Reisekosten, Verpflegungspauschale und Spesen

Was Sie auf Dienstreisen beachten müssen

Innovatives Reisekostenmanagement mit Soldo

Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand und Spesenpauschale – viele unterschiedliche Begriffe, mit denen die Ausgaben auf Dienstreisen bezeichnet werden. Da ist es manchmal gar nicht so leicht, den Überblick zu behalten. Welche Regeln auf Dienstreise gelten und was genau der Unterschied zwischen den verschiedenen Begriffen ist, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Spesenpauschale – was ist das?

Wenn Ihre Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen unterwegs sind, fallen Kosten an. Da sind zum einen die tatsächlichen Fahrt- und Übernachtungskosten einschließlich weiterer Kosten für die Teilnahme and Veranstaltungen oder Park- und Mautgebühren – kurzum die Reisekosten.
Zum anderen entsteht Ihren Mitarbeitern für die Versorgung unterwegs aber auch ein sogenannter Verpflegungsmehraufwand. Kaffee und Speisen zum Mitnehmen, ein kurzer Snack am Bahnhof oder in der Hotellobby, das Abendessen im Restaurant – die Kosten für Speisen und Getränke auf Reisen sind in der Regel höher als Sie es zu Hause im gewöhnlichen Alltag wären. Als Arbeitgeber können Sie diesen Mehraufwand im Rahmen einer sogenannten Verpflegungspauschale erstatten.

Wie wird die Spesenpauschale berechnet?

Hierfür legt das Finanzamt jedes Jahr klar definierte Spesensätze fest, die im Inland – also auf innerdeutschen Reisen – zwischen 14 und 28 Euro liegen. Dabei wird zwischen dem sogenannten kleinen Spesensatz von 14 Euro bei einer Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden und dem großen Spesensatz von 28 Euro bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit unterschieden. Für Reisen ins Ausland gelten andere Spesensätze, die sich an den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land orientieren.
Von der Verpflegungspauschale abgezogen werden die Ausgaben, die Sie als Arbeitgeber bereits vom Geschäftskonto ausgelegt haben. Das kann beispielsweise das Frühstück im Hotel oder das Geschäftsessen mit den Kunden sein. Wenn Sie als Arbeitgeber bereits eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt haben, werden die Spesenpauschalen um jeweils 20% für ein Frühstück bzw. 40% für ein Mittag- oder Abendessen gekürzt.
Das klingt alles ziemlich kompliziert, ist aber eigentlich ganz simpel. Schauen wir uns mal ein Beispiel an:

Frau Scholler wird von Ihrem Arbeitgeber zu einer zweitägigen Schulung nach Hamburg geschickt, ihre regelmäßige Arbeitsstätte befindet sich in Köln. An den An- und Abreisetagen erhält sie den kleinen Spesensatz von jeweils 14 Euro, für die zwei Tage Schulung vor Ort jeweils den großen Spesensatz von 28 Euro, also insgesamt 84 Euro. Frau Scholler frühstückt zweimal morgens im Hotel und wird von ihrem Chef an einem Abend zum Geschäftsessen eingeladen. Da diese Ausgaben bereits vom Arbeitgeber übernommen wurden, wird die Spesenpauschale um zweimal 5,60 Euro für Frühstück und einmal Abendessen (11,20 Euro), also um insgesamt 22,40 Euro gekürzt. Von dem ursprünglichen Spesensatz von 84 Euro bleiben also noch 61,60 Euro, die Frau Scholler als Verpflegungsmehraufwand ausgezahlt werden.

Voraussetzungen zur Zahlung der Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschalen für Dienstreisen werden – wie ihr Name schon sagt – pauschal ausgezahlt. Dabei ist es also völlig irrelevant, wie hoch die Ausgaben für die Verpflegung unterwegs tatsächlich waren. Selbst wenn Ihr Mitarbeiter sich sein belegtes Brötchen von zu Hause mitgebracht und unterwegs keinen einzigen Cent ausgegeben hat, kann er den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Für die Erstattung sind keine Belege erforderlich, es reicht eine einfache Genehmigung der Dienstreise seitens des Arbeitgebers.

Bei der Verpflegungspauschale wird vorausgesetzt, dass Ihren Arbeitnehmern unterwegs ein gewisser Mehraufwand entstanden sein könnte – der auf Dienstreisen in der Regel auch tatsächlich anfällt. Es geht also – anders als bei der Erstattung von Fahrt – oder Übernachtungskosten – nicht darum, den tatsächlich entstandenen Aufwand für Speisen und Getränke zurückzuzahlen, sondern lediglich pauschal den möglicherweise entstandenen Mehraufwand für die Verpflegung unterwegs auszugleichen.

Sind Sie als Arbeitgeber zur Zahlung von Spesen verpflichtet?

Die Zahlung von Spesen bzw. dem Verpflegungsmehraufwand ist im Einkommensteuergesetz geregelt. Sofern es sich bei der Dienstreise um eine vom Arbeitgeber veranlasste Auswärtstätigkeit handelt, sind Sie grundsätzlich zur Erstattung der anfallenden Kosten für Anfahrt, Übernachtung sowie die Teilnahme an Schulungen oder Konferenzen verpflichtet.

Anders verhält es sich in Bezug auf die Spesenpauschalen: Sie als Arbeitgeber entscheiden selbst, ob Sie Ihren Mitarbeitern den Verpflegungsmehraufwand erstatten möchten oder nicht. Sofern Sie sich dagegen entscheiden, können Ihre Mitarbeiter den entstandenen Mehraufwand auf Dienstreisen als Werbungskosten im Rahmen ihrer Steuererklärung geltend machen.

Effizientes Reisekosten-Management auf Dienstreisen

In vielen Unternehmen werden die Ausgaben auf Dienstreisen nach wie vor über Excel-Tabellen oder entsprechende Vordrucke zur Reisekostenabrechnung verwaltet. Das ist nicht nur umständlich, sondern auch zeitaufwendig und führt zu einem unnötig hohen bürokratischen Aufwand.

Soldo – der smarte Weg zum nachhaltigen Reisekosten-Management

Viel einfacher ist die Verwaltung der Reisekosten mit den innovativen Prepaid Kreditkarten für Unternehmen von Soldo: Sie können vor der Dienstreise einen gewissen Geldbetrag aufladen, den Sie Ihrem Mitarbeiter unterwegs zur Verfügung stellen möchten. Sämtliche Kosten für Fahrt und Übernachtung werden anschließend direkt über die Soldo Card verbucht.
Der besondere Cloud dabei: Auch das lästige Sammeln und Abheften von Belegen entfällt. Ihre Mitarbeiter machen unterwegs einfach ein Foto der Hotelquittung oder der Fahrkarte, laden diese in die mobile App und am Ende des Monats erstellt Soldo Ihnen automatisch eine formal korrekte Spesenabrechnung. So einfach war die Verwaltung Ihrer Reisekosten noch nie!

Erstattung der Spesenpauschalen leicht gemacht

Ein weiterer nützlicher Vorteil entsteht, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Soldo Card sozusagen als Bonus dauerhaft zur privaten Nutzung zur Verfügung stellen. In diesem Fall können Sie die Verpflegungspauschale direkt auf die Prepaidkarte auszahlen und vermeiden den umständlichen Weg über das persönliche Bankkonto Ihres Mitarbeiters.

Die Prepaidkarten von Soldo sind flexibel einsetzbar und können im Einzelhandel, in Hotels sowie an zahlreichen Tankstellen zur Zahlung genutzt werden. Eine sichere und kontaktlose Alternative zum altbewährten Bargeld, die sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern einen echten Mehrwert bietet.

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