Kiron

Wie Kiron Soldo nutzt, um seinem Team die Freiheit zu geben, auf einfache Art und Weise Geld auszugeben und dabei trotzdem jeden Cent im Auge zu behalten.

Branche

Gemeinnützig; Edtech

Büros

Berlin, Lebanon, Jordan

Mitarbeiter

50

Vorteile

Verzögerungen in der Verwaltung von Ausgaben beseitigen

Transparenz und detaillierter Überblick aller Ausgaben für ein ausführliches Projektbudget

Vertrauen für Ausgaben an Mitarbeiter weitergeben

Bei seiner Gründung im Jahr 2015 wurde Kiron Open Higher Education von einer Gruppe von Freiwilligen geleitet, die sich darauf konzentriert haben, in Deutschland ankommenden Flüchtlingen den Zugang zu höherer Bildung zu ermöglichen. Ein Jahr später begann Kiron, ihnen kostenlosen Zugang zu akademischen, beruflichen und persönlichen Entwicklungschancen zu bieten. Wir haben mit der Finanz- und Projektmanagerin Lydia Briggs darüber gesprochen, wie Soldo den Mitarbeitern die nötigen Befugnisse gibt und die Ausgaben für alle vereinfacht.

Als gemeinnützige Organisation erhält Kiron einen großen Teil seines Geldes aus Spenden. Die Spender entscheiden, wo genau es ausgegeben wird. Darum muss Kiron Ausgaben jederzeit genau im Auge behalten. Das bisherige Verfahren für die Ausgabenverwaltung erschwerte nicht nur die Nachverfolgung der Ausgaben, sondern war auch mit einem langwierigen Genehmigungsprozess verbunden und bedeutete, dass die Mitarbeiter nicht die Freiheit hatten, ihre Ausgaben für etwas zu tätigen, wenn sie es brauchten.

Verzögerungen in der Verwaltung beseitigen und mehr Vertrauen schaffen

Zu Beginn eines jeden Projekts erstellt Kiron ein detailliertes Projektbudget. Ein Teil des Geldes wird – je nach Bedarf des jeweiligen Projekts – für Reisen ausgegeben, ein anderer Teil für Büromanagement und so weiter.

Es war wichtig, mit der Art und Weise, wie das Team Ausgaben tätigte, Schritt zu halten, aber sie verwendeten ein System, das den gesamten Ausgabeprozess für alle Beteiligten kompliziert machte.

Lydia Briggs, Finanz- und Projektmanagerin bei Kiron, erklärte es uns Schritt für Schritt: Jemand stellte einen Antrag auf Ausgaben, wartete auf die Genehmigung, leistete dann die Zahlung und reichte dann eine Rechnung ein, deren Bearbeitung etwa 10 Minuten dauern würde.

Das war ein unverhältnismäßig langer Prozess, um z. B. nur eine Facebook-Werbung zu schalten.

„Wir haben nach etwas gesucht, um den Teams ein Budget zu geben und ihnen auch Vertrauen zu schenken.“

Sie wollten ihrem Team nicht das Gefühl geben, jede kleine Ausgabe erklären zu müssen, und sie wollten ihnen das Vertrauen schenken, dass sie das Geld tatsächlich nur für notwendige Dinge ausgeben.

Außerdem war dies alles mit viel Bürokratie und vielen Sorgen für die Administratoren verbunden. Soldo zeigte ihnen, dass es einen Ausweg gab.

Ausgaben durchgängig vereinfachen

Alles, was Kiron ausgibt, muss genehmigt werden, damit das Unternehmen am Ende eines jeden Projekts einen Bericht an seinen Geldgeber schicken kann – und die Geldgeber wollen überprüfen, ob der Projektleiter auch alle Zahlungen genehmigt hat.

Die Implementierung von Soldo vereinfachte den Genehmigungsprozess und ermöglichte den einfachen Zugriff auf automatisierte und sehr detaillierte Berichte.

Laut Lydia gab es intern keinen Widerstand gegen Soldo:

„Die App ist wirklich intuitiv und ähnelt dem allgemein bekannten Online-Banking, sodass es sehr einfach war, sie zur Nutzung der App zu bewegen.“

Soldo gab den Mitarbeitern die Freiheit, auch kleinere Ausgaben zu tätigen, ohne auf die Erstattung warten zu müssen, und die direkte Eingabe der Belege in die Plattform reduzierte den Verwaltungsaufwand erheblich. Außerdem sparte es ihnen am Ende viel Zeit, da es die Zusammenstellung all dieser Ausgaben für die Abschlussberichte vereinfachte.

Die Mitarbeiter konnten Geld ausgeben, ein Foto des Belegs in der App machen und Kiron konnte alles in Echtzeit verfolgen. Und alles war mit Rechnungen direkt belegt.

Neben den täglichen Kosten haben sie andere Möglichkeiten gefunden, Soldo zu verwenden, wie z. B. die Verwaltung von Software-Abonnements. Ihr Technikteam hatte Schwierigkeiten, den Überblick über die hohe Anzahl von Abonnements zu behalten, die sie verwenden. Mit Soldo können sie diese Verantwortung direkt dem Technikteam übertragen.

„Wir haben es an sie weitergegeben – sie wissen, wann diese Kosten anfallen, da es für ihre Arbeit so wichtig ist, und sie wissen, dass sie die Rechnung hochladen müssen. Es ist nur noch ein Schritt und für sie ist das ganz einfach.“

Zeit sparen, um Zeit für die Zukunft zu schaffen

„Ich denke, der größte Vorteil ist die Zeitersparnis und das Vertrauen der Teams, dass wir ihnen ein Budget geben, das ihnen gehört.“

Seit sie Soldo verwenden, haben die Mitarbeiter von Kiron die Leistungsfähigkeit und Flexibilität, die sie jetzt haben, umfassend eingesetzt, um die Einkäufe zu tätigen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Ihnen gefällt, dass es mit dem Handy möglich ist und dass das Anhängen und Hochladen einer Quittung nur Sekunden dauert.

Und sie sparen viel Zeit.

„Angenommen, es gibt 40 Transaktionen pro Monat. Jede Transaktion würde von Anfang bis Ende, wenn wir es auf die alte Weise machen würden, 20–30 Minuten in Anspruch nehmen. Jetzt dauert es vier Minuten.“

Das spart jeden Monat bis zu 16 Stunden.

Auch die Detailgenauigkeit und die verschiedenen Berichtsarten, die sie erstellen können, sind ein großer Gewinn. Sie können die gewünschten Informationen filtern und anpassen. Und sie haben die volle Sichtbarkeit für jeden Cent.

„Mit den verschiedenen Filtern in den Berichten ist es wirklich einfach, alle Zahlungen zu verfolgen und zu sehen, was wir für jedes einzelne Projekt ausgegeben haben.“

Für viele Unternehmen, darunter auch Kiron, wurde es durch die Änderungen der Finanzierungsquellen noch wichtiger, die Budgets zu straffen und eine vollständige Kontrolle über die Ausgaben zu haben. Dabei halfen ihnen die Limits, die sie auf den Karten von Soldo festgelegt hatten.

„Die Karten und das interne Festlegen dieser Budgets und das Wissen, wofür die Leute es ausgeben, waren wirklich nützlich.“

Was die Zukunft angeht, freuen sie sich darauf, wieder reisen zu können, um mehr Menschen zu erreichen, ihre Büros in Jordanien und im Libanon zu besuchen und den Umfang ihrer Aktivitäten zu erhöhen. Soldo wird ein hilfreicher Begleiter sein, wenn es soweit ist.

Weitere Informationen über Kiron finden Sie direkt auf ihrer Website.