después, también apareció la opción de hacer esos libros mediante plantillas Excel pensadas para tal uso, en caso de que el trabajador tuviera los conocimientos suficientes para hacerlo por su cuenta. Actualmente, existe un gran número de programas de contabilidad y gestión financiera que te ayudan a hacerlo por ti.

En el caso de Soldo, podemos ayudar a aquellos autónomos —independientemente de que tengan trabajadores a su cargo o no— ofreciendo una plataforma web integral  y una app de gastos de empresa donde registrar cada gasto que realizan. La contratación de tarjetas prepago Soldo asegura que cada desembolso esté plenamente registrado y a tiempo real en la plataforma en la nube. Mediante este control y facilidad adicionales, podemos ayudar a los autónomos a llevar sus obligaciones contables de una forma mucho más fácil, ahorrando tiempo y dinero. Echa un vistazo en este enlace y no dudes en comentarnos cualquier duda. ¡Mucha suerte!

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Preguntas frecuentes

¿Por qué es obligatorio para un autónomo llevar libros de contabilidad?

La respuesta más corta es que la Agencia Tributaria puede aplicarte una sanción si no lo haces. Por otro lado, los libros de contabilidad pueden ayudarte a una mejor planificación de los ingresos y gastos de tu negocio. Las sanciones más habituales de Hacienda son las relacionadas con retrasos y errores contables, además de no disponer de ninguna contabilidad. Si quieres tener un mejor control de los gastos de tus empleados, echa un vistazo a la plataforma de Soldo.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar mis libros de contabilidad?

Según el artículo 30 del Código de Comercio de la Agencia Tributaria, los libros deberán ser conservados durante seis años. Como expresa Hacienda en el mismo artículo, no hay que confundir este plazo con el plazo de prescripción de impuestos, de cuatro años.

¿Puedo llevar los libros de ingresos y gastos como autónomo sin asesor contable?

Dependiendo del volumen de tu negocio, del régimen de estimación del IRPF en el que te encuentres y de tus conocimientos, es posible llevar los libros de ingresos y gastos sin contar con ningún asesor contable. No obstante, una asesoría o un programa especializado puede ayudarte a hacerlo de forma más eficiente y a evitar posibles errores.

Dicen sobre nosotros…

“Soldo nos ha permitido olvidarnos de nuestro antiguo sistema de tarjetas de crédito de empresa, dejar de usar efectivo para los pequeños gastos y reducir la cantidad de solicitudes de reembolso que tramitamos. Al sustituir todos los procesos manuales e individuales por un único sistema, tenemos menos tareas administrativas.”

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Gestor de proyectos financieros en Bruntwood

“Antes dedicaba 6 días al mes a contabilizar los pequeños gastos y a conciliar las tarjetas de crédito. Ahora solo tardo medio día. ¡Soldo nos hace ahorrar tiempo! Es una plataforma muy flexible que me hace la vida mucho más fácil.”

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Coordinadora de compras en Making Space

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